Cách giao việc và trao quyền hiệu quả

phạm thống nhất

Giao việc và trao quyền hiệu quả

Hướng dẫn bao gồm:

  • Phần 1: Giao việc như thế nào?
  • Phần 2: Giao việc cho ai?.
  • Phần 3: Lập kế hoạch giao việc.

Nếu bạn muốn vừa nhàn, lại vừa hiệu quả, chắc chắn bạn thích hướng dẫn này.

Hãy bắt đầu nào!

Mỗi ngày: Bạn phải hoàn thành một núi công việc?

  • Nếu vậy, bạn nên dành thời gian cho kỹ năng giao việc!
  • Thật cũ rích, nhưng không phải nhà quản lý nào cũng làm tốt.

Trước tiên, hãy “buông bỏ” một số nhiệm vụ.

Trong hướng dẫn này, chúng ta khám phá:

Làm thế nào giao việc hiệu quả?

  • Nhiệm vụ nào bạn nên ủy thác? và giao cho ai thì phù hợp?

Giao việc và trao quyền hiệu quả, giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ cấp cao mà chỉ bạn mới có thể làm. Để tăng năng suất và giá trị cho tổ chức!

Giao việc ư? Tôi không có thời gian!

Hầu hết, nhà quản lý thích giao việc.

Có ai lại không muốn người khác xử lý công việc cho mình cơ chứ?

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều nhà quản lý không ủy thác công việc.

Tại sao vậy?

Thứ nhất, nhiều quản lý không giỏi giao việc:

  • Nếu bạn ủy thác một nhiệm vụ, nhưng không đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ, rất có thể kết quả sẽ không đạt được tiêu chuẩn như bạn mong muốn. 
  • Hoặc, nếu bạn ủy thác một nhiệm vụ cho người không có kỹ năng cần thiết để làm tốt, bạn sẽ không có được kết quả mong muốn.

“Tôi muốn giao việc lắm, nhưng giao đấy, nó có làm được đâu?”

Thật dễ dàng để đổ lỗi cho nhân viên trong các trường hợp này. Tuy nhiên, vấn đề thực sự là cách chúng ta giao việc.

Nhà quản lý thường do dự, bởi vì:

  1. Họ cho rằng mình là người duy nhất có thể làm tốt nhiệm vụ.
  2. Sẽ mất nhiều thời gian để giải thích và hướng dẫn, thà mình tự làm cho nhanh.

Suy nghĩ này thường xuất hiện khi kỹ năng giao việc của chúng ta còn yếu kém. Tuy nhiên:

  • Nhân viên có thể hoàn thành công việc, đạt tiêu chuẩn cao, nếu chúng ta giao việc hiệu quả.
  • Và thời gian chúng ta dành để hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên sẽ được trả hết. Bởi vì, bạn có cơ hội để tập trung vào các nhiệm vụ khác (có giá trị cao hơn).
  • Hơn nữa, nhân viên trở nên tự tin hơn nhờ sự ủng hộ và tin tưởng của bạn. Họ có cơ hội để học một kỹ năng mới và chịu trách nhiệm nhiều hơn trong công việc.

Tóm lại: Miễn là bạn giao việc đúng cách. Lợi ích là rất nhiều!

Phần 1

Giao việc như thế nào?

Có một số nhiệm vụ mà chỉ bạn mới có thể xử lý. Ví dụ:

  • Bạn không thể giao cho nhân viên A kỷ luật nhân viên B.
  • Hoặc giao cho nhân viên C trình bày một báo cáo (cực quan trọng) với hội đồng quản trị.

Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo doanh số hàng tuần; Hoặc soạn thảo bản tin hàng tháng để gửi cho khách hàng.

Hãy nhớ rằng, bạn không thể ủy thác tất cả các nhiệm vụ!

Bạn có thể ủy thác việc gì?

Để quyết định nhiệm vụ nào bạn có thể và không thể ủy thác, bạn cần phân tích danh sách nhiệm vụ (mà bạn thường xuyên thực hiện).

