Sử dụng Đòn bẩy để đạt được nhiều hơn với cùng một nỗ lực

“Hãy cho tôi một  điểm tựa, tôi có thể nhấc bổng cả trái đất” – Archimedes

Để nâng một vật nặng, bạn có một lựa chọn: sử dụng đòn bẩy hoặc không. Bạn có thể cố gắng nâng lên trực tiếp nhưng có thể gây chấn thương – hoặc bạn có thể sử dụng đòn bẩy, chẳng hạn như một cái gậy hoặc một tấm gỗ dài, để chuyển một phần trọng lượng sang chúng và sau đó nhấc vật thể theo cách đó.

Cách tiếp cận nào không ngoan hơn? Bạn sẽ thành công mà không sử dụng đòn bẩy? Có lẽ. Nhưng nếu bạn sử dụng đòn bẩy bạn có thể nâng cao hơn nữa và làm điều đó dễ dàng hơn nhiều.

Vậy điều này có liên quan gì đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn? Có rất nhiều câu trả lời. Bằng cách áp dụng khái niệm đòn bẩy trong cuộc sống và sự nghiệp, bạn có thể đạt được nhiều hơn. Nếu không có đòn bẩy, bạn có thể làm việc rất chăm chỉ nhưng phần thưởng bị giới hạn bởi số giờ bạn làm nó. Với đòn bẩy, bạn có thể phá vỡ kết nối này, đạt được nhiều hơn nữa.

Chú thích:

Chúng ta không đề cập đến đòn bẩy tài chính ở đây. Đòn bẩy tài chính, sử dụng “tiền của người khác” để phát triển doanh nghiệp của bạn, có thể là một chiến lược tăng trưởng thành công. Tuy nhiên, nó nằm ngoài phạm vi của bài viết này.

Đòn bẩy cho sự thành công

Vậy làm thế nào bạn có thể áp dụng đòn bẩy trong sự nghiệp? Và làm thế nào bạn có thể đạt được nhiều hơn nữa, trong khi nếu bạn chọn giảm số giờ bạn làm việc?

Để làm điều này, bạn sẽ cần phải học cách sử dụng đòn bẩy:

• Thời gian (của bạn và của người khác).
• Nguồn lực
• Kiến thức và giáo dục.
• Công nghệ.

Đòn bẩy thời gian

Sử dụng đòn bẩy thời gian là chiến lược cơ bản nhất để thành công. Chỉ có một số thời gian nhất định trong một ngày mà bạn có thể làm việc. Nếu chỉ sử dụng thời gian của riêng mình, bạn chỉ có thể đạt được ít hơn. Nếu bạn tận dụng thời gian của người khác, bạn có thể tăng năng suất đến một mức độ phi thường.

Để tận dụng thời gian riêng của bạn.

• Thực hành quản lý thời gian hiệu quả. Loại bỏ các hoạt động không cần thiết và tập trung nỗ lực vào những điều thực sự quan trọng.
• Là một phần của việc này, hãy học cách ưu tiên, tập trung năng lượng vào các hoạt động mang lại lợi ích lớn nhất trong khoảng thời gian đầu tư.
• Sử dụng thiết lập mục tiêu để suy nghĩ về những điều quan trọng với bạn về lâu dài, đặt ra mục tiêu rõ ràng và thúc đẩy bạn đạt được những mục tiêu đó.

Để tận dụng thời gian của người khác.

• Tìm hiểu cách ủy thác công việc cho người khác.
• Đào tạo và trao quyền cho người khác (thông qua việc team building).
• Sử dụng chuyên gia và nhà tư vấn để lắp đầy các lỗ hổng kỹ năng hoặc kiến thức.
• Thuê ngoài những nhiệm vụ không cốt lõi, người có kinh nghiệm thực hiện công việc hiệu quả hơn.

Mẹo 1:

Đó là lý do tại sao ủy thác là một kỹ năng quan trọng. Nếu bạn không thể ủy thác một cách hiệu quả, bạn không bao giờ có thể mở rộng năng suất vượt ra ngoài công việc mà bạn thực hiện. Điều này có nghĩa là sự nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng dừng lại và trong khi bạn có thể được đánh giá cao vì làm việc chăm chỉ, thì bạn sẽ không bao giờ thực sự thành công. Sử dụng những nguồn lực này để học cách ủy thác: Giao việc thành công, lưỡng lự khi giao việc.

Đó cũng là một trong những lý do khiến quản lý vi mô là một thói xấu. Bạn dành quá nhiều thời gian để quản lý một vài người, bạn hạn chế số lượng đòn bẩy mà mình có thể sử dụng. Xem bài viết tránh quản lý vi mô để biết thêm về điều này.

