Hôm nay là thứ 6 và tất cả chúng tôi đều mong chờ cuộc nói chuyện ngắn của Dũng, người sẽ chia sẻ trải nghiệm của anh ấy trong tuần này. Đây là một hoạt động quan trọng trong chiến lược nhân sự của công ty.
Một giờ sau buổi nói chuyện, trong bữa ăn trưa chung của nhóm, mọi người vẫn rôm rả đặt câu hỏi và thảo luận về chủ đề thú vị mà Dũng nêu ra.
Điều này thật tuyệt vời!
Sau mỗi cuộc nói chuyện ngắn, tôi học được nhiều thông tin mới, và cảm thấy mãn nguyện vì các thành viên trong nhóm ngày càng gắn kết và tiến bộ hơn.
Đây chính là kết quả của chương trình “Friday Talk”, những cuộc nói chuyện ngắn vào thứ 6 hàng tuần. Nếu bạn muốn thúc đẩy văn hóa học tập và chia sẻ kiến thức trong đội nhóm, thì đây là một công cụ thực sự mạnh mẽ, hãy đọc tiếp.
Mục lục
Tại sao chia sẻ thông tin, trong đội nhóm, là quan trọng?
Khi một nhóm hình thành và phát triển, nó bao gồm các thành viên có độ tuổi khác nhau, giới tính khác nhau, năng lực, và thậm chí, công việc khác nhau… Và mỗi người đều có những trải nghiệm và bài học thú vị để chia sẻ với người khác.
Theo nhiều nghiên cứu, lợi ích của việc chia sẻ kiến thức trong đội nhóm, bao gồm:
- Thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo, do đó, giúp đội nhóm đạt được lợi thế cạnh tranh.
- Phát triển năng lực và Cải thiện hiệu suất làm việc.
- Giữ kiến thức, ở lại với đội nhóm, khi có thành viên nghỉ việc.
Tôi cũng muốn bổ sung thêm một lợi ích quan trọng, từ trải nghiệm cá nhân, đó là:
Được chia sẻ và học hỏi, giúp các thành viên, gắn kết hơn và hạnh phúc hơn trong công việc.
Các thành viên được lợi gì? khi tham gia các bài nói chuyện ngắn
Là người tham dự:
- Bạn nhận được thêm những kiến thức mới.
- Bạn sẽ biết những điều mà bạn không biết về thành viên khác và về đội nhóm.
- Va chạm những ý tưởng mới, giúp bạn sáng tạo hơn trong công việc.
Là người trình bày:
- Bạn xây dựng uy tín chuyên môn để mở rộng tầm ảnh hưởng.
- Rèn luyện kỹ năng nói chuyện trước công chúng.
- Ý tưởng của bạn có thể được đội nhóm đồng thuận và triển khai.
Một buổi nói chuyện ngắn là gì?
Cuộc nói chuyện ngắn là một bài thuyết trình khoảng 15 phút với mục tiêu chia sẻ kiến thức và ý tưởng với người nghe.
Trải nghiệm các buổi nói chuyện ngắn của tôi bắt đầu vào năm 2009, khi chúng tôi quyết định triển khai xây dựng văn hóa học tập trong đội nhóm. Với tần suất hai tuần một lần.
Khi đó, tôi đã nhận thấy các cuộc nói chuyện ngắn là một phương pháp tuyệt vời để chia sẻ kiến thức trong nhóm, nơi mỗi thành viên được quyền nói lên quan điểm khác biệt và đôi khi là những ý tưởng táo bạo, chưa từng có trong tiền lệ.
Ngoài ra, đây là một hoạt động gắn kết đội nhóm rất tốt, cũng như, giúp các thành viên rèn luyện kỹ năng thuyết trình trước đám đông. Tôi hy vọng bạn có thể tham khảo 6 mẹo nhỏ dưới đây để thực hiện việc này:
Sáu mẹo triển khai một cuộc nói chuyện ngắn thành công:
1. Trao đổi với các thành viên trong nhóm về cuộc nói chuyện ngắn
Rõ ràng, nếu khái niệm này là mới mẻ đối với các thành viên trong nhóm, bạn hãy giới thiệu nó với một số thông tin cơ bản, như:
- Thời gian cho mỗi cuộc nói chuyện: 15 phút.
- Tại sao nó lại quan trọng? (tham khảo ở phần trên)
- Các thành viên nhận được lợi ích gì? (như ở trên)
2. Làm cho việc đăng ký trở nên dễ dàng
Mấu chốt để triển khai thành công hoạt động này là hãy làm cho quá trình đăng ký thật đơn giản và nhẹ nhàng:
- Thống nhất một ngày cố định trong tuần hoặc trong tháng (tùy theo tần suất mà nhóm đã chọn).
