Blog

Khám phá và đánh giá tiềm năng thất bại

Mô hình FMEA

Khi mọi thứ đi sai hướng, thật dễ dàng để nói với nhận thức muộn màng, “chúng ta nên biết nó sẽ xảy ra”. Và với một tầm nhìn xa chút, có lẽ, có thể tránh được nếu có ai đó hỏi “có gì đó sai sai ở đây?”

Bằng cách xem xét những điều có thể đi sai hướng ở giai đoạn thiết kế, bạn có thể giải quyết vấn đề mà không mất sức và chi phí để sửa chữa.  FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) sẽ giúp bạn làm điều này.

Hơn thế nữa, FMEA cung cấp một phương pháp hữu ích để rà soát các quy trình hoặc các hệ thống hiện có, do đó vấn đề có thể được xác định và loại bỏ.

Hiểu FMEA

FMEA ban đầu được gọi là Failure Mode, Effects, and Criticality Analysis (FMECA) và được xuất bản lần đầu vào năm 1949 bởi U.S. Department of Defense. FMEA phát triển từ hệ thống kỹ thuật và là một công cụ sử dụng rộng rãi để kiểm soát chất lượng. Nó được xây dựng trên các công cụ như phân tích rủi ro và Phân tích nguyên nhân và ảnh hưởng để cố gắng dự đoán các lỗi trước khi chúng xảy ra. Thường được sử dụng trong quá trình phát triển sản phẩm, nó cũng có hiệu quả trong việc cải thiện thiết kế của các quá trình và hệ thống kinh doanh.

Khi sử dụng FMEA, bạn bắt đầu bằng cách xem chi tiết giải pháp được đề xuất và sau đó xác định một cách có hệ thống tất cả các điểm có thể thất bại. Khi thất bại tiềm năng đã được xác định, bạn đánh giá những hậu quả tiềm năng theo: 

  • Mức độ nghiêm trọng – Mức độ nghiêm trọng của thất bại?
  • Xảy ra – Thất bại xảy ra thế nào?
  • Phát hiện – Mức độ dễ dàng phát hiện ra thất bại?

Sau khi sử dụng những đánh giá này, bạn xác định các mối đe dọa nghiêm trọng nhất và sau đó thay đổi thiết kế để loại bỏ hoặc giảm thiểu khả năng thất bại mà bạn xác định.

Khi đã thiết kế lại giải pháp, có thể lặp lại FMEA để đảm bảo các vấn đề tiềm ẩn mới được xác định. 

Mẹo 1:

Khi sử dụng FMEA, tốt nhất nên nhờ các thành viên nhóm chuyên gia từ các bộ phận, nhờ đó bạn có thể xem xét giải pháp đề xuất từ các góc độ khác nhau. Mục đích của FMEA là khám phá và đánh giá tiềm năng thất bại, do đó càng điều tra kỹ, càng có ích cho việc phân tích.

Mẹo 2

Có một loạt các công cụ mà bạn có thể sử dụng để vạch ra giải pháp bạn muốn kiểm tra và công cụ tốt nhất để sử dụng sẽ phụ thuộc vào loại giải pháp bạn đang xem xét. Một số công cụ bạn có thể tham khảo Sơ đồ luồng, Sơ đồ làn bơi hoặc Phân tích chuỗi giá trị.

Làm thế nào sử dụng công cụ

Cách tốt nhất để hiểu FMEA là sử dụng ví dụ. Hãy sử dụng nó để xem xét đề xuất quy trình trả lương đơn giản.

Bước 01:

Xác định giải pháp, hệ thống hoặc quá trình bạn xem xét và nếu thích hợp, vấn đề chính mà bạn muốn nghiên cứu. Liệt kê các yếu quan trọng, theo một thứ tự hợp lý (ví dụ theo thời gian).

Quy tình tính lương được đề xuất – Các yếu tố chính:

  • Bảng chấm công.
  • Tính lương ngày nghỉ
  • Tính giờ làm thêm.

Bước 2: Xây dựng sơ đồ dòng chảy thể hiện giải pháp hoặc quy trình và sự tương tác giữa các bộ phận khác nhau của nó.

Bước 3:

Sử dụng mẫu này để làm việc với từng phần tử trong quá trình này lần lượt.

Chức năng/ Quy trình Thất bại Tác động của thất bại Nghiêm trọng (1) Xảy ra (1) Phát hiện (1) Điểm số ưu tiên rủi ro (2) Hành động đề xuất

Lưu ý: 

(1) Cho điểm từ 1-5 với 1 là thấp và 5 là rất cao về Mức độ nghiêm trọng và Sự xảy ra và 1 là là dễ và 5 là rất khó Phát hiện.

(2) Mức độ nghiêm trọng x Xảy ra x Phát hiện 

Bước 4: 

Với mỗi yếu tố trong quá trình, sử dụng Brainstorming hoặc thực hiện phân  tích rủi ro xác định các thất bại tiềm năng có thể xảy ra. Điền các khiến giải pháp hoặc quy trình có thể thất bại vào cột Thất bại của Ma trận FMEA.

