Blog

Kỹ thuật Pomodoro – Nghỉ ngơi ngắn trong ngày làm việc

Duy trì tập trung trong suốt ngày làm việc

Bạn có thấy năng suất của mình dao động từ ngày này sang ngày khác ? Một vài ngày bạn làm việc mà thời gian trôi qua lúc nào cũng không biết. Nhưng những ngày khác bạn không thể thực hiện được việc gì, không cần biết bạn dành bao nhiêu thời gian cho nó.

Đó là một quan niệm sai lầm phổ biến khi cho rằng một ngày làm việc dài và bận rộn sẽ giúp tăng năng suất.  Một nghiên cứu của Đại học Illinois năm 2008 cho thấy rằng ngồi vào bàn làm việc trong nhiều giờ đồng hồ thực sự sẽ làm giảm năng suất, trong khi những khoảng nghỉ ngơi ngắn thường xuyên sẽ giúp bạn tập trung và tràn đầy sinh lực hơn.

Hơn nữa, nhiều nghiên cứu cho thấy rằng ngồi vào bàn làm việc trong một thời gian dài có thể gây hại cho sức khỏe. Từ lâu mọi người đã hiểu rằng không hoạt động kéo dài sẽ liên quan đến chứng béo phì, bệnh tim, ung thư, tiểu đường và nguy cơ tử vong cao. Tuy nhiên, cho đến gần đây, các chuyên gia tin rằng nguy cơ này có thể được bù đắp khi tập thể dục thường xuyên. Tuy nhiên, nghiên cứu của nhà khoa học thể thao người Thụy Điển, Tiến sĩ Elin Ekblom-Bak, xuất bản năm 2010, chỉ ra rằng, mặc dù tập thể dục rất quan trọng cho sức khoẻ những chỉ những khoảng nghỉ ngơi ngắn thường xuyên từ bàn làm việc mới có thể giảm được nguy cơ về sức khỏe.

Bài viết này khám phá kỹ thuật Pomodoro, một  phương pháp đơn giản giúp cải thiện năng suất và bảo vệ sức khoẻ, bằng cách khuyến khích bạn lên kế hoạch cho những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn thường xuyên trong ngày làm việc.

Mục lục

Giới thiệu về Công cụ

Kỹ thuật Pomodoro được Francesco Cirillo phát triển vào những năm 1980. Cuốn sách cùng tên bán chạy nhất của ông đã được cập nhật và sửa đổi vào năm 2013.

“Pomodoro” tiếng ý là cà chua. Kỹ thuật này hoạt động bằng cách giúp bạn sắp xếp công việc của mình trong các phiên 25 phút, mỗi lần cách nhau bằng một khoảng nghỉ ngơi ngắn. Cirillo lấy tên từ bộ hẹn giờ hình quả cà chua trong bếp mà ông đã sử dụng để quản lý thời gian của mình khi là một sinh viên đại học.

Phương pháp này thật đơn giản. Mỗi phiên 25 phút là một “pomodoro.” Khi bạn hoàn thành một phiên, hãy nghỉ ngơi 5 phút trước khi bắt tay vào phiên kế tiếp. Khi bạn đã hoàn thành 4 “pomodori”, hãy nghỉ ngơi lâu hơn để thư giãn và nạp năng lượng.

Lúc đầu, có vẻ nghe không hợp lý vì có quá nhiều khoảng nghỉ ngơi trong ngày.  Nhưng nghiên cứu cho thấy điều này thực sự có thể giúp tăng cường sự tập trung khi bạn trở lại với nhiệm vụ đang làm.

Làm thế nào sử dụng kỹ thuật Pomodoro

Thực hiện theo các bước dưới đây để bắt đầu sử dụng Kỹ thuật Pomodoro.

Bước 1: Kiểm tra Lịch trình

Bước đầu tiên là kiểm tra lịch trình của bạn. Xem xét To-Do-List hoặc Chương trình Hành độngvà suy nghĩ về những điều bạn cần làm hôm nay.

Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ, với số lượng pomodori (mỗi phiên là 25 phút), bạn cần để hoàn thành nó. Bây giờ, lên lịch trình cho các công việc sao cho phù hợp với những cam kết khác của bạn trong ngày.

Ngoài ra, bạn hãy lên lịch cho thời gian nghỉ ngơi: 5 phút sau mỗi phiên, cộng thêm khoảng nghỉ ngơi 20 đến 30 phút ở điểm dừng tự nhiên (ví dụ sau khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể hoặc sau 4 lần pomodori).

Chú thích:

Cirillo đề xuất làm việc trong 25 phút mỗi lần, nhưng bạn có thể thử nghiệm với khoảng thời gian khác. Ví dụ, nghiên cứu về chu kỳ sinh học hàng ngày của chúng ta cho biết chúng ta có thể tập trung trong 90-120 phút, trước khi chúng ta cần nghỉ ngơi. Tuy nhiên, tiến sĩ Ekblom-Bak khuyến cáo rằng, vì lý do sức khoẻ, mọi người nên nghỉ ngơi ngắn sau mỗi 45 phút làm việc trên bàn.

