Mô hình kim cương của Leavitt – thay đổi dựa trên 4 yếu tố chính

Phương pháp tiếp cận hợp nhất để thay đổi

Còn được gọi là Mô hình hệ thống của Leavitt

Tái cơ cấu, cải tạo – ngày nay, nhiều tổ chức đang có nhiều sáng kiến thay đổi. Nhưng thực tế là rất nhiều sáng kiến gặp phải thất bại. Tại sao?

Câu trả lời nằm trong cách chúng ta xem xét sự thay đổi. Liệu bạn có nhìn nhận nó như một quá trình bị cô lập? Có phải bạn chỉ tập trung vào một phần của tổ chức trong sự cô lập? Đây có thể là sai lầm nghiêm trọng.

Tất cả mọi thứ trong tổ chức đều được kết nối, thay đổi một thứ có thể tác động đến những thứ khác. Đó là lý do tại sao sự thay đổi chỉ có thể thành công nếu xem xét tất cả những kết nối này với nhau.

Đây là lúc mô hình kim cương của Leavitt trở nên hữu ích. Được thiết kế bởi Harold J. Leavitt năm 1965, mô hình này là khuôn khổ giúp bạn hiểu được mối liên hệ giữa những yếu tố chủ chốt trong một tổ chức và xây dựng một chiến lược thay đổi tích hợp.

Tìm hiểu về công cụ

Mô hình kim cương của Leavitt dựa trên nguyên tắc một tổ chức có bốn thành phần chính phụ thuộc lẫn nhau:

1. Nhiệm vụ
2. Con người/ Nhân lực
3. Cấu trúc/ cơ cấu
4. Công nghệ

Thay đổi hoặc thiết kế lại một trong bất kỳ thành phần nào sẽ ảnh hưởng đến ba thành phần khác.

Hình 1: Mô hình kim cương của Leavitt

Theo cách tiếp cận này, trước khi thực hiện thay đổi bất kỳ thành phần nào, bạn nên đánh giá tác động của nó lên ba thành phần khác. Để thay đổi thành công, bạn cần phải tìm ra sự cân bằng giữa chúng.

Ví dụ điển hình là giới thiệu công nghệ mới. Thay đổi công nghệ nghĩa là con người/ nhân lực cũng cần phải thay đổi – họ cần được đào tạo để sử dụng công nghệ mới. Điều này có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, bởi vì mọi người có thể yêu cầu mức lương cao hơn và vị trí tốt hơn. Công nghệ mới cũng có thể thay đổi những nhiệm vụ cũ. Ví dụ, nếu thay đổi tự động hoá quy trình cũ, công việc mọi người cần làm sẽ khác.

Làm thế nào để sử dụng công cụ

Mô hình của Leavitt có thể là điểm khởi đầu tốt cho bất kỳ quy trình phân tích thay đổi nào. Dù bạn đang có kế hoạch thiết kế lại quy trình đơn giản hay tái cấu trúc tổ chức hoàn chỉnh, Mô hình kim cương của Leavitt cũng sẽ giúp bạn đánh giá tác động của thay đổi được đề xuất – do đó, bạn có thể lập kế hoạch trước cho tác động của nó.

Để sử dụng Mô hình kim cương của Leavitt, hãy làm theo quy trình hai bước sau đây:

Bước 1: Xác định từng thành phần

Nhiệm vụ

• Xác định những nhiệm vụ chính của đơn vị, bao gồm cả nhiệm vụ thường lệ và nhiệm vụ chính. Ví dụ: nếu đơn vị của bạn là nhà hàng, nhiệm vụ chính có thể là nhận đơn hàng, chuẩn bị và phục vụ bữa ăn. Những nhiệm vụ thường lệ có thể là dọn dẹp, sắp xếp bàn ghế, v.v …
• Để giúp bạn xác định nhiệm vụ, hãy cân nhắc những câu hỏi sau:

1. Nhân viên được mong đợi làm gì?
2. Nhân viên hoàn thành công việc như thế nào?
3. Tại sao đơn vị công việc tồn tại?

Con người

• Xác định “con người/ nhân lực” trong đơn vị của bạn. Con người thường là trọng tâm trong bất kỳ sáng kiến ​​thay đổi nào, bởi vì kỹ năng và thái độ của nhân viên ảnh hưởng rất lớn tới thành công của quá trình thay đổi trong bất kỳ tổ chức nào.
• Để giúp bạn xác định thành phần “con người”, hãy xem xét những câu hỏi sau:

1. Niềm tin, thái độ và hành vi của họ?
2. Phản ứng của họ đối với sự thay đổi được đề xuất?
3. Mức độ kỹ năng của họ?
4. Họ được đào tạo để làm gì?
5. Những phần thưởng nào có thể khuyến khích họ?
6. Văn hoá công việc của họ?

Cấu trúc/ cơ cấu

• Xác định cách chia nhóm trong đơn vị. Nói cách khác, cơ cấu tổ chức của bạn thế nào? Nếu quay trở lại ví dụ về nhà hàng, cấu trúc này có thể được xác định dưới dạng phục vụ, đầu bếp, người quản lý, người dọn dẹp, v.v …
• Hãy tự hỏi những câu hỏi sau:

1. Thứ bậc trong đơn vị của bạn thế nào?
2. Đơn vị tập trung hay phân quyền?
3. Kiểm soát từng cấp ở đâu?
4. Các đơn vị được phân chia thế nào?
5. Sự cố về địa lý (nếu mọi thứ không ở cùng một vị trí)?
6. Các nhiệm vụ được phân chia thế nào?
7. Luồng công việc thế nào?
8. Luồng truyền thông thế nào?

