Giành lấy người tốt nhất cho đội của bạn.

1. Tìm kiếm người tốt nhất cho đội của bạn

Về lý thuyết:

Tuyển dụng nên được đơn giản. Nhiều nhà quản lý thực hiện các thói quen giống nhau:

• Họ viết một bản mô tả công việc,
• Đặt một quảng cáo trên báo hay trên mạng,
• Chờ đợi cho các hồ sơ xin việc gửi về, và sau đó thuê người mà họ thích nhất.

Tất cả chỉ có vậy.

Nhưng thông thường chúng ta muốn “chọn người tốt nhất.”

• Vậy, làm thế nào bạn biết ứng cử viên có khả năng thich ứng với phần còn lại của đội bóng, hoặc với văn hóa của tổ chức?
• Điều gì xảy ra nếu ứng viên nói dối, trong thực tế, họ không có khả năng làm công việc này?
• Và làm thế nào bạn có thể chắc chắn rằng những người tốt nhất phù hợp với vị trí nào?

Sai lầm trong tuyển dụng dẫn đến:

• Lãng phí thời gian và nguồn lực,
• Chọn sai người, thực sự, kéo tụt lùi cả một đội.

Đây là lý do tại sao? việc học để tuyển dụng hiệu quả là một động thái thông minh của các nhà quản lý.

Thật vậy, việc tuyển dụng là một trong những công việc quan trọng nhất của một nhà quản lý. Đó là cách mà nhà quản lý tốt phân biệt mình khỏi nhóm quản lý tệ hơn.

2. Tại sao nhà quản lý quan tâm đến hiệu quả tuyển dụng

Có nhiều lý do tại sao nó có giá trị thêm thời gian và nỗ lực để tuyển dụng một cách hiệu quả. Ví dụ như:

• Người phù hợp với vị tri/vai trò sẽ hoạt động hiệu quả hơn- Họ cũng sẽ ít có khả năng rời khỏi tổ chức.Nhân viên bỏ việc là một vấn đề nghiêm trọng đối với bạn, là người quản lý của họ, cũng như với nhóm và tổ chức của bạn.

• Một quyết định tuyển dụng người không đúng có thể gây ra căng thẳng và xung đột trong nhóm của bạn- Nếu nhân viên mới được tuyển dụng của bạn có vấn đề về tính cách hoặc không phù hợp với đội, điều này có thể làm giảm năng suất của tất cả mọi người.

• Bạn sẽ tiết kiệm thời gian và nguồn lực- Suy nghĩ về lần cuối cùng bạn hoặc tổ chức của bạn đã tuyển dụng nhầm người.Người được tuyển dụng mất thời gian, tiền bạc, và năng lượng để rời khỏi đội và công ty, thậm chí thời gian này kéo dài trong nhiều tháng, kể cả tính bằng năm.Thêm vào đó, nếu bạn thực hiện một tuyển dụngsai lầm, bạn sẽ phải trải qua quá trình tuyển dụng thêm một lần nữa!

Vì vậy, cần đặt nỗ lực thực sự vào quá trình tuyển dụng.

3. Một vị trí trống

Khi tuyển dụng, hãy làm theo các bước sau:

Trao đổi với bộ phận nhân sự của bạn- Nếu tổ chức của bạn đã có một quy trình tuyển dụng, hãytuân thủ.Bộ phận nguồn nhân lực của bạn cũng có thể tư vấn và hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng.

Kiểm tra các yêu cầu công việc đối với vị trí/vai tròbạn cần tuyển- Ví dụ, bạn cần một người làm toàn thời gian, hay bán gian? Ký hợp đồng dài hạn hay cộng tác viên ngắn hạn?

Tạo một mô tả công việc hoàn chỉnh- Điều quan trọng là phải càng chi tiết càng tốt khi viết này.Bảnmô tả công việc chính xác sẽ giúp bạn tìm được ứng viên thích hợp, và sẽ đáp ứng được mong đợi của bạn cho vai trò mới.

Xác định tiêu chí thực hiện- Đối với vị trí hiện tại, nhìn vào tiêu chuẩn hiện có, và bất kỳ thông cáo nào tổ chức của bạn đã sử dụng.

Nếu đó là một vị trí mới, bạn có thể sẽ phải tạo ra tất cả mọi thứ cho mình.

Nếu bạn là người quản lý, người sẽ giám sát việc tuyển dụng mới, trách nhiệm của người đảm trách, và những gì kết quả mà bạn muốn thấy trong tháng đầu tiên, sáu tháng đầu năm, và năm đầu tiên?