Mẹo 2:

Khi bạn nghiên cứu để sử dụng đòn bẩy, bạn sẽ thấy chúng liên quan đến một số khoản chi phí trước, chẳng hạn như việc đầu tư thời gian và nguồn lực cần thiết để một ai đó bắt đầu một công việc mà bạn không cần phải làm.

Nếu bạn không thực hiện những khoản đầu tư này, bạn sẽ khóa mình vào cách làm cũ và nó sẽ hạn chế bạn chỉ đạt được những điều mà bạn có thể làm một mình.

Đòn bẩy nguồn lực

Bạn cũng có thể tận dụng đòn bẩy bằng cách thu hút được nhiều nguồn lực nhất và tận dụng tối đa thế mạnh của mình.

Bạn có nhiều kỹ năng, tài năng, kinh nghiệm và ý tưởng. Chúng có thể và nên được sử dụng với sự kết hợp tốt nhất. Bạn có những kĩ năng và điểm mạnh nào mà những người khác không có? Làm thế nào bạn có thể sử dụng chúng để đạt hiệu quả tốt nhất và làm thế nào bạn có cải thiện chúng? Bạn có nguồn lực liên quan nào mà người khác không có? Bạn có thể sử dụng chúng để tạo đòn bẩy? Bạn có mối quan hệ nào mà người khác không có? Hoặc tài chính? Hoặc một số tài sản khác mà bạn có thể sử dụng để đạt hiệu quả lớn hơn?

Một cách hay để suy nghĩ về điều này là tiến hành phân tích SWOT cá nhân, tập trung vào việc xác định các điểm mạnh, nguồn lực và mở rộng chúng để xác định cơ hội cho bạn. (Lợi thế của SWOT là nó cũng giúp bạn phát hiện các điểm yếu quan trọng cần được bảo vệ.)

Mẹo:

Khi bạn làm việc này, hãy suy nghĩ xem bạn có thể giúp người khác bằng điểm mạnh và nguồn lực của mình như thế nào. Hãy nhớ rằng, khi bạn có thể cho đi, bạn càng có nhiều khả năng nhận lại.

Đòn bẩy kiến thức và giáo dục

Một đòn bẩy quan trọng khác cho sự thành công là áp dụng được kiến ​​thức. Kết hợp giáo dục và hành động, điều này có thể tạo ra đòn bẩy to lớn.

Học hỏi qua kinh nghiệm là cách học chậm và đau đớn. Nếu bạn có thể tìm thấy cách học chính thức hơn, bạn sẽ tiến bộ nhanh hơn nhiều. Hơn nữa, nếu bạn chọn một khóa học tốt, bạn sẽ có một nền tảng vững chắc cho kiến ​​thức của mình. Và tránh được những khoảng trống rủi ro. Đó là lý do tại sao những người làm việc trong các khu vực (như kiến ​​trúc sư, phi công hàng không, bác sĩ y khoa ..v..v) cần được đào tạo lâu dài. Rốt cuộc, bạn có muốn được phẫu thuật bởi một bác sỹ phẫu thuật không đủ tiêu chuẩn?

Trong khi, ít người trong số chúng ta hoạt động trong những lĩnh vực tương đối nhạy cảm ngay tức thì, bằng cách xác định những gì bạn cần biết và sau đó thu thập kiến thức đó, bạn có thể tránh được nhiều năm học tập chậm và vất vả.

Cũng như vậy, nó không hiệu quả nếu nhiều người trong một tổ chức phải học cách thực hiện công việc của họ bằng cách thử và sai. Một cách tốt hơn là để các tổ chức nắm bắt kiến thức là từ những người đầu tiên thực hiện một cách nào đó và truyền đạt lại cho người khác. Đây là cốt lõi của “quản lý tri thức.” Có nhiều điều về điều này được đề cập trong bài viết quản lý kiến thức.

Chìa khóa để thành công trong việc thúc đẩy tri thức và giáo dục là: trước tiên, biết những gì bạn cần phải học; Thứ hai là biết mức độ bạn cần phải học; Thứ ba, tập trung và chọn lọc trong các lựa chọn của bạn; Và thứ tư, dành thời gian để kiếm được bằng cấp bạn cần.

Ngay cả khi, có nhiều kiến thức và giáo dục hơn không nhất thiết là một điểm đòn bẩy. Điều này chỉ trở thành lợi thế khi chúng có thể áp dụng trực tiếp vào mục tiêu nghề nghiệp và nguyện vọng của mình – và khi chúng được sử dụng tích cực và một cách thông minh để làm điều gì đó hữu ích.

