Bạn cũng biết, với sự phát triển của công nghệ hiện nay, chúng ta có nhiều lựa chọn giao tiếp linh hoạt hơn như các cuộc gọi điện thoại, fax, email, tin nhắn văn bản, Skype, Google Hangout,…Và đôi khi có vẻ như các buổi họp trực tiếp truyền thống đã dần biến mất.
Để bắt đầu, chúng ta hãy cùng xem xét tình huống sau đây!
Nam, Giám đốc kinh doanh, đang đi công tác. Anh ấy nhắn tin cho Tâm, trợ lý: Tâm ơi, có chuyện lớn đã xảy ra – trưa mai anh em mình họp nhé?
Tâm trả lời: Dạ vâng! 12h em gặp anh nhé!
Tâm nhanh chóng gửi email cho một vài người bạn trong bộ phận với nội dung: Tôi vừa nhận một tin nhắn từ anh Nam. Có chuyện gì đó lớn đang xảy ra. Có vẻ như chúng ta đã chốt được hợp đồng lớn với WhatzitWorld. Tôi sẽ kể cho mọi người nhiều hơn sau khi nói chuyện với anh ấy vào trưa mai.
Trong khi đó, Nam đã gửi một văn bản cho Đức, quản lý nhân sự: Đức, chúng ta đã mất toàn bộ tài khoản trên WhatzitWorld. Đây thực sự là một thảm họa. Chúng ta cần họp về việc tái cơ cấu tổ chức.
Sau đó, Đức gửi một email tới Tâm: Dear Tâm,
Em có thể chuẩn bị một báo cáo ngắn gọn về hiệu suất của nhân viên không? Anh biết báo cáo chính thức hoàn thành vào Thứ tư nhưng thật tuyệt vời nếu em có thể đặt tổng cộng doanh số bán hàng trong năm nay và chia nhỏ hàng tháng cho mỗi nhân viên bán hàng và sau đó áp dụng công thức ROI của chúng ta cho nhân viên hỗ trợ. Anh cũng cần phải biết nếu có bất kỳ thay đổi đáng kể nào đối với mô tả công việc hoặc những thay đổi liên quan đến nhân viên. Anh biết em đang rất bận rộn, nhưng hãy ưu tiên việc này nhé.
Tâm tạm gác mọi thứ và gửi một email đến tất bộ phận: Có chuyện gì đó nghiêm trọng đã xảy ra tại cuộc họp bán hàng của sếp Nam. Anh Đức muốn dữ liệu hiệu suất cập nhật và bất kỳ thay đổi nào đối với mô tả hoặc vị trí công việc. Mọi người gửi cho tôi thông tin mới nhất càng sớm càng tốt nhé? Lần cuối cùng tôi thu thập thông tin này là khi họ đang chuẩn bị kiểm tra tiền thưởng bất ngờ cho chúng ta, vì vậy hãy chắc chắn rằng những gì bạn gửi cho tôi và mọi thứ bạn nghĩ là có liên quan đến kết quả thực hiện của mọi người trong giai đoạn này.
Tới đây, hãy thử tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra khi Nam có cơ hội nói chuyện trực tiếp với Tâm? Đây là một tình huống điển hình trong việc “tam sao thất bản” thông tin nội bộ mà không có sự định hướng và xác nhận rõ ràng.
Điều này gây ra nhiều hiểu nhầm lẫn lộn xộn, dẫn đến những tin đồn sai, làm tổn thương tình cảm, và thậm chí là mất tin tưởng. Trong trường hợp phải chia sẻ những thông tin vừa quan trọng, vừa cấp bách, bạn cần tập hợp đội nhóm lại để truyền đạt và giải thích. Có như vậy mới tránh được việc bỏ qua những điểm quan trọng.
Để tránh những mớ hỗn độn được tạo ra bởi các trao đổi rời rạc giống như ở trên, các cuộc họp thường xuyên với đội nhóm là việc cần làm thường xuyên. Đó được gọi là những cuộc họp nhóm, chúng cho phép bạn cập nhật chính xác về những thứ như chính sách, dự án, những ưu tiên và vấn đề liên quan đến nhân sự chủ chốt, tất cả cùng một lúc.
Trong cuộc họp nhóm, mọi người có cơ hội đặt câu hỏi, làm rõ những quan điểm của họ và cung cấp phản hồi ngay lập tức.
Vậy thì….?
