Lên kế hoạch truyền thông rõ ràng
Ngày nay, chúng ta giao tiếp với mọi người bằng nhiều cách khác nhau.
Chúng ta có thể truyền tải thông điệp tới người khác bằng cách nói chuyện trực tiếp, nói chuyện qua điện thoại, qua email hay IM hay bằng cuộc gọi video, VoIP. Chúng ta cũng có thể giao tiếp với nhau qua các báo cáo bằng văn bản, hội thảo, webinar, quảng cáo, các buổi thuyết trình hay các bài phát biểu.
Tuy nhiên, để giao tiếp đem lại kết quả tốt nhất, chúng ta cần lên kế hoạch truyền thông một cách hiệu quả. Nếu không suy nghĩ và xem xét cẩn thận, có thể khiến người nghe hiểu sai hoặc không truyền tải được thông điệp. Điều này có thể làm giảm sự tin tưởng và hiệu quả làm việc của chúng ta.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét Khung chiến lược truyền thông, một công cụ truyền thông đơn giản giúp bạn sắp xếp thông điệp của mình, loại bỏ các rào cản giao tiếp và đạt được kết quả mong muốn.
Mục lục
Về mô hình
Michael và Sandra Rouse phát triển Khung chiến lược truyền thông và công bố nó trong cuốn sách của họ “Business Communications: A Cultural and Strategic Approach“, xuất bản năm 2002.
Khung chiến lược truyền thông nói về quá trình lên kế hoạch và sắp xếp thông điệp, từ đó bạn có thể tránh các rào cản trong quá trình truyền thông, nâng cao hiểu biết và nhận được phản hồi từ người nghe.
Khung chiến lược truyền thông bao gồm 4 yếu tố:
- Chiến lược cho người truyền thông
- Chiến lược cho đối tượng giao tiếp
- Chiến lược cho kênh phân phối
- Chiến lược cho thông điệp
Theo “Business Communications: A Cultural and Strategic Approach” (trang 76-77) của Michael J. Rouse và Sandra Rouse.
Bạn có thể sử dụng khung này để lên kế hoạch cho nhiều loại truyền thông khác nhau, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại, báo cáo, email và bản trình bày.
Sử dụng Khung
Để sử dụng Khung Chiến lược Truyền thông, hãy suy nghĩ cẩn thận về mỗi yếu tố.
-
Chiến lược cho người truyền thông
Trước tiên, bạn cần nghĩ bản thân là “người truyền thông” hay người gửi thông điệp. Hãy xem xét các câu hỏi sau:
- Tại sao bạn lại truyền đạt thông điệp này?
- Bạn muốn đạt được kết quả gì?
- Danh tiếng của bạn với đối tượng giao tiếp là gì và bạn có bao nhiêu sự tín nhiệm? Và làm thế nào để điều chỉnh thông điệp cho phù hợp?
- Đối tượng có tin tưởng bạn? Nếu không, làm thế nào để xây dựng lòng tin?
- Bạn và đối tượng có cùng nền văn hóa và cùng nền tảng? (Nếu không, hãy chú ý đến kỹ năng truyền thông xuyên văn hoá và nghĩ xem làm thế nào đảm bảo người khác hiểu bạn dễ dàng.)
Xem xét mục tiêu truyền thông một cách cẩn thận, vì nó giúp bạn xác định cách tiếp cận tốt nhất để thực hiện với ba yếu tố còn lại. Viết một tuyên bố đơn giản nhưng thẳng thắn xác định mục tiêu hay mục đích truyền thông. (Nếu bạn thực hiện một buổi tập huấn, xem bài viết Mô hình Mục tiêu Học tập ABCD – nó giúp bạn tinh chỉnh lại tuyên bố mục tiêu của mình hơn nữa).
-
Chiến lược cho đối tượng truyền thông
Tiếp theo, hãy nghĩ tới đối tượng của bạn. Khi xem xét mong muốn, nhu cầu, trình độ học vấn và trình độ kỹ năng của đối tượng, bạn có thể tạo ra một thông điệp phù hợp với mối quan tâm, mong đợi và sự hiểu biết của họ.
Hãy xem xét các câu hỏi sau:
- Đối tượng của bạn là ai?
- Có nhóm nhỏ trong đó, với nhu cầu khác nhau không?
- Bạn biết gì về những người hay nhóm người này?
- Họ biết gì về bạn?
- Họ biết gì về chủ đề này?
- Bạn thúc đẩy họ bằng cách nào?
Trong một số trường hợp, bạn có thể quen thuộc với đối tượng: ví dụ, khi viết email cho sếp hoặc đồng nghiệp. Trường hợp khác, bạn có thể không biết đối tượng là ai, ví dụ khi trình bày cho một nhóm lớn khách hàng tiềm năng. Viết ra những điều bạn biết về họ và nghĩ xem làm thế nào tìm hiểu thêm nữa.
