Ra quyết định dưới áp lực
Mọi người có xu hướng ra quyết định theo phản ứng khi đối mặt với tình huống cấp bách hay khi thảm hoạ xảy ra.
Trong trường hợp này, quyết định tốt nhất thường được suy nghĩ thấu đáo và diễn tập từ trước, ví dụ chuẩn bị trước kế hoạch sơ tán khi hoả hoạn xảy ra.
Quá trình ra quyết định thông thường bao gồm:
- Xác định vấn đề.
- Thu thập thông tin cần thiết.
- Phát triển các lựa chọn.
- Lên kế hoạch kỹ lưỡng.
- Thực hiện.
- Theo dõi.
Tuy nhiên, trong tình huống khẩn cấp, bạn thường không có đủ thời gian để thực hiện đầy đủ quy trình nêu trên, có nghĩa rất dễ đưa ra những quyết định tồi tệ.
Điều này có nghĩa là những hành động được thực hiện trong trường hợp khẩn cấp cần được hoạch định cẩn thận từ trước, từ đó bạn có thể hành động đúng cách khi sự việc xảy ra. Ví dụ, lên kế hoạch dự phòng những việc cần làm khi nhà cung cấp giao hàng chất lượng kém trong khi deadline đang rất gần hoặc lên kế hoạch vận hành các hệ thống thiết yếu online nếu văn phòng bị trộm và mất hết máy tính.
Lên kế hoạch ra quyết định khẩn cấp
Bước đầu tiên bạn cần làm là xem xét những rủi ro mình phải đối mặt và xác định xem xác suất xảy ra chúng là cao hay thấp.
Bạn có thể sử dụng Ma trận đánh giá rủi ro. Để tạo Ma trận đánh giá rủi ro, vẽ ma trận hoặc đơn giản là hệ trục toạ độ với trục dọc biểu diễn “Hậu quả”, trục ngang biểu diễn “Xác suất”.
Sử dụng thang đo đơn giản bắt đầu từ 0 (rất nhỏ) đến 5 (rất lớn). “Hậu quả” là những kịch bản xấu nhất có thể xảy ra. “Xác suất” là đánh giá tốt nhất của bạn về khả năng hậu quả xảy ra.
Bây giờ brainstorming những hậu quả có thể xảy ra và sau đó đánh giá rủi ro của từng hậu quả. Nếu có thể, hãy đánh giá rủi ro dựa trên bằng chứng và kinh nghiệm thực tế.
Sau đó, biểu diễn chúng trên Ma trận. Khi thực hiện điều này, kế hoạch dự phòng sẽ nhanh chóng trở nên rõ ràng.
Lưu ý, sử dụng Ma trận đánh giá rủi ro không phải là môn khoa học chính xác mà chỉ là một công cụ hữu ích để quan sát tầm quan trọng tương đối của mỗi rủi ro. Nó cho phép bạn lên kế hoạch tốt hơn và tạo ra kết quả tối ưu khi ra quyết định khẩn cấp.
Nhưng bạn cần làm gì khi buộc phải ra quyết định khẩn cấp mà không có kế hoạch tại chỗ? Nếu gặp trường hợp này, bạn sẽ không có đủ thời gian để hoàn thiện Ma trận. Quyết định này cần được đưa ra nhanh chóng bằng cách sử dụng lý luận phù hợp, dựa trên kết quả tốt nhất có thể.
Ra quyết định bất ngờ dưới áp lực
Ví dụ, nhóm trưởng đột ngột vắng mặt trong dự án lớn nhất của công ty, gây nguy hiểm cho kết quả dự án và tác động tiêu cực đến các khu vực khác mà anh ta liên quan. Rõ ràng, công việc vẫn phải tiếp tục. Đây là lúc cần ra quyết định nhanh dựa trên những rủi ro và hậu quả có thể xảy ra.
Trong ví dụ trên, bạn có thể tập hợp nhóm và phân công lại một số nhiệm vụ nhất định, từ đó mọi người đảm nhận một số trách nhiệm của trưởng nhóm. Hoặc bổ nhiệm nhóm trưởng mới là quyết định phản ứng tốt nhất cần thực hiện. Cho dù quyết định thế nào đi nữa, đảm bảo quyết định được đưa ra dựa trên những điều tốt nhất cho những người tham gia, đồng thời chú ý đến bức tranh toàn cảnh, nghĩa là những rủi ro và hậu quả có thể xảy ra. Bạn thường không thể đạt được kết quả hoàn hảo, điều bạn cố gắng làm là kiểm soát thiệt hại tốt nhất có thể.
Mẹo:
Vì quá trình ra quyết định khẩn cấp dựa rất nhiều vào kinh nghiệm cá nhân của mọi người, quyết định được đưa ra có thể khác nhau, tùy từng người.
Những điểm chính
Một nhà quản lý giỏi sẽ có kế hoạch cho nhiều tình huống đòi hỏi phải ra quyết định phản ứng, nhận ra rằng sẽ không có thời gian để đánh giá và cân nhắc rủi ro, hậu quả và kết quả cần thiết khi khủng hoảng xảy ra.
