Hãy hình dung về một vị sếp đang ngồi sau một chiếc bàn lớn chất đầy những công việc quan trọng, trong một căn phòng xa hoa, và bao quanh là 4 bức tường kín mít. Ông ấy quá bận rộn để quan tâm tới bất cứ điều gì đang xảy ra bên ngoài căn phòng đó.
Điều này khiến cho nhân viên không dám làm phiền cũng như tiếp cận sếp để trình bày ý tưởng. Và như một điều tất yếu, khoảng trống trong mối quan hệ giữa sếp và nhân viên sẽ ngày một cách xa hơn. Đúng vậy, đây là một tình huống có thể coi là khá phổ biến ở nhiều tổ chức. Vậy câu hỏi đặt ra là, bạn muốn trở thành người quản lý như thế nào? Bạn muốn xa rời nhân viên và chỉ tập trung vào những việc quan trọng của mình? Hay bạn có muốn biết điều gì đang xảy ra ngoài kia? Nơi nhân viên của mình đang chiến đấu?
Sau khi đọc xong bài viết này bạn sẽ trở thành một quản lý vừa được ngưỡng mộ bởi sự khôn ngoan, bởi kiến thức và chuyên môn uyên bác lại vừa xây dựng được một mối liên hệ cực kỳ chắc chắn với đội nhóm của mình. Nghe tuyệt đúng không?
Nếu bạn dựng lên bức tường bao quanh bản thân, đội nhóm của bạn sẽ không được thừa hưởng gì từ nguồn kinh nghiệm dày dặn của bạn, từ đó làm cho chất lượng giải quyết vấn đề và ra quyết định bị sụt giảm nghiêm trọng. Việc kết nối với đội nhóm là yếu tố chính so sự thành công của bạn cũng như của công ty. Bạn càng kết nối, bạn càng hiểu rõ điều gì thúc đẩy đội nhóm của mình, từ đó tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi người và của tổ chức.
Mục lục
Quản lý khi đi dạo (MBWA) là gì?
Để tạo dựng và giữ được sự kết nối, bạn cần đi xung quanh và nói chuyện với đội nhóm của mình, đồng hành cùng với họ, đặt các câu hỏi, và sẵn sàng giúp đỡ khi cần thiết. Khi làm những việc như vậy thì bạn được coi là đang quản lý khi đi dạo (Management By Wandering Aroud – MBWA).
William Hewlett và David Packard, founder của Hewlett Packard (HP), nổi tiếng bởi sử dụng cách tiếp cận này trong công ty của họ. Trong cuốn sách In Search of Excellence năm 1982 của Tom Peters, bao gồm các bài học từ HP và các công ty khác sử dụng một phong cách tương tự – và từ MBWA ngay lập tức trở nên phổ biến.
Những thành tựu bạn có thể đạt được khi áp dụng MBWA
Kể từ đó tới nay, quản lý khi đi dạo chưa bao giờ bị lỗi thời. Và nếu bạn áp dụng MBWA vào công việc của mình, bạn sẽ nâng cao được:
- Khả năng tiếp cận – Khi nhân viên của bạn thấy bạn như một người bình thường không chỉ là sếp, họ sẽ có cơ hội cho bạn biến những gì đang xảy ra. Và bạn cũng có các cơ hội để tìm hiểu về các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
- Sự tin tưởng – Khi đội nhóm hiểu bạn hơn, họ sẽ tin tưởng bạn nhiều hơn. Bạn sẽ tự nhiên để chia sẻ nhiều thông tin hơn, và điều đó sẽ phá vỡ các rào cản trong việc giao tiếp.
- Kiến thức kinh doanh – Phát hiện và nghiên cứu những gì đang xảy ra hàng ngày có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các chức năng và quy trình xung quanh.
- Trách nhiệm – Khi bạn thường xuyên tương tác với đội nhóm, bạn sẽ hoàn thành được các thỏa thuận. Mọi người sẽ có động lực hơn để tiếp tục chiến đấu, bởi vì bạn và họ thường xuyên gặp nhau.
- Tinh thần – Mọi người thường cảm thấy thoải mái hơn về công việc và tổ chức của mình khi họ được lắng nghe. MBWA khiến bạn giúp họ cảm thấy điều đó.
