Trong hầu hết các công việc, kỹ năng làm việc với con người – còn được gọi là “kỹ năng mềm” – ảnh hưởng lớn đến sự thành công của bạn không kém các kỹ năng chuyên môn của bạn.
Điều đó đặc biệt đúng khi bạn đang ở trong vai trò một quản lý hay lãnh đạo.
Vì vậy, rèn luyện kỹ năng mềm như thế nào?
- Hãy đánh giá mức độ kỹ năng mềm hiện tại
- Tìm hiểu công cụ và nguồn lực cụ thể mà bạn có thể sử dụng để phát triển và cải thiện kỹ năng.
Đánh giá kỹ năng mềm của bạn.
Hướng dẫn
Đối với mỗi câu, tích vào cột mô tả đúng nhất tình hình của bạn. Hãy trả lời trung thực những câu hỏi, và đừng lo lắng nếu một số câu hỏi dường như ‘sai hướng “. Khi bạn kết thúc, hãy Tính Tổng
| 16 Báo cáo để trả lời | Không có gì | Hiếm | Thỉnh thoảng | Thường | Rất thường xuyên |
| 1 Tôi chắc chắn rằng hành vi của tôi có đạt tiêu chuẩn mà tôi mong đợi từ những người khác. | |||||
| 2 Khi phản hồi, tôi chờ đợi cho đến khi tôi đã quan sát đủ để có nhận định tổng quát và chính xác. | |||||
| 3 Tôi để người khác quyết định chứ không phải là ý tưởng của tôi. | |||||
| 4 Tôi nói “cảm ơn” với những người cùng làm việc. | |||||
| 5 Trong thời gian xung đột Tôi suy nghĩ về làm thế nào để giữ gìn mối quan hệ và vẫn nhận được như đã đề xuất. | |||||
| 6 Trong khi chủ động nói chuyện với ai đó, tôi đã có câu trả lời của tôi trước khi họ nói xong. | |||||
| 7 Tôi tìm ra mục tiêu cho bản thân mình khilàm việc | |||||
| 8 Tôi suy nghĩ về cách người khác cảm nhận một vấn đề | |||||
| 9 Tôi nói nhanh hơn nghĩ | |||||
| 10 Tôi cộng tác với những người khác để giải quyết vấn đề bằng cách sử dụng một loạt công cụ và kỹ thuật. | |||||
| 11 Tôi gây hại nhiều hơn là giải quyết khi có xung đột. | |||||
| 12 Khi một người nào đó mang lại cho tôi thông tin phản hồi, tôi hỏi anh ấy hoặc cô ấy để cung cấp những ví dụ như vậy mà tôi có thể hiểu rõ hơn về vấn đề này. | |||||
| 13 Tôi chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của người khác. | |||||
| 14 Trường hợp đồng thuận nhóm là cần thiết, tôi tìm ra giải pháp tốt nhất cho một vấn đề và sau đó giải thích tại sao đó là quyết định đúng đắn. | |||||
| 15 Tôi nghiên cứu nhu cầu của “khán giả” của tôi ‘, quyết định những gì tôi muốn nói và sau đó tìm ra cách tốt nhất để nói | |||||
| 16 Tôi chắc chắn rằng mọi người đều biết về sự đóng góp của tôi hướng tới một kết quả tích cực. |
Tính toán Tổng điểm
Tổng số = 0
Giải thích
| Ghi bàn | Giải thích |
| 16-36 | Kỹ năng kỹ thuật của bạn mạnh hơn kỹ năng mềm Bạn không thể xây dựng các mối quan hệ tại nơi làm việc, và điều này có thể hạn chế sự phát triển nghề nghiệp của bạn. Bây giờ là thời điểm để bạn làm việc tốt hơn với những người khác ở nơi làm việc và phát triển hợp tác nhiều hơn, hiểu biết, và học cách tiếp cận để nhận được nhu cầu của đồng nghiệp – trong khi vẫn đạt được các mục tiêu nhóm và tổ chức. |
