Nói đến kế hoạch dự phòng, chắc bạn sẽ nghĩ tới ngay các trường hợp như hỏa hoạn, lũ lụt, động đất và các loại thảm họa tự nhiên khác.
Nhưng sẽ ra sao nếu nhà cung cấp chính của bạn đột nhiên phá sản? Toàn bộ nhân viên bán hàng của bạn bị ngộ độc thực phẩm tại hội nghị bán hàng thường niên? Hay kế toán của bạn vừa gọi xin nghỉ vào đúng ngày phát lương?
Bạn có thể dễ dàng hình dung ra hậu quả của những sự kiện trên nếu như không có sự chuẩn bị kỹ càng. Trong trường hợp này, lập kế hoạch dự phòng là công việc cự kỳ quan trọng.
Như bạn đã thấy, kế hoạch dự phòng không chỉ dành cho những thảm họa lớn. Mà trên quy mô nhỏ hơn, đó là chuẩn bị cho các sự kiện như mất dữ liệu, con người, khách hàng, nhà cung cấp và những điều không ngờ khác. Thử tưởng tượng sẽ ra sao nếu như bạn không có phương án dự phòng B trong các trường hợp vừa được nêu?
Mục lục
Đánh giá rủi ro
Từ việc phân tích kỹ lưỡng các rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải, bạn sẽ lập được phương án dự phòng thích hợp và hiệu quả. Tương tự đối với các dự án bạn đang thực hiện: điều gì sẽ xảy ra nếu như “Kế hoạch A” không đi đúng như dự kiến?
Hãy sử dụng các nguyên tắc dưới đây trong quá trình đánh giá rủi ro:
Giải quyết tất cả hoạt động kinh doanh quan trọng – Một kế hoạch tốt xác định tất cả chức năng kinh doanh quan trọng, và phác thảo cách giảm thiểu tối đa thiệt hại.
Xác định rủi ro – Với mỗi chức năng, tiến hành phân tích rủi ro để xác định những rủi ro khác nhau mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Điều gì có khả năng làm gián đoạn hoặc tổn hại đáng kể đến doanh nghiệp của bạn?
Thông thường, kết quả cuối cùng của một đợt phân tích rủi ro là một danh sách “đồ sộ” các mối đe dọa tiềm ẩn. Nếu cố gắng tạo ra kế hoạch dự phòng cho mọi thứ, bạn sẽ bị “chết đuối”. Đây chính là lúc bạn cần phải đưa ra những lựa chọn ưu tiên.
Rủi ro ưu tiên – Một trong những thách thức lớn nhất của kế hoạch dự phòng là đảm bảo bạn không lên kế hoạch quá kỹ. Bạn cần cân bằng giữa việc chuẩn bị cho điều gì đó có thể không bao giờ xảy ra với sự chuẩn bị đầy đủ để phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với tình huống khủng hoảng khi nó xảy ra.
Biểu đồ Tác động/Xác suất rủi ro (click để tải biểu mẫu) giúp bạn tìm thấy sự cân bằng này. Dựa vào biểu đồ, bạn phân tích tác động của mỗi rủi ro và ước tính khả năng xảy ra của nó. Sau đó, bạn thấy những rủi ro đòi hỏi chi phí và nỗ lực để giảm nhẹ nó. Các quy trình kinh doanh cần thiết để tồn tại lâu dài – như duy trì dòng tiền mặt, hỗ trợ nhân viên, và giữ thị phần – thường nằm ở đầu danh sách.
Lưu ý rằng lập kế hoạch dự phòng không phải là hành động duy nhất khi phân tích rủi ro, bạn có thể quản lý rủi ro bằng cách sử dụng tài sản hiện có hiệu quả hơn hoặc bằng cách đầu tư vào các nguồn lực hoặc dịch vụ mới giúp bạn quản lý nó (ví dụ như bảo hiểm). Ngoài ra, nếu không có khả năng xảy ra rủi ro đặc biệt, bạn có thể quyết định không cần làm gì và quản lý nếu có tình huống phát sinh.
Thách thức khi lập kế hoạch dự phòng
Bạn nên biết hai trở ngại thường gặp khi bắt đầu lập kế hoạch dự phòng:
Mọi người thường không có động lực để phát triển một “Kế hoạch B” đủ mạnh, bởi họ đã dồn quá nhiều tâm huyết và cảm xúc trong “Kế hoạch A”. Đừng quên rằng “Kế hoạch B” cũng cần suy nghĩ thấu đáo.