Hãy chắc chắn rằng các mô tả công việc là chính xác, và rằng các tiêu chí hiệu suất thực sự phản ánh thực tế về vai trò:

• Nếu đó là vị trí mới: nói chuyện với thành viên trong nhóm những người đang làm công việc tương tự.
• Nếu đó là một vai trò đã có mô tả công việc hoặc nhân viên đang đảm trách: Nói chuyện với người hiện đang ở vị trí này.

Thu thập thông tin về sứ mệnh và văn hóa của công ty- Tại sao điều này quan trọng?Giả sử văn hóa doanh nghiệp của bạn đangrất nghiêm ngặt.Tuyển dụng những người đến quen với môi trường “thư giãn” nhiều hơn hoặc “sáng tạo” có thể không phù hợp.Vì vậy, bạn sẽ cần phải giải quyết vấn đề như thế này trong quá trình tuyển dụng.

Hãy nhớ rằng, càng nhiều thông tin bạn và các ứng cử viên có thể có, càng có điều kiện để bạn để tìm ra đúng người dành cho bạn.Vì vậy, hãy chắc chắn rằng tất cả các thông tin liên quan có sẵn.

4. Phương pháp tuyển dụng

Hiện nay có nhiều lựa chọn hơn để đăng thông tin tuyển dụng.Vi dụ như:

• Quảng cáo trên báo in, tạp chí thương mại, và các hiệp hội chuyên nghiệp.

• Bảng công việc, các trang web tuyển dụng của công ty, và website của bạn -trực tuyến.

• Hội chợ việc làm.

• Quảng cáo Radio.

• Giới thiệu từ các khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên hiện tại.

• Tổ chức cung cấp dịch vụ tuyển dụng cao cấp.

Bạn cũng có thể xem xét sử dụng phương tiện truyền thông xã hội – các trang web như LinkedIn, Twitter, và Facebook đang trở nên phổ biến trong việc tuyển dụng.Nếu tổ chức của bạn đã sử dụng các trang web này, nó có thể là một ý tưởng tốt để quảng cáo, và giao tiếp với các ứng cử viên tiềm năng.

Mẹo 1:

Khi lựa kênh thông tin, hãy tìm hiểu các hành vi và thói quen của nhóm cá nhân mà bạn muốn tuyển dụng.Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí chuyên viên, quảng cáo, đăng thông báo trên một ấn phẩm thương mại có lẽ sẽ hiệu quả hơn là đặt một quảng cáo trong các tờ báo địa phương.

5. Rút ngắn danh sách ứng viên

Vì vậy, làm thế nào để chọn ứng viên cho giai đoạn tiếp theo của quá trình tuyển dụng?

Bạn cần:

Loại bỏ bất kỳ ứng cử viên không phù có thể thấy ngay.Ví dụ:

• Nếu công việc đòi hỏi phải có một trình độ nhất định, bạn có thể dễ dàng xác định các ứng cử viên không có bằng cấp đó, và loại trừ họ từ giai đoạn tiếp theotrên danh sách rút gọn.
• Nếu ứng viên sống tại khu vực quá xa với địa chỉ văn phòng của bạn, thường sẽ loại bỏ

Phân chia điểm theo thang điểm phù hợp với mô tả công việc để xác định những kỹ năng và khả năng cần thiết

6. Phỏng vấn ứng viên

Những hướng dẫn này sẽ giúp bạn phỏng vấn ứng viên một cách hiệu quả:

• Hỏi những câu hỏi hiệu quả- Ví dụ, bạn cần một người biết giải quyết xung đột và ngoại giao hiệu quả.Trong một cuộc phỏng vấn, bạn có thể nói, “Hãy nói cho tôi biết về khoảng thời gian khi bạn đã phải giải quyết mâu thuẫn trong nhóm của bạn. Những gì đã xảy ra? Làm thế nào nó xóa tan những xung đột đó?”

• Ghi chú về ứng viên- Tập trung khi tiến hành các cuộc phỏng vấn, bằng cách ghi lại những trả lời của ứng viên

• Đối chiếu với mô tả công việc -Ứng viên là người tích cực và chủ động?Ứng viên sáng tạo, tham vọng, suy nghĩ nhanh, hoặc giỏi phân tích?Người đó sẽ làm việc cùng đội ngũ hay làm việc một mình?Xác định loại tính cách lý tưởng sẽ giúp bạn tìm ra các ứng cử viên tốt nhất trong quá trình phỏng vấn.

