Học hỏi từ công việc có lẽ là phương thức lâu đời nhất trong phát triển sự nghiệp.
Là một nhà lãnh đạo/quản lý đã bao giờ bạn thực sự nghĩ về cách đào tạo các kỹ năng mới cho nhân viên của mình chưa? Có thể bạn sẽ kết hợp rất nhiều phương thức đào tạo, trong đó bao gồm cầm tay chỉ việc.
Nhưng khi nào thì phương thức “cầm tay chỉ việc” thích hợp nhất? Và làm thế nào để thực hiện nó hiệu quả, để nhân viên và tổ chức của bạn có được lợi ích tối cao nhất từ nó?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá phương thức đào tạo nhân viên theo kiểu “cầm tay chỉ việc”. Chúng ta sẽ tìm ra khi nào cầm tay chỉ việc phát huy tốt nhất hiệu quả của nó, và làm sao để triển khai một chương trình đào tạo cầm tay chỉ việc hiệu quả cho đội nhóm và tổ chức của bạn.
Mục lục
Đào tạo Cầm Tay Chỉ Việc
Kiểu đào tạo này xảy ra khi một thành viên (tập sự) làm việc cùng với một đồng nghiệp có nhiều kinh nghiệp hơn (tiền bối), từ đó học hỏi các kỹ năng mới qua điều kiện làm việc bình thường.
Như đã nói ở trên, đây có lẽ là cách thức truyền thống nhất trong việc phát triển sự nghiệp. Qua hàng thế kỷ, con người vẫn đang học hỏi qua cách làm việc chung, quan sát những người có kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu hơn. Kể cả ngày nay, phương thức này vẫn còn được áp dụng rộng rãi, và đặc biệt thích hợp với rất nhiều môi trường làm việc.
Phương thức đào tạo cầm tay chỉ việc có hai dạng: phi cấu trúc và cấu trúc.
Phi Cấu Trúc
Đào tạo cầm tay chỉ việc phi cấu trúc là “dạng tự do”. Nó thường bao gồm việc tiền bối như một người hướng dẫn hoặc cố vấn cho tập sự qua các công việc hàng ngày.
Tiền bối hướng dẫn các kỹ năng và kiến thức quan trọng, và sau đó để tập sự học hỏi qua quá trình thử và sai. Tiền bối cùng với một người quản lý, thường xuyên đưa ra phản hồi và khuyến nghị cho sự tiến bộ của tập sự.
Cấu Trúc
Đào tạo cầm tay chỉ việc có cấu trúc khác phi cấu trúc ở điểm kế hoạch đào tạo được chuẩn bị kỹ càng hơn. Ví dụ, tiền bối có thể trình chiếu slides hoặc một buổi hướng dẫn; có kèm theo tài liệu đọc; hay cung cấp một bộ câu hỏi để giúp tập sự học hỏi kỹ năng mới.
Sau đó tập sự áp dụng những điều học được vào thực tế. Tiền bối đánh giá và đưa ra phản hồi và khuyến nghị giống như dạng phi cấu trúc ở trên.
Ưu điểm của đào tạo Cầm Tay Chỉ Việc
Một trong những ưu điểm lớn nhất của phương thức này có lẽ ai cũng biết đó là tính dễ dàng triển khai của nó. Tất cả bạn cần là một nhân viên có kinh nghiệm, kèm theo các công cụ và nguồn lực mà tập sự cần để làm công việc của họ.
Đào tạo cầm tay chỉ việc (đặc biệt ở dạng phi cấu trúc) vô cùng tiết kiệm chi phí so với các dạng đào tạo khác như mô phỏng qua máy tính hoặc mở các lớp đào tạo chuyên sâu. Đây là điều vô cùng tuyệt vời đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Một ưu điểm khác của phương pháp đào tạo cầm tay chỉ việc là nó khiến tập sự ngay lập tức tham gia vào quá trình vận hành của tổ chức. Nhân sự mới sẽ nhanh chóng nắm bắt và cảm nhận được văn hóa doanh nghiệp cũng như cách thức mọi người tương tác, làm việc với nhau; và như một điều tất nhiên, họ có thể nhanh chóng thấu hiểu được đồng nghiệp cũng như cấp trên.
Tập sự còn có cơ hội áp dụng ngay những kỹ năng mới được học vào thực tế, từ đó rút ra được những kinh nghiệm quý giá.
Đào tạo Cầm Tay Chỉ Việc khi nào thì hợp lý?
Đào tạo cầm tay chỉ việc đem lại rất nhiều lợi ích với rất nhiều loại môi trường làm việc khác nhau, đặc biệt ở các lĩnh vực như dịch vụ khách hàng, bán lẻ, sale và phân phối.
Nó cũng hữu ích ở các vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng cứng như phân tích dữ liệu hay giao dịch, hoặc các vai trò phụ thuộc lớn vào quy trình có sẵn.