Mục lục
Những đặc điểm và lợi ích của các cuộc thảo luận nhóm
Các đặc điểm cơ bản của cuộc họp nhóm như sau:
- Nó được tiến hành trực tiếp trong một nhóm nhỏ – nói cách khác, không phải là toàn bộ đơn vị kinh doanh.
- Trưởng đoàn tổ chức cuộc họp và trình bày thông tin.
- Cuộc họp ngắn, thường là 30 phút hoặc ít hơn.
- Khuyến khích các câu hỏi.
Cho dù đó là từ trên xuống, từ dưới lên, hoặc ngang hàng, thì đội nhóm của bạn cần biết điều gì đang xảy ra với – và xung quanh họ. Khi thông tin được chia sẻ thường xuyên thì sao?
- Các thành viên của đội nhóm biết tổ chức muốn đạt được điều gì, vì vậy họ có thể làm việc để đạt được mục tiêu đó.
- Đội nhóm biết về từng công việc của các thành viên, vì vậy họ có thể quyết định ưu tiên và ủy thác công việc tốt nhất.
- Đặc biệt với đội ngũ từ xa, các thành viên hiểu rõ nhau hơn, có nghĩa là họ làm việc với nhau hiệu quả hơn.
- Các thành viên trong đội nhóm hiểu những trở ngại đang phải đối mặt, vì vậy họ sẽ tìm ra các giải pháp và chuẩn bị cho sự thay đổi.
- Trưởng nhóm duy trì sự liên lạc thường xuyên để đảm bảo rằng những gì cần thực hiện đã thực sự được thực hiện.
- Trưởng nhóm củng cố vai trò của mình – và tạo ra sự tin tưởng, hợp tác và cam kết.
Làm thế nào để tiến hành thảo luận nhóm
Bước 1: Cam kết với Quy trình
Mọi người phải hiểu những gì mong đợi từ các buổi họp nhóm. Hãy:
- Đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo nhóm biết điều gì đang xảy ra ở các cấp độ khác nhau và với các đội khác nhau, trong toàn tổ chức.
- Tập huấn về cách tổ chức các cuộc họp nhóm.
- Công nhận và khen thưởng những người hướng dẫn và các nhà quản lý cho việc thực hiện cuộc họp nhóm thường xuyên.
Bước 2: Thiết lập các quy tắc cơ bản
Hãy suy nghĩ về môi trường mà bạn muốn tạo ra trong các cuộc họp. Đội nhóm được tập hợp để chia sẻ thông tin, và bạn muốn họ có cơ hội đặt câu hỏi và bày tỏ quan điểm. Để làm điều này, hãy thiết lập theo các hướng dẫn sau:
- Lên lịch họp một lần.
- Đảm bảo rằng không ai vắng mặt trong cuộc họp. Nếu một số người không thể đến tham dự, hãy tìm cách để họ tham gia vào quá trình này.
- Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cởi mở, trung thực và lịch sự.
- Chỉ thảo luận về chủ đề liên quan, và không cho phép cuộc họp mất đi sự tập trung.
Bước 3: Xác định mục tiêu của bạn
Bạn chỉ có một thời gian ngắn để truyền đạt thông tin, vì vậy phải rõ ràng về những gì cần phải hoàn thành. Hãy tự hỏi những câu hỏi này để giúp làm rõ thông điệp và mục tiêu cho cuộc họp:
- Thông điệp chính bạn cần phải cung cấp và thảo luận là gì?
- Đội nhóm đã biết điều gì?
- Những thông tin cơ bản đội nhóm cần biết là gì?
- Bạn mong đợi gì từ cả đội, và từng thành viên?
- Bạn cần cung cấp bao nhiêu phương hướng/giải pháp?
- Khi nào cần thực hiện những hoạt động này?
- Làm sao để thành viên trong đội nhóm biết họ đã thành công?
- Các vấn đề nào từ cuộc họp trước cần phải được giải quyết?
- Người tham dự có cần chuẩn bị thông tin trước buổi họp không?