Bằng cách thuê ngoài và tư vấn, bạn sẽ có được lợi thế đòn bẩy từ kiến thức và nguồn lực của họ. Điều này chỉ hữu ích nếu bạn chọn đúng người – nếu chọn sai người, nó có thể kéo bạn xuống. Đừng để điều này xảy ra!

Đòn bẩy Công nghệ

Đòn bẩy công nghệ là việc sử dụng công nghệ tự động hóa càng nhiều càng tốt.

Ở một mức độ đơn giản, bạn có thể thấy rằng tất cả những gì bạn cần để làm việc là máy tính xách tay. Ngoài ra, thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (PDA) có thể giúp bạn duy trì một hệ thống quản lý thời gian độc lập, tiện lợi và đúng thời gian. Điện thoại di động truy cập email và duyệt web là những công cụ tiện dụng để tận dụng tối đa thời gian chết trong giờ làm việc hoặc trong khi đi du lịch. Nếu bạn là một người đánh máy chậm, phần mềm nhận dạng giọng nói có thể giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian hơn.

Ở mức độ phức tạp hơn, bạn có thể  sử dụng các cơ sở dữ liệu máy tính đơn giản như Microsoft Access để tự động hoá quy trình làm việc đơn giản. Nếu bạn thực hiện nhiều quá trình xử lý dữ liệu thông thường (ví dụ: nếu bạn chạy nhiều dự án giống nhau) bạn có thể thấy rằng điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Hơn thế nữa, bạn chỉ cần thiết lập quy trình 1 lần với một công cụ như thế này – sau đó quá trình này sẽ được tiến hành tương tự bởi bất cứ ai (điều này giúp giảm sự đào tạo, nghĩa là các thành viên mới của nhóm có thể làm việc nhanh hơn, nghĩa là bạn có thể mở rộng quy mô hoạt động và thành công nhanh hơn.)

Các doanh nghiệp có thể chọn từ một loạt các giải pháp phần mềm. Một trong số đó có thể tự động hóa hoặc đơn giản hóa các nhiệm vụ, mà nếu không sử dụng nó thì sẽ tốn rất nhiều thời gian. Các cơ sở dữ liệu quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có thể mang lại lợi ích to lớn cho các tổ chức bán hàng và dịch vụ khách hàng, cũng như hệ thống kiểm kê PoS cho các tổ chức cần theo dõi và quản lý hàng tồn kho. Trang web và danh mục dựa trên web có thể cho khách hàng dễ dàng truy cập vào thông tin sản phẩm và giúp họ đặt hàng đơn giản và dễ dàng. Và các blog và bản tin dựa trên email giúp mọi người giữ liên lạc với hàng ngàn người một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tất cả các công nghệ này đều được sử dụng để tạo đòn bẩy to lớn.

Những điểm chính

Sử dụng đòn bẩy là cả một nghệ thuật và khoa học để đạt được nhiều hơn với nỗ lực thực hiện ít hơn. Ở một mức độ đơn giản, điều này có thể giúp giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào những thứ có ưu tiên cao nhất. Ở một mức độ phức tạp hơn, nó giúp bạn đạt được kết quả ở một mức độ cao hơn nhiều.

Khi bạn đầu tư thời gian và nguồn lực để tạo đòn bẩy công nghệ, cũng như đòn bẩy thời gian, nguồn lực và kiến thức (cả của bạn và của người khác) – bạn sẽ thu được thành công phi thường. Sử dụng những lợi thế của bạn và kỹ năng của người khác và chờ xem nó sẽ đưa bạn đến đâu.

Áp dụng vào cuộc sống

• Hoàn thành phân tích SWOT cá nhân. Điều này giúp bạn biết được những điều mình đang giỏi và những hoạt động nào có thể có lợi từ một số trợ giúp bên ngoài. Từ đó, bạn có thể bắt đầu xây dựng một chiến lược thúc đẩy, tối đa hóa năng suất và hiệu suất cho mình.
• Tìm một người cố vấn hiểu và sử dụng đòn bẩy và học hỏi kinh nghiệm từ họ. Đây là một ví dụ về cách sử dụng đòn bẩy đem lại kết quả cao.
• Tăng sự mong đợi cá nhân. Hãy xem xét mục tiêu hiện tại của bạn và tự hỏi bạn có thể đẩy những mục tiêu đó ra xa hơn bằng cách sử dụng đòn bẩy trên cơ sở phù hợp.
• Bao quanh bạn là một mạng lưới những người có kỹ năng, kiến ​​thức và chuyên môn  tuyệt vời mà bạn không có. Tìm kiếm cơ hội để tạo ra sức mạnh tổng hợp và tận dụng tài năng của tất cả mọi người. Khi  làm việc cùng nhau, bạn có thể đạt được nhiều hơn là làm việc một mình.