Cân bằng giữa yếu tố thực tiễn với ý tưởng tầm nhìn xa…
Đã bao giờ đôi mắt bạn lờ đờ rồi nhắm tịt khi nghe một bài thuyết trình? Hay không đủ kiên nhẫn để nghe hết bản báo cáo của thành viên trong nhóm, vì nó quá trừu tượng và khó hiểu?
Ngược lại, bạn là người thuyết trình trước cả nhóm, đôi lúc chỉ muốn “chui ngay xuống đất” khi bài trình bày được chuẩn bị kỹ lưỡng không được mọi người hưởng ứng ?
Rất khó để duy trì sự “chú ý” của người nghe trong suốt buổi trình bày, bài báo cáo, thậm chí trong một cuộc trò chuyện, nhất là khi môi trường làm việc bận rộn.
Đây chính là lúc mà công cụ “Nấc thang trừu tượng” giúp bạn, nó giúp bạn cân bằng lời nói của mình để thu-hút-sự-chú-ý của người nghe.
Bài viết đưa ra ví dụ về “nấc thang trừu tượng”, cho bạn biết làm thế nào sử dụng công cụ này tăng hiệu quả giao tiếp bằng văn bản, bằng lời nói và thậm chí thúc đẩy kỹ năng tư duy của bạn.
Mục lục
Về mô hình
“Nấc thang trừu tượng” được công bố lần đầu tiên trong cuốn sách “Language in Action” (1939) bởi nhà ngôn ngữ học Samuel I.Hayakawa.
Đến nay, đây vẫn là một mô hình hữu ích mô tả cách con người suy nghĩ, nói và viết ở các cấp độ khác nhau. Nó là một công cụ “bỏ túi” giúp bạn giao tiếp tốt hơn.
Hình dung một chiếc thang, bạn leo từ chân thang lên, rồi leo từ đỉnh thang xuống…
Chiếc thang chính là nền tảng vững chắc trong giao tiếp. Ngôn ngữ ở cấp độ này là cụ thể, chi tiết và hữu hình. Ví dụ bạn có thể nói về một cái gì đó cụ thể, chẳng hạn như chiếc bút viết, chiếc ghế bành bạn ngồi hay về chú chó cưng đang chơi đùa cùng bạn.
Khi leo lên từng nấc thang, bạn tăng dần cấp độ trừu tượng với khái niệm và ý nghĩa sâu xa hơn. Đạt tới đỉnh thang, bạn nói về những khái niệm như quyền lực, cuộc sống và nghệ thuật. Những từ ngữ trừu tượng này đối nghịch hẳn với phần chân thang, nơi mọi thứ là “thực” theo nghĩa vật lý.
Các nấc thang ở giữa, ngôn ngữ ít “thực” hơn ở phía dưới nhưng không trừu tượng như ở trên cùng. Là nơi bạn có thể nói về “cách viết” chứ không phải một “chiếc bút” hay “thư giãn” thay vì một cái “ghế bành”.
Về cơ bản, giao tiếp đạt hiệu quả nhất khi bạn di chuyển lên và xuống các bậc thang, đan dệt các thực tế và chi tiết với các khái niệm và tầm nhìn về “bức tranh lớn hơn”.
Ví dụ câu tuyên bố có sử dụng “nấc thang trừu tượng”:
“Usain Bolt (vận động viên điền kinh huyền thoại) đã đạt được sự vĩ đại thông qua việc cống hiến và nỗ lực chăm chỉ trên đường chạy.”
Khái niệm “vĩ đại” ở trên đỉnh thang, “cống hiến và nỗ lực chăm chỉ” ở giữa thang và “đường chạy” ở nấc thang dưới cùng.
Ghi chú:
Đừng mắc bẫy, tin rằng suy nghĩ của bạn tốt hơn chỉ vì nó ở một nấc thang cao hơn hay tránh những nấc thang thấp. Bởi, mỗi một bậc thang đại diện cho một mức độ giao tiếp khác nhau và có cách sử dụng riêng.
