Sẽ thế nào …. nếu như ….

Đưa ra quyết định bằng cách khám phá các kịch bản

Loan là một nhà bán lẻ thành công với 3 cửa hàng bán phụ kiện cho nữ. Cô hiện đang cân nhắc mở một cửa hàng thời trang chuyên về quần áo nữ cao cấp từ các nhà thiết kế Pháp.

Cô đã viết một kế hoạch kinh doanh, dựa vào một số giả định và ước tính tốt nhất liên quan đến sự cạnh tranh, thị trường, kỳ vọng bán hàng.

Nhưng làm thế nào để cô ấy xem liệu có nên tiếp tục với kế hoạch hay không? Cô ấy cần đảm bảo rằng dự án kinh doanh mới này vẫn sẽ khả thi trong điều kiện đầy thách thức. Để làm điều này, Loan đã quyết định sử dụng phân tích “What If” ( sẽ thế nào nếu như …)

Trong phân tích “What If”, một loại kịch bản phân tích cụ thể, bạn đặt ra hàng loạt các câu hỏi “Điều gì sẽ xảy ra, nếu…” để dự đoán các yếu tố tiềm ẩn và tác động của chúng. Loan có thể đặt các câu hỏi như “Điều gì xảy ra nếu có một cửa hàng thời trang cao cấp khác mở ra trên cùng con phố?” Và “Điều gì sẽ xảy ra nếu nhà cung cấp chính ngừng kinh doanh?” Những câu hỏi này giúp cô quyết định xem có biện pháp nào phù hợp bảo vệ dự án kinh doanh khỏi những rủi ro cô đang nghĩ đến hay không.

Nếu có một cửa hàng thời trang cao cấp khác mở ra trên cùng con phố, nó sẽ tác động đến doanh số bán hàng của Loan thế nào? Doanh thu sẽ thay đổi ra sao? Tương tự như vậy, nếu nhà cung cấp chính ngừng kinh doanh, nó sẽ ảnh hưởng đến việc bán hàng và dịch vụ khách hàng ra sao? Liệu có nhà cung cấp nào khác không và mất bao lâu để thiết lập mối quan hệ? Và nếu đối mặt với những thách thức này, Loan có thể duy trì hoạt động kinh doanh trong bao lâu?

Có rất nhiều câu hỏi mà bạn có thể hỏi và trả lời bằng Phân tích “What if”. Đây có thể là những câu hỏi về kế hoạch quản lý rủi ro hoặc câu hỏi đo lường tác động rất cụ thể. Nó tùy thuộc vào việc bạn lựa chọn phạm vi và chiều sâu phân tích. Bạn có thể phân tích định tính hoặc định lượng. Phân tích “What if” điển hình nằm giữa cả 2 yếu tố đó.

Công cụ “What if”

Là một công cụ quản lý rủi ro khi đưa ra quyết định, phân tích “what if” giúp bạn brainstorming các rủi ro và sau đó tìm kiếm giải pháp thích hợp. Câu hỏi “what if” của Loan có thể gồm:

• Điều gì xảy ra nếu đối thủ cạnh tranh mở cửa hàng ở bên kia đường?
• Điều gì xảy ra nếu dây chuyền cung cấp bị hạn chế?
• Điều gì xảy ra nếu tỷ giá hối đoái thay đổi?
• Điều gì xảy ra nếu thuế tăng?

Loan sẽ trả lời từng câu hỏi và đảm bảo kế hoạch kinh doanh xem xét đầy đủ các vấn đề có thể xảy ra. Suy nghĩ thêm về câu hỏi đầu tiên, “Điều gì sẽ xảy ra nếu đối thủ cạnh tranh mở cửa hàng ở bên kia đường? Có một số chiến lược giải quyết vấn đề này bao gồm:

• Giảm giá.
• Xác định và marketing đến thị trường thích hợp.
• Cung cấp dòng sản phẩm bổ sung
• Cải thiện dịch vụ khách hàng.

Loan có thể điều tra từng lựa chọn và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh hoặc mô hình phù hợp.

Phân tích “What if”

Một hình thức cụ thể của Phân tích “what if”, được gọi là Phân tích Độ nhạy, xem xét ảnh hưởng của sự thay đổi theo giá trị ước tính hoặc giả định với mô hình hiện tại.. Xem xét nếu giá trị này thay đổi, phần còn lại ảnh hưởng thế nào? Như vậy, loại phân tích này thường được thực hiện bằng bảng tính và đó là một công cụ thường được sử dụng bởi các nhà ra quyết định.

Trong trường hợp của Loan, cô cần biết tác động của việc giảm giá. Sử dụng phân tích độ nhạy, cô có thể điều chỉnh số liệu bán hàng và tìm hiểu xem cần giảm giá bao nhiêu. Tương tự như vậy, cô có thể xem xét thay đổi về tỷ giá (vnd/euro), đảm bảo lợi nhuận công ty đủ mạnh để chịu được những thay đổi dự kiến.

