Bài viết

22 Th3 2021

Phỏng vấn trực tuyến

Làm thế nào bạn tổ chức và điều hành cuộc phỏng vấn trực tuyến (từ xa)? Đem lại kết quả tuyệt vời, cho dù qua điện thoại hoặc bằng video.

1. Phỏng vấn ứng viên trực tuyến hiệu quả

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng Internet để tìm kiếm các ứng viên, đặc biệt là cho các đội nhóm làm việc online hoặc từ xa.

Công nghệ đã mở ra một cách hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp đánh giá và phỏng vấn ứng viên, ví dụ:

  • Sử dụng công nghệ video của mạng xã hội (Zoom, Zalo, Google Meet…), hoặc
  • Phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp.

Phỏng vấn trực tuyến rất thuận tiện, nhưng bạn có thể bỏ lỡ các “dấu hiệu” về ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu (mà khi phỏng vấn trực tiếp – với sự tinh tế – bạn có thể nhận ra). Đây chính là vấn đề mà công nghệ có thể chùn bước.

2. Phỏng vấn trực tuyến là gì?

Doanh nghiệp có thể tiếp cận ứng viên tài năng (dễ dàng hơn bao giờ hết) nhờ vào Internet.

  • Thông tin trực tuyến cho phép nhân tài, từ bất cứ đâu trên thế giới, đều có thể ứng tuyển vào các vị trí trống,
  • Internet và công nghệ giúp các nhà quản lý có thể phỏng vấn ứng viên từ xa nhiều hơn, bất kể họ ở đâu.

Trước đây, các cuộc phỏng vấn qua điện thoại được sử dụng làm tiêu chuẩn cho các cuộc phỏng vấn từ xa. Ngày nay, doanh nghiệp có thể sử dụng video (để quan sát mặt ứng viên) với các công nghệ như Zalo, Skype, Google Meet… và Zoom hoặc các phần mềm phỏng vấn chuyên nghiệp.

3. Thuận lợi và bất lợi của phỏng vấn trực tuyến

Phỏng vấn qua Video giúp nhà tuyển dụng có được cảm giác tốt hơn, so với phỏng vấn qua điện thoại:

  • Bạn có thể nhìn thấy nét mặt và ngôn ngữ cơ thể.
  • Một số phần mềm cho phép bạn ghi lại các cuộc phỏng vấn và chia sẻ chúng với những người khác tham gia vào quá trình đánh giá ứng viên. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải ghi chép trong các cuộc phỏng vấn, và bạn có thể tập trung hoàn toàn vào ứng viên.
  • Tuy nhiên, bạn cần xin phép trước khi ghi âm một cuộc phỏng vấn.

Mặt khác, phỏng vấn trực tuyến có một số hạn chế:

  • Hình thức này thuận tiện – có lẽ khi bạn đang sàng lọc ứng viên ban đầu hoặc khi tuyển dụng những người ở xa – chứ không phải là một sự thay thế hoàn toàn cho phỏng vấn mặt-đối-mặt.
  • Khi phỏng vấn trực tiếp (mặt đối mặt), bạn nhìn thấy được nhiều hơn dựa trên ngôn ngữ cơ thể và biểu hiện khuôn mặt của ứng viên.

4. Lời khuyên khi bạn phỏng vấn trực tuyến

Dưới đây là một số lời khuyên giúp bạn chuẩn bị cho buổi phỏng vấn trực tuyến tiếp theo:

4.1. Chuẩn bị trước khi phỏng vấn

Lập kế hoạch thật tốt, trước tiên:

  • Gửi ứng viên của bạn một email xác định ngày và thời gian của cuộc phỏng vấn.
  • Nêu rõ ràng người chịu trách nhiệm khởi tạo cuộc gọi. (Khi bạn là nhà tuyển dụng, bạn nên là người khởi tạo)

Nếu bạn phỏng vấn Video, thì nên kết nối tài khoản với ứng viên trước. Trước khi bắt đầu, kiểm tra phần mềm trước, xem ứng viên có thể nhìn thấy và nghe rõ, và thử các chức năng mà bạn sẽ sử dụng.

Còn nếu bạn phỏng vấn qua điện thoại, tốt nhất là gọi từ điện thoại cố định, chứ không phải là một chiếc điện thoại di động, để đảm bảo đường truyền và không bị hết pin. 

Trong trường hợp, nếu bạn phải sử dụng điện thoại di động, hãy kiểm tra pin và tín hiệu sóng rõ ràng trước khi gọi các ứng viên.

4.2. Địa điểm thực hiện cuộc gọi

Chọn một nơi yên tĩnh để gọi ứng viên.

