Blog

8 bước lên kế hoạch cuộc họp ngoài văn phòng hiệu quả

Tình huống này có thể quen thuộc? Nhóm bạn đang ra khỏi văn phòng để thực hiện một số tư duy chiến lược tại một trung tâm hội nghị địa phương. Hơn 30 người tham dự sự kiện.

Mọi người đều lắng nghe bài thuyết trình từ sếp, sau đó chia thành các nhóm hội thảo nhỏ thảo luận về các ý tưởng và thưởng thức bữa trưa buffet ngon miệng. Sau đó dành cả buổi chiều quay trở lại với nhau, kết hợp tất cả các kế hoạch đã được tạo ra lúc sáng – nhiều trong số đó có các ý tưởng trùng lặp và đôi khi mâu thuẫn. Đến cuối ngày, bạn đã lấp đầy một bảng xếp hạng với tất cả các ý tưởng.

Bạn tin rằng đây là ngày làm việc thành công. Bạn rất thích làm việc với đồng nghiệp ở không gian ngoài văn phòng, làm một cái gì đó hoàn toàn khác với “công việc hằng ngày”. Nhưng bạn tự hỏi làm thế nào để đạt được hiệu quả mong đợi. Liệu kế hoạch mới của nhóm có thực sự được sử dụng? Và bạn có thực sự cần nhiều người để tạo ra nó? Đáng buồn, câu trả lời thường là không.

Một cuộc họp ngoài văn phòng có thể là một cách tuyệt vời để tránh xáo trộn văn phòng, tập trung vào kế hoạch dài hạn hoặc động não. Bằng cách đi đến một địa điểm khác hoàn toàn mới và có thể tạo cảm hứng hơn, mọi người thường cảm thấy dễ dàng hơn khi bỏ qua những suy nghĩ thông thường. Nhưng điều này có thể chỉ xảy ra nếu bạn, với tư cách là người lãnh đạo nhóm, tạo một kế hoạch cẩn thận trước đó. Rốt cuộc, bạn muốn đội nhóm vui vẻ và năng suất – nhưng bạn cũng muốn giải thích về chi phí của công ty, đặc biệt trong điều kiện kinh tế hiện nay.

Trong bài này, chúng ta sẽ thảo luận làm thế nào để tổ chức và lên kế hoạch cho một ngày làm việc xa, ngoài văn phòng hiệu quả.

Mục lục

Bước 1: Xác định mục đích của bạn

Xác định rõ ràng lý do tại sao bạn lên kế hoạch cho một phiên họp ngoài văn phòng. Bạn muốn đạt được những gì? Mục tiêu hoặc nhiệm vụ nào nhóm cần hoàn thành vào cuối ngày? Bạn mong đợi kết quả gì và bạn sẽ làm gì với kết quả đầu ra?

Cố gắng tập trung vào chủ đề hoặc vấn đề chính. Điều này sẽ giúp bạn thu hẹp hoạt động cho nhóm mình.

Bước 2: Xác định những người tham gia

Bạn đã biết bạn muốn đạt được điều gì, bây giờ hãy quyết định ai nên tham dự cuộc họp. Sự kiện này dành cho  nhóm bạn, cho toàn bộ bộ phận hay cho toàn bộ công ty? Có bao nhiêu người sẽ tham dự? Đó là có phải là một con số hợp lý cho các loại hoạt động bạn đang lên kế hoạch?

Mời mọi người tham gia nếu có lý do chính đáng để làm như vậy. Ví dụ: bạn có thể muốn mời ai đó từ quản lý cấp trên nếu bạn cần truyền đạt những thay đổi trong định hướng tổ chức. Hoặc bạn có thể muốn những người ở vị trí thấp hơn trong hệ thống phân cấp công ty, bởi vì họ thường hiểu về khách hàng hơn. Chỉ cần đảm bảo rằng có lý do phù hợp cho mỗi lời mời!