Với những công việc có xác suất xảy ra khủng hoảng thấp, mọi người sẽ không coi trọng việc lập kế hoạch dự phòng. Điều đó có nghĩa chúng luôn nằm đâu đó ở dưới To Do List của mọi người và chắc không bao giờ động đến.
Phát triển kế hoạch dự phòng
Hãy nhớ những nguyên tắc này khi lập kế hoạch dự phòng của bạn:
Mục tiêu chính của bạn là duy trì hoạt động kinh doanh – Xem xét kỹ càng những gì bạn cần để cung cấp mức dịch vụ và chức năng vận hành tối thiểu.
Xác định khoảng thời gian – Điều gì cần phải hoàn thành trong 1 giờ đầu tiên khi kế hoạch được thực hiện? Rồi ngày đầu tiên thì sao? Tuần đầu tiên thế nào? Nếu xét kế hoạch theo cách này, bạn sẽ không lo bị bỏ mất bất cứ chi tiết quan trọng nào.
Xác định động cơ – Điều gì khiến bạn triển khai kế hoạch dự phòng? Hãy quyết định những hành động và thời gian bạn thực hiện nó. Xác định rõ ràng những người liên quan đến từng quá trình cũng như các yêu cầu mà họ phải tuân theo.
Lập một kế hoạch đơn giản – Bạn không biết ai sẽ đọc và thực hiện kế hoạch khi cần thiết, vì vậy hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản.
Xem xét những nguồn lực hạn chế – Tổ chức của bạn có thể hoạt động như bình thường nếu cần thực hiện Kế hoạch B không? Hay kế hoạch B có cần thiết không?
Xác định nhu cầu của mỗi người – Hãy để mọi người trong công ty xác định những gì họ phải có tối thiểu để tiếp tục hoạt động.
Định nghĩa “thành công” – Bạn cần làm gì để trở lại “công việc như thường lệ”?
Đưa kế hoạch dự phòng vào quy trình vận hành chuẩn – Hãy đào tạo ngay từ đầu, và cập nhật thông tin về những thay đổi trong tổ chức cho mọi người thường xuyên.
Quản lý rủi ro của bạn – Tìm kiếm các cơ hội để giảm thiểu rủi ro nếu có thể. Điều này có thể giúp bạn giảm hoặc thậm chí loại bỏ sự cần thiết cho các kế hoạch dự phòng đầy đủ trong các khu vực nhất định.
Xác định các hoạt động không hiệu quả – Cung cấp một tiêu chuẩn để ghi lại quá trình lập kế hoạch của bạn và tìm cơ hội để cải thiện hiệu suất.
Duy trì và theo dõi kế hoạch dự phòng
Sau khi chuẩn bị kế hoạch dự phòng, bạn cần phải làm một số việc để theo sát với thực tế – bạn không thể chỉ tạo ra một kế hoạch và sau đó cất nó vào tủ. Khi doanh nghiệp thay đổi, bạn cần phải xem xét và cập nhật những kế hoạch này cho phù hợp.
Dưới đây là một số bước quan trọng trong quá trình duy trì các dự án:
- Thông báo về kế hoạch cho tất cả mọi người trong tổ chức.
- Thông báo cho nhân viên về vai trò và trách nhiệm của họ trong kế hoạch.
- Tổ chức đào tạo cho nhân viên diễn tập các vai trò và trách nhiệm.
- Tiến hành diễn tập mô phỏng.
- Đánh giá kết quả rèn luyện và diễn tập, và điều chỉnh cần thiết.
- Làm mới kế hoạch một cách thường xuyên, đặc biệt là nếu có những thay đổi công nghệ, hoạt động và nhân viên có liên quan.
- Phân phối các kế hoạch sửa đổi trong toàn công ty, và đảm bảo rằng các kế hoạch cũ được bỏ đi
- Giữ bản sao của kế hoạch ở khu vực riêng đảm bảo có thể được truy cập một cách nhanh chóng khi cần thiết.
- Kiểm toán kế hoạch định kỳ:
-
- Đánh giá lại rủi ro cho doanh nghiệp.
-
- Phân tích các nỗ lực để kiểm soát rủi ro bằng cách so sánh hiệu suất với những mức độ hiệu suất được mô tả trong các kế hoạch dự phòng.
-
- Đề xuất và thực hiện thay đổi, nếu cần thiết.
Cuối cùng, như các cụ đã nói đừng để “mất bò mới lo làm chuồng” tới lúc đó công việc bạn phải làm là gánh chịu và khắc phục hậu quả chứ không phải đề phòng nữa.