- Năng suất – Nhiều ý tưởng sáng tạo đến từ những cuộc trò chuyện bình thường. MBWA khuyến khích các cuộc thảo luận ngẫu nhiên, vì vậy mọi người sẽ cảm thấy tự do hơn khi đến với bạn cùng những ý tưởng của họ.
Mặc dù quản lý khi đi dạo đã trở nên phổ biến bởi những lợi ích rõ ràng nó đem lại. Nhưng để áp dụng nó thành công, bạn cần làm nhiều việc hơn là chỉ đi dạo qua văn phòng, kho hàng hay cơ sở sản xuất. MBWA không giống như “cưỡi ngựa xem hoa”. Đó là một nỗ lực chân thành để thấu hiểu nhân viên của bạn, những gì họ làm và những gì bạn có thể làm để giúp công việc của họ hiệu quả hơn.
Đọc tới đây, nếu bạn đang có một chút ý nghĩ gì về việc áp dụng MBWA chỉ bởi vì coi đó là một nghĩa vụ, thì bạn nên dừng lại và không cần đọc tiếp. Bởi lẽ MBWA chỉ phát huy được hết sức mạnh của nó khi trong thâm tâm bạn thực sự muốn thấu hiểu nhân viên và tổ chức của mình, và thêm vào đó bạn phải cam kết theo dõi cũng như tìm kiếm sự cải tiến liên tục.
Làm thế nào để quản lý khi đi dạo (MBWA)?
Bạn sẽ “đi dạo” hiệu quả hơn nếu như thử những mẹo dưới đây:
- Thư giãn – Mọi người sẽ cảm nhận được sự chân thành và giản dị của bạn, và họ sẽ phản ứng lại tương ứng. Nếu bạn quá cứng nhắc, thì cũng sẽ nhận được những phản ứng cứng nhắc.
- Tập trung lắng nghe và quan sát – Lắng nghe chủ động với nhân viên của bạn. Khi mọi người cảm thấy bạn đang lắng nghe họ, họ sẽ cảm nhận được sự chân thành của bạn.
- Yêu cầu phản hồi và ý tưởng – Hãy cho mọi người thấy rằng bạn muốn lắng nghe ý tưởng của họ để khiến cho công việc trở nên tốt hơn. Là cấp trên, mọi người sẽ có xu hướng nghĩ rằng ý kiến và quan điểm của bạn “luôn đúng”. Vì vậy, đừng vội nói những gì bạn đang nghĩ trong đầu – hãy tạo cơ hội cho nhân viên của mình trình bày ý tưởng của họ. Hãy nhớ, những ý tưởng tuyệt vời đều đến từ những cuộc trò chuyện bình thường nhất.
- “Đi dạo” một cách bình đẳng – đừng dành quá nhiều thời gian ở phòng ban này hơn phòng ban khác. Đừng nói chuyện với cùng một người, hoặc những người có vị trí nhất định. Sẽ tuyệt vời hơn khi bạn tiếp cận và kết nối với tất cả mọi người trong công ty, bất kể chức vụ hay vị trí.
- Tận dụng cơ hội để công nhận – Nếu bạn thấy nhân viên làm được một điều gì đó tuyệt vời, hãy khen ngợi họ. Đây là một cách hoàn hảo để thể hiện lòng biết ơn của bạn. Ai cũng muốn được công nhận và khen ngợi. Ngay cả bạn cũng vậy đúng không?
- Tổ chức các cuộc họp “ngoài vành đai” – Thay vì lúc nào cũng họp trong văn phòng, bạn hãy gặp gỡ nhân viên của mình trong khu vực “lãnh thổ” của họ. Điều đó sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái hơn. Và họ sẽ dễ dàng tiếp nhận những mong đợi của bạn đối với họ.
- Đừng đi để đánh giá hoặc phê bình – Nếu bạn làm như vậy, mọi người sẽ lo lắng khi thấy bạn đi lại xung quanh. Giống như bầy cừu đang ăn cỏ và bạn là một con sư tử sẵn sàng xé xác bất cứ bé cừu nào đi lạc vậy. Nếu bạn thấy nhân viên làm điều sai trái, hãy gặp họ sau đó, có thể sau giờ làm để trò chuyện một cách riêng tư. Sau đó cùng tìm ra giải pháp để giúp đỡ họ. Đó mới là điều tuyệt vời mà một người lãnh đạo nên làm.
