Làm thế nào để cấu trúc một bài thuyết trình

Chọn định dạng tốt nhất cho đối tượng của bạn

Bạn đã từng chứng kiến một bài thuyết trình kéo dài, không có tổ chức chưa? Nếu rồi, bạn có cảm thấy khó theo dõi những điều diễn giả đang nói.

Khi bài thuyết trình không trôi chảy, người xem sẽ dễ dàng bị mất phương hướng. Đó là lý do tại sao cần phải suy nghĩ cẩn thận về cách sắp xếp và tổ chức bài trình bày của mình.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số cấu trúc phổ biến mà bạn có thể sử dụng trong lần tiếp theo nói chuyện trước những người khác.

Tầm quan trọng của cấu trúc

Không xác định được cấu trúc, khán giả có thể không theo dõi được bài trình bày. Khi điều này xảy ra, bạn sẽ đánh mất cơ hội, giao tiếp thất bại và danh tiếng bị ảnh hưởng. Ví dụ: nếu mục đích của bạn là thuyết phục mọi người, bạn sẽ muốn sử dụng cách tiếp cận khác so với phương pháp mà bạn muốn sử dụng khi muốn chứng minh cách thức hoạt động của một sản phẩm .

Nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự lựa chọn cách trình bày, nhưng quan trọng nhất là cần xem xét mục đích của bài thuyết trình hoặc mục tiêu của bạn là gì. Bạn cần phải xác định những điều mình muốn đạt được – truyền cảm hứng, động viên, thông báo, thuyết phục, hay giúp mọi người giải trí?

Nhu cầu của khán giả cũng ảnh hưởng đến cấu trúc mà bạn lựa chọn. Ví dụ: những người mới tham gia cần có thêm thông tin cơ bản so với những người có nhiều chuyên môn, kinh nghiệm hơn. Vì vậy, trong trường hợp này, bạn sẽ muốn chọn cách tiếp cận cung cấp cho mình đủ thời gian để giải thích ngữ cảnh của chủ đề đồng thời củng cố luận điểm chính.

Những cấu trúc có thể xem xét

Dưới đây, chúng tôi sẽ phác thảo một số cấu trúc mà bạn có thể sử dụng để tổ chức bài thuyết trình của mình.

1. Mở bài – Thân bài – Kết luận

Phương pháp tiếp cận Mở bài – Thân bài – Kết luận là một trong những cấu trúc thực tế nhất mà bạn có thể sử dụng để trình bày.

Mọi người thường gọi nó là cách tiếp cận “tell ’em – nói với họ“, bởi vì bạn:

• Nói với khán giả những điều bạn dự định nói (giới thiệu).
• Nói với họ (thân bài).
• Nói với họ những điều bạn đã nói (kết luận).

Cấu trúc này đơn giản, hiệu quả và dễ nhớ. Bản chất lặp đi lặp lại cho phép bạn tăng cường luận điểm của mình và giúp người khác ghi nhớ chúng. Phương pháp này cũng rất linh hoạt: bạn có thể điều chỉnh phần giới thiệu và thân bài để thuyết phục, thúc đẩy, giáo dục, hoặc giải trí cho khán giả.

Tuy nhiên, một nhược điểm là việc lặp đi lặp lại có thể khiến mọi người nhàm chán. Cách tiếp cận cũng có thể là một chiếc “mũ cũ” với nhiều người, có thể khiến họ mất hứng thú. Nếu bạn chọn sử dụng phương pháp này, hãy cân bằng việc lặp đi lặp lại với những sự kiện, hình ảnh, giai thoại hoặc câu chuyện một cách thú vị để thu hút sự quan tâm của khán giả.

Chúng ta hãy xem xét từng giai đoạn của Cấu trúc Mở bài – Thân bài – Kết luận một cách cụ thể và thảo luận về những yếu tố mà bạn cần đưa vào trong từng phần. Chúng ta sẽ bắt đầu với thân bài chứ không phải phần giới thiệu, bởi vì phần còn lại của bài trình bày sẽ dựa trên đó.

Thân bài

Phần thân bài cần phải chứa những điểm chính. Bạn nên trình bày theo thứ tự hợp lý để khán giả có thể theo dõi chúng một cách dễ dàng.

Lưu ý rằng phần thân bài chỉ nên chứa số lượng ý tưởng hạn chế: càng cố gắng đưa vào nhiều, khán giả càng nhớ được ít. Tốt nhất là chỉ từ 3 đến 5 điểm chính, không nhiều hơn.

