Phương pháp Đào tạo nhân viên

phạm thống nhất

Phương pháp Đào tạo nhân viên

Hướng dẫn bao gồm:

  • Lập kế hoạch đào tạo.
  • Kỹ thuật giảng dạy.
  • Đánh giá hiệu quả đào tạo.

Hãy bắt đầu nào!

Tại sao lại là tôi?

“Đó là trách nhiệm của Phòng Nhân sự chứ!” Đây chính là câu trả lời khiến cho nhà quản lý sở hữu đội ngũ Nhân viên yếu kém.

Sự thật là:

  • Bạn muốn có nhân viên giỏi? Hãy đào tạo họ!
  • Bạn muốn công việc trôi chảy và nhàn nhã hơn? Hãy đạo tạo nhân viên!

Cho đến khi, nhà quản lý “nhận trách nhiệm” việc phát triển năng lực của nhân viên, họ sở hữu một đội hình xuất sắc!

Đào tạo nhân viên ư? Tôi không có thời gian!

“Đừng vắt hết chanh, rồi bỏ vỏ!”

Đào tạo nhân viên, là hoạt động Đầu tư!

Giống như việc “nuôi dạy con cái”, đầu tư thời gian rồi bạn sẽ nhận lại thành quả. Thời gian đầu tư của bạn sẽ được đền đáp, thậm chí là được trả lại gấp đôi…

Hãy hình dung:

Sau một thời gian đào tạo, nhân viên giỏi hơn, họ tự mình thực hiện công việc (một cách trôi chảy) và không cần bạn hỗ trợ. Chắc chắn! Bạn sẽ nhàn nhã hơn và có nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng!

Tôi muốn đào tạo nhân viên. Nhưng làm thế nào?

Đây chính xác là câu hỏi của nhà quản lý xuất sắc!

Đọc hướng dẫn này, bạn sẽ biết cách:

  • Xác định mục tiêu và lập kế hoạch đào tạo.
  • Lựa chọn các kỹ thuật đào tạo phù hợp.
  • Sử dụng phản hồi của nhân viên để đào tạo hiệu quả hơn.

Bạn trở thành người Cố vấn đáng tin cậy của nhân viên!

pham thong nhat

Phần 1

Lập kế hoạch đào tạo nhân viên

Lần đầu đào tạo nhân viên? Bạn cảm thấy lo lắng.

Lo lắng là tốt!

Bởi vì, nó giúp bạn tập trung hơn. Bạn hoàn toàn có thể vượt qua thách thức này, bằng cách:

#1. Chuẩn bị, Chuẩn bị và Chuẩn bị!

Nguyên nhân chính – khiến phiên đào tạo thất bại – là do thiếu sự chuẩn bị.

Bài tập:

Hãy nghĩ về một chủ đề hoặc một kỹ năng mà bạn muốn đào tạo nhân viên. Sau đó, trả lời câu hỏi dưới đây:

1. Nhân viên của tôi cần tìm hiểu về …

Ví dụ: Cách tạo một bài thuyết trình trực quan và dễ hiểu.

.

2. Nội dung chính tôi muốn nói với nhân viên là …

Ví dụ: Làm thế nào sử dụng slide để truyền tải thông điệp một cách trực quan và rõ ràng.

.

3. Nhân viên có thể đặt câu hỏi về …

Ví dụ: Cách tạo hình ảnh minh họa trên slide.

.

4. Tôi sẽ trả lời …

Ví dụ: Tốt nhất là chọn hình ảnh đơn giản (không lòe loẹt) và có liên quan tới nội dung trình bày. 

.

Nào! hãy quay trở lại và trả lời câu hỏi.

Tôi gọi 4 câu hỏi này là bộ câu hỏi khởi động. Nó giúp bạn định hình về nội dung chính (thông điệp quan trọng nhất) của một phiên đào tạo.

Tiếp theo:

#2. Xác định Mục tiêu đào tạo.

Đào tạo không nhất thiết phải gây lãng phí thời gian của nhân viên. Họ sẽ thất vọng hoặc phẫn nộ khi tham gia một buổi học vô nghĩa.