Công nghệ

• Xác định công nghệ mà đơn vị bạn sử dụng bằng cách tạo lập hai danh sách này:

1. Thiết bị, quy trình chủ chốt cho phép và hỗ trợ các chức năng trong doanh nghiệp, bao gồm hệ thống máy tính, phần mềm thiết yếu, thiết bị – bất cứ thứ gì sử dụng cho luồng truyền thông và công việc.
2. Những công cụ mà bạn có thể sử dụng để thực hiện thay đổi được đề xuất, bao gồm những thứ như tài liệu hội thảo và đào tạo.

Bước 2: Phân tích tác động của thay đổi được đề xuất

Xác định ảnh hưởng của thay đổi chính đến bốn thành phần.

Các phân tích “Làm thế nào để” được giải thích tốt nhất thông qua một ví dụ. Công ty ABC quyết định giới thiệu thủ tục đánh giá dựa trên kỹ năng mới cho những kỹ sư thực địa. Theo hệ thống này, các kỹ sư sẽ được đánh giá chủ yếu dựa trên kỹ năng của mình. Họ được mong đợi sẽ theo kịp sự phát triển mới nhất trong lĩnh vực của họ và sử dụng chúng hiệu quả. Hơn nữa, thay vì sếp, đồng nghiệp sẽ được yêu cầu đánh giá lẫn nhau.

Tác động sẽ như thế nào?

• Nhiệm vụ – Thay đổi chính sẽ diễn ra trong thành phần Nhiệm vụ của mô hình kim cương. Đơn vị sẽ phải thực hiện nhiệm vụ mới để tiến hành đánh giá dựa trên kỹ năng. Vậy, tác động của sự thay đổi cơ bản này lên 3 thành phần khác của mô hình kim cương của Leavitt sẽ thế nào?
• Con người – Kỹ sư có cảm thấy không thoải mái với hệ thống mới. Họ có thể nghĩ rằng “Mình có đủ giỏi?” “Nó sẽ không liên quan đến nhiều công việc?” “Liệu mình có thời gian để theo dõi sự phát triển mới?” “Làm thế nào để đánh giá đồng nghiệp của mình?” Những lo ngại này cần được giải quyết nếu muốn thay đổi thành công.
• Cấu trúc/ cơ cấu – Những mô hình thăng cấp cũ có thể không phù hợp với quy trình đánh giá mới. Thủ tục mới có thể tạo ra đội ngũ nhân viên lành nghề hơn. Những người này, có thể đòi hỏi mức lương cao hơn và vị trí tốt hơn.
• Công nghệ – Sự thay đổi này có thể khiến công ty cần thay đổi hệ thống máy tính: Một khi được thiết lập, thủ tục mới có thể cần cơ sở dữ liệu để lưu trữ và theo dõi đánh giá dựa trên kỹ năng trên cơ sở liên tục. Công ty cũng cần tổ chức hội thảo công nghệ và chương trình đào tạo để giúp cho kỹ sư học hỏi liên tục.

Tóm lại, phân tích của công ty ABC cho thấy thủ tục đánh giá mới có thể sẽ gặp phải sự phản đối của các kỹ sư. Thủ tục cần được hỗ trợ bởi việc nâng cấp công nghệ. Ngoài ra, cấu trúc cũ và thủ tục mới không có sự liên kết với nhau. Để thay đổi thành công, Công ty ABC phải thiết kế chiến lược tổng thể để giải quyết tất cả những vấn đề này.

Sử dụng mô hình này, bạn có thể tiến hành phân tích tương tự cho đề xuất thay đổi khác. Những phát hiện chính trong phân tích sẽ trở thành nền móng cho chiến lược thay đổi của bạn.

Mẹo:

Mô hình kim cương của Leavitt chỉ là một cách tiếp cận được sử dụng để xem xét tác động của thay với một tổ chức. Xem thêm bài viết Mô hình Congruence, mô hình Burke-Litwin, và 7S của McKinsey.

Ngoài ra, bài viết Phân tích tác động có thể giúp bạn suy nghĩ về tác tác động của thay đổi một cách chi tiết.

Những điểm chính

Thay đổi không thể được thực hiện một cách độc lập vì nó có thể tạo ra phản ứng dây chuyền trong toàn tổ chức, cả mong đợi lẫn không mong đợi.

Tổ chức có cấu trúc liên kết với nhau, thay đổi một phần có thể tác động đến những phần còn lại. Do đó, để thực hiện thay đổi thành công, bạn phải áp dụng chiến lược thay đổi tích hợp. Ý tưởng mô hình kim cương của Leavitt có thể giúp bạn xây dựng chiến lược tích hợp này.

Mô hình cung cấp khuôn khổ dễ hiểu giúp bạn hiểu được sự phụ thuộc lẫn nhau giữa bốn biến chính: nhiệm vụ, con người, cấu trúc và công nghệ. Sử dụng khuôn khổ này, bạn có thể phân tích tác động của thay đổi được đề xuất và sử dụng kết quả cho chiến lược triển khai của mình.