Blog

Tránh bế tắc khi không phân định rõ trách nhiệm

Khung RAPID của Bain

Lan làm việc trong bộ phận marketing của một nhà sản xuất ô tô lớn. Nhóm cô tập trung vào việc xác định các tính năng mà khách hàng mong muốn có trong thế hệ xe tiếp theo.

Sau khi nghiên cứu thị trường sâu rộng, nhóm đã hoàn thành danh sách các yếu tố cần thiết.

Thật không may, danh sách của Lan khá khác so với danh sách mà  nhóm phát triển sản phẩm đã tập hợp.

Cả 2 nhóm đều tin rằng họ có quyền quyết định tính năng nên có trong mô hình mới, nhưng họ không thể đồng thuận các tính năng cần có là gì. Họ đã dành rất nhiều thời gian tranh cãi về chúng và đã bị đình trệ. Tình huống này có quen thuộc với bạn? Nếu không có mô tả rõ ràng về vai trò và quyền lực trong quá trình ra quyết định phức tạp, nhiều dự án có thể bị trì hoãn và tổ chức của bạn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội.

Khung RAPID của Bain hợp lý hóa việc ra quyết định bằng cách chỉ định người có trách nhiệm ở mỗi giai đoạn của quy trình. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá làm thế nào bạn có thể sử dụng nó để tránh bế tắc trong quá trình ra quyết định.

Mục lục

Giới thiệu về Mô hình

Tháng 1 năm 2006, Paul Rogers và Marcia Blenko của Bain and Co. xuất bản khung RAPID của họ trong Harvard Business Review.

Nhiều tổ chức đấu tranh để có được những quyết định đúng đắn vì trách nhiệm giải trình thấp – hoặc là quá nhiều người chịu trách nhiệm – hoặc không có ai! RAPID giúp các nhóm khắc phục vấn đề này bằng cách phân công rõ vai trò người nào sử dụng đầu vào, người nào đưa ra quyết định và người nào thực hiện quyết định nó.

Năm chữ cái trong RAPID thể hiện 5 vai trò quan trọng trong việc ra quyết định:

  • Recommend – Đưa ra đề xuất; thu thập dữ liệu đầu vào và cung cấp dữ liệu và phân tích.
  • Agree – Chọn “có” hoặc “không” để chấp nhận hoặc từ chối đề nghị.
  • Perform – Thực hiện quyết định khi nó đã được đưa ra
  • Input – Tham khảo ý kiến “đúng người” (thường là những người thực hiện quyết định.)
  • Decide – Đưa ra quyết định chính thức và dứt khoát

Chú thích:

Trong thực tế, các vai trò này thường được thực hiện theo thứ tự – Đề xuất, đầu vào, thỏa thuận, quyết định, thực hiện.

Khi nào sử dụng Khung RAPID

Khung RAPID phù hợp nhất với các quyết định phức tạp, đa lớp có liên quan đến một số người hoặc phòng ban khác nhau. (Trong những tình huống đơn giản, tới mức độ xác định trách nhiệm của mọi người có thể không cần thiết)

Mặc dù như tên của nó, quá trình này có thể mất nhiều thời gian, do đó nó có thể không thích hợp khi bạn cần đưa ra quyết định nhanh chóng.

Bạn cũng có thể sử dụng RAPID để phân tích các quyết định thất bại trong quá khứ hoặc để giải quyết nút thắt cổ chai trong tổ chức.

Làm thế nào để áp dụng Khung RAPID

Áp dụng Khung RAPID trong khi chuẩn bị bản tóm lược để ra quyết định đội nhóm. Sử dụng các mẹo và chiến lược bên dưới để giúp bạn.

Đề xuất

Mọi người trong vai trò này có trách nhiệm trình bày ý tưởng hoặc đề xuất hành động hoặc đưa ra ý tưởng thay thế cho những ý tưởng đã có.

Chất lượng của một quyết định thường được xác định bằng chất lượng các lựa chọn thay thế có sẵn, do đó người đề xuất cần đảm bảo họ có quyền sử dụng tất cả các tài nguyên họ cần để thu thập dữ liệu.

Những người đề xuất cần có kỹ năng truyền thông tốt, từ đó họ có thể tham khảo ý kiến chuyên gia, các bên liên quan chính và bất kỳ ai có kiến thức về tình huống. Các kỹ thuật brainstorming nhóm giúp họ tạo ra được nhiều ý tưởng hay.

Khi họ đã thu thập được những thông tin liên quan, làm việc với những người đề xuất nhằm rạo ra các đề xuất thể hiện được lợi ích của mỗi lựa chọn một cách rõ ràng và hiệu quả.

Đồng thuận

Mọi người trong vai trò này có quyền bỏ phiếu “có” hoặc “không” với các đề xuất để thu hẹp các lựa chọn có sẵn. Khi có nhiều người tham gia, sẽ có những cuộc tranh luận và đàm phán sôi nổi – cả chính họ và những người đề xuất – trước khi giải quyết đề xuất cuối cùng hoặc danh sách rút gọn.

