Kỹ năng Điều hành cuộc họp

phạm thống nhất

Kỹ năng Điều hành cuộc họp

Hướng dẫn bao gồm:

  • 3 nguyên tắc Tổ chức cuộc họp.
  • 7 kỹ thuật Điều hành cuộc họp.
  • Trở thành người tham gia mẫu mực.

Hãy bắt đầu nào!

Đã bao lần:

  • Bạn ngồi trong một phòng họp ngột ngạt, tranh cãi lẫn nhau?
  • Và lãng phí thời gian họp không đâu vào đâu?

Trong khi, một cuộc họp hiệu quả, là nơi người chủ trì thiết lập bầu không khí:

  • Khích lệ sự tham gia và tuôn trào ý tưởng.
  • Trong đó, từng giây phút được tận dụng. Và
  • Các thành viên làm việc cùng nhau (nhộn nhịp) để đạt được mục tiêu.

Hướng dẫn này, cung cấp các kỹ năng cần thiết để tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả. Bao gồm 3 nguyên tắc và 7 kỹ thuật giúp bạn:

Nhận được sự tham gia và đóng góp nhiệt tình từ những người tham dự cuộc họp.

Phần 1

3 nguyên tắc Tổ chức cuộc họp

Có 2 yếu tố giúp bạn phát triển Kỹ năng Điều hành cuộc họp:

  • Làm sao vừa là một người tổ chức họp tốt,
  • Lại vừa là một người tham gia mẫu mực.

Trước tiên, hãy suy nghĩ về các cuộc họp tệ hại. Nguyên nhân không hiệu quả là gì?

  • Không có nội dung họp rõ ràng?
  • Các phiên thảo luận lan man vì kiểm soát kém? 
  • Hay là Quá mất thời gian?

Mặt khác, các cuộc họp thành công thì sao? Nó diễn ra tốt đẹp như thế nào?

Hãy suy nghĩ về một cuộc họp thành công (bạn đã tham dự trong quá khứ) và trả lời các câu hỏi dưới đây:

1. Mô tả một cuộc họp (đã diễn ra tốt đẹp) trong quá khứ:

.

.

2. Điều gì đã làm cho cuộc họp này trở nên tuyệt vời?

.

.

3. Người chủ trì đã làm gì để hoàn thành mục tiêu của cuộc họp?

.

.

4. Những người tham dự đã làm gì để giúp cuộc họp chạy trơn tru?

.

.

“Sự chuẩn bị” và “Kỹ năng điều hành” của bạn sẽ giúp cuộc họp thành công.

Nhà lãnh đạo giỏi hiểu rằng:

Một cuộc họp hiệu quả cần tuân theo 3 nguyên tắc:

  1. Có mục tiêu rõ ràng.
  2. Có lịch trình cụ thể.
  3. Và tuân theo một lộ trình hợp lý.

Cuộc họp cần vài phút, nhưng thực tế, lại kéo dài đến hàng giờ.

Bạn đã nghe câu nói này trước đây (về các cuộc họp):

  • “Chúng thường kéo dài quá lâu.”

Thời gian một cuộc họp kéo dài phụ thuộc vào mục tiêu. Tuy nhiên, hầu hết người tham gia đều nghĩ rằng nó “kéo dài” vượt quá thời gian cần thiết.

Đây là một ví dụ:

Giám đốc của một doanh nghiệp đã nản lòng với các cuộc họp “kéo dài” trong công ty:

  • “Cuối cùng,” ông nói đùa, “có khi chết còn mát mẻ hơn là tham dự mấy cuộc họp kiểu này.”

Ông thề sẽ không bao giờ tổ chức các cuộc họp như thế này nữa, vì vậy ông đưa ra một quy tắc mới:

“Khi tôi còn là lãnh đạo của công ty này, không có cuộc họp nào (tôi chủ trì) kéo dài quá 1 giờ.”

Một khi đã tuyên bố, ông tôn trọng nguyên tắc một cách tàn nhẫn. Và kết quả?