Bước 3: Chọn Vị trí

Quyết định nơi bạn sẽ tổ chức cuộc họp ngoài văn phòng. Chủ đề và người tham dự sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến sự lựa chọn vị trí này.

Ví dụ, nếu nhóm bạn sẽ làm việc trong một nhiệm vụ kinh doanh cụ thể, thì một phòng họp trong nhà có thể là tốt nhất. Điều này sẽ cho phép mọi người thảo luận về nhiệm vụ mà không ảnh hưởng bởi phiền nhiễu ngoài trời.

Mặt khác, vẻ đẹp và bầu không khí thư giãn ở ngoài trời có thể là một khung cảnh tuyệt vời cho việc suy nghĩ và tư duy sáng tạo. Một công viên hoặc một khu vườn có thể là một sự lựa chọn thông minh.

Đảm bảo bạn xem xét khoảng cách mọi người đi đến địa điểm là bao xa hoặc bạn có cần cung cấp phương tiện đi lại hay không.

Cuối cùng, hãy suy nghĩ cẩn thận về chi phí vị trí mà bạn sử dụng. Những người tham dự và những người khác trong tổ chức có nhận thức được điều này? Nếu công ty đã hạn chế tăng lương và bạn chọn một khách sạn đắt tiền, điều này có gây ảnh hưởng tiêu cực? Mặt khác, đưa mọi người đến một nơi được coi là giá rẻ có thể ngụ ý rằng bạn không đánh giá cao họ hoặc đầu ra của họ.

Bước 4: Lên kế hoạch cho hoạt động

Để có hiệu quả, các hoạt động nhóm hoặc phiên họp nên liên kết trực tiếp đến lý do tại sao bạn có cuộc họp ngoài văn phòng ở địa điểm này.

Đảm bảo sự sống động và tràn đầy năng lượng bằng cách thay đổi hình thức – ví dụ bằng cách sử dụng các bài trình bày, các câu hỏi, thảo luận nhóm nhỏ và các phiên động não.

Nhiều công việc giải trí đề nghị tổ chức hội thảo giải trí như một phần của việc thuê thiết bị hội nghị. Đây là nơi thường có âm thanh vui nhộn và chúng có thể rất phù hợp cho team building. Có thể rất vui khi dành  một giờ để xây dựng những chiếc xe đồ chơi, mà các nhóm đua với nhau, nhưng liệu đây có phải cách sử dụng tốt nhất thời gian của bạn? Thường là không. Đừng để vị trí xác định các hoạt động của bạn – đảm bảo rằng doanh nghiệp cần xác định vị trí. 

Đọc thêm bài viết Các hoạt động làm quen

Bước 5: Thông báo cho nhóm

Điều này có vẻ như đơn giản nhưng có nhiều việc cần thông báo hơn là việc chỉ báo cho họ biết khi nào và nơi nào sẽ diễn ra.

Hãy để nhóm bạn biết lý do của buổi họp ngoài văn phòng này. Cho họ biết mục đích bạn muốn đạt được và lý do tại sao buổi họp ngoài văn phòng này là cách tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó.

Hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết họ sẽ làm gì, mặc gì và những gì họ nên mang.

Bước 6: Tìm Người điều phối

Quyết định ai sẽ điều phối hoặc dẫn dắt sự kiện này.

Bản năng đầu tiên của bạn là điều phối sự kiện của chính bạn. Rốt cuộc, bạn là sếp, phải không? Mặc dù đây có thể là một cách tuyệt vời để tiết kiệm tiền nhưng đôi khi làm suy yếu hoạt động của nhóm. Nếu người ta quen với việc bạn ra lệnh và bạn phụ trách cuộc họp thay vì chỉ là một người tham gia, nó có thể khiến mọi người không thư giãn thật sự.

Nếu bạn thuê người điều phối một cách khách quan, bạn sẽ tự do tham gia vào nhóm thay vì quản lý mọi thứ.

