Khung BADIR của Jain và Sharma
Bạn có thấy mình nên sử dụng phân tích dữ liệu nhiều hơn, nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu? Có lẽ bạn đang vật lộn với việc phân tích dữ liệu và bạn bối rối bởi những thách thức khi xử lý dữ liệu.
Ngày nay, có vẻ như dữ liệu ở khắp mọi nơi. Internet, email, Google tìm kiếm, điện thoại, các kênh truyền thông xã hội, hồ sơ công ty đã được mã hóa và các loại khác nữa. Dữ liệu ngày càng phong phú và phổ biến hơn bao giờ hết, dẫn đến thuật ngữ “Big Data – Kho dữ liệu lớn”.
Thách thức ở đây là biết cách sử dụng những thông tin này và đó là nơi mà bài viết này xuất hiện.
Mục lục
Tại sao cần xem xét dữ liệu?
Ngày càng có nhiều vấn đề chúng ta cần tới số liệu (dữ liệu) và về cơ bản kho dữ liệu lớn là một phương pháp thu thập thông tin trên một quy mô mà các phương pháp xử lý dữ liệu truyền thống thậm chí không thể thực hiện được. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để phát hiện xu hướng và tăng cường hoạt động kinh doanh của mình.
Cách mà kho dữ liệu lớn hoạt động thường được giải thích bằng 3 V:
- Volume – Khối lượng dữ liệu rất cao
- Variety – Với sự đa dạng
- Velocity – Dòng chảy ở tốc độ cao
Nhưng kích thước không phải là tất cả trong thế giới dữ liệu. Cho dù bạn đang đối phó với một kho dữ liệu lớn hay chỉ một lượng nhỏ, chìa khóa để mở ra tiềm năng của nó là nắm bắt và quản lý thông tin hữu ích nhất cho bạn, chứ không chỉ là tập hợp những sự việc và con số lộn xộn.
Thu thập và quản lý thông tin là một việc, nhưng chọn những cây kim có liên quan nhất từ đống cỏ – và sử dụng chúng một cách chính xác – thì lại khác
Nếu bạn làm đúng, tiềm năng của dữ liệu sẽ rất lớn. Các hãng hàng không đang sử dụng nó để cải thiện ETA của chuyến bay. Các nhà bán lẻ đang khai thác lịch sử mua hàng của khách hàng để tạo ra những màn chào hàng cá nhân hiệu quả. Các công ty nhỏ hơn và các nhà hoạch định chính sách các cấp đang sử dụng nó để đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh hơn. Dữ liệu đang giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tinh chỉnh hoạt động marketing và tăng hiệu suất bằng vô số cách khác.
Khung BADIR giúp xử lý kho dữ liệu thành công
BADIR là một khung phân tích dữ liệu được phát triển bởi tác giả của cuốn sách năm 2014, “Behind Every Good Decision,” Piyanka Jain và Puneet Sharma. Nó cho phép bạn chuyển đổi dữ liệu thô thành các quyết định và hiểu biết sâu sắc bằng cách phân tích nó một cách có cấu trúc và nó có 5 bước tuần tự:
- Câu hỏi kinh doanh. (Business question)
- Kế hoạch phân tích. (Analysis plan.)
- Thu thập dữ liệu. ( Data collection.)
- Thông tin chi tiết. (Insights.)
- Đưa ra đề xuất. (Recommendations.)
BADIR kết hợp kỹ năng kỹ thuật với các kỹ năng mềm và có thể áp dụng cho bất kỳ loại hình kinh doanh nào. Và tin tốt nhất là bạn không cần phải là một nhà phân tích dữ liệu để sử dụng nó. Cho dù bạn là giám đốc tài chính hoặc quản lý văn phòng, nếu bạn có thể sử dụng bảng tính Excel thì bạn có thể làm việc với BADIR.
Chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn về 5 bước trên:
Bước 1: Đặt ra câu hỏi chính xác
Mặc dù BADIR là một quá trình phân tích dữ liệu, nhưng nó không bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu! Thay vào đó, bước đầu tiên là khai thác những điều bạn muốn biết và quyết định câu hỏi nào sẽ đưa ra câu trả lời mà mình cần. Xác định các vấn đề cụ thể mà bạn muốn giải quyết và nghiên cứu sâu vào dữ liệu sẽ giúp đảm bảo rằng thông tin bạn sắp thu thập sẽ hữu ích.
Hãy tự hỏi những câu hỏi giải quyết vấn đề thông thường như: ai, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào. Ví dụ, một người quản lý nhân sự đang tìm kiếm để xây dựng một chương trình duy trì, làm giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc có thể tự hỏi mình: ai là người làm việc ở tổ chức trong khoảng thời gian ngắn và tại sao họ lại rời đi.
Ngoài ra, hãy xem xét ai có thể làm việc với bạn để đạt được điều này, lịch trình và các hoạt động quản lý dự án tốt khác. Bạn càng đặt nhiều câu hỏi ở giai đoạn này – và câu hỏi càng tốt thì thông tin bạn khai thác được từ dữ liệu sẽ càng tốt. Chia câu hỏi lớn thành nhiều phần dễ quản lý hơn nếu bạn thấy rằng điều này hữu ích.
Bước 2: Tạo một kế hoạch phân tích
Một khi bạn đã biết câu hỏi của mình là gì, thiết lập mục tiêu bạn muốn đạt được trong quá trình phân tích. Điều này sẽ giúp bạn tập trung trả lời câu hỏi. Bạn có thể thiết lập mục tiêu SMART để đảm bảo rằng chúng rõ ràng và có thể đạt được.
Tiếp theo, bạn cần đưa ra giả thuyết và các tiêu chí để chứng minh hoặc bác bỏ. Nó cung cấp cho quá trình phân tích một số định hướng ban đầu. Giả thuyết là dự đoán về nguyên nhân gây ra vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết. Bạn có thể kiểm tra các giả thuyết của mình một khi bạn đã tập hợp dữ liệu. (Hãy kiên nhẫn, điều đó sẽ sớm xảy ra!)
Với giả thuyết tại chỗ, bạn có thể chọn phương pháp để kiểm tra chúng. Ví dụ, phân tích tổng hợp, cho phép bạn mô tả và so sánh các nhóm khác nhau. Phân tích tương quan là một cách để xác định mối quan hệ giữa các nhóm khác nhau và phân tích xu hướng hiệu suất và tăng trưởng theo thời gian.
Bạn cũng cần tạo một mô tả dữ liệu. Để làm điều này, hãy xác định loại dữ liệu bạn cần thu thập và xác định mức độ chi tiết của nó. Ví dụ: nếu bạn phải phân tích dữ liệu bán hàng để trả lời câu hỏi của mình, bạn sẽ cần phải xác định xem nó ở mức hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm?
Trong ví dụ của chúng tôi, quản lý nhân sự có thể đặt mục tiêu “Xác định những phân khúc của những người rời khỏi công ty và các yếu tố dẫn đến nghỉ việc” và giả thiết rằng đó là nhân viên nữ trẻ nhất, họ nghỉ việc để kiếm được mức lương cao hơn. Anh ta có thể chọn phương pháp phân tích tổng hợp, xác định nhân sự của công ty và hồ sơ phỏng vấn nghỉ việc như là dữ liệu yêu cầu. Người quản lý nhân sự đã bắt đầu lập một kế hoạch dự án.
Bước 3: Thu thập và xác nhận Dữ liệu
Nếu bạn đã áp dụng thành công Bước 1 và 2, thì giờ đây bạn nên có một khung thời gian để trả lời câu hỏi của mình, bạn sẽ có một nhóm dự án và bạn sẽ quyết định những dữ liệu nào bạn muốn thu thập. Có những chương trình phần mềm chuyên dụng sẵn có giúp bạn thu thập dữ liệu tương đối dễ dàng.
