Lãnh đạo “ngày khủng hoảng”

1 Hãy có một kế hoạch sẵn sàng cho cơn bão.

Lập kế hoạch ứng phó tình huống bất lợi (cuộc khủng hoảng) đòi hỏi:

• Tầm nhìn xa,
• Hiểu biết, kiến thức
• Nhận thức đầy đủ.

Kế hoạch ứng phó bất lợi là:

• Xác định các tình huống bất lợi và các tác động nghiêm trọng của nó đến doanh nghiệp
• Chuẩn bị các phản ứng, nguồn lực cho các sự kiện chưa xảy ra

Không ai muốn một cuộc khủng hoảng xảy ra, nhưng chúng ta phải thừa nhận sự thật:

• Những tình huống bất lợi và các sự cố luôn thường trực,
• Và kết quả có thể nghiêm trọng hoặc thậm chí là tổn thất nghiêm trọng.

Nếu một cuộc khủng hoảng xảy ra, bạn sẽ quản lý nó rất thành công nếu bạn đã chuẩn bị đầy đủ trước!

Tình huống bất lợi có thể là:

• Một virus máy tính hoặc vi phạm an ninh CNTT.
• Hành vi trộm cắp tiền hoặc gian lận của một thành viên của đội ngũ nhân viên.
• Cán bộ từ chức.
• Tranh chấp lao động.
• Kiện cáo của nhân viên, cựu nhân viên hoặc khách hàng.
• Trộm cắp hoặc phá hoại.
• Cháy nổ.
• Cắt điện.
• Sự gián đoạn trong quá trình truyền tải, vận chuyển, chuyên chở.
• Thu hồi sản phẩm.

Đặc điểm:

• Đa số phát sinh từ bên trong tổ chức.
• Những rủi ro có thể:
  • Dự báo,
  • Phòng chống
  • Kiểm soát.

 Ví dụ, một phần lực lượng lao động tham gia đình công; hoặc nếu bạn có mặt bằng bán lẻ bị phá hoại.

Hãy nhớ rằng, mà tác động của một cuộc khủng hoảng có thể không chỉ là

• Tổn thất về tài chính,
• Tăng trưởng sụt giảm
• Hoặc mất đi khách hàng dài hạn.

Ví dụ, nếu cuộc khủng hoảng khiến là tổ chức của bạn không còn đáp ứng yêu cầu quản lý và hoạt động, bạn có thể mất giấy phép của bạn để tồn tại.

Cho dù bạn là một doanh nghiệp trong việc theo đuổi lợi nhuận, hay một tổ chức dịch vụ công cộng như bệnh viện, bạn phải có trách nhiệm các bên liên quan của bạn để có thể “được trở lại” trong thời gian sớm nhất có thể.

Do đó, một phần quan trọng của kế hoạch khủng hoảng là lên kế hoạch cho quá trình hoạt động liên tục sau một cuộc khủng hoảng, gọi là kế hoạch kinh doanh liên tục hoặc quản lý kinh doanh liên tục.

2 Lập kế hoạch để quản lý khủng hoảng

Có nhiều phương pháp để lập kế hoạch khủng hoảng và lập kế hoạch kinh doanh liên tục. Nhất liên quan đến bốn bước sau:

1. Chuẩn bị.
2. Phân tích cuộc khủng hoảng.
3. Kế hoạch ứng phó.
4. Kế hoạch phục hồi.

Bước 1: Chuẩn bị

Chuẩn bị:

• Thu thập thông tin
• Và xác định vai trò và trách nhiệm.

Bắt đầu bằng việc:

• Bổ nhiệm người sẽ chịu trách nhiệm về kế hoạch khủng hoảng
• Điều quan trọng đầu tiên là hiểu những rủi ro bạn, và có dự kiến phản ứng
• Liên hệ đúng người trong quá trình lập kế hoạch khủng hoảng,
  • Tìm kiếm những gì có sẵn có liên quan (hỗ trợ từ các bên liên quan và bên ngoài) khi bạn bắt đầu lập kế hoạch khủng hoảng.
  • Đánh giá bất kỳ kế hoạch khủng hoảng mà đã được tại chỗ.
  • Nếu công ty của bạn phải đối mặt với những tình huống bất lợi trong quá khứ, nói chuyện với những người đã tham gia và tìm hiểu những gì họ đã học được.
  • Lời khuyên từ các tổ chức và cơ quan có cùng quan tâm trong quản lý thành công của các cuộc khủng hoảng
  • Cảnh sát địa phương hoặc quốc gia của bạn có thể cung cấp lời khuyên về bảo mật vật lý và các mối đe dọa khác do tội phạm gây ra.
  • Công ty bảo hiểm của bạn cũng có thể là một nơi tốt để tìm sự giúp đỡ.

Các nguy cơ ảnh hưởng đến các doanh nghiệp rất khác nhau từ:

• Doanh nghiệp,
• Cá nhân,
• Các ngành
• Địa phương, quốc gia.

Học được nhiều từ kinh nghiệm từ bằng cách cung cấp tư vấn về quản lý khủng hoảng và phòng ngừa từ:hiệp hội doanh nghiệp, các cơ quan địa phương, cơ quan quản lý, và các chính phủ

Bước 2: Phân tích khủng hoảng

Tiếp theo, bạn cần tiến hành một phiên họp với các bên liên quan thích hợp để xác định và thống nhất phạm vi của kế hoạch khủng hoảng.

