Kỹ năng Ra quyết định

phạm thống nhất

Kỹ năng Ra quyết định

Hướng dẫn bao gồm:

  • Quyết định “tiến thoái, lưỡng nan”.
  • Kỹ thuật So sánh theo cặp.
  • Ma trận Ra quyết định.

Hãy bắt đầu nào!

  • Lãnh đạo,
  • Chịu trách nhiệm về hướng đi của đội nhóm,
  • Vì vậy, bạn cần ra quyết định đúng!

Nhưng thật khó để ra quyết định đúng, khi bạn phải:

  • Chịu áp lực về thời gian (cực gấp), và
  • Kể cả khi bạn không có đủ thông tin (trong tình huống không hề chắc chắn).

Nếu bạn luôn tìm kiếm một “quyết định hoàn hảo” hoặc để “làm hài lòng” tất cả mọi người, thì bạn gặp rắc rối to:

Bạn đang bước vào trạng thái Quyết định tê liệt.

Trạng thái “quyết định tê liệt” khiến đội nhóm: Mất rất nhiều thời gian để thu thập dữ liệu, chờ đợi một giải pháp hoàn hảo, hoặc trì hoãn để làm hài lòng tất cả mọi người…

Rất tiếc! những điều này không còn phù hợp trong kinh doanh hiện đại:

Tốc độ!

pham thong nhat

Phần 1

Quyết định “tiến thoái lưỡng nan”

  • Quyết định nhỏ, tác động nhỏ.
  • Quyết định lớn, tác động lớn!

Nếu chỉ ra những quyết định nho nhỏ, thì chẳng cần kỹ năng gì… Nhưng với các quyết định lớn (quan trọng), ví dụ:

  • Hai nhân viên năng lực như nhau: Thăng chức cho ai để mọi người nể phục: Dũng hay là Nam?
  • Để đáp ứng sản lượng: Tăng công suất máy (có nguy cơ hỏng thiết bị), hay là chờ máy mới về (chậm, rủi ro mất đơn hàng)?

Đây là những quyết định: “Tiến thoái, Lưỡng nan”.

Bất kể tình huống là gì, bạn đều phải ra quyết định, với mức độ phân tích phù hợp.

Đây là nơi quyết định trở nên khó khăn:

  • Bao nhiêu thông tin, dữ liệu là đủ?
  • Bao nhiêu thời gian phân tích là đủ?

Khoảng thời gian bạn bỏ ra phụ thuộc vào tác động của quyết định:

  • Chi phí: Thực hiện quyết định này cần bao nhiêu nguồn lực?
  • Hậu quả: Điều gì sẽ xảy ra, nếu bạn chọn sai?

Chi phí càng cao, hậu quả càng lớn, thì cần nhiều thời gian hơn.

Thực tế là:

Trong kinh doanh hiện đại, thường không có đủ thời gian, để ra quyết định chậm.

Bài tập:

Nhớ lại một quyết định quan trọng gần đây mà bạn đưa ra. Sau đó, trả lời câu hỏi:

1. Bạn dành bao nhiêu thời gian để ra quyết định đó?

.

.

2. Bạn phát triển bao nhiêu phương án để lựa chọn?

.

.

3. Bạn thấy mình dành quá nhiều hay quá ít thời gian để có được giải pháp tiềm năng?

.

Nhà lãnh đạo hiệu quả nhận ra rằng:

Có thể không có giải pháp hoàn hảo, vì vậy họ đưa ra quyết định và tiếp tục điều chỉnh.

Sự thật là:

  • Không thể dự đoán chính xác tương lai.
  • Cần đưa ra các quyết định trong một khoảng thời gian bị giới hạn (hoặc thông tin không đầy đủ).
  • Không thể xác định tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định.
  • Và không thể làm hài lòng tất cả mọi người trong một quyết định quan trọng.

Chấp nhận những thực tế này, giúp bạn:

  • Tự tin vào khả năng đưa ra quyết định.
  • Tránh cạm bẫy “quyết định tê liệt”.

pham thong nhat

Phần 2

Kỹ thuật So sánh theo cặp

Bài tập tình huống: Thông qua bài tập cơ bản này, bạn sẽ làm chủ 2 kỹ thuật quan trọng, để đưa ra các quyết định hiệu quả. Hãy kiên nhẫn và làm từng bước của bài tập!

Nam là Trưởng phòng:

  • Anh đang lựa chọn chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên.
  • Công ty cung cấp 5 chương trình đào tạo kỹ năng. Nhưng ngân sách của phòng chỉ đủ cho 3 chương trình.

5 chương trình đào tạo kỹ năng, bao gồm:

  1. Kỹ năng giao tiếp.
  2. Quản lý thời gian.
  3. Kỹ năng thuyết trình.
  4. Quản lý đội nhóm.
  5. Quản lý căng thẳng.

Để ra quyết định, Nam xác định 4 tiêu chí để lựa chọn:

  1. Sự liên quan trực tiếp tới công việc (“Sự liên quan.”)
  2. Khả năng ứng dụng vào thực tiễn. (“Ứng dụng.”)
  3. Tác động đến tinh thần nhân viên. (“Tinh thần”)
  4. Lợi ích lâu dài và tầm quan trọng. (“Lợi ích.”)

Tuy nhiên, anh ta không thể quyết định được tiêu chí nào là quan trọng nhất, vì không có dữ liệu khách quan.

Vì vậy, Nam sử dụng kỹ thuật “so sánh theo cặp” để lựa chọn:

Phân tích so sánh theo cặp

Mục tiêu của Phân tích so sánh theo cặp là so sánh các tiêu chí theo tầm quan trọng tương đối của chúng.