  • Cuối mỗi cuộc họp, các thành viên chúc mừng ông! 
  • Mọi người đã chờ đợi ai đó làm việc này trong một thời gian dài!

Nghiên cứu năm 1998, của MCI, cho thấy rằng:

50% thời gian họp là lãng phí.

Cụ thể:

  • 91% người được hỏi cho biết – họ đã “mơ mộng” trong các cuộc họp,
  • 73% nói rằng họ đã làm những việc khác,
  • và 39% thừa nhận đã từng “ngủ gật”!

Đây là những số liệu đáng lo ngại. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tránh được nó. Bởi vì, hướng dẫn này sẽ giúp bạn!

Ngồi trong một cuộc họp tồi tệ, giống như sa xuống “đầm lầy”. Tay chân ngứa ngáy và khó chịu, nhưng không tài nào thoát ra được…

Cho đến khi thoát ra khỏi đầm lầy, bạn thở phào vì mình đã sống sót và không muốn trải nghiệm thêm một lần nào nữa. 

Để ngăn ngừa chúng, hãy sử dụng 3 nguyên tắc tổ chức cuộc họp dưới đây:

Nguyên tắc 1: Cuộc họp cần có Mục tiêu rõ ràng.

Trước khi tổ chức cuộc họp, hãy chắc chắn rằng:

  • Bạn biết chính xác mình muốn đạt được điều gì?
  • Và điều đó mang lại giá trị lớn hơn chi phí (nếu tổ chức họp).

Dưới đây là hướng dẫn đơn giản giúp bạn xác định mục tiêu của cuộc họp.

Mỗi cuộc họp có mục đích khác nhau. Vì vậy hãy tự hỏi:

  • Tôi muốn ra một quyết định?
  • Tôi muốn phát triển các ý tưởng?
  • Tôi muốn thông báo một nội dung quan trọng?
  • Tôi cần thông tin đầu vào cho việc lập kế hoạch?

Trả lời các câu hỏi này, giúp bạn:

  • Giữ cuộc họp đi theo đúng mục đích,
  • Đồng thời giúp bạn sử dụng thời gian một cách khôn ngoan.

Mẹo:

Đây có vẻ là các câu hỏi rõ ràng, nhưng bạn đã bao giờ tự hỏi:

Cuộc họp này có thực sự cần thiết?

Nếu vấn đề có thể được giải quyết qua email, bạn không nên lãng phí thời gian của mọi người cho cuộc họp.

Xem xét các hình thức thay thế như: Email, Nhắn tin, Gọi điện… trước khi tổ chức họp.

Bây giờ:

Hãy suy nghĩ về một cuộc họp không có mục tiêu rõ ràng (mà bạn từng tham dự). Và trả lời 2 câu hỏi dưới đây:

1. Tại sao cuộc họp thất bại?

.

.

2. Làm thế nào để tránh điều này?

.

.

Nguyên tắc 2: Cuộc họp cần có Lịch trình cụ thể.

Trong danh sách các cuộc họp kém hiệu quả, “lãng phí thời gian” là nguyên nhân gần top đầu.

Hãy hình dung, một thành viên chủ chốt đến cuộc họp muộn 15 phút:

  • Có 10 người tham dự khác, họ phải ngồi chờ 15 phút.
  • Nếu bạn nhân lên, thì 2,5 giờ của công ty đã bị lãng phí!

Đó là chưa kể đến những hậu quả phụ của sự chậm trễ này, chẳng hạn như:

  • Trách móc người đến trễ, gây ra xung đột.
  • Ngồi chờ vạ vật, mất năng lượng và tụt động lực.

Phương thuốc (đơn giản) để chữa căn bệnh lãng phí thời gian là:

Thiết lập một Lịch trình họp cụ thể.

Lịch trình cuộc họp – còn được gọi là – “Chương trình nghị sự”.

Công cụ này giúp bạn theo dõi và giám sát thời gian trong suốt cuộc họp.

