Quyết định đi tiếp hay dừng lại
Quyết định lớn thường được đưa ra sau khi thực hiện một lượng lớn nghiên cứu – thảo luận về các tùy chọn có sẵn, về các tiêu chí lựa chọn và về ưu và nhược điểm của mỗi lựa chọn.
Những loại điều tra, phân tích này có thể mất vài tháng. Sau khi đã bỏ ra rất nhiều thời gian, điều cuối cùng bạn thường muốn làm là dẹp bỏ mọi ý tưởng, giữ nguyên hiện trạng.
Nhưng đi tiếp có thực sự là điều tốt nhất? Môi trường có thể đã thay đổi, do đó lựa chọn bạn đưa ra không còn giá trị?
Chi phí cho sự thay đổi lớn hơn lợi ích nhận được? Lượng tiền mặt của tổ chức không đủ, do đó bạn không đủ khả năng thực hiện thay đổi, thậm chí nếu nó có giá trị và hữu ích?
Khi quyết định xem có nên đi tiếp hay không, bạn cần nhận thức được rằng thời gian và tiền bạc đã bỏ ra cho dự án là “chi phí chìm”. Bạn phải đánh giá xem có nên đi tiếp hay dừng lại một cách khách quan và trên cơ sở vị trí hiện tại.
Có một số công cụ bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định đi tiếp hay dừng lại. Bài viết này sẽ giúp bạn xác định đúng công cụ cho hoàn cảnh thích hợp.
Mục lục
Hiểu việc đưa ra quyết định.
Sự không chắc chắn là một trong những trở ngại lớn nhất mà bạn gặp phải khi đưa ra quyết định – suy cho cùng, rất ít quyết định được đưa ra với đầy đủ hiểu biết về những hậu quả có thể xảy ra. Với suy nghĩ này, bài viết ra quyết định khi không chắc chắn chỉ ra một số cách tốt mà bạn có thể sử dụng để quản lý nó. Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, điều quan trọng nhất là có một quá trình và sử dụng các công cụ ra quyết định vững chắc. Với những công cụ này, sẽ dễ dàng hơn cho bạn trong việc ra quyết định.
Với quyết định đi tiếp hay dừng lại, hay với bất kỳ loại quyết định nào, bạn bắt đầu với việc xác định vấn đề, xây dựng các tiêu chuẩn cho một giải pháp thành công và tạo ra giải pháp thay thế. Từ những lựa chọn thay thế tiềm năng, bạn có thể chọn đưa ra quyết định tốt nhất. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các bước này trong bài viết về Làm thế nào đưa ra Quyết định.
Mẹo:
Trong trường hợp bạn cần đưa ra quyết định theo nhóm, đọc thêm bài viết Đưa ra quyết định với đội nhóm. Với đội nhóm, bạn cần chú ý nhiều đến sự hợp tác và tham gia của các thành viên trong nhóm.
Quyết định đi tiếp hay dừng lại
Để đưa ra quyết định tốt trong trường hợp này, bạn cần sử dụng hai nhóm công cụ:
- Công cụ để khám phá các tùy chọn.
- Công cụ ra quyết định.
Chúng ta cùng xem xét từng công cụ dưới đây
Khám phá các lựa chọn
Với những công cụ này, bạn hiểu đầy đủ các tùy chọn đang xem xét. Cụ thể, bạn cần kiểm tra các hậu quả mong đợi và “không mong muốn” nếu quyết định đi tiếp và thực hiện tương tự nếu quyết định dừng lại.
- Phân tích rủi ro – Mỗi quyết định bạn đưa ra đều có rủi ro, cho dù quyết định đi tiếp với sự thay đổi hay dừng lại với hiện trạng. Bạn cần hiểu về các rủi ro để thực hiện một quyết định tốt, đó là lý do Phân tích rủi ro rất quan trọng.
Mức độ rủi ro bạn sẵn sàng chấp nhận tùy thuộc vào thái độ của bạn đối với nó, cũng như loại quyết định. Và việc bạn đưa ra quyết định một mình hay với một nhóm cũng ảnh hưởng đến mức độ rủi ro mà bạn sẵn sàng chấp nhận. Các nhóm thường sẵn sàng chấp nhận rủi ro – đôi khi theo cách tiêu cực – bởi vì trách nhiệm dàn trải ra cho các thành viên trong nhóm. Đọc thêm bài viết Đưa ra quyết định với đội nhóm sẽ hữu ích cho bạn.
- Phân tích tác động – Phân tích tác động có liên quan chặt chẽ với phân tích rủi ro – đây là một cách tiếp cận brainstorming theo chiều sâu, về những hậu quả “bất ngờ” tích cực và tiêu cực của một quyết định. Ở đây, bạn đánh giá từng lựa chọn dựa trên tác động của nó với tổ chức và các bên liên quan: Điều gì có thể xảy ra nếu bạn đi tiếpi? Và điều gì có thể xảy ra nếu bạn tiếp tục với hiện tại?
- Sáu chiếc mũ tư duy – Dù muốn hay không, mọi người có phong cách ra quyết định khác nhau và những điều này có thể làm sai lệch quá trình ra quyết định. Cách tiếp cận Sáu chiếc mũ tư duy đưa ra một cách chính thức sử dụng một số phong cách phổ biến nhất (hướng dữ liệu, trực quan, bi quan, lạc quan và sáng tạo) để xem xét quyết định, từ đó bạn có thể thu được lợi ích từ mỗi phong cách. Một lần nữa, áp dụng cách tiếp cận này một cách riêng biệt với tùy chọn đi tiếp và dừng lại, khám phá sự cân bằng của chúng.
