Xây dựng đội nhóm hiệu suất cao

phạm thống nhất

Xây dựng Đội nhóm hiệu suất cao

Hướng dẫn bao gồm:

  • 4 giai đoạn phát triển của đội nhóm.
  • Thiết kế đội nhóm bằng mô hình GRPI.
  • 5 yếu tố tạo nên đội nhóm hiệu suất cao.

Hãy bắt đầu nào!

Khi đơn độc chúng ta làm rất ít, cùng nhau chúng ta có thể tạo ra nhiều thứ.

(Helen Keller)

Có rất nhiều nghiên cứu về việc: “Làm thế nào xây dựng đội nhóm hiệu suất cao?”

Tuy nhiên, chỉ một số ít nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cho nhà quản lý. Phải kể đến là:

  • 4 giai đoạn phát triển của đội nhóm (Bruce Tuckman).
  • 5 yếu tố tạo nên đội nhóm hiệu suất cao (Richard Hackman).

Trước tiên, có một câu hỏi dành cho bạn:

Đội nhóm là gì?

Có 2 định nghĩa được chấp nhận rộng rãi:

  • Đội là một nhóm các thành viên cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung. (Lewis McClear & Taylor, 1998)
  • Đội là một nhóm nhỏ những người có kĩ năng bổ trợ cho nhau, cùng cam kết làm việc vì một mục đích chung, mục tiêu chung, có hiệu quả và có trách nhiệm với nhau. (Katzenbach & Smith, 1993)

Điểm chung dễ nhận thấy trong cả 2 định nghĩa này:

Đội là một nhóm người làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung.

phạm thống nhất

Phần 1

4 giai đoạn phát triển của đội nhóm

Không ai trong chúng ta thông minh bằng tất cả chúng ta.

(Ken Blanchard)

Năm 1945, Lewin thành lập Trung tâm nghiên cứu về Động lực nhóm, đây là nơi đầu tiên nghiên cứu một cách rõ ràng về Động lực nhóm và cách áp dụng nó vào thực tế.

Một trong những nghiên cứu có ảnh hưởng nhất trong việc xây dựng đội nhóm được hực hiện bởi Bruce Tuckman (1965). Ông đề xuất mô hình bốn giai đoạn được gọi là “Các giai đoạn phát triển nhóm”. Bao gồm:

  1. Hình thành.
  2. Bão tố.
  3. Ổn định.
  4. Hiệu suất cao.

Tuckman khẳng định rằng:

Mô hình 4 giai đoạn này chắc chắn cần thiết cho một đội nhóm để đối mặt với các thách thức, giải quyết vấn đề, lập kế hoạch và tạo ra kết quả.

Giai đoạn 1 – Hình thành

Đây là thời điểm một nhóm người tập hợp lại thành một đội.

Lúc này, các thành viên thường có những kì vọng cá nhân của riêng mình. Đồng thời, họ vẫn đang có chút lo lắng về các thành viên khác như:

  • Người kia là ai?
  • Đồng chí này làm việc thế nào?

Ở giai đoạn hình thành, điều quan trọng là:

Ban đầu, các thành viên có xu hướng làm việc độc lập nhau. Sau đó, khi các thành viên giao tiếptrao đổi thông tin nhiều hơn, họ bắt đầu thấy ấn tượng:

  • Về các thành viên còn lại.
  • Về thách thức và khó khăn của nhóm.

Một kịch bản đẹp mà bạn có thể tạo ra ở giai đoạn này là:

Các thành viên trong nhóm cùng đồng thuận về mục tiêu chung; Cũng như, chia sẻ trách nhiệm với các giải pháp cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đó.

Ngược lại, một kịch bản khác (phổ biến hơn trong thực tế) thường xảy ra là:

  • Các thành viên được thúc đẩy bởi nhu cầu muốn được người khác chấp nhận. Vì vậy họ né tránh việc tranh cãi và xung đột.
  • Điều này dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng thường bị bỏ qua.