Để hoàn tất giai đoạn này, bạn nên thu thập dữ liệu và xác nhận nó để đảm bảo tính toàn vẹn. Điều này có nghĩa là kiểm tra dữ liệu cẩn thận và không có lỗi đầu vào và dữ liệu thu thập ở định dạng có thể sử dụng được.
Có nhiều cách để xác thực dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể thực hiện kiểm tra phạm vi, nơi bạn đảm bảo dữ liệu của mình nằm trong một phạm vi cụ thể (ví dụ 1-50 hoặc giữa các chữ cái nhất định trong bảng chữ cái) hoặc kiểm tra định dạng – nơi bạn đánh giá dữ liệu, đảm bảo nó là định dạng đúng ( ví dụ: số hoặc chữ cái)
Bước 4: Tìm kiếm thông tin chi tiết
Bạn đã sẵn sàng để đánh giá giá trị và tính chính xác của dữ liệu mà bạn thu thập được trong Bước 3, sử dụng các giả thuyết và phương pháp mà bạn đã quyết định trong Bước 2.
Ở đây, mục đích của bạn là tìm kiếm và kiểm tra các mẫu, để chứng minh hoặc bác bỏ mỗi giả thuyết đưa ra. Bạn có thể loại bỏ một số giải thuyết và tập trung năng lượng vào những cái khác. Cuối cùng, bạn nên trình bày các phát hiện của mình một cách mạch lạc.
Quản lý nhân sự đưa ra giả thuyết rằng nữ giới thực sự có thể sẽ rời khỏi công ty nhanh hơn nam giới và thu nhập cao hơn là lý do chính. Tuy nhiên, thực tế ,những người trong độ tuổi 30 – 40 có khả năng nghỉ việc nhiều hơn.
Khi bạn đã tìm thấy thông tin mình cần, bạn có thể chuyển sang bước thứ 5 và là bước cuối cùng.
Bước 5: Đưa ra Đề xuất
Đây là bước quan trọng nhất trong khuôn khổ BADIR. Nếu bạn không đặt kết quả mình đã tìm hiểu vào hành động, bạn sẽ không thu được đầy đủ lợi ích của việc phân tích dữ liệu.
Để thực hiện việc này, bạn cần trình bày đề xuất của mình đến đối tượng một cách hấp dẫn và thúc đẩy nó tiến tới hành động để giải quyết vấn đề. Tóm lược ngắn gọn về phát hiện của bạn, sử dụng slide hỗ trợ, là một cách hiệu quả để thực hiện việc này. Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn là cho thấy những phân tích của mình đã được kiểm nghiệm và để đạt được sự hỗ trợ của các bên liên quan chủ chốt.
Vì vậy, nhân viên quản lý nhân sự có thể sẽ đề nghị công ty xem xét thanh toán tiền lương, cân nhắc cách tiếp cận cân bằng cuộc sống – công việc để giúp nhân viên gặp khó khăn và xem xét làm thế nào để có thể giữ chân nhân viên nữ nhiều hơn.
Những điểm chính
Dữ liệu thu thập là một lượng lớn dữ kiện và số liệu liên quan đến doanh nghiệp. Khi bạn phân tích đúng cách, bạn có thể sử dụng thông tin này giải quyết vấn đề hoặc tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Khuôn khổ phân tích dữ liệu BADIR của Jain và Sharma cung cấp cho bạn một cách cấu trúc để biến dữ liệu thành các quyết định có thể thực hiện để cải thiện tổ chức.
Để có được kết quả tốt nhất từ quá trình phân tích dữ liệu, hãy thực hiện theo 5 bước sau:
- Đặt ra câu hỏi chính xác
- Tạo một kế hoạch phân tích.
- Thu thập và xác nhận dữ liệu
- Tìm kiếm chi tiết
- Đưa ra đề xuất
