Quy trình đổi mới 4 bước

Tạo ra giải pháp sáng tạo cho các vấn đề phức tạp

Hãy tưởng tượng, bạn cần phải giải quyết một vấn đề phức tạp. Bạn yêu cầu tất cả mọi người trong nhóm đưa ra các giải pháp và họ cung cấp một số ý tưởng. Vấn đề là các giải pháp không đem lại tác động mà bạn hy vọng – đó là những ý tưởng hoang dã hoặc các bản sửa lỗi nhanh chóng và chúng sẽ không làm tăng giá trị cho những điều bạn làm.

Để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, bạn và nhóm nghĩ một cách sáng tạo. Bạn cũng cần đảm bảo các giải pháp  đáp ứng các nhu cầu kinh doanh được xác định, nếu không những ý tưởng này sẽ không làm tăng giá trị.

Quá trình Đổi mới Bốn bước của Weiss và Legrand giúp bạn tìm ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề phức tạp.

Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét lợi ích của việc sử dụng quy trình này và chúng ta sẽ thảo luận xem làm thế nào bạn có thể áp dụng nó để tìm ra giải pháp sáng tạo cho vấn đề của mình.

Giới thiệu về Mô hình

David Weiss và Claude Legrand đã phát triển Quy trình Đổi mới 4 Bước và xuất bản nó trong cuốn sách năm 2011 của họ “Innovative Intelligence: The Art and Practice of Leading Sustainable Innovation in Your Organization.“

Bốn bước là:

1. Khung phát triển.
2. Xác định vấn đề.
3. Tạo ý tưởng.
4. Thực hiện giải pháp tốt nhất.

Ưu điểm chính và duy nhất của mô hình là nó khuyến khích bạn xác định nhu cầu kinh doanh của bạn sớm trong quá trình đổi mới. Điều này có nghĩa là bạn tạo ra các giải pháp làm tăng giá trị cho những điều bạn làm, giúp bạn có thể mang lại kết quả tốt hơn và bền vững hơn.

Chú thích:

Mặc dù nó liên quan đến một số bước, Quy trình Đổi mới 4 Bước là một mô hình tương đối đơn giản. Mặc dù tính đơn giản của nó, tuy nhiên, nó không phải là một  biện pháp “sửa chữa nhanh chóng.” Tốt nhất nên làm việc qua quy trình này từ từ, và dành nhiều thời gian để suy nghĩ về từng bước.

Áp dụng mô hình

Hãy xem xét từng bước chi tiết hơn và thảo luận xem làm thế nào để áp dụng nó.

Bước 1: Phát triển Khung

Bước đầu này khuyến khích bạn suy nghĩ xem làm sao để giải quyết vấn đề. Nó cũng giúp bạn đảm bảo những giải pháp mà bạn phát triển đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn.

Thực hiện các bước sau:

1. Xác định lịch sử của vấn đề – Vấn đề này đã có trước đây? Có ai đã cố gắng giải quyết nó trước đây? Giải pháp nào hoạt động, giải pháp nào không?
2. Hiểu bối cảnh – chiến lược, hoặc dự án cao hơn là gì? Những dự án, vấn đề, quy tắc hoặc quy định nào khác có thể ảnh hưởng đến cách bạn giải quyết vấn đề này? Mức hỗ trợ mà tổ chức và các bên liên quan cung cấp cho dự án này?
3. Đặt câu hỏi “Làm thế nào” – Một câu hỏi, bắt đầu bằng “Làm thế nào để …” hoặc “Làm thế nào chúng ta sẽ …?” Ví dụ: “Làm thế nào để chúng ta giảm được 5% khiếu nại của khách hàng?” Hoặc “Làm thế nào để chúng ta đẩy nhanh quá trình này lên một giờ?” Điều này giúp đặt ra mục tiêu và xác định cách bạn sẽ đo lường thành công.

Chú thích:

Sử dụng từ cụ thể, định lượng và tránh những từ mơ hồ như “nhanh hơn”, “cải tiến”, “tốt hơn”, “cao hơn”, “tốn kém” hoặc “nhiều hơn” trừ khi bạn có thể định lượng được chúng.

Nếu bạn đang làm việc với một nhóm, mỗi người hãy viết câu hỏi “Làm thế nào sẽ …?” – một câu mà người đó cảm thấy tốt nhất mô tả vấn đề mà bạn đang cố gắng để giải quyết. Sau đó, thảo luận ý tưởng và quyết định cái nào phù hợp nhất.