• Hãy xem xét các bài kiểm tra tuyển dụng- Giúp bạn phát hiện ra cá tính, năng khiếu, kiến thức, hoặc mức độ kỹ năng của một ai đó.Nhưng bạn phải chọn các bài kiểm tra phù hợp với tình hình của bạn.

• Hãy để ứng viên đặt câu hỏi- Hãy nhớ rằng các cuộc phỏng vấn cũng là cơ hội để ứng viên khám phá thêm về vai trò, tổ chức, và nền văn hóa của tổ chức.Khuyến khích ứng viên để hỏi bất kỳ câu hỏi mà họ có thể có.

• Hãy nhất quán- Hãy đối xử với tất cả các ứng cử viên trong cuộc phỏng vấn trong như nhau.

Mẹo 1:

Nhiều nhà quản lý mắc sai lầm khi họ nói quá nhiều trong buổi phỏng vấn.Hãy chắc chắn rằng bạn lắng nghe nhiều hơn là bạn nói!

Mẹo 2:

Thường là khá khó khăn để có một cuộc phỏng vấn tốt, rà soát lại các ứng cử viên ùng một lúc.

Nên có thêm một người quản lý hoặc người đại diện Nhân sự tham gia cùng bạn trong cuộc phỏng vấn của bạn quan sát ngôn ngữ cơ thể và đặt câu hỏi thăm dò.

7. Tuyển dụng

Bạn đã tìm thấy nhân viên cho vị trí trống. Giờ thì sao? Làm thế nào để bạn thông báo kết quả cho người đó, và làm thế nào để thông báo cho các ứng cử viên không thành công? 

Thảo ra đề nghị chính thức của bạn bằng văn bản:

• Lợi ích: kỳ nghỉ và thời gian bị bệnh, và chính sách thưởng.
• Danh 7 ngày để cho ứng viên suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi cam kết.

Gọi cho ứng cử viên để nói rằng bạn chính thức mời ứng viên tới làm việc – Có khả năng là ứng cử viên của bạn đã có một số cuộc phỏng vấn vào thời điểm này.Vì vậy, hãy để người đó biết càng sớm càng tốt, giúp đảm bảo rằng anh ta hoặc cô ấy không chấp nhận một lời mời làm việc ở nơi khác.

Thông báo cho các ứng cử viên khác. Làm điều này sau khi ứng cử viên được lựa chọn đã chấp nhận vị trí này.

• Thư từ chính thức là đủ cho việc này.
• Hãy chắc chắn rằng bạn cảm ơn họ đã dành thời gian của họ, và muốn họ tốt nhất là di chuyển về phía trước.
• Tùy thuộc vào kết luận của bạn, bạn cũng có thể muốn cung cấp cho họ thông tin phản hồi về lý do tại sao họ không có được vị trí này.

8. Sai lầm phổ biến trong tuyển dụng

Dưới đây là cách để tránh những sai lầm phổ biến:

Đôi khi không nên chọn những người có kết quả phỏng vấn tốt nhất–

• Thí sinh có thể nói, hoặc làm, bất cứ điều gì để có được những công việc.
• Bạn nên kiểm tra bằng cách cho họ mô phỏng cuộc sống thực của các tình huống mà họ đang có khả năng phải đối mặt trong vai trò mới của mình.

Có kế hoạch đầy đủ:

• Chuẩn bị càng kỹ càng, cơ hội bạn tìm ra người tốt nhất cho công việc càng cao.
• Hãy dành cho mình nhiều thời gian để chuẩn bị, trước khi bạn bắt đầu quá trình tuyển dụng.

Tìm hiểu những người trước đây ở trong vai trò đó:

• Nếu bạn muốn tìm người cho vai trò còn trống, bạn có biết lý do tại sao những người cuối cùng nghỉ việc?
• Có phải vì họ không phải phù hợp?
• Nếu vậy, tìm ra điểm không phù hợp của những người trước đó, và lý do, thì mà bạn không thuê một người nào đó khác với các vấn đề tương tự.

Những điểm chính

Bằng cách học tập cách tuyển dụng hiệu quả, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.

Bắt đầu bằng cách viết một mô tả chi tiết công việc. Sử dụng các kênh thông tin để thông cáo về nhu cầu tuyển dụng của bạn, bao gồm cả phương tiện truyền thông xã hội, nếu thích hợp. Khi bạn phỏng vấn ứng viên:

• Lắng nghe nhiều hơn nói,
• Thử những kỹ năng của họ bằng một ví dụ về các công việc mà họ sẽ làm.
• Tuyển dụng có hiệu quả làm tỷ lệ bỏ việc và tăng năng suất,

Tuyển dụng hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người quản lý và nhà lãnh đạo.