Bước 2: Đặt hẹn giờ

Trước khi bắt đầu, đảm bảo bạn có mọi thứ cần để bắt đầu công việc, như notepad và bút. Đặt báo thức cho khoảng thời gian bạn làm việc. Ví dụ, chúng ta sẽ theo 25 phút của Cirillo.

Bạn có thể sử dụng bất kỳ loại hẹn giờ nào bạn muốn. Một chiếc đồng hồ hẹn giờ truyền thống sẽ lý tưởng nếu bạn làm việc ở nhà, nhưng nếu bạn làm việc trong văn phòng, thận trọng với đồng nghiệp, những người có thể bị làm phiền bởi tiếng ồn.

Tất cả các loại bộ hẹn giờ trực tuyến đều có sẵn. Bạn thậm chí có thể sử dụng bộ đếm thời gian Pomodoro cho thiết bị iPhone hoặc Android.

Khi bạn đặt hẹn giờ, hãy cam kết chỉ làm công việc hiện tại. Hãy nhớ rằng, bạn có một khoảng thời gian giới hạn để tập trung sự chú ý vào nó. Sau đó, trong khoảng thời gian nghỉ ngơi, bạn có thể trả lời điện thoại hoặc trò chuyện với đồng nghiệp.

Với điều này trong tâm trí, làm những điều bạn có thể để giảm thiểu gián đoạn trước khi bạn bắt đầu. Đóng cửa văn phòng, tắt điện thoại và thông báo email/ trò chuyện và để đồng nghiệp biết rằng bạn không muốn bị quấy rầy.

Bước 3: Thực hiện nhiệm vụ của bạn và chỉ nhiệm vụ đó

Dành tất cả sự chú ý trong thời gian phiên đó cho nhiệm vụ bạn đang xử lý.

Đừng để bản thân bị phân tâm bởi ý tưởng hay suy nghĩ về công việc khác xuất hiện trong đầu bạn. Viết những điều này xuống notepad và sau đó đặt chúng sang một bên để giải quyết sau. Nếu cần thiết, bạn có thể điều chỉnh lịch trình để thực hiện chúng trong phiên tới, nhưng bây giờ, hãy tập trung vào những điều bạn đang làm.

Nếu bạn hoàn thành công việc trước khi thời gian kết thúc, hãy sử dụng thời gian còn lại cho các hoạt động thường lệ hoặc cho các công việc ngắn khác. Một ý tưởng tốt là bạn nên ghi lại có bao nhiêu pomodori cho mỗi kế hoạch nhiệm vụ được lên lịch trình để sử dụng nó lên kế hoạch trong tương lai – hoặc để so sánh năng suất theo thời gian.

Bước 4: Thời gian nghỉ ngơi ngắn

Khi báo thức reo, hãy nghỉ ngơi 5 phút. Bạn nên làm điều này ngay cả khi bạn đang trong dòng chảy công việc, bởi vì đó là thời gian bạn cần nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng.

Bạn có thể lo lắng khi thời gian nghỉ ngơi ngắn có thể làm gián đoạn công việc của bạn, nhưng nghỉ ngơi thường xuyên sẽ giúp khôi phục năng lượng và cải thiện năng suất cho bạn. Cirillo lập luận rằng năng lượng quan trọng hơn nhiều so với thời gian. Cách Pomodoro làm việc là duy trì năng lượng cho bạn, do đó bạn không cần phải  lãng phí thời gian để thực hiện công việc khi mức độ tập trung thấp.

Để mang lại lợi ích tối đa, hãy sử dụng thời gian nghỉ ngơi ngắn tránh xa bàn làm việc. Di chuyển xung quanh, đi dạo và thực hiện một số bài tập. Ngay cả khi chỉ cần làm một tách cà phê, lấy một cốc nước hoặc thu thập các tài liệu từ máy in trong phòng bên cạnh, những hoạt động này là đủ để tránh những vấn đề sức khoẻ phát sinh khi cơ thể bạn không hoạt động.

Trong khi bạn nghỉ ngơi, tránh suy nghĩ về công việc. Đây là cơ hội để bạn hấp thụ những điều đã học, do đó, không làm bất cứ điều gì đòi hỏi suy nghĩ quá nhiều!

Đồng thời, chống lại sự thôi thúc sử dụng thời gian nghỉ ngơi để sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội như email hoặc lướt web. TheoThe Vision Council,, 70 phần trăm người lớn ở Hoa Kỳ bị căng mắt vì nhìn màn hình điện tử quá lâu.

Sử dụng thời gian để làm điều gì đó thay thế. Dọn dẹp bàn làm việc, thiền, phân bổ một số tài liệu cũ hoặc trò chuyện với một thành viên khác trong nhóm. Nếu bạn làm việc ở nhà, thậm chí bạn có thể giặt giũ quần áo.

Bước 5: Tiếp tục công việc và nghỉ ngơi dài hơn

Khi thời gian nghỉ ngơi ngắn kết thúc, hãy hẹn giờ cho phiên tiếp theo và tiếp tiếp tục công việc của bạn. Khi bạn đã hoàn thành 4 phiên pomodori, hãy nghỉ ngơi từ 20 đến 30 phút. Sử dụng khoảng thời gian này để đi bộ, ăn vặt lành mạnh, ăn trưa, đọc sách … bất cứ thứ gì, miễn là bạn rời khỏi bàn làm việc một lúc.