Hậu quả là chính các xung đột bị bỏ qua này dần trở thành mầm mống, tích tụ và lớn dần qua thời gian, cuối cùng trở thành nguyên nhân phá vỡ đội nhóm.

Giai đoạn hình thành diễn ra trong bao lâu?

Thời gian của giai đoạn này phụ thuộc vào:

  • Mục tiêu chung và các nhiệm vụ có được xác định rõ ràng hay không?
  • Và các thành viên có kinh nghiệm làm việc nhóm như thế nào?

Đội nhóm thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ đơn giản sẽ nhanh chóng vượt qua giai đoạn hình thành. Trong khi, các đội có mục tiêu và nhiệm vụ phức tạp cần nhiều thời gian hơn để xây dựng mối quan hệ gắn kết và chia sẻ mục tiêu chung.

Nhà quản lý cần làm gì?

Bạn nên “đi trước một bước” ở giai đoạn này, bằng cách:

  • Định hướng các thành viên hoạt động theo mục đích và mục tiêu chung
  • Hướng dẫn đội nhóm hình thành những mối quan hệ chặt chẽ.

Hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm thường xuyên liên lạc với nhau.

Giao tiếp thường xuyên giúp bạn đập tan mọi hiềm khích, hiểu lầm phát sinh về vai trò và trách nhiệm (khi mọi thứ còn mù mờ ở giai đoạn hình thành).

Ngoài ra, hãy phân bổ công việc sao cho không ai trong đội phải làm quá ít hay quá nhiều. Nhằm tránh các mầm mống xung đột bị tích tụ.

Ngay từ đầu, bằng cách chú ý xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, được định hướng theo mục tiêu chung, đội của bạn sẽ có hiệu suất cao hơn so với các nhóm bỏ qua việc này.

Giai đoạn 2 – Bão tố

Ở giai đoạn bão tố:

  • Các thành viên thể hiện rõ quan điểm cá nhân và thắc mắc nhiều hơn.
  • Nhà quản lý có thể nhìn thấy dấu hiệu xung đột ở mọi nơi.

Khi các thành viên bày tỏ quan điểm cá nhân của họ – về cách tốt nhất để đạt được mục tiêu – cũng là lúc bất đồng phát sinh.

Dấu hiệu là:

  • Họ tranh cãi, gạt bỏ ý tưởng của người khác và cố sống cố chết bảo vệ ý tưởng của riêng mình.
  • Hoặc thể hiện sự bất mãn về việc phân công nhiệm vụ (người nhiều, người ít).
  • Cũng như cho rằng người khác không chịu trách nhiệm về vấn đề.

Điều bạn cần làm là: Chấp nhận bão tố như một giai đoạn tiến hóa tự nhiên của đội. Nhưng phải hiểu rằng các xung đột sẽ làm sụt giảm tinh thần làm việc của cả nhóm. Vì vậy:

  • Hãy duy trì bầu không khí tích cực, giải quyết xung đột dựa trên tinh thần xây dựng.
  • Thống nhất cách hành xử chuyên nghiệp và tích cực trong đội nhóm.
  • Hướng dẫn cả đội về cách ra quyết định nhóm nhằm đạt được sự đồng thuận.

Phương pháp định hướng này giúp bạn ngăn chặn từ sớm những mâu thuẫn – ngoài tầm kiểm soát – gây ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ của các thành viên trong đội.

Vai trò của bạn lúc này là tạo dựng niềm tin giữa các thành viên trong đội.

Bão tố: Các thành viên trong đội tranh cãi và cảm thấy khó chịu.

Nhưng mọi chuyện sẽ được giải quyết nhanh chóng nhờ sự hướng dẫn và hỗ trợ của bạn.

  • Hãy lắng nghe kịp thời,
  • Và giúp các thành viên ra quyết định, thông qua thỏa hiệp, dựa trên tinh thần xây dựng.

Đây được coi là một trong những cách hiệu quả nhất để vượt qua giai đoạn bão tố.

Ngoài ra, bạn có thể chọn phương án tái cơ cấu lại đội nhóm. Chia thành những nhóm nhỏ hơn để đảm bảo tinh thần và hiệu suất làm việc được cải thiện.

