Tìm hiểu xem làm thế nào để tránh dự án thất bại
Có lẽ chúng ta đã từng nghĩ đến sự thất bại của một dự án – có lẽ các quy trình thực hiện dự án ngày càng trở nên tồi tệ hơn thay vì tốt hơn, có lẽ có một số điều bị hủy bỏ vì chi phí quá cao hoặc có lẽ hệ thống đã bị phát hiện những lỗi cơ bản.
Làm thế nào để bạn biết khi nào – và tại sao – một dự án đã thất bại? Trong nhiều trường hợp, lý do dẫn đến sự thất bại là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, định nghĩa về sự thất bại không phải lúc nào cũng rõ ràng: một dự án chậm trễ đáng kể so với kế hoạch đề ra có thể là một dự án thất bại, mặt khác với một sự chậm trễ tương tự nhưng có thể dự án khác lại là thành công tuyệt vời.
Trong bài này, chúng ta sẽ xác định thất bại dự án là gì và khám phá các yếu tố gây ra sự thất bại cho dự án.
Mục lục
Định nghĩa thất bại dự án
Một dự án được coi là thất bại khi nó không cung cấp những gì được yêu cầu, phù hợp với mong đợi. Do đó, để thành công, một dự án phải đảm bảo chi phí, chất lượng và đúng thời hạn; Và nó phải mang lại những lợi ích được xác định trước.
Yêu cầu để đạt được một dự án thành công phải rõ ràng và tuyệt đối – liệu có đúng không? Thật không may, nó không hề đơn giản như vậy. Bởi vì phần thứ hai định nghĩa thành công của chúng ta là dự án phải đạt kết quả “phù hợp với mong đợi”.
Nếu các bên liên quan chủ chốt đồng ý rằng dự án có thể vượt quá ngân sách ban đầu nếu cần thiết, dự án vẫn có thể được coi là thành công. Nhưng, nếu một dự án cung cấp tất cả mọi thứ mà bản kế hoạch chi tiết ban đầu đã đề ra, nó vẫn có thể được coi là thất bại nếu không đảm bảo các yếu tố quan trọng mà các bên liên quan chính cần. Điều này không có vẻ công bằng, nhưng thành công và thất bại của dự án không chỉ không chỉ là thực tế, cũng không chỉ đơn giản về những gì nó đã cung cấp. Nó cũng là sự nhìn nhận về dự án.
Lý do dự án thất bại
Dưới đây là một số lý do chính khiến dự án thất bại:
Giải quyết sai yêu cầu
Nếu dự án được thiết lập sai mục tiêu, nó có thể được xem là thất bại ngay cả khi mọi thứ được đáp ứng đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách và chất lượng yêu cầu. Điều này có vẻ khắc nghiệt. Nhưng nếu dự án không cung cấp những gì tổ chức thực sự cần, điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến cách nó được nhìn nhận. Đây là lý do tại sao việc phân tích yêu cầu kinh doanh rất quan trọng.
Không thể thực hiện phương án kinh doanh
Nếu phương án kinh doanh không được thực hiện thì thì cái bạn có là một nhiệm vụ bất khả thi. Sau khi yêu cầu kinh doanh được chấp thuận, việc thực hiện những việc khác trở nên phụ thuộc vào dự án. Điều này sẽ làm cho việc thay đổi thời hạn, ngân sách và kỳ vọng của dự án trở nên khó khăn hơn.
Ví dụ: một khi bạn đã hứa cung cấp hệ thống quản lý hành lý mới tại sân bay, các hãng hàng không có thể lên lịch trình bổ sung các chuyến bay ngay sau khi khởi động hệ thống, nhằm tận dụng hệ thống mới. Nếu hệ thống này không hoạt động hoặc nếu có vấn đề lớn trong quá trình thử nghiệm thì sẽ rất khó thuyết phục các nhà quản lý cấp cao cho phép trì hoãn dự án vì họ sẽ phải từ bỏ doanh thu tăng thêm hứa hẹn.
