Vai trò của người điều phối

Làm thế nào hướng dẫn mọi người tới mục tiêu được xác định

Bạn đã được yêu cầu hỗ trợ một cuộc họp. Điều đó có nghĩa là gì?

Bạn chỉ cần đảm bảo rằng mọi người được giới thiệu và có thể bắt đầu với một hoạt động nhanh chóng để làm quen, tạo không khí thân thiện?  Vai trò chính của bạn chỉ đơn giản là ghi lại tất cả các ý tưởng? Bạn cần chuẩn bị gì? Bạn quản lý các sự kiện như thế nào và chính xác bạn làm gì để kéo toàn bộ mọi thứ lại với nhau?

Trong nhiều tình huống, đặc biệt trong các cuộc thảo luận hoặc cuộc họp phức tạp mà mọi người có những quan điểm và mối quan tâm khác nhau, sự hỗ tợợ tốt có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại.

Với tư cách là người điều phối, bạn có thể cần phải có nhiều kỹ năng và công cụ, từ việc giải quyết vấn đề và ra quyết định, để quản lý nhóm và giao tiếp hiệu quả.

Người điều phối là ai?

Hỗ trợ là “tạo sự dễ dàng” hoặc “giảm bớt quá trình”. Người điều phối cần lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý một sự kiện nhóm nhằm đảm bảo mục tiêu của nhóm được đáp ứng hiệu quả với tư duy rõ ràng, sự tham gia và đóng góp đầy đủ từ những người có liên quan.

Để hỗ trợ hiệu quả, bạn phải khách quan. Điều này không có nghĩa là bạn bắt buộc phải là người bên ngoài tổ chức hoặc đội nhóm. Nó chỉ đơn gian, với mục đích của quá trình này, bạn sẽ phải có thái độ trung lập. Bạn nhìn lại từ nội dung chi tiết và từ quan điểm cá nhân của mình và tập trung hoàn toàn vào quy trình nhóm. (“Quy trình nhóm”  là cách tiếp cận được sử dụng để quản lý các cuộc thảo luận, nhận được sự đóng góp tốt nhất từ tất cả thành viên và đưa sự kiện đến kết quả thành công. Cách bạn thiết kế nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố và chúng tôi sẽ trình bày một cách nhanh chóng ở phần sau của bài viết. Bí mật để tạo sự hỗ trợ tốt là có một quy trình nhóm – nó sẽ truyền đạt ý tưởng, giải pháp và quyết định của nhóm.)

Trách nhiệm chính của bạn với tư cách là người điều phối đó là tạo ra quy trình và môi trường đội nhóm mà nó có thể phát triển, giúp nhóm đạt được quyết định, giải pháp hoặc kết luận thành công.

Mẹo:

Có được sự hỗ trợ tốt có thể cần rất nhiều nỗ lực, có nghĩa là rất khó để suy nghĩ và đóng góp nội dung khi hỗ trợ. Tính trung lập cũng quan trọng. Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến kết quả hoặc có kỹ năng, kinh nghiệm, thông tin hoặc quyền hạn – nó sẽ rất quan trọng để đạt kết quả thành công. Ngoài ra, bạn hãy xem xét thuê người điều phối bên ngoài.

Người điều phối làm gì?

Để hỗ trợ một sự kiện, trước hết bạn phải hiểu kết quả mong muốn của nhóm, bối cảnh của sự kiện hoặc cuộc họp. Phần lớn trách nhiệm của bạn sau đó là:

• Thiết kế và lên kế hoạch cho quy trình nhóm và lựa chọn những công cụ giúp nhóm đạt được kết quả tốt nhất.
• Hướng dẫn và kiểm soát quy trình nhóm để đảm bảo:
  • Có sự tham gia hiệu quả
  • Người tham gia có sự hiểu biết lẫn nhau.
  • Đóng góp của họ được xem xét và bao gồm trong các ý tưởng, giải pháp hoặc các quyết định hiện ra.
  • Người tham gia chịu trách nhiệm chung về kết quả.
• Đảm bảo rằng các kết quả, hành động và câu hỏi được ghi lại và thực hiện và giải quyết thích hợp sau đó.

