Tôi tin tưởng mạnh mẽ rằng những Ý tưởng Tốt nhất – được nảy sinh – từ các cuộc tranh luận nhóm.
Một cá nhân đơn lẻ có thể đưa ra một ý tưởng tuyệt vời, nhưng ý tưởng đó sẽ tốt hơn – và mạnh mẽ hơn – khi nó được một nhóm tranh luận, phản biện và cùng đưa ra quyết định hành động.
Tại sao ư?
- Thứ nhất, khi nhóm tranh luận, thậm chí phản biện, ý tưởng được mài dũa – đến mức – sắc bén.
- Thứ hai, nó trở thành một quyết định nhóm. Khi cả nhóm cùng ra quyết định, ý tưởng trở nên mạnh mẽ hơn – với cam kết hành động – của cả nhóm.
Nhưng để nhóm cùng đi đến sự đồng thuận, không phải lúc nào cũng dễ dàng. Khi mọi người cùng nhau nói về một ý tưởng, những vấn đề tưởng chừng đơn giản, có thể sẽ đưa cuộc họp chệch khỏi đường ray.
Dưới đây, từ kinh nghiệm của riêng tôi, là những mẹo để giữ cho các cuộc thảo luận tập trung vào kết quả – và ngăn cản bản ngã (cái tôi của các thành viên) đi ra khỏi cuộc họp.
Mục lục
Bước 1. Chuẩn bị Trước cuộc họp
Mời đúng người.
Bao gồm những thành viên có mối quan tâm và liên quan đến vấn đề (mục tiêu) thảo luận. Đừng loại trừ những người bạn biết rằng – họ nên có mặt – đó là một chiến thuật thiển cận. Và cách tốt nhất để có một cuộc thảo luận phong phú là khai thác những ý tưởng và quan điểm đúng đắn trên một sân chơi bình đẳng cho các thành viên.
Thiết lập bối cảnh và mục tiêu.
Giả sử bạn tổ chức một cuộc thảo luận về ý tưởng thiết kế của ngôi nhà. Và các thành viên lan man bàn tán về hàng nghìn chủ đề vô tận, như: chọn gạch lát màu gì? Vòi hoa sen phòng tắm của hãng nào? Chọn bếp ga hay bếp từ?
Sự phân tán sẽ giết chết cuộc họp ngay lập tức!
Bạn nên làm rõ – từ trước – mục tiêu của cuộc họp là gì? và kết quả mà bạn mong đợi khi cuộc họp kết thúc?
Điều này giữ cho cuộc họp tập trung và đạt hiệu quả.
Bước 2. Tại cuộc họp:
Hãy chắc chắn rằng người tham gia được thoải mái đưa ra ý kiến của họ.
Các thành viên tham gia cuộc họp không nên có cảm giác sợ hãi (im lặng) hay ức chế (đập bàn đập ghế). Điều này xảy ra khi có người “bịt miệng” hoặc chỉ trích ý tưởng của người khác.
Vì vậy,
Ngay khi có ai đó đào bới “gót chân” của người khác, hoặc gây ức chế về mặt cảm xúc, thì bạn nên có những điều tiết thích hợp. Ví dụ,
- Bạn có thể khơi dậy một thành viên “sợ hãi”, họ hoàn toàn im lặng trong cuộc họp, bằng cách mời người đó nói ra quan điểm của họ (nhớ khích lệ khi họ nói xong). Hoặc
- Tranh luận khiến một thành viên trở nên bực tức, bạn có thể yêu cầu “tạm dừng” chủ đề đó và chuyển sang một vấn đề khác. Và quay lại chủ đề cũ sau.
Mẹo:
Bạn có thể thống nhất với các thành viên một nguyên tắc: “Chúng ta chỉ Phản biện ý tưởng, chứ không chỉ trích vào con người.”
Nghe!
Thật sự rất quan trọng để lắng nghe những gì người khác nói. Thông thường, điều này tưởng dễ, nhưng lại rất khó thực hiện. Bạn đã từng lắng nghe trọn vẹn (100%) ý kiến của người khác? Khi họ phản bác ý tưởng của bạn chưa?
Hãy để người nói được quyền – kết thúc – quan điểm của họ. Và lắng nghe trọn vẹn những gì anh ấy hoặc cô ấy nói.
Lắng nghe cũng giúp bạn xác định xem cuộc họp có hướng tới một thỏa thuận hay là không – hoặc liệu những người tham gia có sẵn sàng “đi tiếp” không?
Là lãnh đạo, Nghĩ thoáng ra.
“Người thông minh thay đổi suy nghĩ của họ. Người ngu ngốc thì không.” (Chuyên gia tiếp thị Kawasaki).
Đừng tổ chức một cuộc thảo luận chỉ để đóng dấu cho một quyết định đã được đưa ra (từ trước). Cởi mở với những ý tưởng mới và – cách làm mới – ngay cả khi chúng làm đảo lộn những ý tưởng ban đầu của bạn.
Thực tế,
Rất nhiều lần, tôi vác 1 ý tưởng đến cuộc họp (và tôi nghĩ rằng nó tuyệt nhất). Nhưng khi cuộc thảo luận kết thúc, 1 ý tưởng hoàn toàn khác (tốt hơn) được nhóm lựa chọn.
Tôi luôn cảm thấy vui khi điều này xảy ra!