Giai đoạn 3 – Ổn định

Khi đội nhóm vượt qua giai đoạn sóng gió để đi đến ổn định, các thành viên sẽ tập trung vào việc hóa giải xung đột, tất cả vì mục tiêu chung của đội.

  • Các thành viên trong nhóm thấu hiểu lẫn nhau,
  • Làm việc cùng nhau,
  • Và phát triển các công cụ hiệu quả như: Mục tiêu OKR, Quy trình, Quy tắc ứng xử, Giá trị cốt lõi…

Ở giai đoạn này, đội nhóm thường xây dựng các hệ thống và quy trình cốt lõi.

Tuy nhiên, bạn hãy:

Đảm bảo thời gian của cả đội được tối ưu hóa – chứ không bị lãng phí – vào những quy trình nhỏ lẻ không cần thiết.

Lúc này, bạn giữ vai trò giám sát và hướng dẫn, hỗ trợ các thành viên trong đội tạo nên những quy tắc ứng xử cơ bản. Ví dụ như học cách làm việc chung với nhau.

Nếu thái độ của thành viên thay đổi một cách tích cực, điều này thể hiện họ bớt oán ghét các thành viên khác, thay vào đó họ cảm thấy gắn kết, tôn trọng và tin tưởng. Cùng hào hứng thực hiện mục tiêu chung.

  • Niềm tự hào sẽ lan tỏa từ thành viên này sang thành viên khác trong đội.
  • Bạn sẽ thấy năng suất làm việc cao hơn, kĩ năng của các thành viên cũng phát triển hơn.
  • Các quyết định được đưa ra phù hợp hơn với mục tiêu chung, chứ không xuất phát từ sự thỏa hiệp.

Lúc này, bạn chỉ cần tập trung tạo nhiều cơ hội hơn cho các thành viên phát triển chuyên môn của họ.

Giai đoạn 4 – Hiệu suất cao

Bây giờ,

Nhóm phát triển đến giai đoạn cuối cùng và mang lại lợi ích lớn cho bạn và tổ chức.

  • Các thành viên có năng lực,
  • Tự giác làm việc,
  • Và có thể ra quyết định mà không cần hướng dẫn.

Đây là giai đoạn đội nhóm đạt được mức hiệu suất cao nhất. Các thành viên cảm thấy say mê và hào hứng khi được làm việc trong đội của bạn.

Lúc này, nhà quản lý trở thành người quan sát và ủy quyền.

Bạn không còn liên quan nhiều đến các hoạt động hàng ngày của đội. Sự tin tưởng và gắn kết giữa các thành viên chính là đòn bẩy hiệu suất cao. Bạn trở thành nhà lãnh đạo đột phá.

Lưu ý:

Ở giai đoạn hiệu suất cao, bạn cần theo dõi mối quan hệ và hiệu suất của cả đội – để duy trì động lực tích cực và sự hiệu quả. Bởi vì, nếu động lực nhóm thay đổi, thì đội có thể sẽ quay trở lại các giai đoạn trước đó.

Ví dụ:

Khi nhóm bổ sung thêm nhiều thành viên mới, các mối quan hệ và động lực có thể thay đổi, khiến nhóm quay trở lại giai đoạn bão tố.

Đến với nhau là một sự khởi đầu.
Giữ được nhau là sự tiến triển.
Làm việc cùng nhau là sự thành công.

(Henry Ford)

phạm thống nhất

Phần 2

Thiết kế đội nhóm với mô hình GRPI

Làm thế nào vận hành hoạt động của nhóm – đạt mức hiệu suất cao?

Ở phần 1, bạn đã thấu hiểu 4 giai đoạn phát triển của một đội nhóm. Bây giờ, là lúc bạn thiết kế cách đội của bạn vận hành.

