Blog

Mô hình ra quyết định dưới áp lực TDODAR

Đưa ra quyết định dưới áp lực với cách tiếp cận có cấu trúc

Bạn đã bao giờ đưa ra quyết định quan trọng khi phải chịu áp lực lớn?

Đó là một kịch bản mà hầu hết chúng ta có thể đã trải qua. Hệ thống CNTT gặp sự cố hàng giờ trước khi bạn gửi báo cáo. Phát hiện lỗi sản phẩm mới khi tới gần ngày tung ra thị trường. Một số thành viên trong đội lần lượt nghỉ phép, ngay khi bạan đang cần tất cả mọi người. Mỗi lần tình huống như thế phát sinh và bạn phải đưa ra một quyết định nhanh chóng.

Có một số người rất bình tĩnh, suy nghĩ rõ ràng, đối phó tốt với các tình huống căng thẳng. Nhưng khá nhiều người cảm thấy áp lực, bị “tê liệt” và dẫn tới những quyết định sai lầm. Vì vậy, một cấu trúc ra quyết định tốt trong các tình huống áp lực như thế rất quan trọng.

Bài viết này hướng dẫn bạn sử dụng công cụ TDODAR – một khuôn khổgiúp bạn đưa ra các quyết định cẩn thận, kịp thời và hiệu quả.

Mục lục

Giới thiệu về Công cụ

TDODAR là công cụ ra quyết định phổ biến trong ngành hàng không. Các phi công thường sử dụng 6 bước liên tiếp này để giải quyết các vấn đề giữa chuyến bay. TDODAR viết tắt của:

  • Time – Thời gian
  • Diagnosis – Chuẩn đoán
  • Options – lựa chọn
  • Decide – Quyết định
  • Act or Assign – Hành động
  • Review – Xem lại

Đây là một công cụ đơn giản và trực quan mà bạn có thể sử dụng trong bất kỳ tình huống ra quyết định nào, cho dù trên máy bay hay sửa bất kỳ lỗi nào. Nó đặc biệt hữu ích khi ra các quyết định trong trường hợp khẩn cấp và trong các tình huống áp lực không biết nên làm gì.

Với TDODAR, bạn thực hiện theo cấu trúc 6 bước trên giúp bạn tránh được tình trạng hoảng loạn và quyết định gây tê liệt.

Mẹo:

TDODAR là một trong nhiều công cụ ra quyết định. Ví dụ, Quá trình ra quyết định nhanh gọn hiệu quả (RPD) là một công cụ khác giúp bạn đưa ra quyết định hiệu quả trong các tình huống căng thẳng, áp lực thời gian. Quy trình giải quyết vấn đề 8DQuy trình Simplex là những lựa chọn thay thế khi bạn có nhiều thời gian hơn.

Làm thế nào sử dụng TDODAR

Trước khi sử dụng công cụ này, bạn cần biết một số quy tắc chung để đạt được kết quả tốt nhất. Hướng dẫn viên hàng không David Moriarty đã đưa ra những điểm nổi bật của một công cụ TDODAR là:

  • Thực hiện từng bước một cách độc lập.
  • Trình bày sự việc một cách ngắn gọn. Đảm bảo quá trình thảo luận tập trung và nhanh chóng.
  • Cộng tác có thể hỗ trợ quá trình này. Đặt câu hỏi trực tiếp cho người khác, mà không tiết lộ phân tích của bạn về tình huống, giúp bạn có được quan điểm trung thực, không bị ảnh hưởng từ họ.
  • Nếu bạn làm việc cùng với một người khác, hãy chuyển sang bước mới sau khi đạt được sự đồng ý của cả hai bên. Nếu 2 bên không thỏa thuận được, chọn ý kiến phù hợp nhất trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Thời gian để thực hiện TDODAR là thời điểm mà việc đưa ra quyết định trở nên rất cần thiết. Để bắt đầu quá trình, thực hiện 6 giai đoạn sau

  1. Thời gian

Điều quan trọng là biết bạn có bao nhiêu thời gian để ra quyết định. Rõ ràng và chắc chắn về lượng thời gian có sẵn. Nó có thể ngăn bạn hoảng loạn khi đưa ra quyết đinh và giúp bạn ưu tiên nếu thời gian ngắn.

Ghi lại thời gian có sẵn ở một vị trí nổi bật để mọi người đều biết.

  1. Chuẩn đoán

Đây là nơi bạn xem xét các nguồn lực để tìm hiểu chính xác vấn đề là gì và tìm ra một loạt các nguyên nhân, từ điều hiển nhiên đến ít rõ ràng. Tập hợp những người có thể giúp đỡ, bất kỳ dữ liệu nào bạn cần hoặc bất kỳ một bản ghi nhớ nào giúp bạn đưa ra huẩn đoán.

Kỹ thuật 5 Why có thể hữu ích lúc này. Đó là một công cụ đơn giản nhưng rất hữu ích, giúp bạn nhanh chóng tìm ra gốc rễ những vấn đề có độ khó vừa phải. Nếu tình huống phức tạp hơn và nếu bạn có nhiều thời gian hơn, hãy thử Phân tích nguyên nhân và tác động.