Một bản chương trình nghị sự không nên dài quá 2 trang (tối ưu nhất là trong 1 trang giấy). Bao gồm:

  • Mục tiêu cuộc họp.
  • Địa điểm họp.
  • Thời gian bắt đầu và kết thúc.
  • Trình tự nội dungthời lượng cho từng nội dung.
  • Danh sách người tham dự.
  • Tài liệu cần chuẩn bị hoặc xem trước (nếu có).

Để xây dựng một chương trình nghị sự hiệu quả, bạn cần phân tích xem đối tượng tham dự cuộc họp là ai?

Bởi vì, nếu các thành viên tham gia thụ động, họ sẽ cảm thấy buồn chán, thậm chí “ngủ gật”.

Hãy tự hỏi:

  • Các thành viên tham gia cần biết điều gì?
  • Tôi mong đợi gì từ họ, trong cuộc họp, từ đó họ có thể chuẩn bị đúng cách?
  • Một số người chỉ cần tham gia một phần cuộc họp? Hay họ cần tham gia toàn bộ cuộc họp?

Ví dụ:

  • Nếu mục tiêu của cuộc họp là giải quyết một vấn đề, hãy thông báo cho các thành viên suy nghĩ và chuẩn bị trước giải pháp.
  • Còn nếu mục tiêu của cuộc họp là rà soát tiến độ, hãy yêu cầu các thành viên chuẩn bị và gửi báo cáo trước cuộc họp.

Một phương pháp hiệu quả khác, để tăng cường sự tham gia, trong cuộc họp là:

  • Gán các chủ đề thảo luận cho một số thành viên.
  • Tức là bạn giao cho ai đó dẫn dắt cuộc thảo luận hoặc trình bày cho từng nội dung họp.

Chiến thuật này giúp tăng sự tham gia, vì thành viên được giao sẽ muốn tỏa sáng trong phần trình bày, trước các đồng nghiệp và sếp của họ.

Bài tập:

Hãy nhớ lại một cuộc họp (mà bạn từng tham dự) đã làm lãng phí thời gian của mọi người. Sau đó trả lời câu hỏi dưới đây:

1. Tại sao cuộc họp lại làm lãng phí thời gian của người tham dự?

.

.

2. Làm thế nào để sử dụng tốt hơn thời gian của mọi người?

.

.

Bây giờ, hãy hướng sự chú ý đến nguyên tắc số 3.

Nguyên tắc 3: Cuộc họp cần theo một cấu trúc hợp lý

Khi người tham gia đi theo một lộ trình logic, họ cảm thấy dễ hiểu. Từ đó, kích hoạt tư duy và đóng góp ý kiến tốt hơn.

Bởi vậy, sau khi dự thảo chương trình nghị sự (lịch trình họp), bạn hãy rà soát:

  • Thứ tự nội dung (các phiên họp) đã hợp lý chưa?
  • Còn nội dung quan trọng nào bị bỏ sót không?
  • Thời gian phân bổ cho từng chủ đề nhiều hay ít?

Bạn muốn dẫn dắt cuộc họp theo thứ tự từ “dễ” đến “khó”? hay ngược lại?

Phần 2

7 kỹ thuật Điều hành cuộc họp

Khi cuộc họp diễn ra:

Có một số kỹ thuật (bạn cần sử dụng) để đảm bảo các thành viên tham dự cảm thấy hứng thú và đóng góp ý kiến có giá trị. 

Kỹ thuật 1:

Nếu có người “chiếm ưu thế” trong cuộc trò chuyện; Hãy yêu cầu người khác cung cấp phản hồi.

Sử dụng các chiến thuật sau đây:

#1. Yêu cầu một thành viên khác – bình luận về những điều – mà người chiếm ưu thế đã nói.

Việc này giúp bạn – đưa cuộc thảo luận – ra khỏi người chiếm ưu thế. Ví dụ:

  • “Minh, anh nghĩ sao về ý tưởng mà Mạnh vừa đưa ra?”

#2. Yêu cầu người chiếm ưu thế đưa ra nhận xét về ý tưởng của mình. Ví dụ:

  • “Mạnh, bạn đã nêu ra một số điểm thú vị. Bạn có thể tóm tắt ngắn gọn lại không?”