Để biết thêm làm thế nào tổ chức một sự kiện, xem bài viết vai trò của một người điều phối.

Bước 7: Viết Chương trình hoàn thiện

Như với bất kỳ cuộc họp nào, bạn muốn lên kế hoạch chính xác những điều sẽ diễn ra và khi nào. Nhóm nào sẽ tập trung vào thách thức nào?

Điều quan trọng là phải nghĩ đến bữa ăn. Nếu sự kiện chỉ là một vài giờ, nhóm có thể ăn đồ ăn nhanh? Và nếu nó diễn ra trong một ngày dài, bạn sẽ ăn trưa?

Bạn cũng có thể muốn lên lịch trình các hoạt động xây dựng nhóm tại một số thời điểm. Điều này giúp nhóm có thể thư giãn và vui chơi.

Bước 8: Đo lường thành công

Một khi sự kiện kết thúc, hãy hỏi các thành viên trong nhóm suy nghĩ của họ về hiệu quả trong ngày làm việc. Phản hồi là cách tốt nhất để cải tiến quy trình cho sự kiện tiếp theo.

Nhóm có vui vẻ? Có điều gì còn thiếu? Họ có cảm thấy đạt được những mục tiêu bạn đặt ra trong ngày?

Theo dõi sau khi cuộc họp ngoài văn phòng kết thúc rất quan trọng. Thông thường, sau khi kết thúc, trợ lý thu thập thông tin, sắp xếp nó và gửi nó cho người tham dự và sau đó không có gì xảy ra.

Nhóm bạn cần sở hữu thông tin. Liên kết chúng với cách bạn và công ty thực hiện những ý tưởng mà mọi người đã tạo ra trong cuộc họp.

Lời khuyên cho các cuộc họp ngoài văn phòng

Dưới đây là một vài ý tưởng cho các cuộc họp ngoài văn phòng:

  • Đừng tiếp quản – Nếu bạn đang tham gia như một phần của nhóm, hãy cân nhắc việc tránh trở lại vai trò quản lý của mình. Là sếp, đội nhóm có thể mong đợi bạn tiếp nhận vai trò điều phối sự kiện nhưng hãy cho người khác một cơ hội để lãnh đạo. Nếu bạn cho thấy rằng bạn sẵn sàng làm theo yêu cầu của người khác, điều đó có thể giúp mọi người thư giãn và thoải mái hơn.
  • Lên kế hoạch các cuộc họp thường xuyên – Nếu nó nằm trong ngân sách của công ty, hãy cố gắng lên kế hoạch cho các cuộc họp nhóm ngoài văn phòng nhiều hơn một hoặc hai lần một năm, ngay cả đối với các sự kiện nhỏ. Nếu bạn chờ đợi một thời gian dài giữa các sự kiện, thì bất kỳ kỹ năng hoặc sự tin tưởng nào đã được thiết lập có thể dễ dàng bị mất trước khi sự kiện tiếp theo diễn ra. Những cuộc họp định kỳ thường xuyên có thể củng cố những bài học quan trọng.
  • Đưa ra phần thưởng – Hãy xem xét trao thưởng cho nhóm nếu bạn có một cuộc họp xây dựng đội nhóm bên ngoài. Điều này có thể giúp tạo động lực cho mọi người tham gia.

Những điểm chính

Lên kế hoạch một cuộc họp ngoài văn phòng cho nhóm mất khá nhiều thời gian và phải thật cẩn thận. Không chọn hoạt động – hoặc địa điểm – ngẫu nhiên. Trước tiên hãy xác định chủ đề hoặc kết quả mong muốn và sau đó tạo ra các hoạt động nhóm xung quanh mục tiêu đó.

Nếu cuộc họp bên ngoài tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như lập kế hoạch chiến lược, hãy đảm bảo rằng đội nhóm có những công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả và có một khoảng thời gian để tư duy sáng tạo và thư giãn.

Hpo Banner