Tìm kiếm nơi cần cải thiện trong doanh nghiệp.
Có rất nhiều yếu tố đóng góp vào thành công, cũng như kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu khoanh vùng được đâu là nút thắt của hệ thống, có nghĩa là bạn đã thắng được một nửa trận chiến.
Mô hình 6 chiếc hộp của Marvin Weisbord giúp bạn làm việc này.
Weisbord lập luận rằng, để thành công, tổ chức phải hoạt động hiệu quả và thống nhất trong sáu lĩnh vực chính:
- Mục đích – Sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức
- Cấu trúc – Phương thức hoạt động được tổ chức.
- Mối quan hệ – Cách mọi người tương tác.
- Phần thưởng – Phần thưởng bên trong và bên ngoài có liên quan đến công việc như thế nào.
- Lãnh đạo – Phong cách lãnh đạo và mức độ phù hợp với các yếu tố kinh doanh.
- Cơ chế hỗ trợ – Lên kế hoạch, kiểm soát, lập ngân sách và các hệ thống khác giúp tổ chức đạt được mục tiêu.
Mỗi lĩnh vực này bị ảnh hưởng bởi các đầu vào từ môi trường bên ngoài – những thứ như tiền bạc, máy móc và ý tưởng. Đầu ra là các sản phẩm và dịch vụ mà công ty sản xuất. Hình 1 cho thấy các yếu tố này phù hợp với nhau ra sao.
Weisbord đề xuất một loạt các câu hỏi trong từng khu vực giúp mọi người sử dụng mô hình. Trả lời những câu hỏi này giúp bạn suy nghĩ xem tổ chức hiện đang hoạt động thế nào, mỗi khu vực hỗ trợ các khu vực khác ra sao và tổ chức có thể làm gì để cải thiện.
Dưới đây, chúng ta xem xét từng yếu tố chi tiết hơn.
Mục đích – Tại đây bạn đánh giá xem doanh nghiệp bạn đang ở đâu và quyết định xem bạn cố gắng hoàn thành điều gì. Đặt ra các câu hỏi như:
- Chúng ta có sứ mệnh và tầm nhìn rõ ràng?
- Chúng ta sử dụng chúng để thiết lập mục tiêu như thế nào?
- Mức độ mọi người hiểu rõ mục tiêu?
- Mức độ chúng ta đồng ý với mục tiêu?
- Có bao nhiêu nhân viên tham gia thiết lập mục tiêu?
- Làm thế nào để hình thành khung mục tiêu nhằm tăng cam kết và sự tham gia?
- Mục tiêu phù hợp với khả năng và năng lực lõi?
- Có bao nhiêu sự khác biệt giữa những điều chúng ta nói làm và những điều chúng ta thực sự làm?
Cấu trúc – Ở đây bạn đánh giá xem công việc và con người được tổ chức ra sao. Một số câu hỏi là:
- Thiết kế tổ chức phù hợp với mục tiêu ra sao?
- Cấu hình tổ chức nào tốt nhất cho mục đích của chúng ta?
- Cấu trúc hỗ trợ truyền thông hiệu quả thế nào?
- Sự khác biệt giữa cấu trúc chính thức với cấu trúc không chính thức là gì? Nói cách khác, sự khác nhau giữa điều được giả thiết được và điều thực sự được thực hiện?
- Chúng ta có trách nhiệm giải trình trong cả cấu trúc chính thức và phi chính thức?
Mối quan hệ – Ở đây bạn đánh giá xem mối liên quan của mọi người trong toàn tổ chức ra sao.
- Mức độ quan trọng của quá trình phát triển đội nhóm?
- Mọi người liên quan và giao tiếp với người khác ra sao?
- Mọi người liên quan và giao tiếp giữa các phòng ban và đơn vị như thế nào?
- Bao nhiêu người công tác?
- Mọi người phù hợp với vai trò họ thực hiện thế nào? Xem bài viết Các vai trò đội nhóm của Belbin)
- Mức độ phụ thuộc lẫn nhau có hỗ trợ mục đích và cấu trúc của tổ chức?
- Có bao nhiêu xung đột?
- Quy trình giải quyết xung đột trong tổ chức hiệu quả thế nào?
Phần thưởng – Ở đây bạn đảm bảo mọi người được khuyến khích thực hiện đúng những gì cần phải làm. (Để cung cấp phần thưởng một cách hiệu quả, xem bài viết Khen thưởng cho đội nhóm). Đặt ra các câu hỏi sau:
- Phẩn thưởng chính thức phản ánh điều tổ chức muốn đạt được?
- Phần thưởng không chính thức có đem lại hiệu quả? (Xem bài viết về Hợp đồng tâm lý để có cái nhìn sâu sắc hơn về phần thưởng và loại động lực quan trọng này).
- Hành động và kết quả nào thực sự được khen thưởng?
- Ở mức độ nào mọi người xem phần thưởng là có giá trị?
- Mức độ kịp thời của phần thưởng?