1. Xác định ranh giới – ngân sách và thời gian của bạn là bao nhiêu và những nguồn lực nào bạn có? Giải pháp là làm gì hay không làm gì? Và ranh giới nào nằm ngoài sự kiểm soát của bạn?
2. Xác định kết quả – Xác định một cách lỏng lẻo các loại giải pháp, hoặc kết quả, mà bạn nghĩ rằng sẽ giải quyết được vấn đề. Bạn sẽ cần phải cải tiến quy trình hoặc sản phẩm? Hay bạn cần suy nghĩ lại cách tiếp thị hoặc bán hàng? Bước này giúp tập trung suy nghĩ vào các bước sau.
3. Xác định người ra quyết định – Ai thực sự “sở hữu” vấn đề này và ai có thể đưa ra quyết định cuối cùng? Nếu bạn đang giải quyết vấn đề như một phần của dự án, đây có thể là nhà tài trợ dự án.

Dành thời gian làm việc qua sáu lĩnh vực này. Mặc dù bạn có thể cảm thấy đã sẵn sàng để bắt đầu tìm ra giải pháp, hãy đợi. Công việc bạn bây giờ sẽ giúp bạn trong các bước sau.

Nếu bạn đang làm việc trong một dự án phức tạp, có thể đưa thông tin này vào Điều lệ dự án chính thức hơn,

Bước 2: Xác định vấn đề

Mục tiêu của bước thứ hai là tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và để xác định bất kỳ sự cố phụ hoặc vấn đề nào mà bạn chưa khám phá. Nó giúp bạn đảm bảo mình đang xem xét đúng vấn đề.

Trước tiên, làm rõ các giả định của bạn về vấn đề, bạn có thể sử dụng công cụ như Nấc thang suy luận.

Sau đó, khám phá vấn đề bằng cách sử dụng các công cụ như kỹ thuật 5 Whys, Phân tích Nguyên nhân và tác động, Phân tích nguyên nhân gốc rễ và Sơ đồ mối quan hệ từ đó bạn có thể xác định được vấn đề chính cần giải quyết.

Nó cũng có thể giúp xác định xem vấn đề này có phù hợp với một hệ thống hay quy trình lớn hơn. Sơ đồ luồng và sơ đồ làn bơi giúp bạn làm việc này.

Khi bạn cảm thấy mình đã hiểu rõ vấn đề một cách rõ ràng, hãy đảm bảo bạn xác nhận sự hiểu biết này với chủ sở hữu vấn đề hoặc người ra quyết định.

Bước 3: Tạo ý tưởng

Bây giờ bạn đã xác định được khuôn khổ để giải quyết vấn đề và bạn hiểu rõ vấn đề của mình là gì, bạn có thể tập trung và sáng tạo giải quyết vấn đề: tạo ra ý tưởng.

Có 4 bước sau trong quá trình tạo ý tưởng. Làm theo những bước này giúp bạn và nhóm tạo ý tưởng phù hợp trong phạm vi và giới hạn mà bạn đã xác định.

1. Chuẩn bị – Đến phiên thảo luận với đúng vấn đề và với một một chương trình nghị sự, với một người hướng dẫn và với rất nhiều kỹ thuật Brainstorming sáng tạo để sử dụng.
2. Xác định một khuôn khổ – Hãy để mọi người biết câu hỏi cuối cùng là  “Làm thế nào…?” và vượt qua ranh giới, quy tắc và mục tiêu mà bạn đã xác định trong các bước trước đó. Điều này giúp bạn đảm bảo tất cả cùng trên một trang.
3. Bắt đầu tạo ý tưởng – Động não và bắt đầu tạo ra ý tưởng. Cố gắng không đánh giá chất lượng ý tưởng; Chỉ tập trung vào tốc độ và số lượng trong giai đoạn này!
4. Xác định các giải pháp tốt nhất – Nhìn vào tất cả các giải pháp mà bạn và nhóm đã tạo ra. Bạn có thể kết hợp một số để tạo ra các giải pháp có ý nghĩa khác. Chọn giải pháp (hoặc kết hợp các giải pháp) tốt nhất cho câu hỏi “Làm thế nào …?” nhưng đừng bỏ qua các giải pháp khác được nêu ra.