Chúng ta sẽ xem xét chi tiết hơn dưới đây

Thiết kế và lập kế hoạch

Với suy nghĩ hướng đến mục tiêu nhóm, việc chuẩn bị cho cuộc họp hoặc sự kiện là rất quan trọng. Công việc của bạn là lựa chọn và thiết kế đúng quy trình nhóm và phát triển một kế hoạch hiệu quả cho nó.

Mẹo 1:

Cho dù bạn đang lập kế hoạch cho một cuộc họp hay một sự kiện phức tạp trong nhiều phiên hoặc nhiều ngày, điều quan trọng là luôn luôn ghi nhớ kết quả – và làm thế nào bạn đang giúp nhóm đạt được nó.

Nếu sự kiện kéo dài nhiều phiên và nhiều chủ đề, hãy đảm bảo bạn rõ ràng về cả kết quả và quy trình mong muốn cho mỗi cái. Và đảm bảo bạn biết kết quả của mỗi phiên làm việc hoặc mỗi chủ đề đóng góp đến kết quả tổng thể của sự kiện như thế nào.

Mẹo 2:

Nếu bạn được ai đó yêu cầu hỗ trợ cho một sự kiện, hãy đảm bảo bạn tham khảo ý kiến ​​của anh ấy hoặc cô ấy một cách cẩn thận. Thậm chí nếu họ không rõ ràng về những điều họ muốn, họ có thể có một ý tưởng về những điều này và sẽ rất bất ngời nếu điều này không được thực hiện.

Hai khía cạnh chính của việc thiết kế và lập kế hoạch là lựa chọn đúng quy trình nhóm và thiết kế một kế hoạch thực tế.

Chọn và thiết kế quy trình nhóm

Có rất nhiều cách để thiết kế một quy trình nhóm, khi có những sự kiện cần hỗ trợ. Đó là cả một nghệ thuật! Thiết kế quy trình nhóm là một chủ để rất lớn và và một vài điều mà những người điều phối học hỏi được thông qua kinh nghiệm và đào tạo.

Ở đây chúng ta xem xét một số lựa chọn và nguyên tắc cơ bản. Và có rất nhiều công cụ và kỹ thuật tại Leaderbook sẽ giúp bạn hiệu quả hơn. Ngoài ra còn có nhiều sách và hướng dẫn tuyệt vời về đề tài này – chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo một trong số chúng nếu bạn là người điều phối mới hoặc nếu bạn đang phải đối mặt với thách thức hỗ trợ cho một sự kiện đặc biệt khó khăn.

Dưới đây chỉ là một số các yếu tố và các lựa chọn để xem xét:

• Bạn có muốn một cuộc thảo luận mở hay một quy trình có cấu trúc?

Một cuộc thảo luận mở có thể là lựa chọn đơn giản nhất cho quy trình nhóm. Nhưng hãy tự hỏi liệu bạn có đạt được sự tham gia bạn cần và quản lý cuộc thảo luận với số lượng người tham gia trong hình thức này. Bạn có thể bao gồm nhiều chủ đề cần thiết? Bạn có thể tạo ra đủ ý tưởng và giải pháp? Và bạn có thể đảm bảo tất cả mọi người đều tham gia và nhận được sự đóng góp của họ.

• Bạn nên chọn quy trình cấu trúc nào?

Nếu bạn cần có sự tham gia từ một nhóm lớn, hãy cân nhắc việc phân chia nhóm lớn đó thành nhiều nhóm nhỏ. Bạn có lo lắng về tỷ lệ tham dự? Sau đó cho mọi người biết thời gian của chương trình để suy nghĩ và ghi lại những điều họ muốn đóng góp. Nếu bạn muốn có được những ý tưởng sáng tạo, hãy thực hiện một phiên Brainstorming.

• Các yếu tố khác cần xem xét

Bạn sẽ không thể thay đổi một số ràng buộc. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi những yếu tố khác để tối ưu hóa quy trình và chương trình. Hãy xem xét:

• Số người tham gia.
• Bản chất của các chủ đề đang thảo luận.
• Loại người tham gia cần có.
• Bối cảnh và vị trí của những người tham gia.
• Mức độ họ hiểu biết về chủ đề?
• Thời gian bạn có sẵn.