• Các tình huống bất lợi tiềm tàng có thể xảy ra,
• Và đánh giá về nguy cơ và tác động tiềm năng,
• Xem xét những hậu quả tiềm năng của các mối đe dọa nghiêm trọng nhất.

Danh sách các mối đe dọa tiềm năng (nội bộ và ngoại vi):

• Con người – cá nhân, tổ chức, bệnh tật , vv
• Hoạt động và tài liệu– sự gián đoạn nguồn cung cấp, mất quyền truy cập vào tài nguyên thiết yếu, trộm cắp hoặc phá hoại vv
• Danh tiếng– thiệt hại uy tín trên thị trường.
• Thủ tục– trốn tránh trách nhiệm, từ gian lận vv
• Khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên – mối đe dọa từ các nghĩa vụ và sự phụ thuộc vào các bên.
• Tài chính– thất bại trong kinh doanh, thị trường chứng khoán, lãi suất vv
• Kỹ thuật– những tiến bộ trong công nghệ, thất bại kỹ thuật, virus máy tính vv
• Tự nhiên môi trường – mối đe dọa từ thời tiết, thiên tai, tai nạn, bệnh tật, vv
• Chính trị– những thay đổi trong chế độ thuế, công luận, chính sách của chính phủ, vv

Có thể thu hẹp thành một danh sách của các tình huống bất lợi có khả năng xảy ra nhất.

Bước 3: Lập kế hoạch ứng phó

Hai loại kế hoạch ứng phó và có tác động khác nhau:

• Phản ứng sau khi xem xét kỹ và cân đối, tạo ra kết quả ứng phó tốt và hiệu quả cao
• Và phản ứng một cách không chủ định hoặc tức thì, gây căng thẳng, thất vọng và nhầm lẫn cho những bên liên quan.

Đối với mỗi cuộc khủng hoảng, chắc chắn rằng bạn đã

• Xác định các bên liên quan: những người sẽ bị ảnh hưởng? Ai sẽ được tham gia vào các phản ứng khẩn cấp? Ai giữ dữ liệu quan trọng?
• Tập hợp tất cả các thông tin bạn có thể từ các bên và các tổ chức liên quan

Trả lời các câu hỏi sau (nếu phù hợp, làm điều này với sự tham vấn các bên liên quan):

• Tình hình sẽ diễn ra như thế nào?
• Chủ động tiến hành những thủ tục và công việc gì?

• • • Càng chi tiết càng tốt.
    • Hãy hỏi “Nếu điều này xảy ra, chúng ta làm gì?”
    •  Và phát triển một hệ thống “Nếu____, thì ____”

• Thiết bị gì và nguồn lực sẽ cần khi thực hiện các thủ tục và công việc ứng phó đó?

• • • Ví dụ, nếu bạn cần một trung tâm phục hồi, mà nhân viên phải di chuyển đến nó, và những gì họ cần?

• Tạo một hệ thống thông tin liên lạc để làm rõ trách nhiệm của nhân viên và cách trình bày và trao đổi:

• • • Ai thông tin?
    • Thông tin về những gì?
    • Thông tin cho ai,
    • Ví dụ, nếu tình huống xấu đặt văn phòng của bạn hoặc hệ thống máy tính không thể hoạt động, bạn sẽ sắp xếp bằng gì? Xử lý thông tin và trao đổi với khách hàng và nhà cung cấp như thế nào?

• Các tiêu chí để xác định dấu hiệu khủng hoảng sắp kết thúc là gì? Thời điểm chuyển sang giai đoạn phục hồi?

Xây dựng kế hoạch khủng hoảng chi tiết về

• Tiêu chuẩn,
• Quy trình,
• Thiết bị và các nguồn lực,
• Và thông tin liên lạc

Một khi điều này đã được hoàn thành:

• Thống nhất với các bên liên quan cấp cao,
• Truyền đạt tới tất cả mọi nhân viên liên quan.

Bước 4: Kế hoạch phục hồi

Xác định

• Làm thế nào để mọi trở lại bình thường càng nhanh càng tốt.
• Mong đợi những gì trong khoảng thời gian ngay sau một cuộc khủng hoảng.
• Nếu không có phần này bản kế hoạch không có tính thực tế

Nội dung được hoàn tất khi hoàn thành việc trả lời các câu hỏi dưới đây:

• Cần làm gì để phục hồi?
• Làm gì với những thỏa thuận tạm thời được ký kết trong?
• Xây dựng mới quan hệ với nhân viên, khách hàng và các bên liên quan khác bằng cách nào?
• Thủ tục khác cần cho nhân viên và các bên liên quan khác là gì? Ví dụ, trong trường hợp có thảm họa lớn, cần tổ chức một cuộc tư vấn, trao đổi với.
• Kinh nghiệm rút ra sau tình huống bất lợi là gì?

Tóm tắt

Lập kế hoạch ứng phó trường hợp bất lợi chính là sự khác biệt giữa tồn tại và bị nhấn chìm trong lúc nguy ngập. Chỉ những nhà lãnh đạo chủ động và hiệu quả mới đủ năng lực lập kế hoạch ứng phó này. Nếu bạn chưa có một kế hoạch ứng phó khủng hoảng tốt, hãy bắt tay ngay bây giờ.

Chúc bạn luôn sẵn sàng và đảm bảo hoạt động liên tục dù bão có càn quét địa bàn của bạn hay không!

Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!