- Phần thưởng được phân bổ công bằng?
- Điều gì khiến một nhân viên bị phạt?
- Phần thưởng có hỗ trợ tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức?
Lãnh đạo – Ở đây, bạn đang xem xét mức độ phù hợp với nhau và hỗ trợ lẫn nhau của các yếu tố. Đây là vị trí trung tâm trong sơ đồ. Ở đây, người lãnh đạo mong đợi duy trì sự cân bằng giữa 6 yếu tố chủ chốt. Một số câu hỏi:
- Nhà lãnh đạo hiểu sứ mệnh và tầm nhìn?
- Chúng ta thường xuyên theo dõi tính hợp lệ của mục đích đã nêu ra?
- Nhà lãnh đạo phản ánh mục đích của tổ chức vào mục tiêu phòng ban?
- Nhà lãnh đạo đại diện cho giá trị tổ chức và đạo đức lãnh đạo ra sao?
- Bao nhiêu nhà lãnh đạo dẫn dắt, trái ngược với quản lý?
- Nhà lãnh đạo được chọn như thế nào?
- Nhà lãnh đạo đối phó với xung đột nội bộ hiệu quả ra sao?
- Phong cách lãnh đạo chính có hỗ trợ thích hợp cho 5 hộp khác?
Cơ chế hỗ trợ – Đánh giá tính đầy đủ của công nghệ điều phối. (Ở đây, sơ đồ làn bơi là một cách tuyệt vời để lập bản đồ các hệ thống bạn đang sử dụng và để đánh giá hiệu quả của chúng.) Các câu hỏi:
- Chúng ta có lên kế hoạch, ngân sách và kiểm soát hệ thống tại chỗ và chủ động theo dõi chúng?
- Các chính sách và thủ tục hỗ trợ mục đích như thế nào?
- Quá trình truyền thông có đầy đủ và hiệu quả?
- Có cơ chế đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động?
- Chúng ta có sử dụng một quá trình đào tạo và phát triển để phân bổ kỹ năng và hiệu suất làm việc theo mong đợi? (Các công cụ như mô hình GROW, khung năng lực và huấn luyện đội nhóm sẽ giúp bạn phát triển các hệ thống hiệu quả.)
Đối với môi trường bên ngoài (yếu tố khác hình 1), bạn thường không kiểm soát được điều này. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các công cụ như Phân tích PEST và 5 yếu tố cạnh tranh của Porter để hiểu nó tốt hơn.
Sử dụng mô hình 6 chiếc hộp như một công cụ chiến lược
Mô hình Weisbord không tuyên bố là một khuôn khổ hoàn toàn để xem xét các lựa chọn chiến lược. Tuy nhiên, đó là một cách đơn giản và dễ hiểu để bắt đầu quy trình. Và, giống như các mô hình chiến lược khác cũng được thiết lập – chẳng hạn như khung 7S của McKinsey, Chiến lược tổ chức của Miles và Snow, Mô hình của Nadler và Tushman – mô hình 6 chiếc hộp cho thấy tầm quan trọng của sự thống nhất nội bộ và sự hỗ trợ lẫn nhau của các hệ thống.
Tất cả các mô hình này xuất hiện vào cuối những năm 1970 và đầu những năm 1980 và trong khi chúng có các cách tiếp cận khác nhau thì thông điệp cũng giống nhau: nếu bạn tạo ra sự nhất quán với sứ mệnh, môi trường và các quy trình nội bộ, bạn sẽ cải thiện được cơ hội thành công.
Hình 2 cho thấy ba công cụ chiến lược này liên quan đến 6 yếu tố của Weisbord ra sao.
Hình 2: Mô hình Weisbord so với các công cụ chiến lược khác
| Weisbord | McKinsey 7S | Miles và Snow | Nadler và Tushman |
| Mục đích | Chiến lược giá trị được chia sẻ | Chiến lược | Chiến lược |
| Cấu trúc | Cấu trúc kỹ năng | Cấu trúc | Cấu trúc công việc |
| Mối quan hệ | Nhân viên | Mọi người | |
| Phần thưởng | |||
| Lãnh đạo | Phong cách | Văn hóa | |
| Cơ chế hỗ trợ | Hệ thống | Văn hóa | |
| Môi trường bên ngoài | Môi trường |
Những điểm chính
Mô hình 6 chiếc hộp của Weisbord giúp bạn đơn giản hóa phân tích tổ chức và đảm bảo các cấu trúc và quy trình trong tổ chức hoạt động tốt. Nhiều vấn đề chính mà tổ chức phải đối mặt có thể có ở một trong sáu hộp, làm cho công cụ này trở thành một công cụ hữu ích.
Mô hình này nhấn mạnh nhu cầu về sự nhất quán nội bộ và nó thừa nhận vai trò của môi trường bên ngoài. Như vậy, đó là một công cụ hợp lý và thiết thực giúp bạn xác định xem liệu bạn có đang thực hiện như bạn có thể.
