Để trở thành nhà quản lý giỏi – bạn cần phát triển các kỹ năng nào?
Trước tiên,
Là nhà quản lý, bạn có 5 công việc chính cần làm:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức
- Phối hợp
- Chỉ đạo
- Giám sát
Bây giờ,
Chúng ta sẽ làm một phép so sánh: Sự khác biệt giữa công việc của nhà quản lý với nhà lãnh đạo là gì?
| Công việc của nhà quản lý | |||
| Lập kế hoạch | Tạo ra một Tầm nhìn về tương lai. | ||
| Tổ chức công việc | Phân bổ tầm nhìn thành các mục tiêu trong tổ chức. | ||
| Phối hợp | Tạo động lực cho mọi người thực hiện tầm nhìn/mục tiêu đó. | ||
| Chỉ đạo | Quản lý tiến độ thực hiện tầm nhìn. | ||
| Giám sát | Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các thành viên. |
Tiếp tục đi vào chi tiết của từng công việc:
Mục lục
1. Lập kế hoạch
Đây là công việc đầu tiên của nhà quản lý: Thiết lập mục tiêu và sau đó, chịu trách nhiệm để đạt được những mục tiêu này.
Theo Koontz & O’Donell: “Lập kế hoạch là quyết định phải làm việc gì, làm thế nào và ai là người làm điều đó. Lập kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu mong muốn. Nó làm cho điều không thể trở thành có thể”.
Cuối cùng, bản chất của việc lập kế hoạch – chính là sự CHUẨN BỊ. Đây chính là một hoạt động có hệ thống nhằm xác định:
- Làm việc gì?
- Khi nào làm?
- Ở đâu? Và
- Ai sẽ thực hiện? Để hoàn thành mục tiêu.
Một số kỹ năng quản lý bạn cần học hỏi để thực hiện tốt công việc này:
- Thu thập thông tin và phân tích dữ liệu.
- Phân tích các vấn đề kinh doanh.
- Phân tích chi phí và nguồn lực.
- Xác định nhu cầu và hành vi của các bên liên quan.
- Nghiên cứu phát triển giải pháp.
- Tư duy phản biện.
- Đặt mục tiêu và lập kế hoạch.
- Viết đề xuất sáng kiến và lập dự án.
Tiếp theo,
Công việc thứ 2 nhà quản lý cần làm, chính là:
2. Tổ chức
Tổ chức là tạo ra một hệ thống các cấu trúc để thực hiện kế hoạch. Ví dụ như:
- Cấu trúc vai trò trong đội nhóm: Quy trình nghiệp vụ như thế nào? Ai phụ trách việc gì? Trách nhiệm và thẩm quyền ra sao?
- Hệ thống báo cáo: Ai cần báo cáo tới ai? Khi nào thì báo cáo? Và báo cáo cái gì?
- Thiết kế layout cho văn phòng nhà xưởng, hoặc
- Cách bố trí máy móc, trang thiết bị làm việc…
Bản chất của việc này là đồng bộ hóa và kết nối các nguồn lực (con người, vật chất và tài chính) để hoàn thành mục tiêu và kế hoạch đã đề ra.
Theo Chester Barnard: “Tổ chức là việc xác định các vị trí vai trò, các công việc liên quan, quyền hạn và trách nhiệm”.
Một số kỹ năng quản lý bạn cần học hỏi để thực hiện tốt công việc này:
- Tư duy logic.
- Hiểu biết về các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất.
- Kiến thức về công nghệ kỹ thuật.
- Năng lực thiết kế tổ chức.
- Xây dựng quy trình.
Bạn đã đi được một chặng đường,
Chúng ta tiếp tục nào…
3. Phối hợp
Phối hợp là kỹ năng cho phép tổ chức hoạt động nhịp nhàng như một thể thống nhất.
Thực tế, mọi thứ thường không diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu, bởi luôn có vấn đề và các sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện. Do đó,
Nhà quản lý cần biết:
- Thay đổi nào đang diễn ra?
- Nguồn lực nào chưa được tận dụng?
- Vấn đề và sự cố phát sinh là gì?
- Ở đâu có nút thắt?
- Có xung đột nào không?
Các kỹ năng quản lý bạn cần học hỏi để thực hiện tốt công việc này:
- Trí tuệ cảm xúc.
- Lắng nghe và đồng cảm.
- Xây dựng mối quan hệ.
- Kỹ năng Quản lý và giải quyết xung đột.
- Tổ chức và điều hành cuộc họp.
- Xây dựng và phát triển đội nhóm.
- Khả năng thích ứng với sự thay đổi.
- Ngoại giao.
- Networking.
- Giao tiếp, thuyết trình.
- Đàm phán, thuyết phục.
Tiếp theo,
Đây chính là công việc mà các nhà quản lý rất thích:
4. Chỉ đạo
Chỉ đạo là nói cho nhân viên biết họ phải làm gì? Hay còn được gọi là giao việc và ra quyết định.
Thật đơn giản phải không bạn?
Các kỹ năng quản lý bạn cần học hỏi để thực hiện tốt việc chỉ đạo:
- Tính quyết đoán.
- Kỹ năng ra quyết định.
- Giao việc ủy quyền.
- Phân chia công việc.
- Định hướng mục tiêu.
- Tạo động lực.
- Giải quyết vấn đề.
- Phản hồi.
- Truyền thông.
Công việc chính cuối cùng,
5. Giám sát
Giám sát là theo dõi những gì đang diễn ra để mục tiêu và kế hoạch được hoàn thành đúng thời hạn và đúng ngân sách.
Theo Donnell: “Giống như một hoa tiêu, nhà quản lý cần liên tục theo dõi bản đồ nhằm xác định mình đang ở đâu, để đưa đội nhóm của mình tới đích đúng hẹn.”
Các kỹ năng quản lý bạn cần học hỏi để thực hiện tốt việc này:
- Kỹ năng Quản lý hiệu suất làm việc.
- Kỹ năng Quản lý ngân sách.
- Kỹ năng Xây dựng hệ thống báo cáo.
- Kỹ năng Đánh giá tiến độ.
- Kỹ năng Đánh giá hiệu suất.
- Kỹ năng Quản lý dự án.
- Kỹ năng Quản lý quy trình.
Những điểm chính:
Tóm lại, công việc của nhà quản lý cần làm là nắm giữ 5 vai trò:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức công việc
- Phối hợp
- Chỉ đạo
- Giám sát
Muốn trở thành nhà quản lý giỏi, bạn cần học hỏi và rèn luyện các kỹ năng quản lý cần thiết để thực hiện tốt 5 công việc này. Chúc bạn thành công!