Bạn đã từng tham dự một khóa đào tạo – mà dường như vô nghĩa?

Để tránh lãng phí thời gian của bạn và nhân viên, chương trình đào tạo phải có một Mục tiêu rõ ràng.

Bắt đầu bằng cách:

Xem xét các kiến thức và kỹ năng – mà nhân viên cần có hoặc cần cải thiện – để thúc đẩy năng suất làm việc của họ.

Sau đó, các câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ hơn mục tiêu:

  • Nhân viên mong đợi điều gì?
  • Tại sao họ muốn tham gia buổi đào tạo?
  • Tại sao họ không tham gia?
  • Nhân viên áp dụng kiến thức này vào việc gì? và như thế nào?
  • Họ gặp phải khó khăn khi áp dụng trong quá khứ?

Bài tập:

Suy nghĩ về một chủ đề hoặc một kỹ năng mà bạn dự định sẽ đào tạo nhân viên. Sau đó, viết xuống:

1. Tên chương trình đào tạo:

Ví dụ: Cách sử dụng slide để thuyết trình trực quan và hiệu quả.

.

2. Nhân viên muốn gì từ chương trình đào tạo:

Ví dụ: Họ muốn biết cách tạo ra các slide trực quan và trình bày một cách rõ ràng, hiệu quả.

.

3. Mục tiêu học tập:

Ví dụ: Nhân viên biết cách làm rõ thông điệp và thiết kế slide trực quan để trình bày thông điệp rõ ràng.

.

#3. Lập kế hoạch các bài học

Sau khi xác định mục tiêu học tập rõ ràng, bạn chuyển sang bước lập kế hoạch các bài học cụ thể.

Kế hoạch bài học (nội dung chương trình) là chuỗi các hoạt động mà bạn sử dụng để giúp học viên đạt được mục tiêu.

Thông thường, một bản kế hoạch bài học bao gồm:

  • Danh sách các chủ đề lớn và thời gian cho mỗi chủ đề.
  • Danh sách các hoạt động nhỏ hơn trong mỗi chủ đề.
  • Và các công cụ, thiết bị hỗ trợ mà bạn sẽ sử dụng.

Câu hỏi tiếp theo:

Bạn trình bày các chủ đề và hoạt động theo “thứ tự” như thế nào?

Thứ tự trình bày phụ thuộc vào thể loại kiến thức / kỹ năng mà bạn đào tạo. Có một số trình tự phổ biến như sau:

  • Bạn có thể bắt đầu với những khái niệm đơn giản nhất. Sau đó, chuyển sang các vấn đề phức tạp hơn.
  • Hoặc, bạn có thể lần lượt trình bày các chủ đề theo thứ tự thời gian.

Một số cách tiếp cận khác, bao gồm:

  • Từ tổng quát đến cụ thể.
  • Từ các ví dụ/số liệu/nghiên cứu dẫn đến các kết luận lý thuyết.
  • Theo một quy trình hành động.

pham thong nhat

Phần 2

Kỹ thuật Giảng dạy

Bước tiếp theo:

Bạn cần lựa chọn kỹ thuật trình bày phù hợp với từng chủ đề:

Tên chương trình đào tạo:
Mục tiêu học tập Chủ đề, hoạt động Kỹ thuật đào tạo Công cụ hỗ trợ Thời gian
1.
2.
3.

Dưới đây là một số kỹ thuật trình bày, bạn có thể tham khảo:

Kỹ thuật 1: Bài giảng

Đây là hình thức trình bày cơ bản nhất:

  • Bạn đứng nói trong một khoảng thời gian,
  • Với sự hỗ trợ của slide, hoặc bạn viết nội dung chính lên bảng.

Nếu sử dụng kỹ thuật này, thì:

  • Độ dài không nên quá 20 phút.
  • Tóm tắt nội dung ở phần đầu và phần cuối.
  • Và nên có phần hỏi đáp ở cuối bài giảng.

Kỹ thuật 2: Minh họa

Kỹ thuật minh họa (làm mẫu) thường là cách tốt nhất để:

Hướng dẫn nhân viên thực hiện một công việc hoặc một quy trình cụ thể.

