Làm thế nào để tạo ấn tượng tốt
Hãy tưởng tượng bạn được yêu cầu phỏng vấn trên truyền hình, trao đổi về những sáng kiến mới của công ty. Điều đó có làm bạn lo lắng? Nếu bạn nói sai thì sao? Nếu không biết cách trả lời câu hỏi thì sao?
Hoặc, nếu sếp yêu cầu bạn viết một thông cáo báo chí và gửi nó cho các phương tiện thông tin đại chúng địa phương? Làm thế nào để tạo ra một câu chuyện hấp dẫn hay một tuyên bố, để các nhà bào muốn viết bài về nó?
Nhiều người thấy nản lòng khi làm việc với giới truyền thông. Nếu bạn chưa bao giờ thực hiện một cuộc phỏng vấn hay viết một thông cáo báo chí, bạn có thể cảm thấy như thể không muốn trở thành tiêu điểm.
Chọn đúng loại phương tiện truyền thông có thể giúp ích cho tổ chức và tại một số thời điểm, bạn có thể trở thành người phát ngôn, đặc biệt nếu bạn là chuyên gia trong lĩnh vực của mình.
Nếu bạn làm việc trong một công ty lớn, có thể có phòng truyền thông riêng, giúp bạn viết thông cáo báo chí hoặc hướng dẫn bạn trong quá trình phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu làm việc trong một công ty nhỏ hơn, có thể không có ai cho bạn lời khuyên. Nếu vậy, bài viết này sẽ giúp bạn. Nó giúp bạn khám phá những điều cơ bản khi viết một thông cáo báo chí và chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn.
Viết thông cáo báo chí
Nhiều công ty phát hành thông cáo báo chí mọi lúc. Thông cáo báo chí chỉ đơn giản là “thông báo có cấu trúc” về điều gì đó đang xảy ra trong tổ chức. Đó là cách để mọi người biết đến công ty bạn – nhưng chỉ khi có một câu chuyện đủ thú vị để phát hành.
Thông cáo báo chí thường tuân theo một định dạng cụ thể, do đó, hãy sử dụng một số nguyên tắc sau, giúp bạn thành công:
- Hiểu rõ chủ đề – Trước khi bắt đầu viết, đảm bảo bạn biết chính xác mình đang viết cái gì. Đừng đi lạc đề hay nói về một số điểm khác. Hãy tập trung vào một sản phẩm, một người, một sự kiện, v.v.
- Viết một tiêu đề thật hay – Hãy bắt đầu bằng một tiêu đề gây được sự chú ý. Bạn nên dành thời gian cho nó, bởi nó khiến các biên tập viên hoặc nhà báo muốn đọc ngay từ lần đầu. Hãy tạo một tiêu đề thú vị.
- Tóm tắt nội dung ở trên cùng – Sử dụng đoạn mở đầu tóm tắt ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao. Hãy nghĩ đoạn mở đầu như một hòn đảo – nó nên tự đứng vững và cho người đọc biết chính xác những nội dung sẽ được thảo luận trong phần còn lại của tài liệu.
- Viết về một chủ đề trong một đoạn – Phần còn lại của thông cáo báo chí là “phần chính”. Chỉ nêu lên một luận điểm hoặc chi tiết trong từng đoạn. Khi chuyển sang luận điểm khác, hãy bắt đầu một đoạn mới.
- Thêm boilerplate vào cuối – Đặt tên, thông tin liên lạc của bạn và mô tả ngắn (một đoạn) về công ty, địa điểm và có thể cả thời điểm thành lập. Những chi tiết này thường được đưa vào phần ‘chú thích’ ở cuối thông cáo và là nền tảng hữu ích để nhà báo viết bài.
Một số mẹo giúp bạn viết thông cáo báo chí
- Ngắn gọn – Giữ độ dài của thông cáo báo chí trong một trang, nếu có thể.
- Nhớ quan điểm của giới truyền thông – Biên tập viên và nhà báo không quan tâm đến việc quảng cáo ‘miễn phí’ cho công ty bạn, họ chỉ đang tìm kiếm một câu chuyện hay. Vì vậy, hãy để ý đến quan điểm của họ khi viết thông cáo báo chí.