Chú thích:

Một trong những điều gây tổn hại nhất có thể xảy ra ở giai đoạn này là các ý tưởng được kiểm duyệt hoặc đánh giá. Nói rõ ràng với các thành viên trong nhóm rằng không nên bỏ qua bất kỳ ý tưởng nào cho đến khi bạn thực hiện bước 4. Sẽ có thời gian và địa điểm để loại bỏ những ý tưởng không dùng được và nó không nên xảy ra cho đến khi kết thúc bước này!

Hãy chuẩn bị để đến với quá trình tạo ý tưởng với các kỹ thuật động não làm việc tốt theo nhóm. Brainstorming thông thường có thể hoạt động rất tốt, nhưng nếu nó bị sa lầy, hãy chuẩn bị các công cụ như Kỹ thuật động não vòng tròn và Phương pháp đóng góp ý kiến của Crawford.

Nếu bất kỳ ai trong số các bạn bị mắc kẹt trong quá trình động não, hãy sử dụng các kỹ thuật tư duy trong phần này để đưa ra những ý tưởng mới.

Bước 4: Thực hiện Giải pháp Tốt nhất

Bây giờ, bạn cần chọn giải pháp tốt nhất từ ​​Bước 3 và phát triển một kế hoạch để thực hiện thành công. Bao gồm xem xét các giải pháp cụ thể, đánh giá rủi ro và tạo kế hoạch chi tiết.

Mẹo:

Đọc bài viết Đưa ra quyết định nhóm hiệu quả để biết xem làm thế nào đưa ra quyết định tốt với đội nhóm.

Nếu có một số giải pháp có thể  xem xét, sử dụng các công cụ ra quyết định như Phân tích Cây Quyết định và Phân tích Ma trận Quyết định để đánh giá những lựa chọn này. Sử dụng các tiêu chí bạn đã xác định trong Bước 1 để chọn lựa.

Đối với các dự án nhỏ, một Kế hoạch hành động sẽ hữu ích cho bạn khi triển khai giải pháp. Tuy nhiên, nếu bạn đang thực hiện một dự án quy mô lớn, bạn sẽ cần phải sử dụng cách tiếp cận quản lý dự án chính thức hơn.

Nơi bạn triển khai sẽ ảnh hưởng đến nhiều người hoặc nhóm người, bạn cũng nên suy nghĩ xem làm sao để quản lý thay đổi hiệu quả. Hãy nhớ rằng, nếu bạn tạo ra một tầm nhìn tích cực và truyền đạt một lý do thuyết phục cho sự thay đổi, nó sẽ dễ dàng hơn để xây dựng sự phấn khích và đạt được sự đồng ý từ nhóm hay tổ chức.

Chú thích:

Quá trình Đổi mới 4 Bước là một trong những quá trình giải quyết vấn đề hữu ích và sức mạnh của nó nằm trong cách nó gắn kết sự đổi mới vào đúng bối cảnh tổ chứ.

Các cách tiếp cận khác là Mô hình tư duy hiệu quả của Hurson là một công cụ tuyệt vời, khuyến khích tính sáng tạo và tư duy phê bình ở từng giai đoạn của quá trình giải quyết vấn đề; Quá trình Simplex đổi mới trong quá trình cải tiến liên tục; Và Phương pháp SSM thông qua một phương pháp tiếp cận lỏng và lặp đi lặp lại để định nghĩa vấn đề và giải quyết vấn đề.

Cách tiếp cận giải quyết vấn đề tốt nhất cho tình huống của bạn có thể là sự kết hợp của tất cả các phương pháp này.

Những điểm chính

David Weiss và Claude Legrand đã công bố Quy trình Đổi mới 4 bước của mình trong cuốn sách năm 2011 của họ, “Innovative Intelligence: The Art and Practice of Leading Sustainable Innovation in Your Organization.”

Bốn bước là:

1. Khung phát triển.
2. Xác định vấn đề.
3. Tạo ý tưởng.
4. Thực hiện giải pháp tốt nhất.

Lợi ích của việc sử dụng Quy trình Đổi mới 4 bước là nó cung cấp khuôn khổ mà bạn, cùng với nhóm có thể sử dụng để làm việc qua quá trình đổi mới một cách toàn diện và có phương pháp.

Nó giúp bạn có các ý tưởng sáng tạo hơn bởi vì bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng, xác định các vấn đề rõ ràng, tạo ra các ý tưởng trong bối cảnh phù hợp và thực hiện kế hoạch và thay đổi một cách cẩn thận.