Blog

3 Kỹ thuật Phỏng vấn Ứng viên

Để bắt đầu, bạn hãy trả lời câu hỏi sau: Trong tổ chức của bạn, liệu tất cả mọi người đã được đặt vào đúng vị trí của họ và làm những việc họ thực sự phù hợp? Hoặc bạn hãy nhớ lại xem mình đã từng trải qua bao nhiêu lần thất vọng bởi vì không tìm được đúng người cho đúng việc?

Nếu bạn đã từng trải qua những cảm giác trên thì chắc chắn bạn cũng hiểu rằng điều đó gây ra tổn thất và thiệt hại như thế nào đối với danh tiếng và lợi nhuận của tổ chức của mình.

Vậy, câu hỏi đặt ra là: Bạn có muốn thoát khỏi tình trạng đó? Bạn có muốn tuyển dụng được những nhân tài hoàn toàn phù hợp với vị trí bạn cần? Nếu câu trả lời của bạn là “Có” thì sau khi đọc hết bài viết này bạn sẽ nắm trong tay một chiến lược để thực hiện một cuộc phỏng vấn tuyển dụng thành công.

Bạn có biết, yếu tố quyết định quan trọng trong quá trình tuyển dụng chính là xây dựng các câu hỏi phù hợp? Tại sao bạn lại phải biết những gì mình muốn hỏi ứng viên trước? Nếu không làm vậy, bạn sẽ phải đối mặt với rủi ro khi biến cuộc phỏng vấn thành một cuộc tán gẫu, và bạn sẽ tuyển một người nào đó bởi vì bạn thích họ, không phải người đó phù hợp nhất cho công việc.

Để việc tuyển dụng được hiệu quả hơn, một quá trình lựa chọn dựa trên hành vi hoặc năng lực chính cần thiết cho mỗi công việc đã được các nhà tuyển dụng ưu tiên triển khai.

Tư duy đằng sau kiểu phỏng vấn này là nhà tuyển dụng sẽ dựa vào các hành vi trong quá khứ của ứng viên để tiên đoán hành vi tương lai của họ. Trong khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ hỏi các câu hỏi được thiết kế sẵn để khám phá xem trước đây ứng viên đã sử dụng năng lực của mình như thế nào. Bằng cách đặt câu hỏi để ứng viên nói về cách họ làm những gì trong một tình huống cụ thể, tương tự với tình huống ở trong tổ chức của bạn.

Hơn nữa, với việc đặt câu hỏi chính xác bạn sẽ hiểu được giá trị cũng như động lực của ứng viên, từ đó quyết định xem đó có phải ứng viên có thái độ tích cực phù hợp với tổ chức của mình hay không.

Bài viết này giúp bạn cấu trúc lại các câu hỏi sao cho hiệu quả nhất dựa trên một vài ví dụ thực tế.

Hãy tiếp tục khám phá nhé.

Trong thực tế, không có bộ năng lực “chính xác”, và mỗi doanh nghiệp cần phân tích hoạt động, văn hóa và chiến lược để xác định chất lượng mà họ coi trọng nhất. Một công ty có thể tập trung vào truyền thông và quản lý căng thẳng, trong khi số khác lại nhấn mạnh vào sự sáng tạo và định hướng dịch vụ.

Việc khám phá ra sự kết hợp đó là chìa khóa để tuyển dụng đúng người cho đúng việc. Một mặt để hiểu được phẩm chất của những người có hiệu suất hàng đầu trong công việc. Mặt khác là nói chuyện với các nhà quản lý và thành viên trong đội nhóm về những phẩm chất mà họ đánh giá rất cao ở những người làm tốt công việc.

1. Cấu trúc câu hỏi

Một cuộc phỏng vấn là một cơ hội để tìm ra bằng chứng cụ thể cho thấy các ứng viên có thể làm những gì họ nói, và rằng những gì họ làm sẽ tạo ra một kết quả tích cực. Bất cứ ai cũng nói rằng họ có thể lái một chiếc xe nâng, nhưng số lần họ lái nó đâm vào tường còn quan trọng hơn nhiều. Bạn cần phải hiểu các sự kết hợp sau đây trước và trong khi phỏng vấn:

Kinh nghiệm # Khả năng thực hiện

(Ví dụ kinh nghiệm nhiều nhưng chưa chắc khả năng thực hiện đã tốt)

Giáo dục # năng lực

(Ví dụ, trình độ giáo dục cao nhưng năng lực thực hiện thực tế chưa chắc đã tốt)

Trách nhiệm hoặc Hoạt động nhất định # Kết quả tích cực

(Ví dụ, nếu nhân viên chỉ làm việc hết trách nhiệm thì kết quả chưa chắc đã tích cực)

(# nghĩa là “không bằng”)

Thay vì nghe lời sáo rỗng, bạn phải đào sâu hơn để xác nhận rằng những gì ứng viên nói rằng họ đã làm thực sự thuận lợi cho công ty. Khi ứng viên mô tả những gì họ đã làm, đừng vội cho rằng việc đó đã được hoàn thành tốt.

