Hầu hết các nhà lãnh đạo ngày nay phải vật lộn với tình trạng quá tải hoặc thâm hụt thông tin. Ít khi chúng ta thấy một tình huống mà tất cả các dữ liệu có mặt tại thời điểm ra quyết định. Hơn thế nữa, rất nhiều nhà quản lý vẫn đưa ra quyết định dựa trên cảm giác mà không có cơ sở về dữ liệu và sự kiện.
Nắm bắt được tiến độ của nhân viên cho bạn biết nhân viên của mình đang làm gì, cải thiện thế nào và tìm cách tăng cường sự tập trung của đội nhóm.
Trong bài viết này chúng ta sẽ khám phá 6 bước đơn giản để quản lý tiến độ của nhân viên hiệu quả.
Mục lục
Bước 1: Tìm ra quy trình báo cáo đơn giản nhất
Skype và eBay triển khai quy trình PPP trong đội nhóm của mình. Đây là kỹ thuật quản lý dễ dàng và hiệu quả nhất để báo cáo tiến độ định kỳ. Nó truyền đạt ba khía cạnh quan trọng nhất trong đội nhóm của bạn: progress made (tiến bộ đạt được), plans for the upcoming days (kế hoạch cho những ngày sắp tới) và challenges faced (những thách thức phải đối mặt).
Bước 2: Thiết lập mục tiêu
Trước khi tiến xa hơn, điều quan trọng là đánh dấu các mục tiêu. Và một trong những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất hiện nay được các tập đoàn lớn sử dụng như Google, Samsung…và FPT gọi là OKR. Bằng cách cam kết với người khác những gì bạn sẽ hoàn thành tăng tỷ lệ thực hiện lên 65%. Vì vậy, hãy viết những mục tiêu đó xuống, truyền đạt nó cho đội nhóm của bạn và bắt đầu chiến đấu.
Bước 3: Biết kế hoạch cho tương lai
Yêu cầu nhân viên viết xuống 5 – 7 điều quan trọng họ cần hoàn thành trong tương lai gần. Theo Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ cho rằng có một nơi cụ thể để kiểm tra tình trạng tiến độ sẽ tăng xác suất đạt được mục tiêu của bạn lên 95%. Vì vậy, hãy hỏi từng nhân viên – Bạn sẽ làm gì tiếp theo?
Bước 4: Nhận thức được tiến độ
Hãy yêu cầu nhân viên viết xuống những nhiệm vụ quan trọng mà họ đã hoàn thành ở tuần trước. Kết quả bạn nhận được có thể sẽ rất tuyệt vời. Hơn nữa, điều này còn cho thấy ai là người bận rộn hay rảnh nhất trong đội nhóm của bạn. Và sau đó thì bạn biết phải làm gì rồi đấy…
Bước 5: Tìm hiểu các vấn đề mà nhân viên đang phải đối mặt
Hỏi xem nhân viên của bạn đang gặp phải vấn đề gì? Điều này giúp giảm căng thẳng tại công ty và đồng thời cũng giảm thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Cởi mở và trung thực về những khó khăn có thể cải thiện văn hóa giao tiếp nội bộ.
Bước 6: Sử dụng phần mềm báo cáo tiến độ tự động để tiết kiệm thời gian
Thay vì thực hiện quy trình này thông qua email hay excel, bạn có thể dùng thử phần mềm MyOKR. Điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, vì chỉ cần truy cập phần mềm là biết ngay các phòng/ban đã hoàn thành bao nhiêu % mục tiêu và tiến độ thực hiện kế hoạch đến đâu rồi. (Không chỉ tiết kiệm thời gian cho Giám đốc, mà còn tiết kiệm thời gian cho các Trưởng phòng/ban và cả công ty). Thời gian là tiền bạc.
Không cần hỏi hay thúc báo cáo tiến độ nữa. Mở phần mềm ra là biết ngay (không bị mang tiếng là sếp soi mói nữa). Nhân viên đỡ càm ràm suốt ngày báo cáo, báo cày.
Ngay bây giờ bạn có thể đăng ký sử dụng phần mềm MyOKR.online tại đây!