#3. Hỏi các “thành viên im lặng” về suy nghĩ của họ. Ví dụ:

  • “Hoa, bạn chưa có ý kiến gì. Bạn nghĩ thế nào?
  • Lưu ý: Chỉ làm điều này, nếu bạn nghĩ rằng, Hoa cảm thấy thoải mái khi trả lời trước nhóm.

Kỹ thuật 2:

Vào cuối mỗi chủ đề quan trọng; Hãy kiểm tra mức độ hiểu của các thành viên bằng cách tóm tắt lại các kết luận.

Khi kết thúc một chủ đề, bạn có thể trình bày tóm tắt lại các kết luận. Sau đó, yêu cầu mọi người xác nhận một lần nữa.

Kỹ thuật này giúp bạn đảm bảo rằng: Các thành viên đều đã hiểu đúng về kết luận của phiên họp.

Lưu ý: Kỹ thuật này chỉ nên thực hiện với các chủ đề lớn hoặc phức tạp. 

Kỹ thuật 3: 

Lập biên bản cuộc họp.

Là người chủ trì cuộc họp, đảm bảo bạn giao cho một thành viên chịu trách nhiệm ghi biên bản. Và gửi lại cho các thành viên (sau khi kết thúc cuộc họp).

  • Nếu có thể, hãy chọn người có khả năng tóm tắt và viết rõ ràng.
  • Điều này giúp các thành viên dễ đọc thông tin và hiểu nhanh hơn.

Lưu ý: Biên bản nên phù hợp với từng tình huống:

  • Nếu biên bản được lập để gửi cho các thành viên vắng mặt, thì các kết luận cần được giải thích rõ ràng và toàn diện.
  • Nếu biên bản là danh sách các hành động cần thực hiện (đã được thông qua tại cuộc họp), thì hãy thật ngắn gọn và súc tích.
  • Một số cuộc họp, các thành viên được triệu tập để giải quyết vấn đề ngay tại chỗ (1 lần), thì không cần lập biên bản. 

Kỹ thuật 4:

Theo dõi ngôn ngữ cơ thể của các thành viên; Và điều chỉnh nếu cần.

Bạn muốn các thành viên tập trung vào cuộc họp, vì vậy hãy chú ý tới ngôn ngữ cơ thể của họ.

  • Nếu họ đang vặn vẹo ghế, hoặc nhìn chằm chằm vào không gian, họ có thể cần nghỉ ngơi ngắn.
  • Hãy nhớ câu nói:

Tâm trí chỉ có thể hấp thụ những gì chỗ ngồi có thể chịu đựng.

Phá vỡ trạng thái cũng được sử dụng trong trường hợp có một thành viên đang thống trị cuộc họp. Quan sát ngôn ngữ cơ thể của các thành viên khác, nếu thành viên khác im lặng hoặc có biểu hiện không hài lòng…

Lúc này, bạn cần đưa anh ta sang một bên.

Hãy lịch sự thông báo rằng: Các thành viên khác, xứng đáng có cơ hội, để thể hiện ý kiến của mình. 

Kỹ thuật 5:

Giữ cuộc họp theo đúng Mục tiêu và Lịch trình.

Luôn giữ vững mục tiêu của cuộc họp.

Mặc dù bản chất của con người thường đi lang thang ra ngoài chủ đề. Trách nhiệm của người điều hành là giữ cuộc họp đi đúng hướng.

Đôi khi, việc kiểm soát này giống như “mèo chăn gia súc”, nhưng bạn sẽ có sự tôn trọng của người tham gia, khi mục tiêu của cuộc họp được hoàn thành.

Kỹ thuật 6:

Vào cuối cuộc họp, tóm tắt nhanh gọn.

Tóm tắt các bước tiếp theo và thông báo với mọi người rằng bạn sẽ nhanh chóng gửi đi biên bản.

Bằng cách cung cấp biên bản cuộc họp, bạn giúp mọi người tập trung vào những điều đã được đồng ý tại cuộc họp.

Kỹ thuật 7:

Tiếp nối cuộc họp.