Nấc thang trừu tượng hoạt động như thế nào?
Bạn có thể sử dụng “nấc thang trừu tượng” như một công cụ để cải thiện kỹ năng giao tiếp. Cho dù là chuẩn bị một bài phát biểu, viết một thông cáo báo chí hay nói chuyện với đồng nghiệp, thậm chí đang suy nghĩ về một điều gì đó.
Đối tượng giao tiếp cần thông tin cụ thể để hiểu ý nghĩa của các khái niệm trừu tượng.
Ví dụ 1:
Một nhà lãnh đạo truyền cảm hứng, người luôn tập trung vào “bức tranh lớn” của tổ chức, ông đã thất bại khi công bố hướng đi mới của công ty cho nhân viên. Bởi ông đã không kết nối tầm nhìn “trừu tượng” với các công việc “cụ thể” để đạt được đạt được tầm nhìn đó. Điều này khiến nhân viên mơ hồ không biết mình phải làm gì?
Ngược lại, đối tượng giao tiếp cũng cần hiểu ý nghĩa sâu xa của vấn đề là gì? Ví dụ: Một người quản lý phải trình bày các số liệu kinh doanh với sếp, nhưng cô không giải thích ý nghĩa hay tầm quan trọng của những con số đó.
Sai lầm trong cả 2 kịch bản trên là: “Người trình bày chỉ giao tiếp ở 1 nấc thang”, thay vì xen kẽ 2 yếu tố thực tế và trừu tượng. Người lãnh đạo chỉ nói về viễn cảnh trừu tượng; trong khi nhà quản lý chỉ nói về những con số khô khan, không ý nghĩa. Họ chỉ mới cung cấp một phần trong số những gì người nghe cần biết.
“Nấc thang trừu tượng” giúp bạn tránh được những sai lầm trên, bằng cách khuyến khích mọi người giao tiếp đầy đủ và cân bằng giữa thực tiễn và ý nghĩa trừu tượng.
Nấc thang trừu tượng cũng có thể hữu ích theo những cách khác – ví dụ, khi bạn cần tư duy phản biện hay sử dụng giải quyết vấn đề sáng tạo. Di chuyển lên và xuống thang khuyến khích bạn xem xét các vấn đề ở các cấp độ khác nhau. Giúp bạn mở rộng suy nghĩ và nhường chỗ cho những quan điểm mới mẻ; hay hạn chế chúng và thu hẹp sự tập trung.
Áp dụng “nấc thang trừu tượng”
Nếu bạn đang lập kế hoạch chiến lược, suy nghĩ trước và xem liệu bạn cần cung cấp điều gì cho đối tượng? Viết ra danh sách các chủ đề ở “đỉnh thang” và các chủ đề ở “đáy thang”, suy nghĩ làm thế nào di chuyển giữa các nấc thang?
Nếu bạn đang viết một bản báo cáo hay bài diễn văn và cảm thấy mất đi sự “chú ý” của người đọc, người nghe; Hãy dừng lại và xem xét liệu có cần làm rõ “chi tiết” hơn hay “trừu tượng” hơn hay không?
Viết và nói với đối tượng sẽ hiệu quả khi bạn di chuyển lên và xuống các bậc thang. Cố gắng di chuyển giữa “cụ thể” và “trừu tượng” trong mỗi đoạn văn hay thậm chí trong câu khi thích hợp.
Lưu ý:
Khi đi đến nấc thang giữa, đừng nán lại ở đó. Nếu bạn giao tiếp quá lâu ở cấp độ này, bạn sẽ không đem lại cho đối tượng đủ thông tin chi tiết để hiểu các yếu tố cần thiết hay đủ thông tin trừu tượng để nắm bắt ý nghĩa sâu xa của bạn.
Kỹ thuật giảm dần nấc thang
Những người giao tiếp ở nấc thang trên cùn có xu hướng truyền cảm hứng và tầm tìn xa. Nhưng, trong khi sự trừu tượng làm cho ngôn ngữ của bạn thú vị, chúng có thể trở nên sáo rỗng hoặc xa vời; Vì vậy, bạn cần mang thông diệp “trở lại mặt đất” với từ ngữ cụ thể hơn.
