- Truyền đạt dễ hiểu
Ân chỉ mới bắt đầu vào vị trí quản lý một đội mới, và cô ấy mong muốn giải quyết một số vấn đề còn lại của người tiền nhiệm, Ranh. Cô ngồi lại với một trong những thành viên trong nhóm của mình, Mai, để thảo luận về chúng.
Ân: Tôi nghĩ chúng ta nên nói về một vài mâu thuẫn đã có trong thời kỳ Ranh còn lãnh đạo, bởi vì tôi muốn giúp đỡ mọi người trong nhóm vượt qua điều này. Bạn sẽ cho tôi biết về chúng chứ?
Mai: Ranh làm cho tôi cảm thấy luôn căng thẳng khi làm việc. Bởi vậy, tôi đã luôn luôn cố tránh. Hầu như tất cả mọi người trong nhóm cũng cảm thấy như vậy.
Ân: Anh ấy đặt cho bạn mục tiêu hàng tuần hoặc kỳ vọng của bạn quá cao?
Mai: Anh ấy chỉ làm cho mọi người trong nhóm thấy khó khăn. Chúng tôi đều đã phải ở lại làm rất muộn, và không ai trong chúng tôi muốn tình trạng đó một lần nữa.
Ân: Vâng, tôi cũng muốn tất cả mọi người làm việc chăm chỉ nhưng tôi sẽ không thiết lập bất kỳ mục tiêu nào quá tham vọng cho nhóm.
Nếu bạn được nghe cuộc trò chuyện này, bạn có nghĩ rằng Ân đã biết gốc rễ những sai lầm của Ranh hay không? Chắc là không!
Ân là giả định rằng Ranh đã gây áp lực lên đội với mục tiêu đầy tham vọng. Và – trên cơ sở đó – cô đã quyết định không đặt ra mục tiêu cho mình. Nhưng thiết lập mục tiêu có thể không phải vấn đề của đội: nó có thể là phong cách quản lý của Ranh. Trong ví dụ, Ân đã không đặt câu hỏi để giúp cô tìm ra vấn đề.
Đây là một ví dụ đơn giản cho thấy giao tiếp có thể thất bại, đặc biệt là khi có ai đó vô tình tiêm nhiễm giả định của riêng mình vào cuộc trò chuyện.
Đây là trường hợp kỹ thuật Giao tiếp rõ ràng – “Clean Language” – thể hiện ích lợi của nó, đặc biệt là khi bạn đang nói chuyện 1:1 với thành viên trong nhóm. Nó giúp bạn giao tiếp rõ ràng hơn, và cải thiện khả năng tự nhận thức của người đó và phát triển cá nhân.
2 Giao tiếp rõ ràng là gì?
Nhà trị liệu tâm lý David Grove đã phát triển các kỹ thuật Giao tiếp rõ ràng – Clean Language – trong những năm 1980, khi ông nhận ra rằng nhiều nhà trị liệu chịu ảnh hưởng từ những gì khách hàng của họ nói. Ông lưu ý rằng điều này đặc biệt đúng khi sử dụng phép ẩn dụ.
Trong cuốn sách năm 2003, “Phép ẩn dụ”, nhà ngôn ngữ học George Lakoff và Mark Johnson đã xác định rằng phép ẩn dụ là một cách diễn đạt về một cái gì đó, sự vật, sự việc hay nội dung nào đó thông qua so sánh nó với cái gì khác. Dưới đây là một số ví dụ:
- Tính ông ta giông bão lắm
- Tôi đang trên mặt trăng và mơ về sự thăng tiến của mình.
- Sam là trái tim của đội.
- Hiệu quả là “máy phát động” của phòng của chúng tôi.
- Thời kỳ cạnh tranh đã qua, nhưng chúng ta vẫn ngập đầu.
- Tôi không thể tiêu hóa những gì bạn đang nói với tôi.
Grove quan sát thấy rằng sự lựa chọn của chúng ta khi sử dụng phép ẩn dụ rất quan trọng vì chúng giúp chúng ta định hình thế giới.
Ông quan sát thấy rằng chúng ta sử dụng phép ẩn dụ nhiều hơn là chúng ta nhận ra và khi làm việc với khách hàng, nó ảnh hưởng đến việc ra quyết định của khách hàng.