Bằng cách kết hợp Phân tích độ nhạy với tính linh hoạt của bảng tính, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thấy được ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và thu nhập ròng nếu đầu vào thay đổi. Từ đó, bạn có thể xác định thay đổi nào quan trọng và xác định vấn đề cần được nghiên cứu và lập kế hoạch thêm. Bạn có thể giả định rằng việc tăng giá vốn hàng bán quan trọng hơn việc tăng tiền thuê cửa hàng, tuy nhiên Phân tích Độ nhạy nhanh chóng cho phép bạn kiểm tra giả thuyết đó.

Lưu ý: 

Nếu bạn có một sự hiểu biết tốt, dựa trên xác suất về cách các giá trị có thể thay đổi, tiến hành khám phá sử dụng phân tích Monte Carlo. Nó cho phép bạn tiến hành phân tích độ nhạy cảm với nhiều đầu vào. 

Từng bước thực hiện phân tích “What if”

Bước 1: Xác định phạm vi phân tích.

Xác định và định nghĩa rõ ràng ranh giới các thông tin liên quan đến rủi ro mà bạn cần. Bạn có quan tâm đến tác động của các rủi ro tiềm ẩn tới doanh số ? Có thể bạn muốn đưa ra quyết định liên quan đến hoạt động đầu tư? Hoặc bạn muốn tập trung vào các vấn đề liên quan đến việc giữ chân nhân viên? Phân tích rủi ro giúp bạn xác định các nguồn rủi ro tiềm ẩn, có thể là rủi ro từ hoạt động con người, hoạt động tài chính và thay đổi chính trị.

Khi nào sử dụng phân tích “What if”

Bởi vì Phân tích “What if” khá đơn giản, nên bạn có thể sử dụng nó trong bất kỳ quyết định nào. Cho dù đó là quyết định đi tiếp/dừng lại hay lên kế hoạch hoạt động, Phân tích “what if” cho phép bạn nắm bắt mối quan tâm của mình một cách nhanh chóng, hiệu quả và giải quyết vấn đề khó. 

Bước 2: Xác định vấn đề quan trọng để phân tích thêm.

Phạm vi phân tích xác định các vấn đề bạn muốn điều tra. Đối với vấn đề bán hàng, bạn có thể bắt đầu với các câu hỏi liên quan đến việc cung ứng, cạnh tranh, chi phí và nhu cầu. Với hoạt động đầu tư, bạn tập trung vào thay đổi về lãi suất, điều kiện thị trường và dự báo kinh tế. Nếu là giữ chân nhân viên bạn có thể xem xét mức lương cạnh tranh, chi phí đào tạo nhân viên.

Bước 3: Tạo các câu hỏi “What if” cho mỗi vấn đề.

Brainstorming các tình huống giả thuyết. Điều gì có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, đầu tư hay giữ chân nhân viên?

• Điều gì sẽ xảy ra nếu chi phí tăng 5%, 10%, …?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu lãi suất tăng 1/4%, 1/2%,?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu chi phí đào tạo tăng 2%, 4%,…?

Bởi vì câu hỏi “What if” chủ yếu dựa trên các giả định, nên bạn cũng cần kiểm tra các giả định này.  Điều này giúp bạn tạo ra câu hỏi thực sự phù hợp. Các công cụ như Nấc thang suy luận và Phân tích điểm mù đặc biệt hữu ích ở đây.

Bước 4: Trả lời câu hỏi “what if”

Trả lời câu hỏi “what if” bằng cách điều tra thêm, thử nghiệm các giả định và sử dụng phân tích độ nhạy khi thích hợp. Nếu tác động tương đối đáng kể, bạn cần tìm hiểu chi tiết hơn. 

Tốt nhất nên phân tích những rủi ro mà bạn đã xác định. Sử dụng biểu đồ tác động /xác suất xảy ra rủi ro, bạn có thể xác định câu hỏi nào đại diện cho rủi ro mà bạn cần tập trung nhiều nhất. 

Bước 5: Sử dụng kết quả để đưa ra quyết định.

Sau khi phân tích, điều chỉnh kế hoạch một cách thích hợp hoặc thực hiện hành động mới cho phù hợp.

Những điểm chính

Phân tích “what if” giúp bạn khám phá vấn đề thực tế mà bạn có thể gặp phải và nó giúp bạn xác định các tác động liên quan đến tài chính, khả năng tồn tại và tính bền vững của công ty.

Bằng cách xem xét phân tích “what if” theo định tính, bạn xác định những rủi ro đáng kể và xây dựng kế hoạch giảm nhẹ phù hợp. Và bằng cách sử dụng nó trên cơ sở định lượng, thông qua Phân tích Độ nhạy, bạn khám phá các giả định và tác động với dự án hoặc doanh nghiệp. Đây là thông tin có giá trị vì nó giúp bạn sửa đổi và cải tiến các dự án thiếu sót.