Một trong những câu hỏi có mặt trong hầu hết các cuộc phỏng vấn truyền thống bạn có thể gặp là : “Bạn nghĩ gì về điểm mạnh của mình khi làm nhân viên chính thức?”. Ứng viên sẽ trả lời rằng “Tôi rất trung thành và tôi đặt 100% nỗ lực vào công việc của mình.” Nhưng, bạn có thể yêu cầu họ chứng minh sự trung thành và cam kết của mình bằng cách đặt một câu hỏi như sau: “Hãy cho tôi biết về thời điểm khi bạn chứng minh sự trung thành. Và tại sao bạn nghĩ rằng ví dụ cụ thể này cho thấy lòng trung thành?”

Bạn hãy sử dụng 3 yếu tố chính sau đây khi tạo ra các câu hỏi hành vi:

1. Hãy hỏi về một tình huống cụ thể hoặc cho một ví dụ cụ thể: Các bước điển hình bao gồm:

  • Nói cho tôi biết về một thời điểm khi.
  • Hãy cho tôi một ví dụ.
  • Vui lòng mô tả một tình huống mà bạn.

Mẹo:

Đây chính là mô hình SOAR:

  • Situation/Tình huống: Cho tôi biết về một thời điểm khi.
  • Objective/Mục tiêu: Bạn đã cố gắng làm gì?
  • Action/Hành động: Điều gì đã xảy ra?
  • Result/Kết quả: Kết quả là gì?

2. Sử dụng các câu hỏi mở. Không đặt câu hỏi dạng Yes/No.

Bởi khi như vậy ứng viên sẽ phải mô tả một tình huống theo cách của họ để đáp ứng. Bạn có thể xem xét các ví dụ về câu hỏi đóng sau đây:

  • Có khi nào. Có thể trả lời với Có hoặc Không.
  • Bạn có thể cho tôi một ví dụ về. Có thể trả lời với Có hoặc Không.
  • Khi nào bạn phải làm vậy. Có thể đưa ra một ngày hoặc thời gian.

3. Sử dụng các câu hỏi thăm dò để biết thêm thông tin về tình huống được mô tả và khám phá các giá trị của ứng viên. Những yêu cầu này cũng giúp các ứng viên đi đúng hướng và giúp bạn lắng nghe hiệu quả.

Một số loại câu hỏi thăm dò như:

  • Tại sao – tại sao bạn làm việc đó theo các đó? Tại sao bạn nghĩ điều đó quan trọng?
  • Làm thế nào – Làm thế nào để khách hàng phản ứng?
  • Khi nào – Khi nào điều này xảy ra?
  • Ở đâu – Vị trí của sếp bạn ở đâu trong quy trình này?
  • Ai – Có những ai liên quan đến việc này?
  • Điều gì – Kết quả cuối cùng là gì? Bạn học được gì từ kinh nghiệm đó?

Nói với tôi nhiều hơn.

Hãy cho tôi một ví dụ.

Hãy đưa tôi trải qua quá trình đó.

Mẹo:

Nếu bạn không nhận được thông tin hữu ích từ ai đó, hãy thử các câu hỏi “ngược” như: Hãy nói cho tôi biết về thời gian việc này không hiệu quả? Điều gì đã đi sai hướng? Bạn đã làm gì để khắc phục tình hình đó?

2. Những câu hỏi phỏng vấn tuyệt vời

Để có được thông tin tốt nhất từ ứng viên, cũng như khiến họ cảm thấy thoải mái với bạn. Hãy bắt đầu với những câu hỏi mà họ muốn cũng như đã chuẩn bị kỹ càng. Điều này giúp các ứng viên thoải mái hơn và bạn sẽ dễ dàng phát triển mối quan hệ với họ.