- Trả lời các câu hỏi công khai và trung thực – Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy tìm hiểu. Nếu bạn không thể chia sẻ điều đì đó, hãy nói như vậy. Đừng nói nửa vời, bạn sẽ phá vỡ lòng tin mà mình đang gây dựng bấy lâu đấy!
- Giao tiếp – Chia sẻ mục tiêu, triết lý, giá trị và tầm nhìn của công ty. Cuộc “đi dạo” của bạn là cơ hội tốt để chia sẻ thông tin giúp mọi người hiểu và làm việc tốt hơn.
- Tán gẫu – Các cuộc đi đạo không nhất thiết lúc nào cũng về công việc, công việc, công việc. Thay vào đó hãy xây dựng các mối quan hệ. Hỏi thăm nhân viên của bạn, hỏi tên con cái của họ. Tìm hiểu xem sở thích của họ là gì hoặc họ muốn đi nghỉ ở đâu. Hãy cười nói vui vẻ với nhân viên của bạn. Và bạn sẽ ngạc nhiên bởi sự tuyệt vời giữa các mối liên kết cá nhân như vậy.
- Đừng lạm dụng nó – Đừng để mọi người thấy rằng bạn luôn nhìn qua vai của họ! Quản lý khi đi dạo thường xuyên là một điều tốt. Nhưng cũng đừng thường xuyên quá. Cẩn thận bạn sẽ trở thành một trở ngại trong quá trình làm việc của nhân viên. Từ đó ảnh hưởng tới hiệu suất của cả công ty.
Lưu ý:
Hãy tạo ra môi trường làm việc nơi các thành viên có thể dễ dàng giao tiếp với nhau. Và cách thức tuyệt vời là để họ làm việc trong một không gian mở, nơi họ có thể nhìn thấy đồng nghiệp cũng như cấp trên của mình làm việc như thế nào.
Những điểm chính
Quản lý khi đi dạo là một cách làm hiệu quả và thiết thực giúp bạn bắt kịp với những điều đang diễn ra trong đội nhóm cũng như tổ chức của bạn.
Hãy nỗ lực xây dựng và có được mối quan hệ gắn kết với nhân viên của bạn. Điều này giúp bạn có được những thông tin quan trọng cho công việc cũng như xây dựng được sự tin tưởng với nhân viên. Từ đó tinh thần đồng đội trong đội nhóm sẽ phát triển rất nhanh khi bạn thể hiện sự quan tâm chân thành tới đội nhóm và công việc của họ. Đồng thời đây cũng là một cách tuyệt vời để giữ tầm nhìn của công ty luôn đi đúng hướng.
Một khi đã áp dụng phương pháp quản lý khi đi dạo MBWA bạn sẽ thấy nó thật dễ dàng, tiết kiệm mà còn đem lại rất nhiều niềm vui!
Áp dụng trong cuộc sống của bạn
Bạn sẽ sử dụng quản lý khi đi dạo để đạt được mục tiêu về lãnh đạo của mình như thế nào? Hãy tự trả lời những câu hỏi sau:
- Lần cuối bạn đi dạo quanh văn phòng của bạn là khi nào? Tại sao? Bạn đang tìm những nhân viên hoạt động tốt hay những người kém năng suất? Bạn tận dụng cơ hội đó để chỉ trích hay học hỏi?
- Bạn thường tổ chức các cuộc họp ở đâu? Nếu bạn sử dụng phòng họp, bạn có nghĩ rằng nhân viên của mình thấy áp lực không?
- Bạn có nhớ tất cả tên của các thành viên trong đội nhóm không? Đây là điều bắt buộc. Tốt hơn nữa, bạn nên nhớ tên của vợ/chồng và cả những đứa con của họ.
- Bạn có thiên vị một nhóm nhân viên hay phòng ban nào không? Nếu có, tại sao lại như vậy?
- Các đồng nghiệp có đến với bạn bằng những ý tưởng không? Hãy suy nghĩ về sự sáng tạo và đổi mới mà bạn có thể mở ra nếu họ chia sẻ?
Bây giờ, sẽ là một điều rất tuyệt vời nếu như bạn áp dụng ngay phương pháp quản lý khi đi dạo với đội nhóm và tổ chức của mình.
