“Các đội nhóm tuyệt vời nhất mà tôi từng làm việc cùng, họ nắm vững bí ẩn của các cuộc họp và biết sử dụng chúng để tăng cường sự tín nhiệm và tôn trọng trong nhóm nhằm mang lại những kết quả đột phá.”
(Brain Bacon)
Sự thành công của một nhóm được biểu hiện qua các cuộc họp hiệu quả. Bởi vì về bản chất, hoạt động của một nhóm được xác định bằng cách chuẩn bị, thực hiện và theo dõi hành động sau những cuộc họp của nhóm.
Các yếu tố khác góp phần vào thành tích của nhóm bao gồm:
- Cách một nhóm giải quyết các vấn đề quan trọng;
- Làm thế nào để kết luận và ra quyết định;
- Cách phân công công việc;
- Cách giải quyết mâu thuẫn và cách thức các thành viên chịu trách nhiệm giải trình.
Tất cả điều này được xác định bằng cách tương tác xảy ra, tức là cách mọi người giao tiếp trước, trong và sau khi họp.
Mục lục
Cách một nhóm thảo luận với nhau sẽ xác định nhóm đó hoạt động hiệu quả như thế nào?
Sự tín nhiệm, tôn trọng và giao tiếp tốt là những viên đá nền tảng của một nhóm hoạt động hiệu quả. Mặc dù thật tuyệt nếu các thành viên trong nhóm thực sự quý mến nhau, ‘thích’ là một lựa chọn trong một đội ngũ có thành tích cao; Tin tưởng, tôn trọng và giao tiếp tốt không phải là một lựa chọn; Đó là điều “bắt buộc”. Đôi khi các thành viên của nhóm không thích nhau, nhưng họ vẫn có thể làm việc cùng nhau. Nghiên cứu sự tương tác và hành vi của một số lãnh đạo giỏi nhất trên thế giới trong suốt hơn 20 năm qua, Oxford Leadership đã xác định được các tiêu chuẩn của các cuộc họp nhóm quản lý cao có hiệu quả cao.
Thách thức đặt ra là: “Nếu một đội đã được tuyển mộ và bố trí đúng cách, nhóm sẽ có mức độ đa dạng cao; Không chỉ giới tính và sự đa dạng về địa lý, mà còn đa dạng về quan điểm. Mức độ đa dạng cao là rất cần thiết để giải quyết những thách thức phức tạp và sắc bén dưới áp lực của thời gian. Vấn đề với mức độ đa dạng cao là xung đột không thể tránh khỏi đi kèm với nó. Trong một đội có thành tích cao, mâu thuẫn là không thể tránh khỏi. Miễn là nó không độc hại, xung đột có thể có lợi trong một đội. Các quan điểm đa dạng tạo ra ma sát kích thích ý tưởng và thúc đẩy một nhóm theo một kết quả tinh tế và khắt khe hơn.
Trước cuộc họp:
Bạn cần xác định mục đích của cuộc họp, cũng như các chủ đề trong chương trình nghị sự, ví dụ:
- Chia sẻ thông tin (Thông tin gì và tại sao?)
- Tìm ra giải pháp (Vấn đề cần giải quyết là gì?)
- Ra quyết định (Ai quyết định? Người đứng đầu Nhóm nào? Các tiêu chuẩn nào sẽ được sử dụng để đưa ra quyết định?)
- Cung cấp động cơ – liên kết nhóm (Tại sao phải thực hiện việc này bây giờ?)
Thứ nhất: Khám phá câu hỏi nhóm cần trả lời.
Albert Einstein đã từng nói, “Nếu tôi phải giải quyết vấn đề trong một giờ và cuộc sống của tôi phụ thuộc vào giải pháp, tôi sẽ dành 55 phút để tìm ra câu hỏi đúng. Một khi tôi đã phát hiện đúng câu hỏi, tôi sẽ giải quyết nó trong 5 phút “. Hãy chắc chắn rằng bạn đang đặt câu hỏi đúng – mà câu hỏi đó chỉ có thể được trả lời bởi những người bạn đã mời đến cuộc họp. Xây dựng câu hỏi đúng là chìa khóa cho một cuộc họp hiệu quả.
Thứ hai: Mời những người phù hợp.
Không phải ai cũng được mời đến dự cuộc họp. Đảm bảo sự liên quan của mỗi người với chủ đề là chìa khóa để tối ưu hóa năng lượng của đội. Đó là việc có đúng người, được chuẩn bị chu đáo để trả lời đúng câu hỏi. Giảm kích thước cuộc họp để chỉ những người thực sự cần ở đó.
Thứ ba: Chuẩn bị các sự kiện quan trọng, bằng chứng thiết yếu và các điểm dữ liệu quan trọng.
Hãy chuẩn bị cuộc họp với tất cả các sự kiện liên quan được tập hợp để hiểu được bối cảnh đầy đủ và toàn diện nhất có thể. Tránh tối đa việc thiết lập bối cảnh bằng giai thoại và giả thuyết.
Thứ tư: Cung cấp nội dung chương trình nghị sự rõ ràng và có thời gian để đọc trước.
Thứ năm: Đảm bảo rằng mọi người biết mình được mong đợi điều gì và có thể chuẩn bị cho sự tham gia đầy đủ, ngay từ đầu.
Thứ sau: Xác định các vai trò trong cuộc họp. Các vai trò thường là:
- Lãnh đạo (có trách nhiệm chuẩn bị, quyết định mục tiêu và kế hoạch tiếp theo)
- Người điều phối (chịu trách nhiệm về sự năng động và thời gian của cuộc họp)
- Thư ký (chịu trách nhiệm ghi chép và báo cáo chính xác)
- Người tham gia (chịu trách nhiệm tạo và đóng góp nội dung)
Trong cuộc họp:
Sự tin tưởng và tôn trọng được biểu hiện qua quá trình các thành viên thảo luận với nhau trong suốt cuộc họp. Các đội có thành tích cao được đặc trưng bởi các tiêu chuẩn về tương tác thông tin như hình dưới đây:
Sau cuộc họp:
Cuộc họp không phải là điểm kết thúc. Sự thành công và hiệu quả của bất kỳ cuộc họp nào phải được thể hiện trong những gì (hành động) xảy ra sau đó. Cách thức thực hiện và kết quả mà các thành viên mang lại sau cuộc họp, là bằng chứng duy nhất cho một cuộc họp thành công. Các hành động và kết quả là thước đo quan trọng duy nhất cho một nhóm có thành tích cao…
Hai yếu tố luôn có trong các cuộc họp hiệu quả:
Thứ nhất: Quyết định được đưa ra.
- Tại mỗi nội dung trong chương trình nghị sự đều đi đến kết luận.
- Quyết định được đưa ra và thống nhất.
- Các cam kết và trách nhiệm giải trình cũng được thông qua.
- Các hành động được làm rõ, được chấp nhận và được lập kế hoạch.
- Các thành viên không chỉ nói ra ý nghĩa của các quyết định; Họ luôn làm những gì họ nói.
Thứ hai: Trách nhiệm cá nhân
- Theo dõi quá trình hành động sau cuộc họp.
- Trách nhiệm giải trình và cam kết thực hiện những gì được đồng ý trong cuộc họp.
- Các buổi họp nhóm hiệu suất cao sẽ kết thúc với tinh thần quyết liệt.
- Các thành viên thông qua cam kết của họ để mang lại kết quả, chứ không phải lời bào chữa.
Bây giờ, hãy nhìn lại các cuộc họp của bạn, liệu có điều gì cần phải cải thiện?
Chúc bạn thành công!
(Brain Bacon)