Kỹ thuật mà Grove giới thiệu khá đơn giản:
- Người hỏi: Không nên nêu ra những suy nghĩ, những giả định và không nên sử dụng hình ảnh ẩn dụ trong cuộc trò chuyện càng nhiều càng tốt.
- Và, nếu người được huấn luyện sử dụng một phép ẩn dụ để mô tả một cái gì đó, người hỏi nên sử dụng một loạt các câu hỏi để cố gắng tìm hiểu ý nghĩa trong phép ẩn dụ mà người nói sử dụng.
- Người hỏi nên: Nói chuyện một cách chậm rãi với một giọng nói sâu, cố gắng bắt chước ngữ điệu và ngôn ngữ cơ thể của người nói càng nhiều càng tốt. Điều này có thể giúp người được huấn luyện thư giãn, mở ra và khám phá những suy nghĩ và cảm xúc của mình.
3 Câu hỏi trong kỹ thuật Giao tiếp rõ ràng – Clean Language
Có 9 câu hỏi cơ bản giúp bạn làm sáng tỏ ý của người 
nói khi họ sử dụng một phép ẩn dụ:
- Và có điều gì nữa về …?
- Và kiểu như là …?
- Và đâu là …?
- Và có thể tìm thấy ở đâu?
- Và những gì xảy ra tiếp theo?
- Và sau đó những gì sẽ xảy ra?
- Và những gì sẽ xảy ra ngay trước khi …?
- Và có thể … đến từ đâu?
- Và nó giống như …?
Nguồn: “Phép ẩn dụ trong tâm trí”, của James Lawley và Penny Tompkins.
4 Ví dụ về giao tiếp không rõ ràng
Thành viên trong nhóm: “Tôi cảm thấy bị kẹt lại ở bộ phận của tôi.”
Huấn luyện viên: “Là người quản lý của bạn đang khiến bạn cảm thấy đôi chút khó khăn? Hay bạn cảm thấy không có cơ hội để thăng tiến?”
Thành viên trong nhóm: “Tôi đoán có rất ít cơ hội thăng tiến Tôi không chắc lắm. Tôi chỉ cảm thấy như tôi đang mắc kẹt ở đó…”
Như bạn có thể thấy, huấn luyện viên thêm ý tưởng của riêng mình để cuộc trò chuyện với các thành viên trong nhóm để có thể tìm ra một cách chính xác lý do tại sao nhân viên cảm thấy bị mắc kẹt. Huấn luyện viên đã dẫn nhân viên đến ý tưởng rằng người này có rất ít cơ hội để thăng tiến, thay vì để cá nhân này tự suy đoán.
Với việc sử dụng ngôn ngữ như vậy, cá nhân này đã chìm sâu hơn vào trạng thái bối rối của mình.
5 Ví dụ về giao tiếp rõ ràng
Thành viên trong nhóm: “Tôi cảm thấy bị kẹt lại ở bộ phận của tôi.”
Huấn luyện viên: “Bạn cảm thấy bị mắc kẹt. Và kẹt lại như thế nào nhỉ?”
Thành viên trong nhóm: “Tôi làm việc với các dự án có tính chất tương tự nhau. Dần dần tôi không còn thực sự quan trọng.”
Huấn luyện viên: “Và có anh còn cảm thấy gì khác nữa không? “
Thành viên trong nhóm: “Vâng, tôi đã từng cảm thấy mình tôi có ích. Quản lý cũ của tôi luôn luôn hỏi ý kiến tôi về các dự án lớn, nhưng người quản lý mới thì không bao giờ hỏi ý kiến của tôi. Vì vậy, tôi cứ quay bánh xe của tôi ở đó….”
Bằng cách giao tiếp rõ ràng, thành viên trong nhóm nhận ra lý do thực sự anh ta cảm thấy bị mắc kẹt là vì không còn cảm thấy có giá trị – gốc rễ của vấn đề là mối quan hệ của anh ta và người quản lý mới của mình.
Như bạn có thể thấy, giao tiếp rõ ràng :
- Khuyến khích người hỏi không nêu ra suy nghĩ của mình, không nêu ra giả định và không sử dụng ẩn dụ,
- Và dành không gian cho các thành viên trong nhóm phát triển và khám phá phép ẩn dụ mình đã dùng.