Bước 4: Chuẩn bị bài thuyết trình của bạn
Các cuộc họp tổng kết thường có cùng một khuôn mẫu: nhà lãnh đạo cung cấp thông tin, người tham dự đặt câu hỏi, và lãnh đạo tổng kết cuộc họp, bao gồm thông tin thu thập được thông qua việc đặt câu hỏi và phản hồi. Để làm cho quy trình này hoạt động trơn tru, nhà lãnh đạo nên lên kế hoạch và chuẩn bị một cuộc họp báo đáp ứng được nhu cầu của nhóm. Bạn có thể sử dụng khung sau để chuẩn bị thông điệp:
- Nhấn mạnh hiệu suất. Thông báo tiến bộ và hoạt động của tổ chức kể từ cuộc họp gần đây nhất.
- Cập nhật những thay đổi và sửa đổi. Thảo luận các chính sách và thủ tục đã được giới thiệu hoặc thay đổi.
- Thảo luận các vấn đề nhân sự. Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên hoặc người trong tổ chức.
- Làm rõ các hạng mục hành động. Mô tả các ưu tiên cho khoảng thời gian tiếp theo ở một nhóm và cấp tổ chức.
Đối với mỗi điểm, hãy xem xét không chỉ những thông tin bạn cần phải có, mà còn những gì ảnh hưởng nhiều nhất đến đội nhóm. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho các câu hỏi trong cuộc họp.
Bước 5: Gửi thông tin của bạn
Khi bạn trình bày cuộc họp, hãy làm theo những lời khuyên này để đảm bảo rằng đội nhóm hiểu được thông điệp và những gì họ cần làm để có kết quả:
- Chọn phương pháp trình bày. Hãy suy nghĩ về cách mà đội nhóm tiếp thu tốt nhất và chuẩn bị cho cuộc nói chuyện để tận dụng điều đó.
- Giữ nó thú vị. Sử dụng ngôn ngữ và ví dụ mà mọi người sẽ tham gia.
- Duy trì sự tích cực. Không quan trọng nội dung thông điệp bạn cung cấp là gì, nhấn mạnh vào các yếu tố tích cực, nhưng trung thực.
- Đừng đi quá xa những thông tin bạn có.
- Khuyến khích các câu hỏi. Chia sẻ thông tin cởi mở nhất có thể, và thừa nhận những mối quan tâm của mọi người có thể phát sinh.
- Tóm tắt các điểm chính. Bao gồm tình trạng hiện tại, bất kỳ quyết định nào đã được đưa ra và thống nhất để sang bước tiếp theo.
Bước 6: Theo dõi
Đừng để vấn đề sang “lây lan” các cuộc họp tiếp theo. Tận dụng các cuộc họp như một cách để cải thiện giao tiếp tổng thể, tin tưởng và cam kết trong đội nhóm.
- Tăng cường thông báo: Hãy suy nghĩ về cách tăng cường thông báo, có thể thông qua email, intranet, hoặc các bảng tin của công ty.
- Xem lại phản hồi: Hãy xem xét phản hồi bạn nhận được trong buổi họp và sử dụng nó để cải thiện cách quản lý và lãnh đạo.
- Thảo luận các vấn đề liên quan với sếp: Trao đổi với sếp các thông tin về những gì được hỏi, những điều mà đội nhóm quan tâm, và bất kỳ câu hỏi nào bạn không thể trả lời.
- Phân phát tài liệu tóm tắt cho những người vắng mặt. Đảm bảo rằng những người không thể tham dự cuộc họp nhận được thông tin quan trọng.
- Theo dõi hiệu quả của buổi họp nhóm. Áp dụng kỹ thuật Quản lý khi đi dạo để kiểm soát được những gì đang xảy ra trong đội nhóm.
Những điểm chính
Các buổi họp nhóm là một cách rõ ràng và súc tích để truyền đạt thông tin. Chúng cung cấp một cơ hội tuyệt vời để bạn giữ liên lạc với nhóm của mình – và đảm bảo rằng nhóm biết những gì đang xảy ra trong công ty. Với các cuộc họp thường xuyên, bạn có thể truyền đạt thông tin rất nhanh và hiệu quả.
Khi đội nhóm của bạn có thông tin liên quan chính xác, sẽ ít có sự hiểu nhầm xảy ra và đội nhóm sẽ tin tin tưởng, cam kết với tổ chức hơn. Tận dụng các cuộc họp nhóm để cải thiện giao tiếp và đảm bảo rằng các thành viên trong đội nhóm hiểu được vai trò của họ trong tổ chức – và cuối cùng là đạt được mục tiêu chung.
Bây giờ là câu hỏi dành cho bạn: Bạn tổ chức bao nhiêu cuộc họp nhóm một tháng?