Tiếp theo, hãy nghĩ tới các nhóm khác nhau trong đối tượng. Sử dụng bài viết phân khúc thị trường, tìm hiểu xem làm thế nào giải quyết các nhu cầu khác nhau của họ.
Xem xét những điều đối tượng truyền thông cần từ bạn và họ được hưởng lợi thế nào.
-
Chiến lược cho thông điệp
Ở đây, bạn cần nghĩ tới phong cách, giọng điệu và cấu trúc cho thông điệp của mình. Hãy xem xét các câu hỏi sau:
- Mục đích là thuyết phục, giải trí, tham vấn hay thông báo? Phong cách và giọng điệu nào phù hợp nhất với mục đích?
- Thông điệpcần chính thức hay không chính thức hay sự kết hợp tinh tế cả hai? Tìm hiểu đối tượng một cách cẩn thận để trả lời câu hỏi này.
Khi nghĩ tới thông điệp của mình, bạn cũng cần xem xét phản ứng của đối tượng. Đối tượng sẽ đồng ý với những điều bạn nói? Họ có bận rộn? Nếu vậy, bạn nên tiếp cận trực tiếp. Để làm điều này, truyền tải ý chính ngay từ đầu và phản hồi với lập luận và bằng chứng hỗ trợ.
Đối tượng sẽ không đồng tình với những gì bạn phải nói? Và họ có thời gian để lắng nghe hay đọc thông điệp lâu hơn? Nếu vậy, bạn nên tiếp cận ít trực tiếp hơn. Trước tiên đưa ra lập luận hỗ trợ, sau đó là điểm chính hay mục đích chính của bạn.
Khi tạo bản thảo thông điệp, hãy nghĩ xem làm thế nào để đối tượng biết tại sao họ nên tiếp tục đọc và đảm bảo bạn kết thúc với lời kêu gọi hành động rõ ràng.
Nếu cần tạo ảnh hưởng đến đối tượng của mình bằng cách nào đó, sử dụng chiến thuật tạo ảnh hưởng tích cực của Yukl và Tracey, chọn cách tiếp cận tốt nhất và sử dụng chuỗi động lực của Monroe tạo ra một thông điệp có hiệu quả. Nếu muốn truyền thông bằng văn bản, hãy trau chuốt kỹ năng viết. Và khi cần trình bày, cân nhắc sử dụng kể chuyện kinh doanh truyền cảm hứng và khuyến khích đối tượng.
-
Chiến lược Kênh phân phối
Trong phần cuối cùng của khuôn khổ, bạn tập trung vào việc lựa chọn kênh truyền thông hiệu quả nhất để truyền tải thông điệp của mình.
Hãy xem xét các câu hỏi sau:
- Kênh nào phù hợp nhất với đối tượng và thông điệp?
- Bạn có cần một bản ghi thông điệp này? (Nếu có, email có thể là sự lựa chọn tốt hơn là gọi điện thoại.)
- Chi phí hay thời gian có là một yếu tố cần xem xét?
- Văn hoá có là một nhân tố trong tình huống này? Hãy nhớ, một số người ở một số nền văn hoá thích truyền thông trực tiếp hơn, trong khi số khác lại thích sử dụng email.
Hãy ngớ, kênh truyền thông mà bạn chọn có thể trực tiếp ảnh hưởng đến mức độ hiểu thông điệp của đối tượng. Nếu thông điệp phức tạp hoặc nếu người khác có thể hiểu sai, chọn một kênh phân phối cho phép bạn biết được mọi người có nắm được thông điệp hay không và nếu cần thiết, đưa ra hành động khắc phục. Bài viết về viết email hiệu quả, cung cấp bài thuyết trình tuyệt vời và tổ chức cuộc họp hiệu quả có các chiến lược cụ thể mà bạn có thể tận dụng tốt nhất các kênh truyền thông này.
Mẹo:
Sử dụng 7 tiêu chí truyền thông nhằm đảm bảo thông điệp rõ ràng, súc tích, cấu trúc tốt và không có lỗi.
Những điểm chính
Michael và Sandra Rouse đã xây dựng Khung Chiến lược Truyền thông và xuất bản nó trong cuốn sách năm 2002 của họ, “Business Communications: A Cultural and Strategic Approach”. Khung này hướng dẫn bạn quy trình lập kế hoạch và tổ chức bài truyền thông, từ đó bạn có thể chuẩn bị email, bài trình bày, bài phát biểu rõ ràng và hiệu quả.
Khuôn khổ bao gồm bốn yếu tố:
- Chiến lược cho người truyền thông
- Chiến lược cho đối tượng truyền thông
- Chiến lược cho kênh phân phối
- Chiến lược cho thông điệp
Để sử dụng khung này, xem xét từng yếu tố một cách cẩn thận khi lên kế hoạch cho thông điệp của mình.