- Không biến nó thành quảng cáo – Câu từ cần thể hiện đúng trọng tâm và không sử dụng những từ ngữ mang tính cường điệu, thường được sử dụng trong bán hàng. Quan trọng nhất, hãy rõ ràng về thuật ngữ.
- Thông tin liên lạc chính xác – Nếu người biên tập muốn viết một câu chuyện dài hơn, họ có thể liên hệ với ai đó trong công ty bạn một cách dễ dàng, để nhận được sự giúp đỡ.
- Bắt đầu với những thông tin quan trọng nhất – Biên tập viên thường có thời hạn eo hẹp, thường trong khoảng thời gian ngắn. Để biên tập viên đọc thông cáo báo chí của bạn, đừng giấu điểm quan trọng nhất trong đoạn 7, hãy trình bày nó từ đoạn 1.
- Trích dẫn chuyên gia – Nếu được phép, hãy đưa ra trích dẫn từ chuyên gia hoặc những người quan trọng trong công ty vào thông cáo. Nó làm tăng độ tin cậy cho thông cáo báo chí và khiến nó thú vị hơn.
- Đính kèm hình ảnh – Đôi khi đính kèm hình ảnh trong thông cáo báo chí có thể thu hút sự chú ý biên tập viên. Đặc biệt đối với báo địa phương hoặc khu vực.
- Sử dụng liên kết – Nếu gửi email thông cáo báo chí, hãy nhớ có các link trang web, địa chỉ email và bất kỳ thông tin cơ bản nào khác, từ đó giúp nhà báo viết bài dễ hơn.
- Hãy quên đi kết quả – Bạn không có quyền kiểm soát liệu câu chuyện của mình có được xuất bản hay xuất hiện theo góc độ mình mong muốn hay không. Hãy nhớ rằng quyết định cuối cùng thuộc về người biên tập.
Phỏng vấn trên truyền hình hoặc qua radio
Nếu được yêu cầu xuất hiện trong một cuộc phỏng vấn truyền hình hoặc radio, hãy chuẩn bị trước, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn. Chuẩn bị sẵn sàng nói trước micrô bằng cách:
- Xem xét câu trả lời và nghiên cứu trước dữ liệu – Nếu có thể, hãy tìm kiếm những câu hỏi mà phóng viên sẽ hỏi. Bạn có thời gian chuẩn bị câu trả lời và nghiên cứu số liệu thống kê cần thiết. Rất hữu ích khi viết ra luận điểm chính, trong trường hợp bạn cần chúng trong cuộc phỏng vấn.
Hãy nhớ, mặc dù phóng viên hoặc biên tập viên có thể cung cấp cho bạn một danh sách các câu hỏi, nhưng họ cũng có thể hỏi một số câu khác. Vì vậy, đừng ngạc nhiên nếu nhận được một câu hỏi không có trong danh sách.
- Biết khán giả – Nó giúp bạn biết nên sử dụng loại ngôn ngữ nào trong cuộc phỏng vẫn và mức độ chi tiết trong câu trả lời.
Ví dụ: Nếu chương trình dành cho doanh nhân thì bạn có thể sử dụng thuật ngữ cơ bản của ngành – bởi vì mọi người biết bạn đang nói gì. Nếu chương trình dành cho đối tượng rộng hơn thì đừng sử dụng các từ ngữ, cụm trong ngành, khiến khán giả không hiểu.
- Thiết lập mối quan hệ tốt với người phỏng vấn – Hãy tỏ ra thân thiện nhất có thể. Hãy nhớ rằng, người phỏng vấn không muốn ‘lừa’ bạn tiết lộ điều gì đó mà bạn không dự định nói. Họ muốn làm tốt giống như bạn. Hãy ngồi thẳng, hít thở sâu và thể hiện sự quan tâm khi phóng viên đặt câu hỏi.
- Giữ thông điệp chính ngắn gọn và rõ ràng – Hãy nghĩ tới ‘soundbites’ khi trả lời một câu hỏi. Nói cách khác, hãy đưa ra tuyên bố ngắn gọn ở đầu câu trả lời, dễ nhớ và dễ lặp lại.
- Câu trả lời độc lập – Để làm điều này, hãy giả vờ khán giả không nghe câu hỏi, vì vậy cần đưa ra thông điệp rõ ràng trong câu trả lời của mình.