Ý tưởng tốt là bắt đầu với bản mô tả công việc, nếu bạn có.

Bài tập:

Hãy suy nghĩ về danh sách nhiệm vụ mà bạn thực hiện trong một ngày làm việc điển hình.

  • Ghi lại chúng trong cột “Nhiệm vụ” của bảng giao việc (dưới đây).
  • Ước tính thời gian bạn bỏ ra để làm từng nhiệm vụ và viết xuống trong cột “thời gian làm”.

Bảng giao việc

Nhiệm vụ Thời gian làm Ủy thác
Tất cả Một số Không

Ngoài các nhiệm vụ hàng ngày, bạn có thể bổ sung thêm các nhiệm vụ khác (không thường xuyên).

Lấy giấy bút và lập bảng giao việc ngay đi nhé!

Mẹo:

Nếu bố trí được thời gian, hãy ghi lại mọi công việc bạn hoàn thành trong hai tuần. Sau đó, thêm vào Bảng giao việc.

Bài tập:

  • Tiếp theo, hãy nghĩ tới các nhiệm vụ quan trọng, có đóng góp lớn cho tổ chức.
  • Viết 5 nhiệm vụ quan trọng nhất vào bảng dưới đây. Nhiệm vụ nào có giá trị cao nhất?

Danh sách này cho bạn ý tưởng tốt hơn về các nhiệm vụ mà bạn không nên ủy thác. 

1.
2.
3.
4.
5.

Hành động:

Bây giờ, hãy nhìn vào các nhiệm vụ trong Bảng giao việc và nghĩ xem:

Ai có thể hoàn thành một số hay tất cả những nhiệm vụ này?

Các nhiệm vụ mà bạn có thể ủy thác bao gồm:

  1. Những nhiệm vụ định kỳ (lặp lại) – báo cáo định kỳ, giấy tờ, tờ khai, hoặc thu thập dữ liệu. Hầu hết các nhiệm vụ văn thư thuộc loại này.
  2. Các nhiệm vụ đã được chuẩn hoá – các quy tắc và tiêu chuẩn được xác định rõ ràng.
  3. Những nhiệm vụ giúp phát triển con người – nếu bạn mong đợi ai đó hoàn thành một nhiệm vụ nhất định, để phát triển bản thân, bạn nên cho họ cơ hội để làm điều đó ngay bây giờ.

Trở lại danh sách nhiệm vụ trong Bảng giao việc. Bạn có thể ủy thác bao nhiêu % cho mỗi công việc? Các tùy chọn là: Tất cả, Một số và Không giao việc.

  • Tất cả – bạn có thể bàn giao toàn bộ quyền hạn cho nhân viên để hoàn thành nhiệm vụ.
  • Một số – bạn giữ lại một số quyền hạn cho nhiệm vụ, nhưng nhân viên có thể làm phần lớn công việc.
  • Không – bạn là người duy nhất có thể hoàn thành nhiệm vụ này.

Đánh dấu kết quả của bạn vào Bảng giao việc.

Lưu ý:

Hãy nhớ rằng, tuy giao việc cho nhân viên, nhưng bạn vẫn phải chịu trách nhiệm về kết quả của nhiệm vụ. Vì vậy, hãy theo dõi quá trình và hỗ trợ nhân viên khi cần thiết.

Phần 2

Giao việc cho ai?

Sau khi rõ ràng về những nhiệm vụ bạn có thể và không thể ủy thác:

Đến lúc, bạn quyết định giao việc cho ai?

Bạn có những điểm mạnh và tài năng duy nhất. Nhân viên cũng vậy!

Và bạn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả của nhân viên, vì vậy bạn cần lựa chọn một cách khôn ngoan.

Bài tập:

Chọn một nhiệm vụ (bạn có thể ủy thác) từ Bảng giao việc.