Cuộc họp thường là một chuỗi (định kỳ), ví dụ như cuộc họp ban giám đốc hàng tháng, bạn cần đảm bảo rằng các thành viên đã thực hiện những việc mà họ đồng ý trong cuộc họp trước.

Đây là nơi cần rà soát lại biên bản trước đó và kiểm tra xem các thành viên có hoàn thành không?

Nếu không có quy trình kỷ luật này, các cuộc họp nhanh chóng trở nên không hiệu quả.

Dành thời gian để:

  • Xem xét điều gì đã được thực hiện tốt? Và xác định điều gì có thể làm tốt hơn?
  • Đánh giá hiệu quả cuộc họp – dựa trên mức độ đạt được mục tiêu.

Quá trình cải tiến liên tục, giúp bạn làm việc tốt hơn, để tổ chức và điều hành các cuộc họp thành công trong tương lai.

Bài tập:

Nghĩ về cuộc họp cuối cùng mà bạn đã tham dự. Trả lời các câu hỏi dưới đây:

1. Làm thế nào cải thiện tiến trình, để cuộc họp hiệu quả hơn?

.

.

2. Bạn sẽ làm gì khác đi, để sử dụng tốt hơn thời gian của mọi người?

.

.

Sau mỗi cuộc họp, phân tích những điều diễn ra tốt và những điều không.

Phần 3

Trở thành người tham gia mẫu mực

Bạn muốn các thành viên tham gia nhiệt tình và đóng góp hiệu quả cho cuộc họp?

Trước tiên:

Bạn cần trở thành một người tham gia mẫu mực!

Bài tập:

Nghĩ về một cuộc họp trong quá khứ, mà những người tham dự (kể cả bạn) đã góp phần tạo nên sự thành công. Sau đó, trả lời các câu hỏi sau đây:

1. Bạn đã thực hiện những hành động nào? để đóng góp cho cuộc họp thành công?

.

.

2. Những người tham gia khác đã làm gì? để góp phần vào sự thành công của cuộc họp?

.

.

Chìa khóa để trở thành một người tham dự cuộc họp mẫu mực, không đáng ngạc nhiên, là sự tham gia tích cực và tích cực.

Dưới đây là 3 cách để cải thiện sự tham gia của bạn:

#1. Đọc kỹ chương trình nghị sự trước khi tham gia họp.

Hành động đơn giản này giúp bạn tổ chức suy nghĩ của mình trước cuộc họp. Từ đó, bạn có thể bắt đầu xây dựng trước các ý tưởng về chủ đề và trình bày rõ ràng khi thảo luận.

#2. Giữ sự tập trung.

  • Chống lại cám dỗ “mơ mộng”. 
  • Lắng nghe chủ động và chú ý đến những điều người khác đang nói.

#3. Đóng góp ý tưởng.

Khi thích hợp, hãy chia sẻ ý tưởng. Nhớ rằng, đội nhóm cần “bộ não” của bạn, chứ không phải là “một cái ghế” im lặng.

Đưa ra ý tưởng để hoàn thành mục tiêu của cuộc họp. Đôi khi, kể cả những ý tưởng chưa hoàn thiện (mà bạn nghĩ rằng nó không thể thực hiện được). Cách này kích thích ý tưởng của các thành viên khác, cũng như họ sẽ góp ý để hoàn thiện ý tưởng của bạn!

#4. Yêu cầu người khác chia sẻ quan điểm của họ.

Cuộc họp lý tưởng là cuộc họp có khả năng huy động sức mạnh tổng hợp.  Nơi kết hợp tài năng, kiến thức và kinh nghiệm của tất cả thành viên.

Bởi vậy, hãy khuyến khích mọi người đưa ra câu trả lời của họ; Cũng như hỏi ý kiến của người khác về những điều bạn đã nói.

Cuối cùng,

Để cuộc họp hiệu quả, trước tiên, bạn hãy trở thành một người tham dự mẫu mực:

  • Chuẩn bị cẩn thận,
  • Lắng nghe tích cực,
  • Đóng góp ý tưởng, và
  • Khuyến khích người khác tham gia.
hướng dẫn okr cho ceo