  • Gửi bảng chấm công – nhân viên không nộp bảng chấm công.
  • Gửi bảng chấm công – nhân viên nhập dữ liệu chất lượng sai.
  • Gửi bảng chấm công – nhân viên sử dụng mã không chính xác.
  • Nhập giờ – lỗi của con người trong việc nhập dữ liệu.
  • Tính toán lương nghỉ – Lỗi con người trong việc thiết lập công thức.
  • Tinh toán lương nghỉ –  bảng tra cứu không được duy trì.
  • ……

Bước 5:

Đối với mỗi thất bại tiềm năng, xác định hậu quả:

  • Gửi bảng chấm công – Nhân viên không gửi bảng chấm công – không thanh toán khách hàng, không thanh toán tiền lương cho người lao động.
  • Gửi bảng chấm công – nhân viên nhập dữ liệu sai – Sai hóa đơn khách hàng, quản lý thông tin không đáng tin cậy.
  • Gửi bảng chấm công – nhân viên sử dụng mã không chính xác – quản lý thông tin không đáng tin cậy.
  • Nhập giờ – lỗi con người khi nhập dữ liệu – trả thiếu hoặc trả quá nhiều tiền lương
  • Tính lương nghỉ – lỗi con người trong việc thiết lập các công thức – trả quá nhiều hoặc thấp.
  • ….

Bước 6:

Với mỗi thất bại tiềm năng, sắp xếp mức độ nghiêm trọng, Sự xuất hiện và Phát hiện theo thang sau:

Mức độ nghiêm trọng – Thất bại nghiêm trọng thế nào?

  • 5 – Rất cao (tổn thất rất lớn đe dọa đến khả năng tồn tại của công ty)
  • 4 – Cao (lỗ lớn, công ty vẫn có thể hoạt động)
  • 3 – Thấp(tồn tại lỗ, có thể được khắc phục)
  • 2 – Nhỏ (lỗ tối thiểu, khá đáng kể)
  • 1 – Thấp (không ảnh hưởng)

Khả năng Xảy ra – Thất bại xảy ra thế nào?

  • 5 – Rất cao (phải được giải quyết ngay lập tức, xảy ra rất thường xuyên)
  • 4 – Cao (sẽ gây ra các vấn đề thường xuyên,  xảy ra thường xuyên)
  • 3 – Thấp (sẽ gây ra các vấn đề lẻ tẻ, xảy ra thi thoảng)
  • 2 – Rất thấp (vấn đề ít và xa, không xảy ra thường xuyên)
  • 1 – Thấp (vấn đề có khả năng không xảy ra)

Phát hiện – Mức độ dễ dàng phát hiện thất bại?

  • 5 – Rất Khó
  • 4 – Khó
  • 3 – Có một chút dễ dàng
  • 2 – Dễ dàng
  • 1 – Rất dễ dàng

Trong ví dụ trên, thất bại tiềm ẩn của việc tính toán lương có thể xếp hạng như sau:

  • Mức độ nghiêm trọng 4 – Nếu không được phát hiện, trả thừa lương có thể dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể
  • Xảy ra 5 – Nếu điều đó xảy ra, nó có thể xảy ra rất thường xuyên
  • Phát hiện 3 – Giám đốc điều hành có khả năng phát hiện thừa tiền lương!

Bước 7:

Tính toán Mức độ rủi ro ưu tiên (Risk Priority Number (RPN)) bằng cách nhân 3 cái với nhau. (Mức độ nghiêm trọng x Xảy ra x  Phát hiện).

Trong ví dụ trên, RPN là 60. Đây có thể là một trong những điểm rủi ro nhất trong quá trình này và do đó cần được quản lý.

Bước 8:

Bây giờ Brainstorming về kế hoạch hành động, đưa ra kiến nghị để đối phó với các mối đe dọa tiềm ẩn.

Mẹo:

Đây là nơi mà các nhóm chéo chức năng rất hữu ích. Bằng cách tâp hợp đội nhóm những người giỏi nhất, bạn có thể trấn an bản thân rằng kế hoạch hành động được đề xuất hoàn hảo, thực tế và tương đối dễ cho mọi người thực hiện. 

Trong ví dụ của chúng tôi, việc kiểm tra kỹ lưỡng công thức có thể được bắt buộc và công thức có thể được khóa, từ đó không thể vô tình thay đổi. 

Bước 9:

Một khi bạn đã sửa đổi thiết kế với giải pháp đề xuất, lặp lại quá trình FMEA để xem xét việc thiết kế và đảm bảo không có thất bại tiềm ẩn nào nữa.

Mục tiêu ở đây là phát triển một giải pháp có RPN tổng thể thấp. Trường hợp RPN vẫn còn cao, quay trở lại và xem xét lại kế hoạch của bạn, khi thích hợp.

Những điểm chính

FMEA là một công cụ hữu ích cho việc phát hiện thất bại tiềm ẩn trong quá trình kinh doanh và các giải pháp, dù đã được đặt ra trong công ty hoặc được đề xuất cho tương lai.

Kỹ thuật này được áp dụng đối với các giải pháp kinh doanh và quy trình khi thiết kế sản phẩm. Đề xuất đã được xem xét kỹ lưỡng bằng FMEA sẽ có nhiều khả năng thành công. 

Hpo Banner