Richard Beckhard giới thiệu Mô hình GRPI vào đầu những năm 1970. GRPI viết tắt cho:

  • Goals – Mục tiêu.
  • Roles – Vai trò.
  • Processes – Quy trình.
  • Interactions/ Interpersonal Relationship – Mối quan hệ giữa các thành viên.

Các chữ cái của mô hình GRPI được sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng của chúng trong quá trình điều hành đội nhóm:

Đầu tiên, khi nhân viên của bạn không rõ về mục tiêu:

  • Họ bị nhầm lẫn về vai trò của mình trong nhóm.
  • Khiến các thành viên không thể làm theo quy trình – một cách hiệu quả – vì họ không có một hướng đi chung.
  • Hậu quả là tác động tiêu cực đến các tương tác, phối hợp và mối quan hệ giữa các thành viên.

Làm thế nào bạn ứng dụng mô hình GRPI ?

Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu chung của đội và của từng thành viên. Nhân viên cần hiểu và cam kết với mục tiêu mà đội đặt ra.

Gượm đã, trước tiên hãy kiểm tra xem đội của bạn:

  • Có mục tiêu rõ ràng hay chưa?
  • Kết quả cuối cùng mà bạn đang cố gắng để đạt được là gì?
  • Các mục tiêu có: cụ thể, đo lường được, khả thi và có mốc thời hạn hoàn thành chưa?

Hãy đảm bảo rằng:

Nhân viên của bạn nắm chắc về mục tiêu chung của đội và hiểu mục tiêu cá nhân của họ đóng góp thế nào vào mục tiêu chung.

Bước 2: Chỉ rõ vai trò

Bước tiếp theo của bạn là – làm rõ vai trò của từng thành viên trong đội.

Vai trò càng rõ ràng, nhân viên càng hiểu rõ nhiệm vụ, hiệu quả sẽ càng cao:

  • Ai là người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc?
  • Phạm vi quản lý công việc của họ đến đâu?
  • Người có quyền quyết định cuối cùng là ai?

Bạn biết đấy, điều này giúp loại trừ bất kỳ khả năng hiểu lầm và tránh sự xung đột về quyền lực.

Giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên:

  • Hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu rõ những gì họ đảm trách.
  • Họ nhìn thấy chúng trong văn bản quy định của nhóm.

Lưu ý:

Bạn nên khai thác thế mạnh của nhân viên; Cũng như tránh yêu cầu họ làm những việc mà họ không có khả năng (là điểm yếu của họ).

Bước 3: Quy trình phối hợp

Quy trình làm việc góp phần quan trọng trong quá trình vận hành đội nhóm:

  • Quy trình giúp các thành viên làm việc cùng nhau,
  • Và chia sẻ thông tin.

Quy trình cũng trả lời các câu hỏi:

  • Làm thế nào đội thực hiện các nhiệm vụ chính?
  • Thông tin được trao đổi trong đội bằng cách nào?
  • Tiến độ có đảm bảo hay không?
  • Khi có vấn đề thì giải quyết thế nào?

Sẽ hiệu quả hơn khi đội của bạn vẽ sơ đồ quy trình và các bước thực hiện công việc.

Thậm chí, định kỳ phân tích các bước trong quá trình: nếu bất kỳ bước nào không hiệu quả, không phù hợp, hãy sắp xếp lại và cải thiện chúng.

Bước 4: Xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong đội

Xem xét lại các mối quan hệ trong đội:

  • Các thành viên có tin tưởng lẫn nhau?
  • Có xung đột hay mâu thuẫn nào không?

Tác động của xung đột là nâng cao hiệu quả hay gây ảnh hưởng tiêu cực?

Đọc 3 cách dưới đây sẽ giúp bạn tăng cường các mối quan hệ trong đội nhóm:

Đặc biệt hơn nữa, nhà quản lý hãy làm gương trong các hoạt động:

  • Giữ lời hứa,
  • Công khai trao đổi,
  • Giữ gìn sự chính trực,
  • Công bằng,
  • Chịu trách nhiệm cho những sai lầm của mình

Nếu tất cả mọi người cùng nhau tiến về phía trước, thì thành công sẽ tự nó đến.

