Tận dụng hầu hết các cơ hội của bạn
Cho dù đây là những ý tưởng sáng tạo để bạn theo đuổi, những cơ hội thú vị, hoặc khả năng thú vị, hầu hết chúng ta đều có nhiều hoạt động trong “danh sách mong muốn” hơn là thời gian có sẵn để làm việc đó.
Bằng cách lựa chọn các hoạt động thông minh, chúng ta có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và cơ hội của chúng ta. Tuy nhiên, nếu cách chọn tồi tệ, chúng ta có thể tự lún sâu mình xuống chỉ trong thời gian ngắn và các dự án năng suất thấp sẽ ngăn cản chúng ta di chuyển về phía trước.
Đây là lúc mà “Ma trận hành động ưu tiên” sẽ có thể hữu ích cho bạn. Những sơ đồ đơn giản giúp bạn lựa chọn các hoạt động bạn nên ưu tiên và những người bạn nên tránh nếu muốn tận dụng tối đa thời gian và cơ hội của mình.
Mục lục
Giới thiệu về Công cụ
Ma trận hành động ưu tiên (xem hình 1 bên dưới) cho bạn thấy thấy làm thế nào ưu tiên các hoạt động, đảm bảo trong điều kiện thời gian, năng lượng và tài năng của bạn.
Điều này rất hữu ích, bởi vì chúng ta hiếm khi có thời gian để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ, dự án về danh sách mong muốn của chúng ta. Khi chúng ta sử dụng ma trận để lựa chọn các hoạt động thông minh, chúng ta có thể dành nhiều thời gian cho các hoạt động có giá trị cao mà giữ cho chúng ta tiến về phía trước.
Chúng ta cũng có thể giảm những nhiệm vụ mà đóng góp rất ít.
Hình 1 – Ma trận hành động ưu tiên
Để sử dụng ma trận, trước hết bạn phải dựa vào tác động của chúng và thứ hai dựa trên nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng.
Sau đó sử dụng con số vẽ các hoạt động ở một trong bốn góc phần tư:
Thắng nhanh (Tác động lớn, Nỗ lực thấp)
Thắng nhanh là những dự án hấp dẫn nhất, bởi vì chúng cung cấp cho bạn một lợi nhuận tốt với tương đối ít nỗ lực. Tập trung vào chúng nhiều nếu bạn có thể.
Dự án lớn ( tác động lớn, nỗ lực nhiều)
Các dự án lớn đem lại lợi nhuận tốt, nhưng chúng mất nhiều thời gian. Điều này có nghĩa rằng một trong những dự án lớn có thể “lấn” nhiều đến chiến thắng nhanh.
Dự án thay thế (Tác động nhỏ, Nỗ lực ít)
Đừng lo lắng quá nhiều về các hoạt động này – nếu bạn có thời gian rảnh rỗi, hãy làm chúng, nhưng hãy làm ít hơn hoặc uỷ thác chúng nếu có một điều kiện gì đó tốt hơn đi cùng.
Dự án khó khăn (Tác động nhỏ, nỗ lực cao)
Cố gắng tránh các hoạt động này. Không những chúng tạo ra ít doanh thu mà chúng còn tốn khá nhiều thời gian mà thời gian này bạn có thể sử dụng cho dự án thắng.
Mẹo:
Một khi bạn hiểu được những nguyên tắc của ma trận hành động ưu tiên, bạn sẽ có thể áp dụng nó một cách nhanh chóng và trực quan đến nhiệm vụ và dự án mới.
Sử dụng công cụ này như thế nào?
Để sử dụng các ma trận hành động ưu tiên, tải về bảng tính của chúng tôi và sau đó làm theo các bước sau:
Bước 1
Liệt kê các hoạt động chính mà bạn muốn hoặc cần phải hoàn thành.
Bước 2
Điểm cho tác động (từ 0 cho không tác động đến 10 cho tác động tối đa), và nỗ lực tham gia (từ 0 cho không có nỗ lực thực sự để 10 cho một nỗ lực lớn).
Bước 3
Biểu diễn các hoạt động trên ma trận hành động ưu tiên, dựa trên điểm số.
Bước 4
Ưu tiên một cách thích hợp, và đặc biệt hoặc loại bỏ các hoạt động tác động thấp.
Mẹo:
Sử dụng sự hiểu biết thông thường để giải thích các dòng tách bốn góc phần tư. Sau tất cả, chỉ có một sự khác biệt nhỏ giữa một hoạt động đạt điểm tác động 4.9 được định nghĩa như là một “nhiệm vụ khó khăn” và một nhiệm vụ đạt điểm tác động 5.1 được định nghĩa như là một “dự án lớn.”
Các biến thể của Công cụ
Các cách tiếp cận chúng tôi mô tả ở trên giải thích làm thế nào bạn có thể sử dụng ma trận hành động ưu tiên như là một cách chính thức hoặc cá nhân cho những nhiệm vụ ưu tiên. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng phương pháp này trên một quy mô lớn hơn bằng cách sử dụng, ví dụ, “doanh thu tài chính” thể hiện trên trục thẳng đứng, và “1 người/tháng” trên trục ngang.
Ngoài ra, bạn có thể thay thế “khả thi” đối với “nỗ lực” trên trục ngang để ưu tiên các dự án dựa trên khả năng thực hiện chúng. (Biến thể này đôi khi được gọi là “Ma trận Tác động/khả thi.”)
Xem thêm bài viết Nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng của Eisenhower – đây là một công cụ tương tự mà bạn có thể sử dụng để quản lý các hành động ưu tiên, và nó đặc biệt hữu ích cho việc “chữa cháy” trong tầm kiểm soát.
Những điểm chính
Ma trận hành động ưu tiên là một công cụ đơn giản giúp bạn chọn hoạt động ưu tiên, và các hoạt động đặc biệt hoặc loại bỏ. Điều này giúp bạn tận dụng tối đa các cơ hội sẵn có.
Ma trận có bốn phần:
- Thắng nhanh.
- Dự án chính.
- Dự án thay thế.
- Nhiệm vụ khó khăn.
Để sử dụng ma trận, hãy tạo một danh sách các hoạt động và mục tiêu liên tục của bạn. Điểm mỗi công việc theo tác động và nỗ lực, sử dụng quy mô 0 – 10 . Tiếp theo, vẽ các hoạt động trên ma trận, và sau đó ưu tiên, đặc biệt, hoặc loại bỏ các hoạt động thích hợp.
