Onboarding là quá trình định hướng, đào tạo giúp nhân viên mới làm quen và thích nghi với công việc và văn hóa của công ty.
Onboarding đóng vai trò rất quan trọng, nó quyết định đến hiệu quả làm việc của nhân viên và giữ họ ở lại lâu dài với doanh nghiệp. Hãy bắt đầu với:
Mục lục
1. Chuẩn bị trước Onboarding
Cần làm gì trước khi nhân viên mới của bạn đến công ty?
Để tiết kiệm thời gian và năng lượng vào ngày đầu tiên của họ, hãy gửi trước một checklist và các biểu mẫu để thu thập thông tin cần thiết. Ví dụ:
- Hợp đồng lao động
- Thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung
- Mã số thuế thu nhập cá nhân
- Hồ sơ giảm trừ gia cảnh…
Tại sao cần hoàn thành danh sách này trước ngày làm việc đầu tiên?
- Bởi vì thủ tục giấy tờ rất mất thời gian để thu thập. Càng chuẩn bị và hoàn thành trước, bạn và nhân viên mới càng tiết kiệm được nhiều thời gian.
- Hơn nữa, ngày đầu tiên đi làm với sự thú vị sẽ tốt hơn là một cơn lốc các thủ tục giấy tờ nhàm chán.
2. Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới sẽ như thế nào?
Bạn nên lập một chương trình làm việc chi tiết trong ngày đầu tiên cho nhân viên mới (tôi sẽ cung cấp một chương trình mẫu trong bài viết này để bạn tham khảo). Nhưng trước tiên hãy cùng rà qua các hạng mục chính:
- Điều cần quan tâm đầu tiên chính là: Ký kết hợp đồng lao động hoặc cam kết bảo mật thông tin, hay bất kỳ văn bản nào mà họ cần ký. Lưu ý: Nội dung các văn bản này nên được thống nhất ở giai đoạn trước, tức là giai đoạn Pre-boarding, thậm chí bạn có thể thực hiện thủ tục ký tá này từ trước.
- Giới thiệu và cung cấp sổ tay nhân viên để nhân viên tiếp cận cách thức ăn mặc, nguyên tắc hành vi và bất kỳ quy định nào về văn hóa và môi trường làm việc của công ty.
- Khuyến nghị nhân viên mới nên gặp ai và dành thời gian cho việc gì (tham khảo chương trình làm việc mẫu bên dưới).
Còn gì nữa?
- Tổ chức một “tour du lịch” quanh văn phòng để hướng dẫn về các khu vực phòng/ban, hoặc cách sử dụng máy in, máy photocopy… nếu cần thiết.
- Giới thiệu về danh sách thông tin liên lạc của các đồng nghiệp và các phòng/ban.
- Cung cấp bàn làm việc, trang thiết vị, văn phòng phẩm và giới thiệu các phần mềm công việc…
Lịch trình cho ngày làm việc đầu tiên (mẫu tham khảo)
Dưới đây là một chương trình ngày đầu tiên cho nhân viên mới mà bạn có thể tham khảo:
| 25/08/2017 | Ngày làm việc đầu tiên của Hoa |
| 8:30 | Hoa đến văn phòng và Nhung (Nhân viên nhân sự) đợi ở sảnh để chào đón cô. Nhung đưa Hoa đến bàn làm việc, sau đó đi tham quan và giới thiệu văn phòng. |
| 09:00 | Hoa hoàn thành ký kết tất cả các thủ tục giấy tờ với Nhung. |
| 10:00 | Hoa đi uống cà phê với quản lý trược tiếp của mình, Dũng. Dũng làm rõ các mục tiêu, kỳ vọng và các hành vi khác mà công ty và anh mong đợi ở Hoa. |
| 11:00 | Hoa gặp gỡ Nam (nhân viên IT) và được giới thiệu về các máy móc, phần mềm công việc. |
| 12:00 | Hoa ăn trưa với nhóm mới của cô. |
| 13:00 | Hoa xem các tài liệu hướng dẫn và tìm hiểu quy trình làm việc. |
| 14:00 | Hoa và Nhung (nhân sự) rà soát checklist nhằm đảm bảo các hạng mục đã được hoàn thành để sẵn sàng cho công việc. |
| 15:00 | Dũng (quản lý trực tiếp) giao Lan (đồng nghiệp) hướng dẫn Hoa tiếp cận công việc. |
| 16:30 | Nhung (nhân sự) và Dũng (quản lý) hỏi thăm Hoa về cảm xúc cho ngày làm việc đầu tiên và giải đáp các khúc mắc. |
| 17:00 | Kết thúc ngày làm việc đầu tiên. |
3. Điều gì sẽ xảy ra trong tuần làm việc đầu tiên của nhân viên mới?
Thử hình dung, nếu coi tuần làm việc đầu tiên giống như tuần trăng mật của nhân viên mới với công ty. Điều gì sẽ xẩy ra?
Hoặc là “thân mật” hoặc là “vỡ mật”.
Nhiều nhân viên mới cảm thấy “sốc văn hóa” trong tuần làm việc đầu tiên. Họ nhận thấy các đồng nghiệp dường như quá “bận rộn” để có thể hướng dẫn và hỗ trợ họ. Do đó, kết luận được đưa ra trong tâm trí là:
- “Hình như công ty/đội nhóm không có sự chuẩn bị nào cho sự xuất hiện của mình?”
Bạn hoàn toàn có thể thiết kế một chương trình để giải quyết vấn đề này như sau:
- Cung cấp tài liệu đào tạo và cử người hướng dẫn.
- Giao cho các nhiệm vụ nhỏ và tiếp cận các dự án đơn giản.
- Dành ra 15 – 30 phút mỗi ngày để trao đổi với nhân viên mới.
Cuối cùng, giống như “con dâu” mới về nhà chồng, các nhân viên mới sẽ cảm thấy bối rối và lạ lẫm trong tuần làm việc đầu tiên. Chương trình onboarding càng phù hợp, bạn càng giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn và hài lòng hơn với công ty.