Nếu bạn đang thực hiện một cuộc phỏng vấn video, bạn sẽ muốn backdrop là hình ảnh của doanh nghiệp. Chọn nơi có một ánh sáng tốt và gọn gàng. Tránh các ánh sáng chói.

Điều chỉnh vị trí của webcam để nó ghi hình đầu và vai của bạn. Tốt nhất là giữ ở trong tầm tay, để thực bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào, khi bạn bắt đầu.

4.3. Ăn mặc để gây ấn tượng

Bạn sẽ muốn hình ảnh nhìn chuyên nghiệp, như khi bạn phỏng vấn trực tiếp.

Ứng viên có thể nhìn thấy các tín hiệu tinh tế về thái độ của bạn. Thậm chí, ngay cả khi họ không thể nhìn thấy bạn, họ vẫn có thể cảm nhận qua giọng nói. Vì vậy, hay mặc trang phục phù hợp.

4.4. Phá băng

  • Tạo một ấn tượng mạnh mẽ, ngay đầu tiên, bằng cách mỉm cười nồng nhiệt, như thể bạn bắt tay chào đón ứng viên trực tiếp.
  • Kiểm tra khả năng nghe nhìn. Nếu kết nối không tốt, đề nghị ngắt kết nối và thử lại.

Giải thích quy trình thực hiện phỏng vấn và hỏi xem ứng viên có bất kỳ câu hỏi về điều này trước khi bạn bắt đầu.

  • Giới thiệu về mình và đưa ra một số thông tin cơ bản về tổ chức và vị trí tuyển dụng.
  • Tiếp theo, hãy hỏi một số câu hỏi khởi động về sự quan tâm của ứng viên với vị trí, và thông tin cơ bản của họ.

4.5 Duy trì bầu không khí tích cực

Ứng cử viên của bạn có thể sẽ run hoặc mất bình tĩnh, hãy giúp ứng viên thoải mái. Ví dụ:

  • Nếu bạn mỉm cười trong khi nói chuyện, họ sẽ cảm nhận được sự nhiệt tình của bạn.
  • Tương tự, nếu bạn cau có, họ có thể cảm thấy nản lòng.

Ghi chú: Nếu bạn phỏng vấn bằng video, nhớ duy trì giao tiếp bằng mắt. Nhìn vào webcam chứ không phải là màn hình máy tính càng nhiều càng tốt.

4.6. Lắng nghe tích cực, và chú ý đến ngôn ngữ cơ thể

Hãy tắt các ứng dụng máy tính không cần thiết và đặt điện thoại di động hoặc văn phòng của bạn vào im lặng, vì vậy bạn có thể tập trung vào cuộc phỏng vấn.

Điều này cho thấy rằng, bạn đang giao tiếp và lắng nghe ứng viên tích cực.

Ngoài ra, đặc biệt chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của ứng viên. Những điểm mà bạn có thể nhìn thấy. Bởi vì:

  • Khi phỏng vấn trực tiếp mặt-đối-mặt, bạn sẽ nhìn thấy nó trong tiềm thức.
  • Nhưng trong phỏng vấn trực tuyến, bạn cần chủ động chú ý quan sát nhiều hơn.

4.7. Dành thời gian cho ứng viên

  • Cho phép ứng viên có nhiều thời gian để trả lời, và không để khoảng trống im lặng.
  • Tuy nhiên, ứng viên có thể cần một thời gian ngắn để suy nghĩ về câu trả lời của mình.

4.8. Kết thúc chuyên nghiệp

  • Dành cho các ứng viên có cơ hội đặt câu hỏi ở phần cuối của cuộc phỏng vấn.
  • Sau đó, giải thích bạn sẽ làm gì tiếp theo trong quá trình ra quyết định tuyển dụng.
  • Cuối cùng, hãy nhiệt liệt cảm ơn ứng viên đã quan tâm và dành thời gian của mình.

Những điểm chính

Internet và công nghệ giúp bạn thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tuyến hiệu quả hơn. Cũng giống như phỏng vấn qua điện thoại, ngày nay, bạn có thể phỏng vấn qua video.

Để phỏng vấn trực tuyến thành công, bạn cần chuẩn bị và tổ chức sao cho quá trình này diễn ra suôn sẻ. Bằng cách:

  • Chắc chắn rằng ứng viên có thể nghe thấy câu hỏi của bạn,
  • Lắng nghe tích cực và quan sát trong suốt quá trình phỏng vấn.
  • Nếu bạn phỏng vấn bằng video, hãy chú ý đến tư thế của bạn, giao tiếp bằng mắt, và giai điệu của giọng nói.

Chúc bạn dễ dàng có được ứng viên tiềm năng với phỏng vấn trực tuyến!

Chia sẻ cho Đồng nghiệp, nếu bạn thấy hữu ích!

hướng dẫn okr cho ceo
shares