Ủng hộ hay phản đối sự thay đổi
Phân tích chống đối, ủng hộ là một kỹ thuật ra quyết định hiệu quả. Phương pháp này giúp bạn đưa ra quyết định bằng cách phân tích quan điểm ủng hộ hay phản đối một sự thay đổi, đồng thời giải thích lý do đằng sau quyết định của bạn.
Bạn có thể sử dụng phương pháp này cho 2 mục đích: quyết định xem có nên tiếp tục với thay đổi hay không; tăng cơ hội thành công bằng cách tăng cường các lực lượng ủng hộ thay đổi và làm suy yếu các lực lượng phản đối nó.
Mục lục
Giới thiệu về công cụ
Mô hình phân tích ủng hộ – chống đối do Kurt Lewin tạo ra những năm 1940. Lewin ban đầu sử dụng công cụ này trong công việc của mình khi ông là một nhà tâm lý học xã hội. Tuy nhiên, ngày nay phương pháp này cũng được sử dụng trong doanh nghiệp, nhằm đưa ra và truyền đạt quyết định đi tiếp hay dừng lại.
Bạn sử dụng công cụ bằng cách liệt kê tất cả các yếu tố (lực lượng) ủng hộ và chống đối quyết định hay sự thay đổi. Sau đó, cho điểm từng yếu tố dựa trên ảnh hưởng của nó và tính tổng điểm ủng hộ và chống đối, tìm ra bên có điểm số cao hơn. Nhờ đó, bạn có thể tập trung tăng cường lực lượng ủng hộ sự thay đổi và kiểm soát lực lượng chống đối, đem lại thành công hơn.
Làm thế nào sử dụng công cụ
Để sử dụng mô hình ủng hộ – chống đối, bạn sử dụng một tờ giấy trắng hoặc bảng trắng.
Sau đó mô tả kế hoạch hoặc đề xuất thay đổi vào ô vuông ở giữa tờ giấy. Liệt kê các lực lượng ủng hộ vào một cột ở phía bên trái và các lực lượng phản đối vào cột phía bên phải.
Khi thực hiện, hãy xem xét các câu hỏi sau:
- Lợi ích doanh nghiệp có được từ sự thay đổi?
- Ai ủng hộ sự thay đổi? Ai phản đối sự thay đổi? Tại Sao?
- Thay đổi có dễ dàng thực hiện? Bạn có đủ thời gian và nguồn lực để thực hiện nó?
- Chi phí liên quan?
- Quy trình kinh doanh nào khác sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi này?
- Rủi ro là gì?
Các công cụ như bánh xe tương lai, phân tích tác động, Đưa ra giả định Sẽ thế nào….nếu như… và phân tích các bên liên quan giúp bạn thực hiện bước này.
Mẹo:
Cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thay đổi nhiều nhất có thể. Xem xét các thành viên trong nhóm hoặc chuyên gia trong tổ chức.
Tiếp theo, cho điểm từ 1 (yếu) đến 5 (mạnh) và tính tổng điểm của mỗi cột (cột ủng hộ và cột chống đối thay đổi).
Đối với lực lượng mà ta có thể dễ dàng nhìn thấy ảnh hưởng của nó, vẽ mũi tên xung quanh lực lượng đó. Sử dụng mũi tên lớn hơn với yếu tố có ảnh hưởng lớn hơn và mũi tên nhỏ hơn với lực lượng ảnh hưởng ít hơn.
Ví dụ, hãy tưởng tượng, bạn đang lên kế hoạch cài đặt thiết bị sản xuất mới cho nhà máy. Bạn có thể vẽ mô hình phân tích trọng lực như Hình 1 bên dưới:
Hình 1: Ví dụ Mô hình phân tích ủng hộ, chống đối
Sử dụng phân tích của bạn
Sau khi đã hoàn thành phân tích ủng hộ – chống đối, bạn có thể dùng nó:
- Quyết định xem có nên tiếp tục với sự thay đổi hay không.
- Nghĩ xem làm thế nào để tăng cường lực lượng ủng hộ và giảm lực lượng phản đối thay đổi, từ đó đem lại thành công hơn.
Nếu bạn phải thực hiện dự án trong ví dụ trên, công cụ này gơi ý một số thay đổi mà bạn có thể thực hiện cho kế hoạch ban đầu. Ví dụ, bạn có thể:
- Đào tạo cán bộ nhằm tối thiểu nỗi sợ công nghệ, lúc đó chi phí đào tạo tăng thêm 1 thành – 4 (từ – 3, chí phí), nhưng đem lại lợi ích Nhân viên sợ công nghệ mới sẽ từ -3 xuống còn -1 (giảm 2).
- Tăng lương tương ứng với năng suất mới. Chi phí khi tăng lương tăng thêm 1 thành -5 (từ – 4, chi phí). Nhưng lợi ích làm thêm giờ từ -3 xuống còn -1 (giảm 2)
- Lắp đặt máy móc có chút khác biệt, với bộ lọc loại bỏ ô nhiễm (“Tác động đến môi trường” giảm 1 còn 0)
- Cho nhân viên thấy rằng thay đổi là cần thiết cho sự sống còn của doanh nghiệp (lực lượng mới hỗ trợ thay đổi, +2).
- Cho nhân viên thấy máy móc mới đem lại sự đa dạng và lợi ích trong công việc của họ (lực lượng mới hỗ trợ thay đổi, +1).
Như vậy có thể thấy, tổng yếu tố phản đối giảm còn (1,1,0,5,1) tổng =8, còn tổng ủng hộ tăng lên 10+3=13.
Những thay đổi này sẽ xoay từ 11:10 (chống đối kế hoạch), 13: 8 (ủng hộ kế hoạch).
Mẹo 1:
Một số yếu tố – ví dụ như những yếu tố ảnh hưởng đến sức khỏe và sự an toàn của con người – không thích hợp với cách tiếp cận này. Đảm bảo bạn giải quyết các vấn đề này một cách thích hơp, dù cho kết quả phân tích có ra sao đi nữa.
Mẹo 2:
Cần nhớ rằng dù phân tích ủng hộ – chống đối giúp bạn hiểu được mức độ tác động của các yếu tố khác nhau tới quyết định hay thay đổi, nhưng phương pháp này khá chủ quan. Nếu cần đưa ra một quyết định quan trọng, bạn nên sử dụng phương pháp này với các công cụ ra quyết định khác như ma trận phân tích quyết định, cây quyết định và phân tích chi phí/lợi ích.
Mẹo 3:
Đừng đánh giá thấp lượng công việc mà bảng phân tích ủng hộ – chống đối có thể giải quyết.
Những điểm chính
Phân tích ủng hộ, chống đối giúp bạn suy nghĩ về áp lực khi ủng hộ hay chống đối một quyết định hay một thay đổi. Phương pháp này được Kurt Lewin phát triển.
Để tiến hành lập bảng phân tích ủng hộ – chống đối bạn cần mô tả kế hoạch hoặc đề xuất vào giữa mảnh giấy hoặc bảng trắng. Sau đó liệt kê tất cả các lực lượng ủng hộ thay đổi vào cột bên trái và tất cả các lực lượng phản đối thay đổi vào cột bên phải.
Cho điểm từng yếu tố và tính tổng điểm ở mỗi cột. Sau đó bạn có thể quyết định xem có nên tiếp tục với sự thay đổi hay không.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng khả năng phân tích của mình xem làm thế nào tăng cường lực lượng ủng hộ sự thay đổi và làm yếu lực lượng phản đối nó, từ đó đem lại thành công hơn.