Cách trình bày này đạt hiệu quả khi:

  • Bạn làm mẫu (hoặc chiếu video làm mẫu). Sau đó, nhân viên thực hành theo.
  • Nhân viên có thời gian để đặt câu hỏi và đưa ra những ý tưởng mới.

Kỹ thuật 3: Case Study

Case study: Tức là bạn đưa ra một tình huống thực tế (hoặc một kịch bản giả định) để trình bày nội dung.

Kỹ thuật này hiệu quả nhất khi:

  • Bạn yêu cầu học viên phân tích các khía cạnh khác nhau của tình huống và/hoặc đưa ra một giải pháp cho tình huống đó.
  • Khuyến khích nhân viên xác định rõ vấn đề, hiểu tại sao vấn đề tồn tại. Và xem xét các giải pháp tốt nhất.

Kỹ thuật 4: Kịch bản phân vai

Đúng như tên gọi của nó, với kỹ thuật này:

  • Bạn đưa ra một tình huống. Sau đó:
  • Yêu cầu nhân viên đóng vai (trong tình huống) để giải quyết vấn đề.

Kịch bản phân vai giúp nhân viên khám phá suy nghĩ và cảm xúc (trong một tình huống). Từ đó, tạo ra sự thay đổi về tư duy.

Một số kỹ thuật trình bày khác, bao gồm:

  • Tổ chức các buổi Brainstorming.
  • Chia thành các nhóm nhỏ để thảo luận về vấn đề.
  • Mô phỏng hành vi mẫu.
  • Thực hành diễn tập.
  • Tổ chức tranh luận.

Mẹo:

  • Mỗi nhân viên khác nhau, có phong cách học tập khác nhau.
  • Hãy thử sử dụng nhiều kỹ thuật để mọi người được vui vẻ.

Công cụ và thiết bị hỗ trợ

Một số công cụ thường dùng là:

  • Bảng trắng – Tốt cho ghi chú, hình ảnh và sơ đồ.
  • Flipchart – Di chuyển dễ hơn; có thể tháo giấy ra và lưu lại.
  • Máy chiếu – Khi bạn sử dụng PowerPoint.
  • Video – Tốt cho việc minh họa hoặc kịch bản nhập vai.
  • Tài liệu phát tay – Giúp học viên nghiên cứu tài liệu và tham khảo nó sau khi khoá học kết thúc.

Công cụ hỗ trợ giúp cải thiện chất lượng bài giảng của bạn.

Nhưng đừng lạm dụng chúng quá mức. Ví dụ: chiếu slide PowerPoint liên tục và có quá nhiều chữ, sẽ làm mất đi sự hấp dẫn của bài giảng.

Hãy đảm bảo mỗi một công cụ hoặc thiết bị (bạn muốn sử dụng) đều đem lại giá trị cho học viên.

Thiết kế bài kiểm tra

Cuối cùng,

Nếu muốn, bạn có thể thiết kế bài kiểm tra, ví dụ như:

  • Câu hỏi trắc nghiệm.
  • Bài kiểm tra viết.
  • Kiểm tra thực hành.
Stt Câu hỏi Đáp án
1
2
3
4
5

pham thong nhat

Phần 3

Đánh giá Hiệu quả đào tạo

Đầu tư cho việc đào tạo nhân viên. Sau đó, bạn tự hỏi:

Việc đào tạo có thực sự hiệu quả?

Mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo của Kirkpatrick

Năm 1959, Giáo sư Donald Kirkpatrick, Chủ tịch Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ (ASTD), đã công bố: Mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo 4 cấp độ.

Sau đó, mô hình này được cập nhật vào năm 1994, khi ông xuất bản tác phẩm nổi tiếng nhất của mình: “Evaluating Training Programs.”

4 cấp độ hiệu quả của đào tạo, bao gồm:

  1. Phản ứng.
  2. Học tập.
  3. Hành vi.
  4. Kết quả.

Cùng đi vào chi tiết với từng cấp độ, như dưới đây:

Cấp độ 1: Phản ứng

Ở cấp độ này, bạn đo lường cách học viên phản ứng với chương trình đào tạo. Thông thường là phản ứng ngay trong lớp học hoặc phản hồi cuối khóa học.

