Tận dụng thời gian quý giá nhất
Một năm làm việc hiệu quả với những buổi sáng đi sớm, những chuyến đi dài và những phiên họp tập trung, kéo dài trong văn phòng.
Bạn đang mong đợi hai tuần nghỉ ngơi để làm những điều mình thích, không có quyết định cấp bách nào khác là đặt bữa ăn tối?
Vậy, bạn mong đến thời gian nghỉ lễ: tưởng tượng đang ngồi trên bãi biển, xung quanh là mọi người. Đột nhiên, tiếng chuông điện thoại cắt ngang. Đó là một người từ công ty, gọi để nói về công việc “khẩn cấp” mà bạn không thể làm bất cứ điều gì vào lúc này.
Nếu kịch bản này khiến bạn sợ hãi, kỳ nghỉ thực sự năm nay của bạn sẽ thế nào? Sự thật là phải mất khá nhiều sự chuẩn bị và lên kế hoạch. Lên kế hoạch và chuẩn bị từ bây giờ sẽ là một sự đầu tư tuyệt vời!
Mục lục
Lên kế hoạch cho chuyến đi
Bạn có thích ý tưởng rời văn phòng và đi nghỉ mát? Hoàn toàn tự phát, hành lý tối thiểu, không có kế hoạch cố định. Nghe thật tuyệt phải không, nếu thời gian không phải là vấn đề hoặc bạn đang đi du lịch một mình.
Rất có thể, kỳ nghỉ của bạn sẽ gặp khó khăn. Bạn có thể cần phải thay đổi ngày, phối hợp với người khác. Nếu có con cái trong độ tuổi đi học, bạn cần sắp xếp phù hợp với kỳ nghỉ của trường. Bạn sẽ đi đâu và làm gì? Có nhiều yếu tố cần phải cân nhắc: Kỳ nghỉ dành để hoạt động hay thư giãn? Núi hay biển? Đây có phải là thời gian vui vẻ cho tất cả những người tham gia? Và tất nhiên, ngân sách cũng là vấn đề cần phải suy nghĩ.
Từ bỏ kế hoạch nghỉ dưỡng đến phút cuối cùng đôi khi có thể giúp bạn tiết kiệm tiền – nhưng nó có thể dẫn đến sự lựa chọn không khôn ngoan, cắt ngắn kỳ nghỉ lý tưởng của bạn. Cho dù đặt phòng từ trước hay vào phút cuối, bạn cũng nên xem xét kỹ lưỡng nhu cầu về kỳ nghỉ của mình và sẽ rất thú vị khi làm việc đó với những người cùng tham gia.
Tự thực hiện hay tìm kiếm sự trợ giúp chuyên nghiệp?
Rất có thể, giống như hàng triệu người khác, bạn sẽ sử dụng Internet để nghiên cứu về kỳ nghỉ. Và bạn có thể đặt vé máy bay, khách sạn và nhiều sự sắp xếp khác dành cho kỳ nghỉ chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nhưng đừng đánh giá thấp thời gian tìm kiếm thông tin, đặt chỗ, in giấy tờ.
Nếu không, hãy xem xét việc sử dụng đại lý du lịch. Vâng, họ vẫn còn tồn tại và bạn nên tìm một đại lý chuyên về nơi bạn định đến hoặc loại kỳ nghỉ mà bạn lựa chọn có thể là tấm vé để bạn bắt đầu kế hoạch trơn tru.
Thư giãn hay làm mới?
Đối với nhiều người, kỳ nghỉ là thời gian để thư giãn và làm ít việc. Đối với những người khác, đó là thời gian để khám phá hoặc trải nghiệm những điều mới mẻ. Nếu mục đích bạn là để thư giãn sau một thời gian làm việc căng thẳng, đảm bảo kỳ nghỉ có thể đáp ứng được điều đó là rất quan trọng.