Hãy nhớ rằng, điều quan trọng ở đây là bổ sung năng lượng cho bạn. Vì các hướng dẫn nói rằng làm việc cho đến khi kết thúc phiên hoặc hoàn thành 4 pomodori trước khi nghỉ ngơi lâu hơn, giúp bạn không cảm thấy rằng các quy tắc này quá cứng nhắc.

Điều quan trọng là lắng nghe cơ thể mình. Nếu tâm trí bạn bắt đầu không tập trung hoặc bạn bắt đầu cảm thấy mệt mỏi, bạn không cần chờ đến phiên cuối cùng. Hãy nhớ rằng nhịp độ cơ thể tự nhiên theo chu kỳ từ 90 đến 120 phút và thật khó để biết bạn đang ở trong giai đoạn nào khi bắt đầu công việc.

Bạn có thể muốn trải nghiệm nó. Có thể sau 3 phiên pomodori sẽ nghỉ ngơi 20 phút là phù hợp nhất với bạn hoặc sau 5 phiên nghỉ 30 phút thì tốt hơn.

Bạn cũng có thể thấy rằng mình có thể tập trung lâu hơn vào buổi sáng và sau đó cần nghỉ ngơi nhiều hơn vào buổi chiều. Một khi bạn đã tìm thấy mô hình lý tưởng của mình, bạn sẽ ngạc nhiên trước những gì mình có thể đạt được trong một ngày làm việc.

Ưu điểm và Nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro

Có một số lợi ích khi sử dụng kỹ thuật Pomodoro để quản lý thời gian.

Sử dụng nó để chia nhỏ nhiệm vụ thành các phiên làm việc ngắn hơn, tập trung cao hơn sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và làm cho các dự án lớn không bị áp đảo.

Nó cũng khuyến khích bạn giảm thiểu phiền nhiễu, đồng thời không khuyến khích đa nhiệmtrì hoãn – có thể làm giảm sự tập trung và năng suất của bạn – bởi vì bạn chỉ có một khoảng thời gian để làm việc.

Nghiên cứu xác nhận rằng nghỉ ngơi ngắn thường xuyên rất tốt cho sức khỏe và cải thiện sự tập trung, giúp tăng năng suất. Cirillo chỉ ra rằng phương pháp này đặc biệt phù hợp với những người ADHD.

Ngoài ra, vì nghỉ ngắn thường xuyên giúp tâm trí bạn có cơ hội thu thập thông tin, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn cho những “khoảnh khắc bừng sáng” khi ý tưởng đến với bạn.

Dành thời gian nghỉ ngơi và nạp năng lượng trong ngày làm việc cũng giúp bạn ít mệt mỏi hơn vào buổi chiều.

Tuy nhiên, phương pháp này có thể không phù hợp với mọi người. Một số người có thể thấy những khoảng nghỉ ngắn thường xuyên làm mất tập trung – đặc biệt là những lúc họ đang trong trạng thái dòng chảy công việc.

Cũng có thể khó khăn khi tuân thủ lịch trình pomodori nếu bạn làm việc trong một tổ chức nhịp độ nhanh hoặc gặp phải sự gián đoạn thường xuyên từ đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Tính không linh hoạt khi làm việc trong thời gian cố định cũng có thể có ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất. Ví dụ: nếu bạn có cuộc họp được lên lịch trong vòng chưa đầy 25 phút, bạn có thể bị cám dỗ để bắt đầu khởi tạo một pomodoro mới trong thời gian chờ đợi.

Tóm lại, kỹ thuật Pomodoro rất đơn giản và dễ thực hiện. Nó đòi hỏi nhiều bộ đếm thời gian và thái độ “có thể làm được” và giúp bạn cải thiện sức khoẻ và năng suất công việc. Thử và chú ý tới nó nếu nó có thể giúp ích cho công việc của bạn!

Những điểm chính

Kỹ thuật Pomodoro được Francesco Cirillo phát triển vào những năm 1980, và được xuất bản trong cuốn sách cùng tên của ông.

Kỹ thuật này sử dụng bộ đếm thời gian để phân chia công việc n thành các phiên 25 phút gọi là “pomodori”. Sau mỗi phiên làm việc, bạn nghỉ ngơi 5 phút. Khi bạn đã hoàn thành 4 phiên pomodori, đó là thời gian cho một khoảng thời gian nghỉ nghơi dài hơn từ 20 đến 30 phút.

Đó là một kỹ thuật đơn giản, rất dễ sử dụng và nó có thể mang lại nhiều lợi ích cho năng suất và sức khoẻ của bạn. Việc nghỉ ngơi thường xuyên giúp bạn tăng khả năng tập trung vào một công việc, giúp cải thiện năng suất. Chúng cũng giúp cơ thể bạn chống lại những ảnh hưởng tiêu cực khi cơ thể không được vận động trong thời gian dài ngồi ở bàn làm việc.

Hpo Banner