Viết nhiệm vụ vào bảng dưới đây. Sau đó, suy nghĩ về các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc. Ví dụ:

  • Kỹ năng soạn thảo văn bản,
  • Kiến thức về một nghiệp vụ,
  • Hoặc kinh nghiệm làm việc với khách hàng.

Hãy viết xuống.

Tiếp theo, suy nghĩ về những phẩm chất cá nhân cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ:

  • Tỉ mỉ đến chi tiết,
  • Tính cách lôi cuốn,
  • Khả năng làm việc độc lập (không cần giám sát),
  • Hoặc có con mắt nghệ thuật.

Viết các phẩm chất cần có vào bảng dưới đây:

Nhiệm vụ sẽ ủy thác:
Kỹ năng và Kiến thức bắt buộc:
Phẩm chất cá nhân cần có:

 

Tìm nhân viên phù hợp.

Bước tiếp theo là xác định xem: Nhân viên nào có thể hoàn thành thành nhiệm vụ bạn muốn ủy thác.

Bài tập:

Suy nghĩ về những nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ này (dựa trên kiến thức, kỹ năng và phẩm chất của họ).

Ghi tên nhân viên trong bản Đánh giá mức độ phù hợp với nhiệm vụ dưới đây:

Đánh giá sự phù hợp

Nhân viên 1. Cấp độ chức danh 2. Điểm mạnh 3. Cơ hội phát triển 4. Khối lượng công việc 5. Độ tin cậy

Tiếp theo, bạn đánh giá các nhân viên này dựa trên 4 tiêu chí sau đây:

1. Cấp độ chức danh

Bạn nên ủy thác nhiệm vụ cho nhân viên có khả năng thực hiện chúng. Nhưng hãy chọn người có cấp bậc chức danh thấp nhất. Ví dụ:

  • Nếu Kiên và Hưng đều có thể thực hiện nhiệm vụ.
  • Nhưng Kiên là giám sát và Hưng là nhân viên, thì Hưng có thể là một lựa chọn tốt hơn.
  • Hãy để Kiên dành thời gian để giải quyết các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. 

2. Phù hợp với điểm mạnh

Hãy kết hợp nhiệm vụ với điểm mạnh và kỹ năng của nhân viên khi bạn ủy thác. Ví dụ:

  • Nếu công việc liên quan đến việc nói chuyện với khách hàng,
  • Bạn nên giao nó cho nó một người có thế mạnh và kỹ năng giao tiếp tốt.

3. Cơ hội phát triển

Một điều cực kỳ quan trọng khi giao việc:

Hãy xem xét tới sự hài lòng trong công việc và sự phát triển của nhân viên.

Nếu bạn biết nhân viên nào đó muốn phát triển bản thân, hoặc thăng tiến, hãy giúp họ thông qua giao việc.

Phân tích xem nhiệm vụ bạn ủy thác:

  • Liệu có giúp nhân viên phát triển kỹ năng mà họ muốn? 
  • Hoặc có tạo cơ hội để họ thăng tiến trong tổ chức?

Hãy trao cho nhân viên cơ hội phát triển bản thân. Bạn sẽ trở thành nhà quản lý tuyệt vời trong mắt họ.

4. Khối lượng công việc hiện tại

Xem xét khối lượng công việc mà nhân viên đang làm trước khi bạn ủy thác.

Trong trường hợp của Kiên và Hưng, bạn không thể giao mọi thứ cho Hưng vì cậu ta sẽ sớm bị choáng ngợp.

Mục đích của bạn là nâng cao năng suất và sự hài lòng, vì vậy luôn luôn giữ khối lượng công việc của nhân viên trong tâm trí. Để tránh hiện tượng quá tải, dẫn đến stress và giảm năng suất.

5. Độ tin cậy

Thực tế, luôn có một số nhân viên đáng tin cậy hơn những người khác.

Nếu nhiệm vụ bạn muốn ủy thác đòi hỏi khẩn cấp hoặc yêu cầu tiêu chuẩn cao; tốt nhất nên ủy thác cho nhân viên có độ tin cậy.