| 37-58 | Bạn nhận ra rằng mối quan hệ tốt với những người khác ở nơi làm việc là rất quan trọng; và bạn đang cố gắng để cộng tác trong khi vẫn đảm bảo mong muốn của bạn được đáp ứng. Như thói quen cũ có thể leo vào trong thời điểm căng thẳng và áp lực. Thực hiện một kế hoạch làm việc tích cực để rèn luyện kỹ năng mềm của bạn để chúng hình thành các cơ sở tự nhiên trong bạn |
| 59-80 | Kỹ năng mềm của bạn là tốt. Bạn biết cho và nhận khi tham gia vào các vấn đề phức tạp liên quan đến nhân sự. Bạn có thể không luôn luôn tiếp cận các tình huống một cách hoàn hảo, tuy nhiên bạn có một sự hiểu biết đầy đủ để biết khi nào và ở đâu bạn cần phải làm gì. Tiếp tục học và rèn kỹ năng mềm của bạn, và trở thành tâm gương cho đội của bạn. Và mất một thời gian để hoàn thiện những phần còn yếu. |
Có 4 nội dung chính trong kỹ năng mềm:
Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
(Câu hỏi 6, 9, 13, 15)
Nhà quản lý dành nhiều thời gian làm việc với con người hơn là làm việc với quy trình hoặc sản phẩm. Điều này có nghĩa rằng họ cần giao tiếp tốt với người khác, và chính vì vậy kỹ năng giao tiếp là một trong số các kỹ năng quan trọng nhất tại.
Một số trở ngại giao tiếp cần nhận thức bao gồm:
- Các rào cản thông điệp: truyền đạt không rõ ràng.
Bạn có muốn thuyết phục? Bạn đang cố gắng để thúc đẩy? Bạn chỉ cần thông báo? Hay bạn đang cố gắng để xây dựng một mối quan hệ? Mục đích của giao tiếp của bạn sẽ quyết định những gì bạn nói và cách bạn nói.
- Rào cản tiếp nhận: thường là kết quả của lắng nghe kém hiệu quả. Chúng ta nghe và hiểu nhanh hơn chúng ta nói, và điều này có thể dẫn đến sự nhàm chán và một tâm trí lang thang khi nghe
Để chống lại điều này, bạn nên cố gắng lắng nghe tích cực vào những gì người nói đang nói. Khi bạn tham gia vào hoạt động nghe: bạn cần hiểu được cảm xúc và ý định của người nói.
- Giải mã các rào cản: Đây là thông điệp thực sự là không nắm bắt được hoàn toàn hoặc nhận thức sai, hiểu lầm hoặc thiếu thông tin.
Các vấn đề thường gặp nhất khi giao tiếp phi ngôn ngữ. Rất nhiều giao tiếp phi ngôn ngữ là vô thức – có nghĩa là người gửi là không nhận thức được những tin nhắn anh ta hoặc cô ta đang gửi, nhưng các tin nhắn có thể tiết lộ rất nhiều những suy nghĩ thật của một ai đó.
Nếu bạn có thể tìm hiểu để hiểu giao tiếp không lời của mọi người, bạn có thể cải thiện kỹ năng mềm của bạn đáng kể.
Quản lý Sự khác biệt
(Câu hỏi 3, 5, 8, 11)
Mọi người có thể bất đồng ý về bất cứ điều gì:
- Những nguyên nhân gây ra một vấn đề,
- Làm thế nào để giải quyết,
- Những giá trị gì là đúng, những giá trị gì là sai,
- Những mục tiêu cần theo đuổi;
Cách nhìn và cách tiếp cận vấn đề thường khác nhau và dẫn tới những ý kiến không giống nhau giữa các thanh viên.
Tôn trọng và quản lý những khác biệt giữa các thành viên trong đội là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà nhà quản lý cần và có thể phát triển!