Khi viết phương án kinh doanh, hãy chắc chắn rằng bạn nghĩ tới các yêu cầu một cách chi tiết và xác định những điều cần thiết để đảm bảo bạn có thể cung cấp những yêu cầu đó. Đừng chỉ liệt kê các giả định – hãy đảm bảo bạn khám phá chúng một cách triệt để. Xem xét các dự án khác tương tự, xem xem bạn có quên nội dung quan trọng nào không. Nếu bạn đang thực hiện một hệ thống mới, hãy xem xét các yêu cầu phần cứng và giao diện của bạn. Nếu có những rủi ro lớn hãy xem xét đầy đủ nguồn lực dự phòng (con người, ngân sách và thời gian) để quản lý rủi ro đó một cách hợp lý. Hãy nhớ rằng thực hiện thay đổi rất khó.
Hãy thực tế và sẵn sàng cho một cuộc trò chuyện khó khăn – mà bạn không mong muốn. Ví dụ, giám đốc điều hành khá thất vọng vì không đạt được những điều họ muốn trước khi kết thúc năm hoặc người tiêu dùng phản hồi rằng họ thực sự cần một sản phẩm đầy đủ tính năng vào cuối giai đoạn một. Tuy nhiên sẽ rất khó để có những cuộc trò chuyện này vào một ngày nào đó trong tương lai, khi dự án của bạn gặp rắc rối.
Trong nhiều trường hợp, tài liệu về phương án kinh doanh được viết trước khi chỉ định người quản lý dự án. Nếu bạn là người quản lý dự án sắp tới, chắc chắn rằng bạn không chỉ đơn giản chấp nhận những tài liệu này!
Bạn chịu trách nhiệm thực hiện dự án, vì vậy hãy đảm bảo xem lại phương án kinh doanh. Xác nhận các giả định và xác định bất kỳ khoảng trống hoặc khu vực nào cần chi tiết hơn. Nếu cuộc trò chuyện khó khăn là điều cần thiết, hãy thực hiện nó lúc này. Một khi thời hạn, yêu cầu và ngân sách được thiết lập thì sẽ khó thay đổi mong đợi.
Quản trị kém
Rất ít dự án bắt đầu mà không có nhà tài trợ. Đây là người xác xịnh nhu cầu thay đổi trong dự án kinh doanh và là người cam kết thực hiện thay đổi đó. Anh ta hoặc cô ta đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án. Một nhà tài trợ giỏi có thể khiến một dự án bình thường trở nên tuyệt vời hơn và một nhà tài trợ kém sẽ ảnh hưởng xấu đến dự án.
Nhà tài trợ dự án được hỗ trợ bởi các những người quản lý dự án, thường là dưới hình thức một nhóm chỉ đạo. Các vai trò quản trị là rất cần thiết: họ cung cấp chỉ đạo, hướng dẫn, đánh giá phê bình dự án và tiến bộ của dự án. Là người quản lý dự án, bạn sẽ tham gia vào hoạt động hằng ngày của dự án nhưng đối với các nhà quản trị, họ có thể xem xét sau và nhìn nhận dự án từ 1 góc độ khác. Họ có thể đặt các câu hỏi khó về sự tiến bộ và hiệu suất. Họ có thể nhìn thấy những điều mà bạn đã bỏ qua. Tuy nhiên, họ cũng có thể hỗ trợ bạn bằng cách cung cấp thông tin liên hệ và thông tin chi tiết giúp bạn hoàn thành công việc và cung cấp hỗ trợ khi bạn cần.
Các nhà quản lý dự án thường không có bất kỳ ảnh hưởng nào tới nhà tài trợ dự án. Các nhà tài trợ tự lựa chọn hoặc họ được chọn vì vị trí trí của họ trong tổ chức. Tuy nhiên, bạn thường có ảnh hưởng nhiều hơn những người trong nhóm chỉ đạo.
Việc thực hiện kém
Nếu bạn thực hiện dự án một cách thành thạo, bạn sẽ tránh được triển khai kém – liệu có đúng không? Thật không may, nó không rõ ràng như thế.Thực hiện dự án có thể sẽ phức tạp. Bạn cần quản lý rủi ro, các vấn đề về phạm vi; Quản lý nhóm và giao tiếp với các bên liên quan.