Hãy nhớ rằng, với bất kỳ quy trình nhóm nào bạn xác định, bạn cũng cần giữ sự tập trung. Tìm cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu của sự kiện tổng thể.

Hộp công cụ của Người điều phối

Đây chỉ là một số công cụ và kỹ thuật tại Leaderbook có thể giúp tạo ra một cuộc họp hoặc một sự kiện tuyệt vời:

• Ice Breakers – Thúc đẩy sự tham gia đóng góp của nhóm
• Hệ thống đếm Borda sửa đổi – Ưu tiên các vấn đề để đạt được sự đồng thuận.
• Bỏ phiếu – Lựa chọn công bằng giữa nhiều chọn lựa
• Động não – Tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo
• Quy trình Charette – Động não nhiều ý tưởng với nhiều người
• Kỹ thuật Delphi – Đạt được sự đồng thuận giữa các chuyên gia
• Nắm bắt được khái niệm – Đạt được sự hiểu biết chung về các vấn đề.
• Kịch bản phân vai – Chuẩn bị cho những tình huống khó khăn.
• Tránh tư duy tập thể – Tránh sai sót nghiêm trọng khi đưa ra quyết định nhóm

Ngoài ra, còn có một số công cụ và kỹ thuật hữu ích khác như

• Tư duy sáng tạo – Công cụ giúp bạn phát triển các giải pháp sáng tạo cho vấn đề.
• Giải quyết vấn đề – Giúp bạn hiểu và giải quyết các vấn đề phức tạp.
• Kỹ năng ra quyết định – Cung cấp cho bạn các công cụ chính thức để đưa ra những quyết định khó khắn

Thiết kế chương trình thực tế

Thiết kế chương trình đi cùng với thiết kế quy trình nhóm. Khi bạn lặp lại giữa thiết kế quy trình và thiết kế chương trình trình, thì sự kiện bắt đầu được hình thành. Các yếu tố cần xem xét là:

• Thứ tự các chủ đề nên được trình bày?
• Người tham gia sẽ làm quen với nhau như thế nào?
• Làm thế nào để họ đạt được một sự hiểu biết chung về các mục tiêu?
• Nếu một sự kiện được chia thành các phiên riêng biệt, thì nên dành bao nhiêu thời gian cho mỗi phiên?
• Liệu tất cả mọi người có cần tham dự mỗi phiên?
• Làm thế nào và khi nào ban cần tách thành các nhóm nhỏ hoặc gộp lại thành nhóm lớn?
• Khi nào bạn cần tóm tắt, tổng kết vấn đề?
• Kết quả của phiên này liên quan thế nào đến phiên tiếp theo?
• Làm thế nào để đạt được kết luận cuối cùng cho sự kiện tổng thể ?

Cuối giai đoạn thiết kế và lập kế hoạch, bạn nên có một chương trình vững chắc, tập trung vào các kết quả, quá trình diễn ra và cơ cấu tốt cho sự kiện.

Một số cân nhắc khác khi thiết kế và lên kế hoạch

Ngoài quy trình và chương trình, bạn cũng nên xem xét:

• Thông tin và tài liệu – Người tham gia cần biết thông tin gì trước hoặc trong sự kiện? Thông tin được cung cấp như thế nào và khi nào?
• Bố trí phòng – Bố trí phòng như thế nào để khuyến khích sự tham gia tốt nhất? Có cần các phòng tách biệt để các nhóm không ảnh hưởng đến nhau?
• Vật tư – Bạn cần vật tư và đạo cụ gì? Bút, biểu đồ, giấy ghi chú – đảm bảo bạn có mọi thứ cần thiết cho chương trình và quy trình đã được lên kế hoạch. Và đảm bảo bạn có chuẩn bị lựa chọn thay thế, cho những thứ như máy chiếu – trong trường hợp máy hỏng.

Hướng dẫn và kiểm soát sự kiện

Với chương trình và quy trình nhóm tại chỗ, đã đến lúc bạn suy nghĩ xem làm thế nào để hướng dẫn và kiểm soát.  Bạn cần cần có một số chuẩn bị cho việc này và sau đó là hướng dẫn và kiểm soát.