Bạn vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với nhiệm vụ, vì vậy bạn cần chắc chắn mình không ân hận khi ủy thác nó.

Bài tập:

Trở lại với bản đánh giá mức độ phù hợp của nhân viên khi giao việc.

  • Hãy viết xuống tên của các nhân viên. Sau đó, chấm điểm theo 5 tiêu chí.
  • Nhân viên có điểm càng cao, thì càng phù hợp với với nhiệm vụ.

Phần 3

Lập kế hoạch giao việc

Tổng thống Eisenhower nói rằng:

Trong quá trình chuẩn bị cho trận chiến, tôi luôn thấy rằng kế hoạch là vô ích, nhưng lập kế hoạch là không thể thiếu.

Đến bước này: Bạn đã biết mình muốn ủy thác nhiệm vụ gì? và cho nhân viên nào?

Tiếp theo, là phát triển một kế hoạch giao việc.

Ví dụ:

  • Bạn truyền đạt nhiệm vụ cần thực hiện như thế nào? Mục tiêu hoặc tiêu chuẩn cần đạt được là gì?
  • Bạn trao bao nhiêu quyền/trách nhiệm cho nhân viên?
  • Bạn kiểm tra tiến độ khi nào?

Đây là những câu hỏi bạn đưa ra: Cần làm gì? Tại sao? và Làm thế nào?

1. Làm gì và tại sao?

Khi nói với nhân viên về nhiệm vụ bạn muốn họ làm, điều quan trọng là cần nói lý do “tại sao?”

Nhà quản lý thường quên phần này. 

Giải thích lý do “Tại sao?” đóng góp quan trọng tới hiệu quả giao việc.

Khi nhân viên biết tại sao cần phải làm gì đó, họ sẽ dễ dàng thực hiện và đưa ra những quyết định đúng đắn hơn. Ví dụ:

Nếu nhân viên biết tại sao họ được yêu cầu hướng dẫn một nhân viên mới; Thì việc quyết định những kỹ năng, kiến thức và các nhiệm vụ cần tập trung sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Câu hỏi “Tại sao?” thể hiện tầm quan trọng của nhiệm vụ.

Mẹo:

Khi bạn truyền đạt nhiệm vụ cần làm và tại sao, hãy tuyên bố về mong đợi của bạn. Ví dụ:

“Liên, tôi muốn bạn phụ trách hướng dẫn thành viên mới nhất của nhóm chúng ta. Tôi biết bạn sẽ làm tốt việc này, bởi vì bạn có kỹ năng và kiến thức phong phú, cũng như cách tiếp cận có hệ thống của bạn với các nhiệm vụ.”

Bản tuyên bố này nói với Liên phải làm gì và tại sao? Nó chuyển tải thông điệp mà bạn mong đợi ở Liên.

2. Mục tiêu là gì?

Bước tiếp theo là phác thảo mục tiêu của nhiệm vụ.

Mục tiêu cung cấp cho nhân viên các mốc thời gian và kết quả cần đạt được.

Bài tập:

Chia nhỏ nhiệm vụ thành các kết quả cụ thể và ghi lại trong phần “Mục tiêu” trong bảng giao việc. Đảm bảo kết quả có thể đo đếm được và viết ra hậu quả khi không đạt được chúng.

3. Ai là Người chịu trách nhiệm?

Tiếp theo, hãy quyết định xem bạn có trực tiếp giám sát họ hay không?

Nếu không, ai sẽ là người mà nhân viên phải báo cáo khi thực hiện nhiệm vụ?

4. Mức độ Thẩm quyền?

Tức là, bạn cho nhân viên có quyền gì để họ có thể đưa ra quyết định trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Xem xét những điều sau đây:

  • Nhân viên có thể quyết định ngân sách?
  • Nhân viên có thể giao việc cho người khác?
  • Nhân viên tự hành động hay phải hỏi ý kiến bạn trước?