Khi tổ chức ý tưởng, hãy sử dụng nguyên tắc chunking, đưa thông tin vào những đơn vị cụ thể. Điều này sẽ giúp khán giả dễ nắm bắt khái niệm và nhớ được những điều bạn đã nói với họ.

Đảm bảo bạn sao lưu những điểm chính với sự thật. Sử dụng chiến lược thu thập thông tin tốt khi nghiên cứu và xem xét việc trích dẫn nguồn dữ liệu mà bạn sử dụng. Để tăng thêm độ tin cậy cho bài trình bày, hãy cân nhắc sử dụng những thông tin sau:

• Dữ liệu, sự kiện hoặc thống kê.
• Hình ảnh hoặc sơ đồ.
• Câu chuyện và ví dụ.
• Trích dẫn hoặc chứng thực từ chuyên gia hoặc những nhà lãnh đạo trong ngành.

Những nguồn đáng tin cậy sẽ tăng cường uy tín và xây dựng niềm tin với khán giả.

Mở bài

Mở bài hoặc giới thiệu có 2 mục đích chính: thu hút sự chú ý của khán giả và liệt kê những điểm chính mà bạn muốn nói đến.

Thay vì đề cập với mọi người về những điều dự định nói, bạn có thể sử dụng cách tiếp cận khác và giải thích tại sao họ lại có mặt ở đây. Họ sẽ học hỏi được gì từ bài trình bày này và nó sẽ mang lại lợi ích gì cho họ?

Thu hút sự chú ý của khán giả ngay từ đầu là rất quan trọng. Bạn có thể thực hiện điều này bằng nhiều cách:

• Sử dụng khiếu hài hước.
• Kể một câu chuyện.
• Hỏi một câu hỏi hùng biện.
• Phát một đoạn video ngắn.
• Đưa ra tuyên bố mạnh mẽ hoặc bất ngờ.
• Thách thức khán giả.
• Sử dụng ví dụ.
• Kêu gọi mọi người.
• Yêu cầu thực hiện hành động cụ thể.
• Sử dụng sự hồi hộp.

Nếu bạn dự định trả lời câu hỏi ở phần cuối của bài trình bày, bạn nên đề cập đến điều này trong phần giới thiệu để không bị mọi người làm gián đoạn giữa chừng.

Kết luận

Nhiều diễn giả bỏ qua tầm quan trọng của kết luận – nhưng tuyên bố kết thúc là điều mà nhiều khán giả nhớ nhất.

Với cách tiếp cận “tell ’em“, kết luận cần tóm tắt những điểm chính trong bài trình bày. Nếu muốn mọi người hành động, hãy nêu cụ thể những điều bạn muốn họ làm.

Hãy suy nghĩ cẩn thận về việc bạn muốn khán giả cảm thấy thế nào khi kết thúc bài trình bày; kết luận là một cơ hội tuyệt vời để củng cố điều này. Tại sao không truyền cảm hứng cho khán giả với một câu chuyện tuyệt vời, trích dẫn hay lời kêu gọi hành động hấp dẫn?

2. Phương pháp tiếp cận Sandwich

Phương pháp tiếp cận Sandwich là một biến thể của cấu trúc Mở bài – Thân bài – Kết luận. Cấu trúc ba phần này bao gồm:

• Lợi thế và/hoặc lợi ích của thông điệp hoặc ý tưởng của bạn.
• Rủi ro và mối quan tâm.
• Làm thế nào để quản lý lợi ích hoặc loại bỏ rủi ro.

Cách tiếp cận này hiệu quả khi bạn muốn thuyết phục khán giả hoặc thay đổi tư duy của họ.

Đưa ra bằng chứng để hỗ trợ cho lập luận là rất quan trọng. Tuy nhiên, dữ liệu thực tế, bảng tính và biểu đồ không có tính thuyết phục cao. Mọi người sẽ có phản ứng với những bằng chứng “sinh động” mang ý tưởng hay lập luận của bạn đến với cuộc sống.

Mẹo:

Để đánh giá kỹ năng thuyết phục của bạn, hãy tham khảo Tam giác hùng biện. Công cụ này yêu cầu bạn xem xét khả năng giao tiếp của mình từ ba góc độ: người viết, khán giả và ngữ cảnh. Đây là một phương pháp giúp xây dựng lòng tin, giúp bạn đảm bảo rằng lập luận của mình là hợp lý.