Hãy trả lời các câu hỏi sau:

  • Liệu nhân viên có cảm thấy chương trình xứng đáng với thời gian họ bỏ ra?
  • Liệu họ có nghĩ rằng đó là một chương trình thành công?
  • Học viên có thích phong cách trình bày của giảng viên không?
  • Liệu chương trình có phù hợp với phong cách học tập cá nhân của họ?

Để làm điều này:

  • Bạn có thể khảo sát sự hài lòng của học viên vào cuối khóa học.
  • Trong khóa học, bạn cũng có thể quan sát ngôn ngữ cơ thể của học viên, và trực tiếp hỏi trải nghiệm của họ về chương trình như thế nào.

Phản hồi của nhân viên giúp bạn cải thiện tốt hơn trong những chương trình đào tạo tiếp theo.

Cấp độ 2: Học tập

Ở cấp độ 2, bạn đo lường những gì nhân viên đã học được. Kiến thức của họ (sau khi đào tạo) đã thay đổi như thế nào?

Để đo lường hiệu quả ở cấp độ 2, bạn cần:

  • Trước khi đào tạo, hãy kiểm tra nhân viên của bạn để xác định kiến thức và thái độ hiện tại của họ.
  • Sau khi đào tạo xong, kiểm tra nhân viên của bạn một lần nữa, để đo lường kiến thức mà họ học được.

Bạn có thể kiểm tra đơn giản bằng cách phỏng vấn hoặc trò chuyện với nhân viên.

Cấp độ 3: Hành vi

Ở cấp độ này, bạn đánh giá xem nhân viên (sau khi đào tạo) đã thay đổi hành vi của họ như thế nào? Cụ thể là bạn quan sát cách họ áp dụng các kiến thức học được vào thực tế công việc.

Lưu ý:

  • Bạn cần tạo môi trường để nhân viên có thể áp dụng vào công việc.
  • Ngoài ra, nếu hành vi của nhân viên không thay đổi. Điều này không có nghĩa là họ không học được gì. Có thể là họ chưa có đủ động lực để áp dụng vào thực tiễn.

Đo lường hiệu quả về hành vi là hoạt động dài hạn. Bạn có thể cần vài tuần hoặc vài tháng (quan sát) sau khi kết thúc chương trình đào tạo.

Hãy tự hỏi mình các câu hỏi sau:

  • Nhân viên đã áp dụng những bài học nào vào thực tế?
  • Nhân viên có nhận thức được rằng: Hành vi của họ đã thay đổi không?

Cấp độ 4: Kết quả

Tới cấp độ này, bạn phân tích kết quả cuối cùng của chương trình đào tạo. Đo lường kết quả cuối cùng thường mất nhiều thời gian hơn.

Dưới đây là một số kết quả bạn có thể đo lường, tùy thuộc theo mục tiêu đào tạo:

  • Tăng năng suất.
  • Tinh thần làm việc cao hơn.
  • Tăng doanh số.
  • Giảm bớt phàn nàn của đồng nghiệp.
  • Tăng sự hài lòng của khách hàng.

Ghi chú:

Để chắc chắn rằng chương trình đào tạo của bạn có hiệu quả, hãy tham khảo thêm bài viết về “4 bước đánh giá nhu cầu đào tạo“– để đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo đúng cách.

Linh hoạt khi sử dụng mô hình

Mặc dù mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo 4 cấp độ của Kirkpatrick được sử dụng rộng rãi. Nhưng bạn cũng nên ứng dụng linh hoạt. Ví dụ:

  • Đo lường hiệu quả ở cấp độ 3 và 4 cần nguồn lực và thời gian dài. Nhiều doanh nghiệp không đầu tư cho việc đo lường này.
  • Trong thực tế, cùng lúc có nhiều yếu tố tác động đến kết quả. Vì vậy, đo lường ở cấp độ 4, đôi khi không chính xác (nếu không tách riêng các yếu tố tác động).

4 cấp độ là phương pháp để đánh giá hiệu quả đạo tạo. Hãy áp dụng linh hoạt theo bối cảnh và nguồn lực mà bạn có!

hướng dẫn okr cho ceo