Trong ví dụ, Nam cần quyết định tầm quan trọng của 4 tiêu chí:

  1. Sự liên quan.
  2. Ứng dụng
  3. Tinh thần
  4. Lợi ích

Bước 1: Lập bảng các tiêu chí

Trong Phân tích so sánh theo cặp, bước đầu tiên là đặt các tiêu chí vào ma trận – bằng cách viết từng tiêu chí – theo hàng và cả theo cột. Sau đó, đặt ký hiệu cho các tiêu chí là: A, B, C, D.

Ví dụ:

A. Liên quan B. Ứng dụng C. Tinh thần D. Lợi ích
A. Liên quan
B. Ứng dụng
C. Tinh thần
D. Lợi ích

 

Bước 2: So sánh theo cặp và chấm điểm

Trong mỗi ô của ma trận, hãy so sánh “tiêu chí trong hàng” với “tiêu chí trong cột”, cụ thể:

  • Trong hai tiêu chí, nếu tiêu chí nào quan trọng hơn, thì nhập ký hiệu của tiêu chí đó vào ô.
  • Sau đó, chấm điểm mức độ quan trọng theo thang điểm dưới đây:

Thang điểm:

  • 0 = không quan trọng
  • 1 = hơi quan trọng hơn.
  • 2 = quan trọng hơn vừa phải.
  • 3 = quan trọng hơn đáng kể.

Ví dụ của Nam:

A. Liên quan B. Ứng dụng C. Tinh thần D. Lợi ích
A. Liên quan A, 1 C, 1
B. Ứng dụng
C. Tinh thần
D. Lợi ích

 

Bước 3: Tính tổng điểm cho mỗi tiêu chí

Tiếp theo, bạn tính tổng điểm cho mỗi tiêu chí. Ví dụ:

Nếu trong bảng, tiêu chí A (mức liên quan) có ô “A, 1” và ô “A, 3”. Thì tổng điểm của tiêu chí A là 4 (điểm).

Ví dụ của Nam:

Tiêu chí: Điểm số:
A. Liên quan 4
B. Ứng dụng
C. Tinh thần
D. Lợi ích

Sau khi tính tổng điểm, Nam xác định được mức độ quan trọng (thứ tự ưu tiên) của từng tiêu chí – theo thứ tự điểm từ cao xuống thấp.

pham thong nhat

Phần 3

Ma trận Ra quyết định

Bây giờ,

Nam đã xác định được thứ tự ưu tiên (tầm quan trọng) của 4 tiêu chí. Tiếp theo, anh sử dụng Ma trận Ra quyết định, để đánh giá 5 chương trình đào tạo và lựa chọn ra 3 chương trình phù hợp nhất.

Để lập Ma trận ra quyết định, Nam thực hiện theo 4 bước dưới đây:

  1. Lập bảng các phương án (theo cột) và các tiêu chí (theo hàng).
  2. Chấm điểm từng phương án (theo từng tiêu chí) trên thang điểm từ 0-5.
  3. Điền trọng số cho các tiêu chí từ 1-4 (như đã xác định ở phần trước). 
  4. Tính tổng điểm cho mỗi phương án (nhân điểm với trọng số).

Bước 1: Lập bảng các phương án và các tiêu chí

Bạn cũng cần thêm hàng “Trọng số” thể hiện mức độ quan trọng của các tiêu chí (thứ tự ưu tiên). Ví dụ:

Liên quan Ứng dụng Tinh thần Lợi ích Tổng điểm
Trọng số
Kỹ năng giao tiếp
Quản lý thời gian
Kỹ năng thuyết trình
Quản lý đội nhóm
Quản lý stress

 

Bước 2: Chấm điểm từng phương án theo các tiêu chí

Ví dụ (thang điểm 0 – 5):

Liên quan Ứng dụng Tinh thần Lợi ích Tổng điểm
Trọng số
Kỹ năng giao tiếp 2 4 3 5
Quản lý thời gian
Kỹ năng lãnh đạo
Quản lý đội nhóm
Quản lý stress

 

Bước 3: Điền trọng số cho các tiêu chí

Bạn sử dụng kết quả từ phần trước (kỹ thuật so sánh theo cặp), để xác định thứ tự ưu tiên (theo mức độ quan trọng) của từng tiêu chí. Ví dụ:

Yếu tố: Tầm quan trọng tương đối:
Liên quan 3
Ứng dụng 2
Tinh thần 4
Lợi ích 2

Ma trận ra quyết định lúc này:

Liên quan Ứng dụng Tinh thần Lợi ích Tổng điểm
Trọng số 3 2 4 2
Kỹ năng giao tiếp 2 4 3 5
Quản lý thời gian
Kỹ năng lãnh đạo
Quản lý đội nhóm
Quản lý stress

 

Bước 4: Tính tổng điểm cho từng phương án

Cuối cùng, 

Bạn tính tổng điểm cho từng phương án bằng cách: Nhân điểm với Trọng số. Ví dụ:

Điểm của kỹ năng giao tiếp: (3 x 2) + (2 x 4) + (4 x 3) + (2 x 5) = 36 (điểm)

Liên quan Ứng dụng Tinh thần Lợi ích Tổng điểm
Trọng số 3 2 4 2
Kỹ năng giao tiếp 2 4 3 5 36
Quản lý thời gian
Kỹ năng lãnh đạo
Quản lý đội nhóm
Quản lý stress

Chính nó!

Lúc này bạn sẽ có “Tổng điểm” của từng phương án. Việc ra quyết định chỉ là lựa chọn phương án có tổng điểm cao nhất!

hướng dẫn okr cho ceo