2.1 Câu hỏi làm quen

  • Ba điều đầu tiên bạn làm khi thức dậy vào buổi sáng là gì?
  • Bạn đã làm gì trong quá khứ điều khiến bạn đủ điều kiện cho vị trí này?
  • Bạn cần phải phát triển thêm lĩnh vực nào để đạt được mục tiêu nghề nghiệp của mình?

Bằng cách xây dựng sự tin tưởng và tự tin ngay từ lúc bắt đầu phỏng vấn thông qua những câu hỏi như thế này, bạn sẽ có một vị trí tốt hơn để khám phá thái độ, niềm tin và hiệu suất trước đây của ứng viên. Các ứng viên tự tin với những phản hồi của mình vào đầu cuộc phỏng vấn sẽ tự tin trong việc trả lời trung thực và thẳng thắn hơn khi trả lời các câu hỏi có tính quan trọng hơn.

Đừng quên sử dụng các mẫu câu hỏi thăm dò ở trên để thảo luận thêm. Ví dụ:

Hỏi: Người quản lý cuối cùng của bạn sẽ mô tả bạn như thế nào?

Trả lời: Anh ta chắc chắn sẽ nói rằng tôi rất sáng tạo và chủ động.

Thăm dò: Tuyệt vời, vậy hãy cho tôi biết thêm về sự sáng tạo của bạn. Bạn có thể mô tả một tình huống khi bạn vận dụng khả năng sáng tạo của mình để giải quyết một vấn đề.

Sau khi bạn đã “làm ấm” ứng viên, bạn có thể chuyển sang các câu hỏi cho bạn biết rằng họ đã chứng minh được năng lực mà bạn đã xác định là quan trọng tới tổ chức cũng như văn hóa.

2.2 Câu hỏi năng lực

Bạn cần đặt câu hỏi cho thấy cả mặt tích cực và tiêu cực của mỗi năng lực bạn xác định là quan trọng đối với một vị trí cụ thể. Các câu hỏi tích cực xác định những ứng viên sẽ thể hiện như thế nào khi làm việc cho bạn. Còn các câu hỏi tiêu cực cho bạn thấy cách ứng viên học hỏi từ những sai lầm của họ như thế nào, cũng như sẵn sàn nhận lỗi lầm và chịu trách nhiệm về họ ra sao.

Bạn có thể sử dụng công thức này để phát triển một cuộc phỏng vấn hành vi cho bất kỳ vị trí nào. Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn tuyệt vời cho các năng lực phổ biến nhất được đánh giá trong các tổ chức hiện tại.

Bạn có thể bấm vào đây để tải về.

Kỹ năng giao tiếp

  • Làm thế nào bạn đảm bảo được rằng người khác hiểu được những gì bạn đang nói? Hãy cho tôi biết về thời điểm khi bạn phải sử dụng các kỹ năng này tại nơi làm việc.
  • Mô tả một tình huống mà bạn bỏ lỡ các chi tiết quan trọng đã được thông báo trước cho bạn. Kết quả là gì? Bạn đã giải quyết tình hình đó như thế nào?
  • Hãy mô tả cách bạn giao tiếp bằng văn bản lần cuối cùng với sếp của mình.

Kỹ năng giao tiếp với cá nhân

  • Hãy nói cho tôi biết về mối quan hệ của bạn với một đồng nghiệp mà bạn kết hợp làm việc tốt nhất.
  • Mô tả mối quan hệ công việc khó khăn nhất mà bạn có với một cá nhân. Bạn đã thực hiện những hành động cụ thể nào để cải thiện mối quan hệ đó? Kết quả là gì?
  • Mô tả một thời điểm mà các chính sách của công ty ảnh hưởng đến công việc của bạn. Và bạn đã xoay xở nó như thế nào?

Động lực

  • Hãy cho tôi một ví dụ về một mục tiêu thách thức mà bạn đã đạt được. Làm thế nào bạn đạt được nó? Những trở ngại là gì? Làm thế nào bạn vượt qua chúng?
  • Tất cả các công việc có những sự thất vọng và vấn đề của chúng. Hãy mô tả các ví dụ về điều kiện công việc, nhiệm vụ mà bạn không hài lòng?
  • Bạn đã động viên bản thân mình hoàn thành nhiệm vụ mà mình không muốn làm như thế nào?