- Sử dụng phương trình thay đổi của Beckhard và Harris – Cách tiếp cận này giúp bạn suy nghĩ về thế mạnh trong trường hợp bạn thay đổi và nó có ảnh hưởng thế nào đến khả năng thành công. Nó chỉ ra rằng để thay đổi xảy ra thành công, phương trình sau phải đúng:
Không hài lòng với hiện trạng x mong muốn x thực tiễn > Kháng cự thay đổi
Vì vậy, Quyết định đi tiếp hay dừng lại, bạn cần xác định xem bạn có đủ bất mãn với hiện trạng và sự thay đổi đó có là mong muốn với mọi người và thực tiễn thực hiện. Nếu bất kỳ ba yếu tố này không ở đúng chỗ của nó, thì toàn bộ vế bên trái của phương trình bằng không – và có nghĩa có một con đường khó khăn phía trước cho bất kỳ thay đổi nào bạn đề nghị.
- Phân tích chống đối – ủng hộ giúp bạn nắm bắt những điều đang xảy ra trong tổ chức hỗ trợ hoặc làm suy yếu mỗi sự lựa chọn của bạn. Lợi ích cá nhân, cái tôi, sự lười biếng và mong muốn mạnh mẽ giữ nguyên hiện trạng là những lực lượng ngăn cản bạn, ngay cả những kế hoạch tuyệt vời nhất. Mặt khác, có nhiều lực lượng tích cực có thể bù đắp những điều trên. Bằng cách tiến hành phân tích này, bạn không chỉ dự đoán khả năng thành công của mình, mà cũng có thể xác định cơ hội để tăng yếu tố tích cực và làm suy yếu các yếu tố tiêu cực.
Mẹo:
Bài viết Quản lý sự thay đổi đưa ra lời khuyên nhằm cải thiện cơ hội thành công, nếu bạn quyết định đi tiếp.
Công cụ ra quyết định
Khi đã mở rộng hiểu biết của mình với các lựa chọn, đây là thời gian đưa ra quyết định đi tiếp hay dừng lại.
Các cách tiếp cận bạn sử dụng ở đây phụ thuộc vào quy mô quyết định và bối cảnh của nó.
Phần lớn, các quyết định dựa trên tiềm lực tài chính, bộ phận tài chính cần đánh giá về tình hình của nó. Đây là một chủ đề chuyên môn vượt ngoài phạm vi bài viết này. Nếu bạn không phải là một chuyên gia tài chính, điều tốt nhất là có được sự giúp đỡ của bộ phận tài chính.
Đối với quyết định tài chính nhỏ hơn và các quyết định có yếu tố phi tài chính, có một số kỹ thuật tốt mà bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định:
- Phân tích chi phí/lợi ích – Phân tích chi phí/lợi ích thường là nơi để bắt đầu với loại hình ra quyết định này. Liệt kê chi phí của từng phương án, dựa trên rủi ro và tác động bạn xác định trước đó. Sau đó đánh giá giá trị các lợi ích (bạn có thể thể hiện bằng dạng thuần túy về tài chính hoặc sử dụng đo lường chủ quan). Điều này cung cấp cho bạn một cách tính toán nhanh chóng.
- Dự báo dòng tiền: đưa phương pháp này sang giai đoạn tiếp theo, bằng cách suy nghĩ xem quyết định bạn đưa ra sẽ diễn ra theo thời gian thế nào. Cách tiếp cận này giúp bạn đánh giá tác động tiền tệ với sự thay đổi hay khi giữ nguyên hiện trạng. Quyết định cuối cùng phải có ý nghĩa về mặt tài chính và bạn cần biết nếu thay đổi đem lại đủ lợi nhuận để biện minh cho tất cả các hậu quả của nó.
- Cây quyết định – Đây là công cụ hữu ích khi kết quả của một quyết định là không chắc chắn – ví dụ, khi bạn tung ra một sản phẩm mới, có thể khó dự đoán doanh số tương lai. Cây quyết định giúp bạn đưa xác suất vào ra quyết định, giúp bạn xem xét sự không chắc chắn.
- Phân tích so sánh theo cặp và Ma trận phân tích ra quyết định – Được sử dụng với nhau, những công cụ này giúp bạn đánh giá tầm quan trọng tương đối của nhiều tiêu chí ra quyết định khác nhau và sau đó quyết định đi tiếp hay dừng lại tùy thuộc vào xếp hạng của mỗi tiêu chí này.
Mẹo
Đối với quyết định đặc biệt quan trọng, “kiểm tra” quá trình ra quyết định đảm bảo đó là một cách hợp lý và rằng bạn đã không bỏ qua bất kỳ yếu tố then chốt nào. Hai công cụ có thể giúp bạn là Nấc thang suy luận và Phân tích điểm mù.
Những điểm chính
Quyết định là một phần của cuộc sống hàng ngày. Thông thường, quyết định bạn đưa ra là đi tiếp với một giải pháp hoặc chấp nhận hiện trạng và không làm gì cả. Chúng được gọi là Quyết định đi tiếp hay dừng lại và chúng liên quan đến một cuộc điều tra kỹ lưỡng các vấn đề từ đầu đến cuối.
Bằng cách sử dụng cách tiếp cận đi tiếp hay dừng lại, bạn đảm bảo không hành động theo cảm tính, sự lựa chọn có ý thức.