3. Chuỗi động lực của Motroe

Chuỗi động lực của Monroe là một cấu trúc khác mà bạn có thể sử dụng khi cần thúc đẩy hoặc thuyết phục. Trình tự này bao gồm 5 bước chính:

1. Thu hút sự chú ý của khán giả – Sử dụng ‘móc câu’ hoặc điểm mở đầu thú vị, chẳng hạn như thống kê gây sốc. Nên kích thích, không nên nhàm chán và không có sự thu hút.
2. Tạo ra nhu cầu – thuyết phục khán giả rằng có vấn đề xảy ra, giải thích nó ảnh hưởng đến họ như thế nào. Thuyết phục họ rằng mọi thứ cần phải thay đổi.
3. Xác định giải pháp  – Giải thích những điều bạn nghĩ cần phải làm.
4. Mô tả bức tranh chi tiết về sự thành công (hoặc thất bại) – Cung cấp cho mọi người tầm nhìn; những thứ mà họ có thể nhìn thấy, nghe thấy, nếm và chạm vào.
5. Yêu cầu khán giả làm điều gì đó – Khiến khán giả tham gia ngay từ đầu. Nếu thực hiện điều này, bạn sẽ dễ dàng khiến khán giả tham gia và hành động vì mục đích của bạn.

4. Cấu trúc chứng minh

Sử dụng cấu trúc chứng minh đơn giản khi bạn tiết lộ một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

Bắt đầu bằng cách giải thích lý do tại sao sản phẩm hoặc dịch vụ lại tốt. Điều gì làm cho nó trở nên đặc biệt? Nó sẽ giải quyết vấn đề gì cho mọi người?

Tiếp theo, hãy chứng minh điều đó. Cách chứng minh sẽ phụ thuộc vào sản phẩm nhưng với bất cứ điều gì bạn làm, hãy chắc chắn rằng nó có hiệu quả! Mang những điểm quan trọng đến sự chú ý của khán giả và đưa ra lời khuyên hữu ích nếu phù hợp. Cho họ thấy kết quả và kết thúc bằng cách cung cấp cho họ những thông tin hữu ích, hiểu biết tốt về chủ đề và những điều cần nhớ.

Đừng quá băn khoăn về chi tiết; hãy nhớ giữ mọi thứ đơn giản. Bài trình bày sẽ có tính thuyết phục hơn và khán giả sẽ nhớ nhiều hơn nếu bạn chỉ nêu ra một số đặc điểm quan trọng nhất. Điều này sẽ kích thích sự tò mò của họ.

5. Cấu trúc cơ hội, lợi ích, con số

Cơ hội, lợi ích, con số (OBN – Opportunity, Benefits, Number) rất hữu ích khi bạn phải đối mặt với những người bận rộn, muốn nghe những điều bạn phải nói trong thời gian ngắn nhất có thể.

Để sử dụng cấu trúc này, hãy đưa cho các thành viên trong nhóm bản tóm tắt nhanh về những cơ hội mà họ cần phải xem xét và vạch ra những lợi ích mà họ có thể mong đợi. Sau đó, cho họ thấy số liệu củng cố tuyên bố của bạn.

Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đang giải thích tại sao công ty nên triển khai hệ thống quản lý hiệu suất mới. Trước tiên, bạn có thể đưa ra một số thông tin cơ bản về đề xuất này – Ví dụ: bạn muốn tạo ra nền văn hóa hiệu suất cao. Sau đó, bạn có thể giải thích lợi ích, chẳng hạn như cải thiện hiệu suất của tổ chức và tăng lợi nhuận. Cuối cùng, bạn có thể so sánh chi phí đưa hệ thống vào so với lợi tức đầu tư dự đoán, dựa trên hệ thống tương tự tại một tổ chức khác.

Những điểm chính

Bài thuyết trình không liền mạch rất khó hiểu và không hiệu quả. Đó là lý do tại sao cần phải chú ý cẩn thận khi lựa chọn cấu trúc phù hợp nhất.

Những cấu trúc khác nhau dùng cho mục đích khác nhau. Trước khi bắt đầu, hãy suy nghĩ về lý do bạn lại trình bày bài thuyết trình. Bạn muốn thông báo, thuyết phục, truyền cảm hứng hay giải trí cho khán giả?

Cấu trúc phổ biến nhất cho bài thuyết trình là Mở bài – Thân bài – Kết luận. Nó thường mang lại hiệu quả bởi vì cho bạn cơ hội lặp lại những luận điểm chính nhiều lần. Tuy nhiên, những cấu trúc khác có thể phù hợp hơn, tùy thuộc vào hoàn cảnh, chẳng hạn như khi bạn cố gắng thuyết phục khán giả, chứng minh sản phẩm hoặc cung cấp thông tin theo cách hiệu quả nhất.