Ví dụ, hãy xem xét câu hỏi: “Tại sao công ty bạn lại cố gắng trở nên thân thiện với môi trường?” Câu trả lời có thể là: “Bởi vì chúng tôi thực sự tin rằng khách hàng sẽ thích điều này và nghĩ rằng những quyết định này sẽ tác động tới môi trường”.
Nhưng câu trả lời tốt hơn sẽ là “Công ty chúng tôi thân thiện với môi trường, vì chúng tôi thực sự tin rằng quyết định của mình sẽ tạo ra ảnh hưởng trên thế giới và khách hàng sẽ thích nó”.
Câu trả lời thứ hai không phụ thuộc vào câu hỏi của người phỏng vấn. Những câu trả lời như thế sẽ hữu ích hơn trong quá trình chỉnh sửa (khi câu hỏi của người phỏng có thể bị chỉnh sửa) và giúp khán giả dễ dàng theo dõi những điều bạn nói.
Một số lời khuyên cho bạn khi tham gia phỏng vấn
- Hãy nhớ rằng mọi thứ đều ‘công khai’ – Không phải lúc nào bạn cũng biết micrô của phóng viên bật hay tắt. Đừng bao giờ nói bất cứ điều gì “không được ghi trong hồ sơ”, cũng như không đưa ra những thông tin mà bạn không muốn có trên tin tức.
- Không nói “uhm” hoặc “uh” – Không ‘uh’ hoặc tạo ra âm thanh khi suy nghĩ về những điều sẽ nói. Nó tạo ấn tượng không tốt với người nghe.
- Vui vẻ – Phỏng vấn truyền thông là một cách tuyệt vời giúp bạn xây dựng danh tiếng. Mỉm cười, thể hiện nhiều năng lượng và giao tiếp bằng mắt với phóng viên. Người này trò chuyện với bạn vì một lý do – bạn là chuyên gia.
- Ăn mặc phù hợp – Nếu xuất hiện trên truyền hình, hãy lựa chọn trang phục phù hợp. Tránh trang phục khiến khán giả quá chú ý, mà không tập trung vào thông điệp (ví dụ, trang sức hoặc quần áo sáng màu). Dù bạn mặc gì, hãy thật chuyên nghiệp.
- Đừng cử động nhiều – Cử động ở mức tối thiểu. Những cử động nhỏ như cọ xát bàn tay hay gõ chân – dễ bị chú ý qua camera. Nếu lo lắng, hãy đan tay vào nhau và bắt chéo chân.
- Đừng nói quá nhiều – Việc của bạn không phải là nói trong suốt thời gian phỏng vấn, vì vậy đừng nói liên tục. Một số người gặp rắc rối vì nói quá nhiều và nói liên tục. Chỉ nói những điều cần thiết, làm rõ luận điểm và sau đó dừng lại.
- Không nói dối hoặc đoán mò – Nếu không biết câu trả lời hoặc nếu không thể trả lời (ví dụ như bảo mật), hãy nói với phóng viên. Nếu được hỏi lại, hãy kiên định. Bạn có quyền không trả lời mọi câu hỏi.
- Sửa sai cho người phỏng vấn nếu cần – Đừng để người phỏng vấn nói điều gì đó không chính xác hoặc gây hiểu nhầm cho bạn hoặc công ty. Sửa lại ngay. Không tỏ ra giận dữ, nhưng hãy cứng rắn và quyết đoán.
Những điểm chính
Bạn có thể sử dụng các phương tiện truyền thông theo hướng có lợi. Hầu hết phóng viên chỉ muốn có một câu chuyện hay. Nếu chuẩn bị trước, bạn có thể đáp ứng họ và có thể xây dựng danh tiếng, sự nghiệp cho bản thân. Nếu thể hiện tốt trong cuộc phỏng vấn, bạn có thể được mời lại!
Hiểu khán giả và cố gắng tìm hiểu câu hỏi trước khi tham gia phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn, hãy ngồi yên, mỉm cười và làm rõ luận điểm của mình. Nói những điều cần nói và dừng lại. Hãy luôn luôn ăn mặc – và hành động – chuyên nghiệp.