Chẩn đoán kỹ lưỡng là điều cần thiết, tránh thiên vị, khi bạn giải thích các thông tin sẵn có theo cách xác nhận những giả định của mình và đưa ra các quyết định thiếu thông tin. Đánh giá đầy đủ một vấn đề giúp bạn đưa ra quyết định chắc chắn hơn.

Mẹo:

Nếu làm việc trong nhóm, thận trọng với tư duy tập thể. Đây là khi mọi người chọn không nói lên suy nghĩ thực sự của mình để ủng hộ sự đồng thuận trong nhóm. Bạn có thể tránh điều này xảy ra bằng cách tìm ra các triệu chứng và tạo ra môi trường mà người tham gia có thể tự do khám phá các lựa chọn mà không sợ bị chỉ trích.

  1. Tùy chọn

Sau khi biếượcược bản chất và nguyên nhân của vấn đề, bây giờ bạn có thể suy nghĩ về các lựa chọn giải quyết vấn đề. Bắt đầu bằng cách suy nghĩ một cách có cấu trúc. Điều quan trọng là xem xét càng nhiều lựa chọn khác nhau càng tốt. Sử dụng một phiên kích phá não nếu bí ý tưởng.

Mẹo:

Nếu có nhiều thời gian hơn, xem phần Kỹ năng ra quyết định tìm hiểu thêm các phương pháp phù hợp với các tình huống khác nhau.

  1. Quyết định

Đã đến lúc phải đưa ra quyết định. Xem xét từng lựa chọn; đưa ra chọn lựa tốt nhất và hợp lý nhất và đồng thuận để tiếp tục với nó.

Trong những tình huống áp lực, tham khảo ý kiến người khác để tránh rủi ro khi tự tin thái quá và quá vội vàng ở giai đoạn này sẽ là điều khôn ngoan, nhưng hãy nhớ ai là người ra quyết định cuối cùng. Nếu không phải là bạn, đó thường là người có vị trí cấp cao.

  1. Hành động

Giai đoạn 5 liên quan đến việc thực hiện quyết định. Chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ “hành động” và phân bổ chúng cho những người có đủ khả năng nhất. Ví dụ, ai làm tốt nhất việc khắc phục lỗi, ai có khả năng tạo động lực cho mọi người.

  1. Xem lại

Giai đoạn xem xét của TDODAR là quan trọng nhất. Và đặc biệt bạn cần tránh cái bẫy khi nghĩ rằng bây giờ bạn đã giải quyết xong vấn đề. Bạn cần đánh giá lại xem mọi thứ có đang diễn ra đúng như kế hoạch và có đem lại kết quả mong đợi hay không. Nếu có, thì quyết định bạn và hành động bạn thực hiện đang giải quyết vấn đề này.

Nếu vấn đề không được khắc phục hoặc nếu nó trở nên tồi tệ hơn, bạn cần thực hiện quá trình TDODAR khác. Như lần trước, thử thách mọi giả định đã thực hiện và từng phần thông tin và xem xét lại các lựa chọn mà bạn đã bỏ qua.

Mẹo 1:

Không nên xem giai đoạn này là bước cuối cùng của quá trình TDODAR. Mà hãy lặp lại nó bất kỳ cơ hội nào trong suốt quá trình. Làm vậy giúp bạn đảm bảo không bỏ lỡ bất cứ điều gì và tập trung vào tình huống. Tình huống có thể thay đổi và bạn cần chú ý để đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt.

Mẹo 2:

Khi bạn đã thành công giải quyết tình huống, thực hiện một đánh giá rút ra bài học kinh nghiệmê.

Ví dụ

Bạn có trách nhiệm sản xuất một cuốn sách nấu ăn mới. Nó đã được in và bạn được thông báo rằng cuốn sách bị lỗi, trong khi Chiến dịch marketing đã bắt đầu, vì vậy không thể có bất kỳ sự chậm trễ nào nữa. Bạn đánh giá và cho phép mình giải quyết vấn đề trong vòng 48 tiếng.

  • Bạn tập hợp tất cả thành viên trong nhóm chẩn đoán vấn đề: a) có một lỗi nghiêm trọng trong Chương 3, b) bức ảnh phía trước che phủ gáy sách và c) Phần chữ của gáy sách xuất hiện trên bìa sau.
  • Bạn xác định nguyên nhân của các vấn đề b) và c) do chiều rộng và sai vị trí. Bạn đưa ra 4 lựa chọn: in lại cuốn sách, chỉ in lại bìa và chèn một phiếu sai sót hoặc khắc phục vấn đề trong các ấn bản tiếp theo.
  • Chọn tuỳ chọn thứ hai, bạn chỉ định công việc sửa bìa cho một nhà thiết kế mới, sắp xếp bản kê chữ in sai cho người biên soạn.
  • Khi bìa mới xuất hiện, nhóm bạn kiểm tra để đảm bảo không có vấn đề gì tồn tại. Bạn cũng xem lại quy trình của mình, đảm bảo những vấn đề này sẽ không tái diễn.

Những điểm chính

TDODAR là một cấu trúc đơn giản, nhanh chóng để đưa ra các quyết định nhanh chóng và đặc biệt hữu ích trong các tình huống khẩn cấp và không chắc chắn.

Sáu bước của TDODAR là:

  • Thời gian
  • Chẩn đoán
  • Tùy chọn
  • Quyết định 
  • Hành động
  • Xem lại.
Hpo Banner