Sáng kiến

  • Hãy cho tôi một ví dụ khi bạn được giao một nhiệm vụ và hoàn thành nó vượt mong đợi của cấp trên.
  • Nói cho tôi biết về một đề xuất bạn đã thực hiện để cải thiện các quy trình công việc. Và kết quả là gì?
  • Mô tả một tình huống mà bạn nhận ra một vấn đề tiềm ẩn như một cơ hội. Bạn đã làm gì? Kết quả thế nào? Bạn có muốn thay đổi điều gì không?

Kiểm soát sự căng thẳng

  • Mô tả một thời điểm khi bạn phải đối mặt với các vấn đề hoặc căng thẳng đã thách thức khả năng ứng biến của bạn.
  • Mô tả một dự án hoặc mục tiêu gây ra cho bạn sự thất vọng.
  • Mô tả một tình huống khi bạn đang chịu áp lực và bạn cảm thấy mình đã giải quyết nó tốt.

Kỹ năng giải quyết và phân tích vấn đề

  • Mô tả một vấn đề khó khăn mà bạn đã cố gắng để giải quyết. Bạn đã xác định vấn đề như thế nào? Và bạn đã cố gắng để giải quyết nó như thế nào?
  • Mô tả một dự án lớn mà bạn đã tham gia nhưng mọi thứ đã không đi đúng kế hoạch.
  • Mô tả một ví dụ khi bạn phải suy nghĩ kỹ càng để giúp bản thân thoát ra khỏi một tình huống khó nhằn.
  • Bạn thực hiện những bước như thế nào để nghiên cứu một vấn đề để thực sự hiểu về hoàn cảnh đó?

Kỹ năng ra quyết định

  • Kể về một quyết định khó khăn mà bạn đưa ra. Bạn đưa ra quyết định căn cứ vào thông tin nào? Các giải pháp có thể? Kết quả cuối cùng là gì?
  • Thời gian bạn phải lựa chọn giữa các phương án. Làm thế nào bạn đánh giá từng phương án thay thế?
  • Kể về thời gian khi bạn phải đưa ra quyết định mà không có đầy đủ tất cả các thông tin bạn cần.Bạn đã xử lý như thế nào?Tại sao? bạn hài lòng với kết quả?

Kỹ năng làm việc theo nhóm

  • Hãy suy nghĩ về thời điểm bạn làm việc hiệu quả với đội nhóm của mình. Mô tả bạn cảm thấy như thế nào về những đóng góp của các thành viên khác trong nhóm.
  • Hãy cho tôi một ví dụ về một trong những đóng góp quan trọng nhất mà bạn đã thực hiện với tư cách là thành viên của một đội nhóm có hiệu suất cao. Theo bạn, điều gì đã khiến đội nhóm trở nên xuất sắc?
  • Nói cho tôi biết về một trong những đội nhóm khó khăn nhất mà bạn phải làm việc. Điều gì khiến nó khó khăn tới vậy? Bạn đã làm gì?

Kỹ năng quản lý thời gian/Tổ chức

  • Hãy nói cho tôi biết về một dự án bạn đã lên kế hoạch. Bạn đã tổ chức và sắp xếp lịch làm việc như thế nào? Bạn đã phát triển kế hoạch hành động của mình như thế nào?
  • Mô tả về một thời điểm bạn đã chậm deadline. Hệ quả là gì và bạn học được gì từ kinh nghiệm đó?
  • Nói cho tôi biết về thời điểm khi bạn vội vã để hoàn thành một dự án và hy sinh chất lượng cho hiệu quả.

Tóm tắt những điểm chính

Để có được một cuộc phỏng vấn tuyệt vời bạn cần phải chuẩn bị và thực hành. Để làm điều này, hãy bắt đầu bằng cách phân tích các năng lực cần thiết cho vị trí bạn đang tuyển dụng, từ đó bạn sẽ hoàn toàn thấu hiểu những gì mình cần biết khi chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn. Điều này rất quan trọng trong việc giúp bạn hình thành một bức tranh rõ nét trước khi phỏng vấn, do đó bạn có thể có những đánh giá chính xác nhất về ứng viên.

Sau đó bằng cách tiếp cận phỏng vấn hành vi, hãy đặt câu hỏi cung cấp cho bạn những thông tin dự đoán tốt nhất về mức độ phù hợp của ứng viên đo đối với công việc. Nếu câu trả lời của ứng viên không hoàn chỉnh, hãy sử dụng các câu hỏi thăm dò cho đến khi bạn nhận được các chi tiết mình cần.

Chúc bạn thành công khi phỏng vấn và tìm được đúng người cho đúng việc.

hướng dẫn okr cho ceo