6 Lợi ích của việc giao tiếp rõ ràng
Mặc dù kỹ thuật Giao tiếp rõ ràng có nguồn gốc từ Ngành tâm lý trị liệu, nhưng sử dụng nó tại nơi làm việc là rất có ích.
- Giúp nhân viên tăng khả năng tự nhận thức, giúp họ phát triển những hiểu biết mới về bản thân mình.
- Giúp nhà quản lý xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp: khi sử dụng ngôn ngữ của họ, họ sẽ cảm thấy được hỗ trợ, tôn trọng và lắng nghe, và có động lực để cải thiện tình hình của họ.
7 Sử dụng kỹ thuật
Sử dụng trong các trường hợp:
- Trong công tác huấn luyến và cố vấn
- Trong quá trình tuyển dụng, hỏi sâu khi phỏng vấn ứng viên
- Nó cũng hữu ích khi giải quyết xung đột, giúp làm rõ tình hình.
Làm thế nào để sử dụng kỹ thuật này
Bước 1: Nghe và nhận ra phép ẩn dụ
Chú ý những gì người được huấn luyện nói. Mục tiêu của bạn là để xác định khi nào người này sử dụng phép ẩn dụ.
- Ẩn dụ thường được mở đầu bằng từ “có vẻ như” hay “giống như”. Ví dụ, “Tôi cảm thấy giống như một con chó bị ốm”, hoặc, “Bộ phận này cũng giống như một con tàu chìm.”
- Người đó mô tả những gì về một cái gì đó là như thế nào? Ví dụ, “Samira cần phải xây dựng sự tự tin của cô ấy”, thì “xây dựng” là một phép ẩn dụ: “xây dựng”, vì người ta nói xây dựng một ngôi nhà. Ở đây đó là một cách nói.
- Ẩn dụ cũng có thể là những từ đơn lẻ mà không tạo cảm giác khi cụm từ được hiểu theo nghĩa đen, chẳng hạn như, “Cô ta là một cái hạt!” Một lần nữa, bạn không nói ai đó là một hạt – nó chỉ là một cách ví von, rằng: Cô ấy điên rồi/ Cô ấy bị dở.
Mẹo:
Hãy nhớ rằng, trọng tâm là người được huấn luyện. Huấn luyện viên không chia sẻ ý kiến, không đưa ra lời khuyên nào.
Bước 2: Chậm rãi và nhắc lại
Khi người ấy đã nói xong, hãy sử dụng một trong 9 câu hỏi trong kỹ thuật Giao tiếp rõ ràng – Clean Language – để làm rõ những gì họ nói. Thường dùng là: Và có điều gì khác về …? hay kiểu như là/Giống như là …?
Hãy
- Nói chậm hơn so với người được huấn luyện,
- Cố gắng bắt chước ngữ điệu và ngôn ngữ cơ thể của họ càng nhiều càng tốt,
- Và nói bằng một giọng nói sâu hơn một chút so với họ.
Điều này có thể giúp họ thư giãn, và dễ dàng khám phá những suy nghĩ và cảm xúc của chính họ.
Bước 3: Phát triển cuộc trao đổi
Nhân viên của bạn sẽ có thêm những hiểu biết mới với mỗi câu hỏi của bạn khi bạn sử dụng kỹ thuật Giao tiếp rõ ràng. Hãy đặt câu hỏi cho đến khi họ khám phá đầy đủ cảm xúc và suy nghĩ của mình, và tìm ra một giải pháp cho tình trạng của mình.
Áp dụng vào cuộc sống của bạn
- Trong cuộc trò chuyện tiếp theo của bạn, chú ý đến cách người khác sử dụng phép ẩn dụ. Chúng thường được xuất hiện sau cụm, “Nó giống như là …”.
- Đếm số lần bạn sử dụng phép ẩn dụ trong ngày. Cố gắng giảm số lượng này bằng cách sử dụng kỹ thuật Giao tiếp rõ ràng – Clean Language khi nói chuyện với những người khác.
- Sử dụng kỹ thuật Giao tiếp rõ ràng – Clean Language để giúp người khác tìm ra vấn đề của họ.