(Henry Ford)

phạm thống nhất

Phần 3

5 yếu tố tạo nên đội nhóm hiệu suất cao

Người tài giỏi sẽ chiến thắng trò chơi, nhưng tinh thần đồng đội và trí óc giành chức vô địch.

(Michael Jordan)

Năm 2002, khi làm việc tại Harvard, Richard Hackman qua nhiều nghiên cứu thực tế, đã phát triển một mô hình cho việc xây dựng và quản lý đội nhóm.

Nghiên cứu của ông tập trung vào việc lý giải:

Tại sao một số đội nhóm thành công? Và điều gì mang lại thành công cho họ như vậy?

Và ông đã phát hiện ra 3 đặc điểm mấu chốt dưới đây:

  • Họ làm hài lòng khách hàng nội bộ và bên ngoài,
  • Họ phát triển khả năng để thực hiện trong tương lai, và
  • Các thành viên tìm thấy ý nghĩa công việc và sự hài lòng trong nhóm.

Sau đó ông nghiên cứu những điều kiện mang lại thành công cho các đội nhóm đó. Ông gọi nghiên cứu này là “Mô hình 5 yếu tố”. Đó là:

  1. Là một đội thực sự.
  2. Hướng đi hấp dẫn.
  3. Thiết lập cấu trúc.
  4. Môi trường hỗ trợ.
  5. Chuyên gia huấn luyện.

Yếu tố 1 – Là một đội thực sự

Hackman ngụ ý điều gì ở đây khi nói yếu tố đầu tiên: “Phải là một đội nhóm thực sự”?

Những yếu tố đảm bảo đội bạn là một đội thực sự bao gồm:

  • Các thành viên cùng chia sẻ nhiệm vụ;
  • Ranh giới nhóm rõ ràng: cho thấy ai liên quan và không liên quan đến nhóm;
  • Các thành viên trong nhóm ổn định.

Là một nhà lãnh đạo, bạn phải kiểm soát được 2 yếu tố đầu tiên, còn việc duy trì các thành viên trong nhóm ổn định – bao giờ cũng là nhiệm vụ khó khăn nhất.

Nếu bạn thành lập đội nhóm theo kiểu gom thành viên làm việc cho dự án, thì sự ổn định của các thành viên chính là việc duy trì sự ổn định của dự án đó.

Nếu một vài thành viên trong nhóm của bạn có kĩ năng xuất chúng thì việc đảm bảo họ làm ổn định cho mình cũng rất khó vì các nhóm dự án sẽ thi nhau kéo nhân tài về phía họ.

Một yếu tố khác góp phần làm nhóm ổn định chính là bản chất công việc.

Ví dụ, việc duy trì lâu dài nhân viên trực tổng đài sẽ rất khó, do tính chất công việc và sự thật là họ cũng chỉ tuyển những nhân viên tạm thời.

Là lãnh đạo của đội nhóm, bạn cần hạn chế số lượng người thay đổi công việc bằng cách – phân quyền để có thể để giảm thiểu sự mất ổn định nhân sự – bằng cách phát triển một chương trình giới thiệu tuyển dụng nhanh chóng thành viên mới vào đội khi cần thiết.

Yếu tố 2 – Hướng đi hấp dẫn

Yếu tố thứ hai của mô hình này là cung cấp cho đội nhóm của bạn một hướng đi hấp dẫn. Điều này có nghĩa rằng bạn cần thiết lập cho đội nhóm một mục tiêu rõ ràng.

Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu OKR.

Mục tiêu của đội nhóm cần phải nêu rõ – nhóm góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp như thế nào? Cũng như thấy được sự đóng góp của từng thành viên vào mục tiêu chung?

Yếu tố 3 – Thiết lập cấu trúc

Yếu tố thứ ba mà Hackman trích dẫn chính là việc thiết lập cấu trúc tổ chức đội nhóm thật rõ ràng.

Ví dụ như phân công rõ ràng vai trò, chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên.