- Trong nhiều trường hợp, xung đột không phải là “xấu”, tạo ra những thay đổi tích cực khá đáng kể, tạo điều kiện sáng tạo và mở ra cách tiếp cận vấn đề mới lạ, nếu được quản lý đúng cách sẽ cải thiện hiệu năng tổ chức
- Khi giải quyết xung đột, nhà quản lý sẽ hiểu được nhu cầu và quan điểm của người khác, giúp tìm ra giải pháp mà nếu không có tranh luận sẽ khó phát sinh trong suy nghĩ của bạn. Khi dành thời gian để hiểu quan điểm của người khác, nhà quản lý đang thể hiện sự sẵn sàng để làm việc cùng với nhau để đi đến một giải pháp.
- Cuối cùng, bạn cần quyết đoán khi quản lý “sự khác biệt”. Quá cứng rắn sẽ là phản tác dụng khi đang cố gắng để giải quyết xung đột, nhưng nếu không nhận thức mục tiêu chung sẽ ở đâu trong một tình huống, bạn sẽ đồng ý một giải pháp chống lại lợi ích của mục tiêu đó.
Quản lý sự đồng thuận
(Câu hỏi 2, 10, 12, 14)
Việc giúp đỡ mọi người cùng đi đến một động thuận cũng đòi hỏi rất nhiều kỹ năng!
Quan trọng nhất là bạn cần tìm kiếm tinh thần đồng đội. Để có được sức mạnh tổng hợp, bạn cần mọi người làm việc cùng nhau biết cách hợp tác.
Với kỹ năng mềm, nhà quản lý có thể tiếp cận các cuộc họp đội với một thái độ thật tích cực!
Khi tạo ra sự đồng thuận, cần sử dụng các loại câu hỏi
- Nắm vững các loại câu hỏi khác nhau,
- Và cách sử dụng chúng: kỹ năng thẩm vấn
- Mục địch: giữ cho cuộc trò chuyện trôi chảy và có được những thông tin cụ thể mà bạn cần.
Nhà quản lý cũng cần tự tin vào khả năng của bản thân để tìm ra giải pháp, nhờ đó sẽ có nhiều khả năng tham gia vào các cuộc đàm thoại và thêm giá trị cho đội của bạn.
Một khía cạnh khác của quản lý đồng thuận liên quan đến thông tin phản hồi:
- Khi những phản hồi tiêu cực được đưa ra, đối với người nhận phản hồi, đó được xem như là những lời chỉ trích phá hoại, và nó có thể làm hỏng mối quan hệ.
- Tuy nhiên, thông tin phản hồi có thể giúp làm sáng rõ nhu cầu và quan điểm của người khác, cũng như cải thiện hiệu su
- Cần rèn luyện kỹ thuật tuyệt vời: tự công bố thông tin
- Điểm mấu chốt là, để phát triển kỹ năng mềm, cần chấp nhận những gì người khác đang nói và học hỏi từ phản hồi này. Nó cũng sẽ giúp bạn trở nên cởi mở và trung thực với người khác.
Chính trực
(Câu hỏi 1, 4, 7, 16)
Liêm chính là nền tảng của kỹ năng mềm.
- Trung thực khi làm việc, và khi làm việc với những người khác.
- Nó cũng có nghĩa là làm việc một cách công khai, ngấm ngầm gây bất lợi cho cá nhân hoặc tổ chức.
Thực hiện:
- Công khai ghi nhận nỗ lực của nhân viên: Cho dù bạn đang ở trong một vị trí lãnh đạo hay không, nhận ra đóng góp và ghi nhận những nỗ lực của nhân viên sẽ tạo ra một đội tích cực, hài hòa, có khả năng đi cùng nhau một chặng đường dài, có năng suất cao.
- Là tấm gương trong công việc, ứng xử, thực hiện lãnh đạo có đạo đức vừa là những hành động tuyệt vời, vừa là cách thức tốt giúp bạn học cách cư xử và quản lý hiệu quả hàng ngày.
Chúc bạn linh hoạt mềm dẻo với những kỹ năng mềm của mình!
Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong các bài viết tiếp theo nhé!