Tuy nhiên, nó sẽ không phát huy hết lợi ích với một số vai trò như IT hay marketing. (Với các vai trò này thì phương pháp hiệu quả hơn hết là đào tạo qua các khóa học)
Ngoài ra, tính hiệu quả của đào tạo cầm tay chỉ việc còn phụ thuộc vào đội nhóm hay tổ chức của bạn.
Ví dụ, chất lượng của hướng dẫn phụ thuộc rất lớn vào thành viên bạn chọn cho việc đào tạo. Nếu anh ta không có kiến thức về các kỹ thuật đào tạo, hoặc kỹ năng giao tiếp kém, thì anh ta sẽ không thể nào truyền tải hết được ý nghĩa công việc. Điều này dẫn tới lỗ hổng trong kiến thức của tập sự.
Đào tạo cầm tay chỉ việc cần khá nhiều thời gian. Trong thời gian này, tiền bối có thể phải giao việc ủy quyền, hoặc giảm thiểu công việc, để có thời gian cho đào tạo.
Tùy thuộc vào vai trò, việc này sẽ làm giảm năng suất của các thành viên khác, hay thậm chí cả một đội nhóm.
Cách triển khai đào tạo Cầm Tay Chỉ Việc
Đào tạo cầm tay chỉ việc khá dễ dàng để set up.
Bước 1: Xác định người đào tạo tiềm năng trong phòng ban hoặc tổ chức.
Người có kỹ năng chuyên môn tốt (cũng như lĩnh vực khác). Kỹ năng giao tiếp tốt, có tĩnh kiên nhẫn, thông minh cảm xúc và đồng cảm.
Thêm vào đó, họ cần sẵn sàng trở thành người đào tạo và chia sẻ kiễn thức. Bạn có thể chọn người đào tạo dựa trên thái độ làm việc của họ. Đối với tổ chức, có một tấm gương tốt cực kỳ quan trọng nếu tập sự là người mới vào đội nhóm hoặc tổ chức.
Bước 2: Đào tạo người đào tạo của bạn.
Bất cứ ai cũng cần đào tạo, kể cả người bạn chọn để đào tạo người khác. Điều này khiến cho chương trình đào tạo hiệu quả hơn.
Nếu chương trình đào tạo là phi cấu trúc, hãy viết ra một bản thảo về những gì bạn muốn người đào tạo chịu trách nhiệm. Đừng quên liệt kê ra mật khẩu hay bất cứ công cụ nào cô ấy cần để làm việc với tập sự.
Bạn cũng cần phải quyết định người chịu trách nhiệm về công việc của người đào tạo nếu công việc của cô ấy bị ảnh hưởng trong quá trình đào tạo.
Nếu chương trình đào tạo là cấu trúc, hãy thực hiện một cuộc đánh giá nhu cầu đào tạo với tập sự để đánh giá mức độ hiểu biết của họ. Điều này giúp bạn hay người đào tạo sắp xếp thông tin và nguồn lực để triển khai theo cách tối ưu nhất.
Tiếp theo, tham khảo quy trình 4 bước dưới đây cho mỗi phiên đào tạo:
- Chuẩn bị: Giải thích cho tập sự về địa điểm đào tạo. Cung cấp cho họ thông tin về các kỹ năng sắp được học.
- Trình bày: Trình bày thông tin họ cần học hỏi. Ví dụ như: tài liệu, video hay bài giảng…
- Áp dụng: Sau khi tập sự được hướng dẫn, hãy khuyến khích họ áp dụng ngay vào công việc đương nhiên với sự giám sát của tiền bối.
- Đánh giá: Tại điểm này, người đào tạo cần đánh giá những gì tập sự làm được và đưa ra phản hồi về những điều đúng và chưa đúng. Với mỗi kỹ năng mới học được, người đào tạo cần tiếp tục cung cấp phản hồi và hướng dẫn.
Quy trình 4 bước trên được thiết kế bởi Charles Allen, một nhà phân phối dựa trên ý tưởng của nhà tâm lý học Johann Herbart. Hãy nhớ rằng, quy trình này không phải lúc nào cũng phù hợp với nhu cầu của bạn, hoặc vai trò bạn đang đào tạo. Vì vậy, hãy linh hoạt.
Những điểm chính
Phương thức đào tạo cầm tay chỉ việc là một trong những cách tiếp cận được sử dụng rộng rãi nhất trong việc đào tạo. Với một số ưu điểm như: dễ dàng triển khai, tiết kiệm chi phí và thực hiện nhanh chóng.
Bạn có thể cải thiện chương trình đào tạo cầm tay chỉ việc của mình bằng cách đảm bảo rằng người đào tạo của bạn được đào tạo kỹ càng. Bạn nên cung cấp một danh sách các kỹ năng mà tập sự cần phải làm chủ khi chương trình đào tạo kết thúc.
Với đào tạo cầm tay chỉ việc có cấu trúc, hãy áp dụng theo quy trình 4 bước: chuẩn bị, trình bày, áp dụng và đánh giá cho mỗi phiên đào tạo.
Chúc bạn thành công.
