Quản trị tinh gọn (Lean). Làm thế nào để bắt đầu?

Câu hỏi quan trọng, khi bắt đầu ứng dụng quản trị tinh gọn (Lean) là:

Làm thế nào để bắt đầu?

Bởi vì quản trị tinh gọn có rất nhiều công cụ:

Bạn càng tìm hiểu sâu về Lean, bạn càng “lạc lối” trong một mê cung công cụ.

Vì vậy, làm thế nào để bắt đầu?

Triết lý của tôi: “Khi lạc lối, hãy quay trở lại điểm xuất phát”. Quản trị tinh gọn (Lean) có khởi nguồn từ hệ thống quản trị TPS của tập đoàn Toyota.

Để trả lời câu hỏi này, chúng ta cần kiểm tra những gì Toyota đã thực hiện để triển khai Lean và học hỏi cách làm của họ.

Đầu tiên, Toyota định nghĩa “giá trị” là…

Mục lục

Bước 1: Khách hàng của bạn muốn gì?

Trả lời 5 câu hỏi dưới đây để làm rõ:

Khách hàng muốn cái gì (sản phẩm, dịch vụ)?
Anh ấy muốn nó như thế nào (mô tả chi tiết tính năng, màu sắc, sự hỗ trợ…)?
Khi nào anh ấy muốn (thời điểm)?
Anh ta muốn nhận hàng ở đâu (địa điểm)?
Và muốn bao nhiêu đơn vị (số lượng)?

Tạo giá trị: là đáp ứng đúng các yêu cầu nêu trên của khách hàng.

Khi biết rõ khách hàng muốn gì, bạn kiểm tra lại toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp để xác định xem hoạt động nào đang tạo giá trị cho khách hàng (đáp ứng điều họ muốn)? Và hoạt động nào không?

Lưu ý: Mọi hoạt động phải được xác minh bằng cách trả lời câu hỏi dưới dây:

Hoạt động này có tạo giá trị cho khách hàng không?

Nói cách khác,
khách hàng phải trả tiền cho các hoạt động của doanh nghiệp (chi phí) để làm ra sản phẩm/dịch vụ (giá thành)? Vì vậy hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn không có các hoạt động thừa thãi, gây lãng phí (không tạo thêm giá trị cho khách hàng).

Vấn đề phát sinh,

Bạn có nhiều khách hàng và nhu cầu của họ khác nhau?

Trong trường hợp này, hãy sử dụng nguyên lý Pareto (80/20).

Có bao nhiêu khách hàng tạo ra 50% – 80% doanh thu?

Tôi cá là không nhiều (Thường là khoảng 20%). Đây chính là nhóm khách hàng quan trọng nhất.

Sau đó, xác định họ cần gì?

Nói chuyện trực tiếp với khách hàng,
hãy thảo luận trước với nhân viên bán hàng để nắm được thông tin cơ bản.

Cuối cùng,
khi bạn có trong tay danh sách 10 khách hàng quan trọng nhất, hãy nói chuyện trực tiếp với họ, bạn sẽ biết giá trị nằm ở đâu.

Lưu ý: Bạn phải nói chuyện trực tiếp với khách hàng.

Bước 2: Loại bỏ 8 loại lãng phí

Bây giờ bạn đã thấu hiểu các mong muốn cụ thể khách hàng, bước tiếp theo, nhận diện và loại bỏ các lãng phí trong doanh nghiệp.

Nhớ, lãng phí là bất cứ điều gì không tạo thêm giá trị cho khách hàng.

Nhưng,
làm thế nào tôi có thể xác định lãng phí?

Đơn giản bạn chỉ cần,
kiểm tra tất cả các quy trình và xác định các bước công việc không tạo thêm giá trị cho khách hàng và loại bỏ chúng.

Ví dụ: Phân loại từng hoạt động, từng bước công việc vào 3 nhóm:

Nhóm 1: Các hoạt động/bước công việc Tạo giá trị (thường là 5%).
Nhóm 2: Các hoạt động/bước công việc Không tạo giá trị, nhưng Cần thiết (thường là 35%).
Nhóm 3: Các hoạt động/bước công việc Không tạo ra giá trị, cũng chẳng cần thiết (thường là 60%).

Sau đó, tập trung mọi nỗ lực để loại bỏ Nhóm 3.

Có thể bạn đang nghĩ, đây là một quá trình đòi hỏi thời gian? Đúng vậy!
Quản trị tinh gọn giống như việc đãi cát tìm vàng (nhiều lúc chán nản và mệt mỏi), tuy nhiên, khi bạn tìm thấy mỏ vàng, thì thành quả rất xứng đáng với nỗ lực và kỷ luật mà bạn đã đầu tư.

Quản trị tinh gọn (Lean), có nghĩa là tạo ra nhiều giá trị hơn – với ít nguồn lực hơn (thông qua việc loại bỏ các loại lãng phí).

Đọc thêm bài viết này để hiểu rõ hơn về lãng phí: 8 loại lãng phí doanh nghiệp phải tìm cách loại bỏ.

Bước 3: Tạo dòng chảy liên tục

Trong phần trước,
chúng ta đã nói về “giá trị” và “lãng phí”,
sau đó,
cách xác định chúng,
bước tiếp theo là tạo ra một dòng chảy liên tục.

Hiểu đơn giản: Dòng chảy liên tục là quá trình tạo giá trị cho khách hàng được lưu thông suôn sẻ – mà không bị gián đoạn, trì hoãn hay tắc nghẽn.

Làm thế nào bạn thực hiện được?