Đối với một số người, một tuần trên bãi biển là thời gian tuyệt vời để nghỉ ngơi sau thời gian làm việc căng thẳng – đối với những người khác, đó là thời gian để xem xét những lo ngại trong công việc. Đối với một số người, cuộc hành trình dài trong kỳ nghỉ sẽ giúp họ “thoát khỏi tất cả”, trong khi với những người khác, du lịch lại tạo ra những căng thẳng của chính nó.
Thay đổi còn hơn là không .Đảm bảo kỳ nghỉ sẽ tạo ra thay đổi tốt hơn cho bạn, giúp bạn quay trở lại một cách thư giãn, làm mới bản thân và sẵn sàng.
Lên kế hoạch cho thời gian rời khỏi văn phòng và quay trở lại.
Ngay khi biết thời điểm đi nghỉ mát, hãy ghi ngày vào nhật ký, viết vào kế hoạch năm và đảm bảo tất cả những người làm việc cùng bạn biết điều đó.
Bây giờ, hãy xem xét lịch trình và cuộc hẹn định kỳ của bạn trước và sau kỳ nghỉ, xem có việc gì cần phải làm. Mục đích của bạn là sẵn sàng rời khỏi văn phòng – và quay trở lại – mà không tạo ra căng thẳng hoặc hỗn loạn cho chính mình hay những người xung quanh.
Khi dự định dành thời gian rời khỏi văn phòng, bạn cần xem xem những công việc thường ngày của bạn sẽ được hoàn thành thế nào. Có ba lựa chọn: làm trước khi đi, làm việc đó khi quay trở lại hoặc nhờ người khác thực hiện. Mặc dù lựa chọn hấp dẫn nhất có lẽ là nhờ người khác làm thay nhưng đừng quên rằng bạn cũng cân phải chuẩn bị và sắp xếp. Với mỗi lựa chọn phù hợp với từng nhiệm vụ khác nhau, bạn cần lên kế hoạch và đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho những người liên quan. Dưới đây là một số lời khuyên giúp bạn lập kế hoạch:
- Xác định những việc có thể ủy thác và lên kế hoạch đầy đủ thời gian để chuẩn bị và bàn giao cho những người mà bạn ủy thác – hãy cân nhắc những nguồn lực và thông tin mà họ sẽ cần, họ sẽ làm gì nếu mọi thứ không đi theo kế hoạch.
- Lên lịch trình những nhiệm vụ mà bạn có thể làm trước khi đi – phác thảo thời gian, từ đó bạn có thể đối phó với công việc trước khi đi.
- Dành thêm một số thời gian dự phòng trong lịch trình trước khi đi, bạn có thể đối phó với những khủng hoảng vào phút chót và vẫn có thể rời đi khi cần.
- Lên kế hoạch bắt kịp nhiệm vụ khi trở lại – và đảm bảo phác thảo thời gian dự phòng cho những nhiệm vụ không được lên kế hoạch mà chắc chắn sẽ nảy sinh, cũng như thêm thời gian để giải quyết email và thủ tục giấy tờ tồn đọng.
- Đảm bảo rằng sếp, đồng nghiệp – và khách hàng, nếu thích hợp – biết làm thế nào để giải quyết vấn đề khi bạn vắng mặt, ví dụ, nơi để tìm những tài liệu quan trọng. Bằng cách đó, họ sẽ không cần nhấc điện thoại lên làm phiền khi bạn vắng mặt.
- Thiết lập chế độ out of office trên email và điện thoại hướng dẫn chi tiết xem làm thế nào để nhận được trợ giúp khi bạn vắng mặt.
Cũng như những vấn đề liên quan đến công việc, hãy lên kế hoạch cho mọi thứ ở nhà. Ai sẽ chăm sóc vật nuôi hoặc tưới cây cho bạn? Bạn có cần ai trông coi nhà? Chuẩn bị càng tốt, kỳ nghỉ của bạn sẽ càng trở nên trơn tru, giúp bạn nghỉ ngơi thư giãn và làm mới bản thân.
