Khi hiệu suất của nhân viên thấp

Mục lục

1 Nhân viên thiếu khả năng, hay động lực thấp?

“Một trăm người trị bệnh cho cây, chỉ một người kiểm tra rễ.”

Nhân viên trong nhóm làm việc không như mong đợi? Vậy thì, theo câu tục ngữ này, để tìm ra những gì gây ra vấn đề về hiệu suất, bạn cần truy cập vào thư mục gốc của vấn đề.

Các giải pháp thường tập trung phần lớn vào khả năng của người thực hiện công việc, mặc dù vậy bạn cần biết rằng hiệu suất phụ thuộc vào của hai biến: khả năng và động lực.

Hiệu suất = Khả năng x Động lực

Trong đó:

Khả năng là thế mạnh của người đó, cũng được phát triển thông qua đào tạo và cung cấp nguồn lực từ tổ chức.
Động lực là sản phẩm của sự ham muốn và cam kết.

Một người nào đó với 100 % động lực và khả năng thực hiện 75% thường có thể đạt hiệu suất trên mức trung bình. Nhưng một nhân viên chỉ có 25 phần trăm khả năng sẽ không thể đạt được các loại hiệu suất mà bạn mong đợi, bất kể mức độ động lực là bao nhiêu.

Lưu ý:

Đây là lý do tại sao tuyển dụng và phân công công việc phù hợp là rất quan trọng khi quản lý hiệu suất. Hãy chắc chắn rằng bạn đánh giá chính xác khả năng trong quá trình lựa chọn nhân sự. Thiếu sót nhỏ chắc chắn có thể được cải thiện thông qua đào tạo – tuy nhiên, hầu hết các tổ chức không có thời gian và nguồn lực cần thiết để khắc phục khoảng trống đáng kể.

2 Phát hiện nguyên nhân hiệu suất sụt giảm

Trước khi khắc phục hiệu suất kém, bạn cần hiểu được nguyên nhân của nó.
Liệu nó đến từ sự thiếu khả năng hay động lực thấp? Chẩn đoán chính xác có thể giúp giải quyết nhiều vấn đề sau này.

Nếu bạn tin rằng một nhân viên thiếu động lực để làm việc chăm chỉ, , bạn có thể sẽ gây áp lực tăng. Nhưng nếu vấn đề thực sự là ở khả năng, thì áp lực tăng chỉ có thể làm cho vấn đề tồi tệ hơn.

Khả năng thấp có thể thấy:

Nhiệm vụ quá khó khăn.
Kỹ năng và kiến thức thiếu hụt
Nỗ lực mạnh mẽ, nhưng hiệu suất vẫn kém.
Thiếu cải tiến theo thời gian.

Những người có khả năng thấp có thể đã không phù hợp với công việc ngay từ những ngày đầu tiên. Họ có thể đã được đưa lên vị trí quá cao so với họ. Hoặc có thể họ không còn có sự hỗ trợ trước đây đã giúp họ thực hiện tốt công việc.

3 Tăng cường khả năng

Có năm cách chính để khắc phục vấn đề hiệu suất kết hợp do thiếu khả năng.:

Hỗ trợ.
Đào tạo lại.
Phân tích và thiết kế lại nội bộ nhiệm vụ cho thích hợp.
Phân công lại.
Giải phóng.

3.1. Hỗ trợ

Tập trung vào các nguồn tài nguyên bạn có thể cung cấp để thực hiện công việc:

Yêu cầu họ bổ sung nguồn lực mà họ nghĩ rằng họ cần.
Lắng nghe các điểm mấu chốt gây lo lắng cho cá nhân.
Lưu ý khi các nhân viên báo cáo rằng sự hỗ trợ là không đủ.
Xác minh những báo cáo với điều tra của riêng bạn. Mọi người thường sẽ đổ lỗi cho các nguồn bên ngoài khi hiệu suất kém của họ trước khi thừa nhận lỗi của mình.

Đây là một bước đầu tiên rất quan trọng trong việc giải quyết hiệu quả. Nó báo hiệu rằng các thành viên trong nhóm đang quan tâm đến công việc của họ và sẵn sàng để thực hiện các thay đổi cần thiết.

3.2. Đào tạo lại

Cung cấp thêm chương trình đào tạo cho các thành viên. Với tốc độ thay đổi của công nghệ, các kỹ năng của nhân viên trở thành lỗi thời là điều không tránh khỏi. Có nhiều loại hình đào tạo khác nhau, bạn có thể cung cấp:

Hội thảo đào tạo nội bộ hoặc các nhà cung cấp bên ngoài.
Đào tạo trên máy tính (CBT).
Bài tập mô phỏng.
Các khóa học ngắn hạn hoặc dài hạn.

3.3. Phân tích và thiết kế lại nội bộ nhiệm vụ cho thích hợp

Khi hai biện pháp đầu tiên này không đủ, hãy xem xét lại công việc bạn đã giao cho người đó. Phân tích nhiệm vụ thành các thành phần riêng lẻ, và thử kết theo một cách thức khác so với trước đây.

Mục tiêu của bạn là để giữ lại các nhân viên, đáp ứng yêu cầu hoạt động, và cung cấp việc làm có ý nghĩa và bổ ích cho tất cả mọi người tham gia.