Lưu ý nên giữ nhóm này nhỏ, để tránh không có quá nhiều cuộc tranh luận. Quá nhiều người có quyền biểu quyết sẽ làm chậm  quá trình ra quyết định. Nếu không thể có sự đồng thuận, hãy chuyển vấn đề này cho người quyết định. Vai trò của người đồng thuận không đè lên vai trò người đề xuất, chỉ giúp thu hẹp ý tưởng trước khi chúng được chuyển cho người ra quyết định.

Khi phân công vai trò này, hãy tìm kiếm những chuyên gia có kiến thức tốt về pháp luật (chính thủ  hay trong ngành), hoặc xem xét những nhà lãnh đạo đội nhóm bị ảnh hưởng trực tiếp bởi quyết định cuối cùng.

Làm việc với những người trong vai trò này để tiến hành phân tích rủi ro cho mỗi đề xuất. Sử dụng các công cụ như Cây quyết định hay phân tích tác động, từ đó mọi người sẽ hiểu rõ ý nghĩa của mỗi lựa chọn.

Để tránh sự thiên vị, xem xét tiến hành phân tích điểm mù hoặc sử dụng 6 chiếc mũ tư duy xem xét từng lựa chọn từ nhiều góc độ khác nhau.

Đầu vào

Việc đưa ra quyết định được thăm dò từ đầu vào của các chuyên gia, nhà tư vấn và các thành viên trong nhóm với kiến thức sâu về chiến lược hoặc tình hình đang diễn ra. Vai trò của người đưa ra đầu vào đầu tiên là xem xét các ý tưởng hoặc đề xuất của Người đề xuất và tư vấn cho những gợi ý của họ để có được một đầu ra tốt.

Bạn có thể hỗ trợ mọi người trong vai trò Đầu vào bằng cách đặt ra câu hỏi:

  • Đây có phải là đề xuất thiết thực và làm thế nào để cải thiện nó?
  • Rủi ro liên quan là gì?
  • Lợi ích từ những đề xuất này là gì?

Mọi người trong vai trò khác có thể giải quyết một trong số những câu hỏi này, nhưng một ý kiến thứ 2 từ người cung cấp đầu vào có thể giúp làm rõ vấn đề.

Đồng thuận không phải là mục tiêu cuối cùng của bạn, nhưng nó sẽ giúp nếu phần lớn những người cung cấp đầu vào chú trọng kế hoạch.

Quyết định

Người quyết định là người – thường là một nhà lãnh đạo cấp cao hoặc người có liên quan – có quyết định cuối cùng. Người đó cần phải quen với những rủi ro và sự đánh đổi liên quan đến quyết định và phải chuẩn bị chịu trách nhiệm về kết quả, tốt hơn hoặc tồi tệ hơn.

Chọn một người có kỹ năng tổ chức xuất sắc và khả năng lãnh đạo cá nhân cần thiết để giám sát quá trình quản lý thay đổi. Cách tốt nhất để cung cấp hỗ trợ là đảm bảo bạn hiểu đầy đủ dữ liệu và công cụ được sử dụng bởi Người đồng thuận, người đã bỏ phiếu “có” cho đề xuất. Bằng cách đó, bạn sẽ được trang bị câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào người quyết định có thể có.

Thực hiện

Khi có quyết định cuối cùng, Người thực hiện phải sẵn sàng để thực hiện nó. Đây là một vai trò quan trọng bởi vì các quyết định thường có thể không được thực hiện hết hoặc thực hiện không tốt.

Những người giỏi nhất trong vai trò này thường là những người trước đó đã đưa ra đề xuất, bởi họ đã quen thuộc với những điểm khác biệt của tình huống hoặc chiến lược.

Sử dụng kỹ thuật quản lý dự án thích hợp để thực hiện giải pháp một cách có kiểm soát. Quản lý thay đổi cũng quan trọng ở đây – mọi người thường chống lại sự thay đổi, do đó hãy chuẩn bị nỗ lực để đạt được sáng kiến mới.

Những điểm chính

Khung RAPID được Paul Rogers và Marcia Blenko của Bain và Co. đưa ra để loại bỏ những trở ngại về thể chế trong quá trình ra quyết định. Nó hoạt động bằng cách gán cho các thành viên khác nhau trong tổ chức các vai trò rõ ràng.

RAPID viết tắt của:

  • Recommend – Đề xuất
  • Agree –  Đồng thuận
  • Perform – Thực hiện
  • Input – Đầu vào
  • Decide – Quyết định

Các vai trò khác nhau, thường được thực hiện theo thứ tự R-I-A-D-P, sẽ dễ dàng hơn để đi đến một quyết định bằng cách loại bỏ sự nhầm lẫn về trách nhiệm của mỗi người.

Phương pháp này hoạt động tốt nhất với các quyết định phức tạp hoặc nhiều lớp, nhưng ít hiệu quả với những quyết định đơn giản hoặc thời gian quan trọng.

Hpo Banner