Thực hiện sự thay đổi rất khó và bạn không thể kiểm soát tất cả mọi thứ. Vì vậy, có năng lực tốt chưa đủ để thực hiện dự án tốt nhưng đó là một khởi đầu tốt. Có rất nhiều công cụ có sẵn để giúp bạn làm điều này. Thực hiện bài kiểm tra kỹ năng quản lý dự án để bắt đầu.
Mọi người mất tập trung vào lợi ích của dự án
Dự án phải dựa trên một danh sách lợi ích cần được thực hiện. Ví dụ: bạn có thể cần một quy trình dịch vụ khách hàng nhanh hơn, bạn có thể cần sản xuất ra sản phẩm rẻ hơn hoặc bạn có thể cần phải nâng cao chất lượng dịch vụ của mình. Các báo cáo lợi ích này phải được trình bày rõ ràng, súc tích và định lượng.
Từ những báo cáo lợi ích này, một checklist “những điều cần làm” sẽ được tạo ra. Ví dụ: bạn có thể cần phải tư vấn khách hàng, thiết kế lại sản phẩm hoặc triển khai một hệ thống mới. Kết quả của việc này là một tài liệu phân tích dự án về chi phí và lợi ích sẽ được đưa ra.
Sau đó nhóm dự án tập trung vào việc lập kế hoạch chi tiết và đưa ra các hạng mục trong kế hoạch dự án – xây dựng một hệ thống mới, phát triển gói đào tạo, lập bản đồ quy trình mới, v.v … Ở giai đoạn này, nhóm có thể sẽ bị quên đi yêu cầu về lợi ích.
Kết quả thường là dự án được xây dựng tốt nhưng không mang lại những lợi ích cần thiết. Ví dụ, nếu kế hoạch dự án tập trung vào việc thiết kế và xây dựng một hệ thống, bạn có thể có được một hệ thống tuyệt vời, nhưng hệ thống này lại không được doanh nghiệp sử dụng.
Để tránh vấn đề này, hãy áp dụng cách tiếp cận quản lý lợi ích trong suốt dự án và nhớ sự cần thiết thực hệện những lợi ích thiết yếu khi bạn lập kế hoạch và thực hiện dự án.
Môi trường thay đổi
Đây có lẽ là phần khó khăn nhất. Nếu nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi, dự án có thể trở nên lỗi thời trước khi bạn thực sự hoàn thành dự án. Bạn có thể phải xem xét lại yêu cầu và mục tiêu ban đầu của dự án để quyết định tiến hành như thế nào và điều này có thể làm thay đổi phạm vi hoặc thậm chí hủy bỏ dự án đó.
Nếu bạn đang làm việc trong một môi trường thay đổi nhanh chóng, bạn có thể giảm rủi ro bằng cách:
- Ra quyết định kịp thời – Nếu dự án không thể thực hiện các yêu cầu sửa đổi, ban hãy thông báo càng sớm càng tốt điều này và sớm ra quyết định cho tương lai dự án.
- Xem xét các dự án nhỏ hơn – Xem xét liệu phạm vi và thời gian thực hiện dự án có phù hợp trong môi trường kinh doanh hiện tại hay không. Việc phân chia dự án thành những phần nhỏ hơn không phải lúc nào cũng thích hợp nhưng đáng để xem xét.
- Quản lý kỳ vọng – Chỉ vì bạn hủy bỏ một dự án không có nghĩa là dự án đó bị coi là thất bại. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cách bạn quản lý sự tham gia của các bên liên quan chính trong quá trình ra quyết định.
Những điểm chính
Để đảm bảo dự án thành công, bạn cần có kỹ năng quản lý dự án một cách thành thạo và thực hiện một dự án chất lượng tốt. Để tránh thất bại, đảm bảo bạn đã xác định đúng yêu cầu, tạo ra phương án kinh doanh có thể đạt được, quản lý dự án tốt, quản lý việc thực hiện chất lượng cao, tập trung vào các lợi ích của dự án và giám sát môi trường thay đổi của tổ chức.
Trên tất cả, bạn hãy chắc chắn quản lý mong đợi của các bên liên quan chính để có thể nhận được sự hỗ trợ từ họ. Và đây sẽ là những người tuyên bố dự án của bạn thành công hay thất bại.