Nếu có thể, bạn hãy cung cấp nhiệm vụ đa dạng cho các thành viên để họ phát triển bản thân và bọc lót cho nhau khi cần.

Ví dụ, bạn có thể định kỳ tạo ra những thay đổi nhỏ trong phân công nhiệm vụ; Hoặc đôi khi bạn cũng có thể chia nhỏ đội của mình thành các nhóm nhỏ hơn.

Yếu tố 4 – Môi trường hỗ trợ

Yếu tố thứ tư tạo nên một đội thành công là sự hỗ trợ.

Môi trường làm việc nhóm hỗ trợ lẫn nhau là điều cần thiết cho các công ty, vì sự hỗ trợ tạo nên từ các nhóm nhỏ – mà khi kết hợp sẽ tạo thành một nhóm lớn hơn.

Môi trường hỗ trợ được tạo thành từ ba yếu tố:

  • Phần thưởng,
  • Sự phát triển,
  • Và thông tin.

Tất nhiên, phần thưởng phải gắn liền với hiệu quả hoạt động của đội nhóm và của từng cá nhân.
Yếu tố thứ hai là phải đảm bảo sự phát triển của các thành viên – thông qua một hệ thống huấn luyện đào tạo.

Yếu tố hỗ trợ thứ ba là cung cấp thông tin và tạo sự thuận tiện cho các thành viên truy cập dữ liệu, cũng như sử dụng các tài liệu công việc cần thiết.

Bạn có thể tận dụng lợi thế của những tiến bộ trong ngành công nghệ thông tin và internet ngày nay – để hướng dẫn đội nhóm khai thác các nguồn lực tốt nhất, cũng như truy cứu các thông tin để phát triển kỹ năng của họ.

Yếu tố 5 – Chuyên gia huấn luyện

Yếu tố cuối cùng trong mô hình “5 yếu tố” của Hackman – đó là các chuyên gia huấn luyện và cố vấn.

Thông qua việc quản lý đội nhóm hàng ngày, bạn hãy tìm hiểu xem các thành viên trong nhóm đang cần sự giúp đỡ nào để hoàn thành nhiệm vụ?

Một khi nhu cầu đã được xác định, bạn chính là người huấn luyện gần gũi nhất, có thể giúp họ giải quyết vấn đề và phát triển những kỹ năng mà nhân viên còn thiếu.

Bạn cũng có thể nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia huấn luyện và đội ngũ cố vấn để phát triển năng lực cho đội nhóm của mình.

Cho đến khi các thành viên trong đội nhóm phát triển hết tài năng, là lúc bạn sở hữu một đội vô địch – để chinh phục những mục tiêu thách thức và to lớn.

Đoàn kết là sức mạnh. Khi có tinh thần đồng đội thì có thể đạt được những điều tuyệt vời.

(Mattie Stepanek)

Những điểm chính:

Mô hình bốn giai đoạn phát triển của đội nhóm (Bruce Tuckman):

  • Giai đoạn 1 – Hình thành
  • Giai đoạn 2 – Bão tố
  • Giai đoạn 3 – Ổn định
  • Giai đoạn 4 – Hiệu suất cao

Bạn có thể sử dụng mô hình bốn giai đoạn này – để xác định rõ đội nhóm mình đang ở đâu? Và làm thế nào để bạn có thể quản lý tốt nhất với nhóm trong giai đoạn ấy?

Thiết kế đội nhóm với mô hình GPRI:

  1. Goal – Mục tiêu.
  2. Role – Vai trò.
  3. Processe – Quy trình.
  4. Interaction – Mối quan hệ giữa các thành viên.

5 yếu tố của Hackman chỉ ra rằng: Đội nhóm của bạn thành công khi:

  1. Là một đội thực sự.
  2. Có hướng đi hấp dẫn.
  3. Được thiết lập cấu trúc.
  4. Có môi trường hỗ trợ.
  5. Và được huấn luyện.

Cuối cùng, nhớ rằng:

Phải có 2 hòn đá mới đánh được lửa.

(Louisa May Alcott)

hướng dẫn okr cho ceo