3 công cụ hữu hiệu, bạn có thể sử dụng là:

Công cụ quản trị tinh gọn số 1: 5S

5S là phương pháp giúp bạn phân loại, sắp xếp và chuẩn hóa quy trình, trong đó:

1 – Seiri = Sàng lọc
2 – Seiton = Sắp xếp
3 – Seiso = Sạch sẽ
4 – Seiketsu = Săn sóc
5 – Shitsuke = Sẵn sàng

Tìm hiểu thêm về công cụ 5S tại đây: Giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất lao động với công cụ 5S

Công cụ quản trị tinh gọn số 2: Bản đồ chuỗi giá trị VSM

VSM – Value stream mapping
Bản đồ chuỗi giá trị VSM – là phương pháp giúp bạn hiển thị trực quan luồng giá trị hiện tại của doanh nghiệp, cũng như thiết kế luồng giá trị mong muốn trong tương lai.

Cụ thể, hãy tìm hiểu thêm về VSM tại đây: Cải tiến quy trình kinh doanh bằng bản đồ chuỗi giá trị VSM

Công cụ quản trị tinh gọn số 3: U-Cell

U-Cell là phương pháp giúp bạn di chuyển một cách nhanh chóng – từ bước công việc này sang bước công việc tiếp theo, từ máy 1 sang máy 2, hay từ bộ phận này sang bộ phận khác.

Kết quả là,
giảm thời gian di chuyển và tăng năng suất.

Sau khi hoàn thành bước U-Cell này, bạn có thể bắt đầu tạo ra một Hệ thống Kéo.

Bước 4: Thiết lập hệ thống cho phép khách hàng Kéo giá trị

Kéo là nguyên lý trao quyền cho khách hàng của bạn – được quyết định:

Cái họ muốn,
Nơi họ muốn,
Thời điểm và
Số lượng họ muốn.

Tức là: Bạn tạo ra sản phẩm/dịch vụ gì? với số lượng bao nhiêu? vào thời điểm nào? ở đâu? – Tất cả là do khách hàng quyết định.

Nào,

Để tôi giải thích nguyên lý “Kéo” thông qua việc mua sắm tại siêu thị.

Một ví dụ rất rõ ràng, khi bạn đi tới 1 kệ hàng trong siêu thị để mua sắm, có bao nhiêu sản phẩm trên kệ?

Liệu có phải là tất cả số hàng – mà siêu thị có – đều được bầy trên kệ? Chắc chắn là không.

Chỉ một số lượng hàng hóa nhất định được bầy trên kệ.
Sau khi khách lấy bớt đi (mua) thì nhân viên mới bổ sung lên kệ – đúng số lượng đã bán.
Tương tự, hàng hóa được lấy từ kho – để bầy trên kệ (bổ sung số hàng khách đã mua).
Lúc này, ở kho, một lượng hàng nhất định sẽ được nhà cung cấp vận chuyển tới để bổ sung vào kho (đúng theo nhu cầu mỗi ngày của khách).

Nguyên lý: Khách hàng (mua) kéo số lượng trên kệ hàng => số lượng trên kệ hàng kéo số lượng trong kho => số lượng trong kho kéo số lượng đặt hàng nhà cung cấp…

Nguyên lý vận hành này, giúp giảm thiểu tối đa việc nhập hàng thừa thãi – gây lãng phí.

Thử hình dung, nếu siêu thị nhập hàng và lưu kho thừa so với nhu cầu (số lượng mua) của khách. Điều gì sẽ xảy ra? Thịt, cá, rau, quả… không bán hết, để sang ngày hôm sau – sẽ không còn tươi sống, chất lượng giảm sút, thậm chí để lâu hơn sẽ bị ôi, thiu, hỏng – nếu tiết kiệm vẫn bán cho khách sẽ mất uy tín. Còn bỏ đi? Một lượng tiền khổng lồ mỗi ngày bị tống vào thùng rác.

Kéo, trong quản trị tinh gọn, hoạt động theo đúng nguyên lý này.

Nó cũng tương tự như đồng hồ xăng xe của bạn.
Khi nào bạn đổ xăng cho xe?
Khi kim xăng (hoặc đèn báo) chỉ tới mốc gần hết, phải không?

Sẽ thật lãng phí, nếu cứ chạy 1 Km, ta lại dừng để đổ xăng. Vừa phải chờ đợi, vừa bị gián đoạn trên cuộc hành trình.

Câu hỏi đặt ra la: Làm sao bạn biết thời điểm phải đổ xăng cho xe?

Mấu chốt chính là: Kim xăng (đèn báo xăng).

Đây là lúc bạn sử dụng

Công cụ quản trị tinh gọn số 4: Kanban

Kanban, giống như “kim xăng”, là tín hiệu báo cho bạn biết khi nào thì một hoạt động được phép tiến hành. Và thực hiện với số lượng bao nhiêu?

Một ví dụ rõ ràng khác, chính là “đèn giao thông”:

Đèn xanh: bạn được đi.
Đèn vàng: bạn chuẩn bị.
Đèn đỏ: bạn phải dừng lại.

Quản trị tinh gọn đòi hỏi phải thiết lập một hệ thống tín hiệu Kanban trong các quy trình. Công cụ này giúp bạn thực hiện nguyên lý kéo: cung cấp đúng thứ, đúng số lượng, đúng thời gian và đúng địa điểm.

Cuối cùng,

Bước 5: Kaizen – Cải tiến liên tục

Khi hệ thống được thiết lập cơ bản, chính là lúc bạn sử dụng tới công cụ Kaizen – Cải tiến liên tục – nhằm hướng tới sự hoàn thiện.

Những điểm chính