Bước đầu tiên là hỏi: “Làm thế nào?”. Một số câu hỏi như “Điều này xảy ra thế nào?” và “Điều này liên quan tới bạnra sao?” giúp bạn so sánh lý tưởng và giá trị trừu tượng với những thứ hàng ngày mà đối tượng có thể xác định và hiểu được.
Dưới đây là một số cách khác giúp bạn di chuyển xuống bậc thang:
- Sử dụng mô tả sinh động giúp mọi người nắm bắt nội dung cơ bản. Nói với họ, chủ đề của bạn trông ra sao? Tốt xấu ở điểm nào? Sử dụng dụng cụ trực quan như các bản vẽ và hình ảnh…
- Thảo luận về các ví dụ, case study và giai thoại để làm sinh động cuộc thảo luận.
- Hỗ trợ chủ đề trừu tượng bằng dữ liệu và con số thống kê cụ thể.
Kỹ thuật leo thang
Nếu bạn thấy đối tượng không quan tâm, mất dần hứng thú với chủ đề của bạn, hãy di chuyển lên nấc thang cao hơn.
Câu hỏi đặt ra là: “Tại sao?”
Nói về lý do tại sao một cái gì đó quan trọng thúc đẩy bạn và kết nối các chi tiết với lý thuyết, mục tiêu hay cái gì đó trừu tượng khác của bạn.
Dưới đây là một số cách leo thang:
- Xâu chuỗi và tổng hợp các chi tiết lại với nhau tạo thành mô hình tổng quan và xu hướng, tiết lộ mối kết nối cơ bản với sự trừu tượng. Đồ thị và biểu đồ cũng là công cụ hữu ích ở đây.
- Đối tượng sẽ phải đấu tranh để nắm bắt chác chi tiết quan trọng nếu họ thấy chúng cô lập, bạn nên thảo luận về bối cảnh rộng hơn và giúp họ nhìn thấy “bức tranh lớn hơn.”
- Tóm tắt và đưa ra kết luận: Khi thực hiện, chạm vào các giá trị sẽ thu hút đối tượng giao tiếp – ví dụ: thành công hay chuyển đổi.
Trên cùng một cấp độ
Thông tin chi tiết và cụ thể có thể là những gì đối tượng cần. Tại thời điểm khác, cố ý biến nó thành trừu tượng. Không nhất thiết lúc nào bạn cũng phải di chuyển liên tục “lên xuống” giữa các nấc thang, nếu đó không phải là những gì đối tượng cần tại thời điểm đó.
Đôi khi bạn cần hướng dẫn công việc chi tiết, như các thao tác sử dụng một chiếc máy cắt, nếu giải thích trừu tượng thì nhân viên sẽ rất bối rối và không biết phải thao tác thế nào.
Tương tự, vì trừu tượng là mơ hồ, bạn có thể sử dụng khi chúng tạo lợi thế và giúp bạn tránh phải đưa ra những chi tiết cụ thể – khi cố gắng giữ bí mật thông tin.
Những điểm chính
“Nấc thang trừu tượng” được công bố lần đầu tiên trong cuốn sách “Language in Action” (1939) bởi nhà ngôn ngữ học Samuel I.Hayakawa.
Công cụ này đưa ra các cấp độ mà con người suy nghĩ và giao tiếp – thông qua hình ảnh một chiếc thang. Ở đáy thang, từ ngữ cụ thể và dễ hiểu. Khi leo lên nấc thang cao hơn, nó sẽ ít chi tiết và ngày càng trừu tượng.
Hai loại thông tin cụ thể và trừu tượng đều rất hữu ích. Bạn có thể thu hút sự “chú ý” mọi người bằng cách di chuyển lên hoặc xuống các nấc thang, kỹ thuật này giúp bạn cung cấp cho đối tượng giao tiếp những thông tin chi tiết xác thực và “bức tranh lớn” thú vị hơn.