Bước cuối cùng của sự chuẩn bị là suy nghĩ xem bạn sẽ hướng dẫn và kiểm soát cuộc họp như thế nào. Đây là nơi bạn chuẩn bị các nguyên tắc cơ bản cho sự kiện, đánh bóng các kỹ năng hỗ trợ và cũng xem xét một số tình huống nếu: Có sự bất đồng? Điều gì sẽ xảy ra nếu một giải pháp không được đồng ý?,…

Tại cuộc họp, với tư cách là người điều phối, bạn thiết lập bối cảnh và đảm bảo các thành viên tham gia rõ ràng về kết quả mong muốn, chương trình, các quy tắc cơ bản và kỳ vọng của sự kiện. Bằng cách này, bạn giúp mọi người tập trung vào công việc đang diễn ra. Khi bắt đầu cuộc họp và trong suốt cuộc họp, vai trò của bạn là đảm bảo cuộc họp tiếp tục tiến tới một kết quả thành công.

Để hướng dẫn và kiểm soát cuộc họp, bạn cần:

• Thiết lập các quy tắc cơ bản – Những quy tắc nào người tham dự cần tuân thủ trong cuộc họp? Mọi người tương tác ra sao? Đảm bảo mọi người tôn trọng ý tưởng của nhau? Các câu hỏi sẽ được xử lý như thế nào? Bạn sẽ chuẩn bị một số quy tắc cơ bản trước và đề xuất, tìm kiếm sự đồng ý từ người tham gia trước khi bắt đầu sự kiện.
• Thiết lập bối cảnh – Tại đây, bạn sẽ nói qua mục tiêu và chương trình.  Đảm bảo mọi người hiểu được vai trò của họ và mục tiêu nhóm.
• Đạt được dòng chảy –  Bạn cần phải đảm bảo mọi người tự giới thiệu mọi người tự giới thiệu bản thân hoặc có thể sử dụng “phá băng” một cách thích hợp để cuộc họp theo hướng tích cực.
• Giữ đà và năng lượng – Đảm bảo mọi người vẫn tập trung và quan tâm. (Nếu mức năng lượng đang bắt đầu giảm, có lẽ đó là lúc để nghỉ ngơi)
• Lắng nghe, tham gia –  Mặc dù, với tư cách là người điều phối, bạn đang có thái độ trung lập vì thế bạn cần phải cảnh giác, lắng nghe tích cực và vẫn quan tâm và tham gia. Bạn làm gương cho những người tham gia khác, đồng thời cũng có nghĩa là bạn luôn sẵn sàng để can thiệp bằng những cách thuận tiện. Mọi người có tham gia? Nếu không, bạn khuyến khích họ bằng chác nào ? Làm thế nào để được sự tham gia tốt hơn?
• Theo dõi sự kiểm soát và tổng kết – Giữ quyền kiểm soát, nói với mọi người những điều họ đã đạt được và những điều tiếp theo; Tóm tắt thường xuyên.
• Chỉ can thiệp nếu cần thiết.

Mẹo:

Là người điều phối, có rất nhiều trường hợp bạn cần can thiệp. Hãy xem lại khi nào và bằng cách nào bạn làm việc này. Hãy nhẹ nhàng nhất có thể. Và nhớ rằng cần duy trì mục tiêu, tập trung vào kết quả mong muốn và duy trì một dòng chảy tích cực.

Các loại can thiệp khó nhất thường là xung đột, tức giận và bất đồng. Nhớ vai trò của bạn, điều quan trọng là tập trung vào nhu cầu của nhóm, xem xét cảm xúc và vị trí của cả hai bên.

Để giữ sự kiện diễn ra trôi chảy và theo hướng tích cực:

• Theo dõi và bỏ qua bất kỳ cuộc trò chuyện phụ không cần thiết. Nó giới hạn khả năng tập trung của người khác
• Chặt chẽ về thời gian. Hãy linh hoạt và cân bằng sự cần thiết phải tham gia với sự cần thiết để giữ cho mọi thứ hoạt động hiệu quả.
• Xem xét nên làm gì khi một cuộc thảo luận không đem đến một kết quả mong đợi. Có cần thêm thông tin? Thảo luận sẽ tiến hành khi nào và như thế nào? Các chủ đề không thể đi đến kết luận? Đảm bảo lên kế hoạch thời gian để giải quyết những vấn đề này.
• Hãy theo dõi những người không tham gia đầy đủ. Họ cảm thấy khó chịu? Tại sao họ lại khó chịu? Bạn có thể làm gì để khuyến khích họ tham gia vào cuộc thảo luận?
• Chú ý đến hành vi nhóm, cả lời nói và không nói. Một số hành vi gây tổn hại nhất là im lặng, do đó, bạn cần biết làm thế nào để phát hiện nó và ngăn chặn nó.
• Bước vào và ở vị trí trung gian ngay lập tức nếu có xung đột cá nhân. Người điều phối hiệu quả sẽ biết làm thế nào để hạn chế ít ảnh hưởng nhất, vì vậy bạn cần nhắc nhở mọi người về các quy tắc cơ bản. Bất kể vấn đề là gì, bạn không cho phép hành vi tồi tệ được tiếp tục, vì thế cần chuẩn bị các bước cần thiết để ngăn chặn chúng.

Ghi lại và Hành động

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng với trách nhiệm của một người điều phối là ghi chép kết quả đầu ra và sắp xếp chúng lại với nhau, chia sẻ và đảm bảo chúng được thực hiện.

Chìa khóa để thực hiện thành công việc ghi chép là phải rõ ràng xem cần ghi lại điều gì, ghi như thế nào và bởi ai. Đảm bảo trách nhiệm của mọi người là 100%, dù đó là bạn hay người khác.

Mẹo:

Khi chúng ta nghĩ tới người điều phối, chúng ta thường nghĩ đến chức năng ghi chép của họ. Chúng ta thấy một người đứng trước một cái bảng với chiếc bút trong tay và sẵn sàng viết thật nhanh khi những ý tưởng bắt đầu được nêu ra.

Mặc dù đây là một chức năng quan trọng, hãy nhớ rằng, trước khi ghi ra ý tưởng thì chức năng lập kế hoạch, hướng dẫn và kiểm soát phải được thực hiện đầu tiên. Bạn có thể có rất nhiều giấy nhưng nếu cuộc họp không được lên kế hoạch, hướng dẫn và kiểm soát, bạn có thể phải đối mặt với một tờ giấy trống không.

Khi bạn đang ghi chép và hành động, đây là một số điều cần nhớ.

• Bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng người tham gia nghe, xem và hiểu các thông tin được trình bày và cung cấp. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ một bản ghi chính xác về những điều đang xảy ra. Nếu có nghi ngờ, ghi lại ngay và tóm tắt sau.
• Cố gắng sử dụng các từ mà nhóm chọn và khi không chắc chắn hãy yêu cầu họ cung cấp để bạn ghi lại.
• Đảm bảo tất cả các quyết định và hành động được ghi lại. Bạn có thể sử dụng một thư ký để làm việc này, bạn có thể tập trung vào nhóm và quy trình.
• Khi ghi lại các quyết định và hành động, hãy kiểm tra với nhóm, thông tin bạn đang ghi phản ánh công bằng và chính xác những điều đã được thảo luận.
• Nhắc nhở nhóm những điều đã được thảo luận và giữ cho họ tập trung và tiến lên phía trước.
• Nếu nghi ngờ, hãy yêu cầu làm rõ trước khi tiếp tục cuộc thảo luận.
• Đảm bảo trách nhiệm, cam kết, hành động được thu thập và ghi lại khi cần thiết.
• Sau sự kiện, theo dõi để đảm bảo các hành động nổi bật và các vấn đề được tiến triển và đi đến một kết luận thành công.

Những điểm chính

Để trở thành một người điều phối hiệu quả, bạn phải biết khi nào cần đảm nhận vai trò lãnh đạo và khi nào là người trung lập và ngồi ở ghế sau. Đây là một sự cân bằng khó khăn để duy trì! Chìa khóa để đạt được sự thành thạo trong vai trò này là lên kế hoạch và hướng dẫn chương trình một cách hiệu quả và vẫn tập trung vào quy trình và kết quả của nhóm chứ không phải là nội dung và ý kiến ​​cụ thể.

Hỗ trợ là một vai trò thú vị, bổ ích và quan trọng. Khi là người điều phối, hãy dành thời gian để suy nghĩ về quy trình và chương trình trình làm việc và tìm hiểu các kỹ năng bạn cần để đạt kết quả thành công.