Mẹo:

Hãy tránh “giao việc ngược,” nếu không có đủ quyền, khi gặp phải vấn đề, có thể nhân viên sẽ đẩy nó lại cho bạn xử lý (vì phải xin ý kiến của bạn).

Khuyến khích nhân viên tìm kiếm nhiều giải pháp để lựa chọn, chứ không chỉ đơn giản là bỏ cuộc và yêu cầu bạn giúp đỡ khi bị mắc kẹt.

5. Báo cáo/theo dõi

Bạn vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng, vì vậy bạn nên xác định xem làm thế nào nhân viên báo cáo tiến độ thực hiện.

Đầu tiên, hãy nghĩ xem bạn tin tưởng bao nhiêu vào khả năng của nhân viên. Sau đó, xem xét những điều sau đây:

  1. Quyết định mức độ thường xuyên nên cập nhật thông tin cho bạn (hoặc người giám sát của nhân viên).
  2. Tiếp theo, hãy cụ thể về những điều bạn muốn nhân viên báo cáo:
  • Bạn có muốn biết giải pháp trước khi nhân viên hành động?
  • Bạn có yêu cầu một bản tóm tắt chi tiết những việc nhân viên đã làm?
  • Bạn có muốn một bản check-list cho nhân viên điền vào?
  • Bạn có muốn một báo cáo bằng lời vào một số thời điểm nhất định?
  • Bạn có muốn biết khi một vấn đề xảy ra?
  • Hay bạn chỉ muốn biết khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ?

Hãy suy nghĩ về:

  1. Các điểm kiểm soát nào mà bạn muốn kiểm tra?
  2. Có cột mốc quan trọng nào bạn muốn nhân viên đáp ứng đúng thời hạn?
  3. Bạn có cần thông báo trước để đảm bảo các nguồn lực khi nhân viên cần hỗ trợ?

Mẹo:

  • Tránh cạm bẫy “quản lý vi mô” – bạn phải tin tưởng vào nhân viên khi đã giao việc.
  • Cung cấp phản hồikhen thưởng các nỗ lực của nhân viên trong quá trình thực hiện.

6. Hỗ trợ và nguồn lực

Bạn không thể giao việc, rồi kệ nhân viên chìm hoặc bơi!

Trách nhiệm nhà quản lý là đảm bảo nhân viên có sự hỗ trợ và các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc mà bạn giao phó.

Tức là, đảm bảo bạn hoặc có ai đó khác sẵn sàng hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên khi họ cần. Ví dụ:

  • Ai sẽ phối hợp với nhân viên tại một thời điểm nào đó?
  • Ai sẽ hướng dẫn nhân viên khi gặp vấn đề?
  • Ai sẽ cung cấp các nguồn lực hoặc thiết bị cần thiết?

Bài tập:

Bạn hãy thực hành phân tích bảng giao việc dưới đây:

Bảng phân tích giao việc

Nhiệm vụ (WHAT):
Mục đích / Bối cảnh (WHY):
Ngày Kết thúc (nếu thích hợp):
Mục tiêu:
Chịu trách nhiệm:
Mức độ thẩm quyền:
Khi nào Tham khảo lại:
Báo cáo:
Các điểm kiểm soát:
Hỗ trợ sẵn có:
Nguồn lực có sẵn:

Giao việc rất cần thiết để bạn để đạt được năng suất cao.

  • Khi bạn giao việc, bạn cung cấp cơ hội phát triển và học hỏi kỹ năng mới cho các thành viên trong nhóm.
  • Giao việc hiệu quả nhất khi bạn dành thời gian để đánh giá ai sẽ là người tốt nhất cho một nhiệm vụ cụ thể.

Khi giao việc hiệu quả, hiệu suất và sự hài lòng của bạn sẽ tăng cao; Và đội nhóm của bạn cũng vậy!

hướng dẫn okr cho ceo