3.4. Phân công lại

Khi sửa đổi hoặc thiết kế lại nội bộ nhiệm vụ đã phân công trước đây mà tình hình vẫn không xoay chuyển, hãy nghĩ đến việc phân công lại công việc. Có thể điều chỉnh: Trách nhiệm; Kiến thức và công nghệ; Kỹ năng giao tiếp.

Nếu bạn sử dụng tùy chọn này, hãy đảm bảo rằng công việc tái bố trí vẫn còn nhiều thách thức và kích thích. Để đảm bảo rằng chiến lược này thành công, không bao giờ sử dụng cách chức như một sự trừng phạt.

Hãy nhớ rằng, hiệu suất của nhân viên không phải là cố ý – họ chỉ đơn giản là thiếu kỹ năng cho vị trí này.

3.5. Giải phóng

Là lựa chọn cuối cùng cho do nhân viên thiếu khả năng, bạn có thể cần phải để cho nhân viên ra đi (trảm người). Khi không có cơ hội để cấu trúc lại nội bộ công việc hoặc phân công lại, giải pháp tốt nhất cho tất cả mọi người là để cho người lao động tìm việc làm khác.

Bạn có thể cần phải xem xét các điều khoản và hạn chế trong hợp đồng; Tuy nhiên, về lâu dài, điều này có thể là quyết định tốt nhất cho toàn đội của bạn.

Hãy nhớ rằng, có những hậu quả tiêu cực nếu cứ tiếp tục duy trì một hoạt động kém hiệu quả sau khi bạn đã cạn kiệt tất cả các tùy chọn có sẵn:

Bạn sẽ làm phiền các thành viên khác trong nhóm, những người phải cưu mang các “nghệ sĩ nghèo”.
Bạn có thể phải tự thúc đẩy một niềm tin vào người mà bạn đã chuẩn bị để chấp nhận sự tồi tệ và hiệu quả kém.
Bạn lãng phí thời gian quý báu và nguồn lực.
Bạn có thể báo hiệu rằng một số nhân viên xứng đáng được đối xử ưu đãi.
Bạn không tìm kiếm những người tốt nhất cho công việc.

Cải thiện động lực làm việc của nhân viên

Đôi khi hiệu suất kém có nguồn gốc từ động lực thấp.

Có ba can thiệp quan trọng mà có thể cải thiện động lực của nhân viên:

Thiết lập mục tiêu hiệu suất.
Cung cấp hỗ trợ hiệu suất.
Cung cấp thông tin phản hồi về hiệu suất.

4.1. Mục tiêu về hiệu suất

Thiết lập mục tiêu cải thiện hiệu suất. Nhân viên phải hiểu được những gì mong đợi của họ và họ cần đồng ý về những gì họ nên làm để cải thiện.

4.2 Hỗ trợ về hiệu suất

Khi bạn đã thiết lập mục tiêu về hiệu suất phù hợp, giúp thành viên trong nhóm thành công bằng cách làm như sau:

Thường xuyên đánh giá khả năng của nhân viên, và hành động nếu cần bổ sung.
Cung cấp đào tạo cần thiết.
Đảm bảo các nguồn lực cần thiết.
Khuyến khích hợp tác và hỗ trợ từ các đồng nghiệp.

4.3. Phản hồi về hiệu suất

Mọi người cần thông tin phản hồi về những nỗ lực của họ. Khi cung cấp thông tin phản hồi, ghi nhớ những điều sau đây:

Kịp thời– Cung cấp thông tin phản hồi trong thời gian sớm nhất có thể.
Cởi mở và trung thực– Hãy chắc chắn rằng các thông tin phản hồi là chính xác. Cung cấp thông tin phản hồi cả tích cực và tiêu cực để nhân viên có thể bắt đầu để thực sự hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của họ.
Thưởng cá nhân– Hãy chắc chắn rằng công ty của bạn có một hệ thống ghi nhận những thành công của các nhân viên.

Thường xuyên trao đổi với các nhân viên, nhờ vậy bạn có thể xem xét tiến độ và cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên.

5 Lập một kế hoạch cải thiện hiệu suất

Phát triển một kế hoạch cải thiện hiệu suất:

Trước tiên bạn cần đánh giá các vấn đề hiệu suất mà bạn đang phải đối mặt:
Bạn đã thảo luận với người mà bạn cảm thấy có vấn đề về hiệu suất?
Bạn đã đánh giá hệ thống động lực của tổ chức? Bạn có đang làm tất cả mọi thứ bạn có thể nhận biết và thưởng cho những đóng góp của nhân viên?
Bạn đang thưởng cho những hoạt động hướng tới mục tiêu?
Bạn có thiết lập mục tiêu và tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các thành viên trong nhóm của bạn?
Bạn có giúp đỡ nhân viên cập nhật thông tin và kỹ năng?

Căn cứ vào kết quả để bạn và các nhân viên thảo luận và thống nhất một kế hoạch để cải thiện hiệu suất. Viết lại những gì các bạn đã đồng ý, cùng với thời hạn mà mục tiêu cần đạt được. Sau đó theo dõi sự tiến bộ của các thành viên trong nhóm: tăng động lực và phát triển khả năng.

Hai nguyên nhân của hiệu suất kém – thiếu khả năng và động lực thấp – luôn gắn bó chặt gắn bó với nhau. Hãy đặt mục tiêu, cung cấp thông tin phản hồi, và xây dựng một môi trường làm việc tích cực với các hỗ trợ kịp thời cải thiện cả năng lực của nhân viên và tinh thần làm việc của họ.

Blog