- Cử một người phụ trách điều phối hoạt động này.
- Tạo một file chủ đề và lịch nói chuyện chung để mọi người nắm bắt thông tin.
- Tạo form đơn giản để các thành viên dễ dàng đăng ký chủ đề nói chuyện.
3. Đơn giản hóa cuộc nói chuyện
Sự thật là có nhiều người sợ phải đứng trình bày trước đám đông. Vì vậy, hãy nhấn mạnh rằng đây không phải là những bài thuyết trình chính thức, và không cần mất nhiều thời gian để chuẩn bị. Đơn giản là chia sẻ một trải nghiệm, một ý tưởng, hay một tình huống mà bạn gặp trong công việc, cũng như mở rộng ngoài cuộc sống đời thường.
Mẹo nhỏ:
- Có thể dùng slide để trình bày.
- Hoặc một tờ giấy nháp các ý chính.
- Hay đơn giản là ngồi nói tay bo về câu chuyện của bạn.
Và nếu ai đó cần, hãy chia sẻ với họ một số mẹo về kỹ năng thuyết trình.
Thời gian cho một buổi nói chuyện ngắn là 15 phút, nhưng đừng giới hạn nhóm trong khung thời gian đó. Nó có thể kéo dài hơn khi:
- Một số chủ đề chuyên sâu, cần thảo luận nhiều hơn, thì 15 phút là chưa đủ.
- Một số người gặp khó khăn trong việc chia sẻ, hãy cho họ thời gian để rèn luyện.
4. Dẫn dắt bằng ví dụ và tìm ra nhà vô địch
Bạn là người khởi xướng?
Trước hết,
Hãy trở thành nhà vô địch ngay từ đầu. Bằng cách, xung phong chia sẻ đầu tiên về chủ đề mà bạn nghĩ sẽ có giá trị cho đội nhóm.
Điều này rất quan trọng để giữ cho hoạt động được diễn ra trong vài tuần và tháng đầu tiên cho đến khi các cuộc nói chuyện ngắn trở thành thói quen trong đội nhóm.
Tất nhiên,
Bạn không thể tự làm tất cả. Hãy tìm ra những nhà vô địch khác, những người muốn chia sẻ kiến thức và khích lệ họ tham gia.
Tin tôi đi,
Bạn sẽ ngạc nhiên khi có nhiều người sẵn sàng chia sẻ với hoạt động nhóm kiểu này.
5. Duy trì hoạt động và gây nghiện
Có thể bạn sẽ gặp khó khăn trong những buổi đầu tiên và duy trì hoạt động đều đặn. Đây là lúc cần đến mẹo truyền thông, hãy “làm nóng” 1 – 3 ngày trước buổi nói chuyện. Gửi email thông báo chủ đề sắp diễn ra, giới thiệu nhân vật chính, đăng ảnh họ một cách hài hước…
Trích ngân sách của nhóm để tặng quà cho người trình bày, sau khi kết thúc buổi nói chuyện, đây là một mẹo khích lệ sự tham gia rất tốt.
Thêm nữa,
Hãy chụp ảnh buổi nói chuyện và lưu giữ, chờ một thời gian sau, bất ngờ gửi lại… với những thông điệp ý nghĩa hoặc hài hước.
Chắc chắn rồi, sau một vài tháng, bạn sẽ không cần phải thúc đẩy nó nữa, các buổi nói chuyện sẽ diễn ra một cách rất tự nhiên.
6. Chuyển giao ngọn đuốc
Giống như các vận động viên truyền tay nhau ngọn đuốc của thế vận hội, khi các cuộc nói chuyện ngắn đã trở thành một phần trong văn hóa học tập của đội nhóm. Và chúng diễn ra một cách tự nhiên mà không cần nhiều nỗ lực, đó chính là lúc để bạn Từ chức.
Hãy chuyển giao “ngọn đuốc” này cho người khác.
Tại sao lại vậy?
Bạn đã tạo ra một điều gì đó tuyệt vời cho đội nhóm, bên cạnh đó, bạn có thể có những điểm mù – không nhìn thấy – những gì có thể được cải thiện.
Lúc này, người mới sẽ mang đến những góc nhìn mới và cách làm mới để các buổi nói chuyện ngắn trở nên thú vị hơn. Nó tiếp tục được cải thiện và phát triển theo thời gian.
