Bài viết

2 Th8 2018

Hướng dẫn xây dựng quy trình tinh gọn

Sự khác biệt giữa “Quy trình”“Quy trình tinh gọn” là gì?

Hãy tưởng tượng có một cái hộp đen.

Bạn đưa một vật gì đó vào hộp và một lát sau – có một cái khác đi ra khỏi hộp.

Đơn giản!

  • “Quy trình” là một quá trình biến đổi thứ gì đó – để tạo ra một thứ khác.
  • Còn “Quy trình tinh gọn” là một quá trình biến đổi thứ gì đó – để tạo ra một thứ khác – với lãng phí càng ít càng tốt.

Bạn nghĩ sao?

Trong bài viết này, tôi muốn giải thích cho bạn cách tạo ra một quy trình tinh gọn.

Bạn sẵn sàng chưa?

Chúng ta hãy bắt đầu!

Sự khác biệt giữa Quy trình và Quy trình tinh gọn

Theo từ “Từ điển Cambridge”,

Quy trình = một loạt các bước hành động mà bạn thực hiện để đạt được kết quả.

Tôi thích định nghĩa này.

Ví dụ,

nếu tôi đem một món quà sinh nhật (chiếc ô tô đồ chơi) ra bưu điện để chuyển phát nhanh, quy trình sẽ như sau:

  • Yêu tố đầu vào = Chiếc ô tô đồ chơi
  • Quy trình = Điền mẫu thông tin, đóng gói, xác nhận, phân loại, sắp xếp, vận chuyển…
  • Kết quả đầu ra = Chiếc ô tô đến tay người nhận

Hãy xem,

những gì còn thiếu trong định nghĩa về quy trình mà tôi vừa đưa ra?

Đó chính là,

không có tham chiếu về “thời gian – phải mất bao lâu để hoàn thành?”

Nói cách khác,

nếu quá trình chuyển phát nhanh kéo dài những 15 ngày thì sao?

Thành thật mà nói, tôi không nghĩ rằng bạn sẽ hài lòng với khoảng thời gian này!

Ngược lại,

một quy trình tinh gọn – sẽ chú ý rất nhiều tới thời gian cần thiết để hoàn tất quy trình.

Lưu ý: Trong quy trình tinh gọn, thời gian thực hiện được rút ngắn, nhưng chất lượng vẫn phải được đảm bảo 100%.

Tầm quan trọng của yếu tố Quy mô

Vừa rồi, những gì mà chúng ta thảo luận được gói gọn trong 1 quy trình đơn lẻ.

Bây giờ, hãy xem xét tổng thể toàn bộ doanh nghiệp,

Một doanh nghiệp được vận hành bởi rất nhiều quy trình. Muốn tinh gọn doanh nghiệp, bạn phải tinh gọn tất cả các quy trình.

Điều này chắc chắn không thể hoàn tất chỉ trọng một đêm!

Đề xuất của tôi là:

  • Lập bản đồ chuỗi giá trị,
  • Chọn khu vực cần tinh gọn, sau đó
  • Tinh gọn từng quy trình,
  • Cải thiện các bước đơn lẻ,
  • Quy trở lại, xử lý chuỗi giá trị,
  • Cuối cùng là toàn bộ doanh nghiệp.

Ví dụ quy trình chuyển phát nhanh

Quay trở lại,

Với quy trình chuyển phát nhanh, hình dung rằng phải mất 15 ngày để chuyển món quà (chiếc ô tô đồ chơi) tới tay người nhận – Và khách hàng không hài lòng với khoảng thời gian này.

Do đó,

Chúng ta phải biến đổi “Quy trình” này thành “Quy trình tinh gọn” thông qua việc loại bỏ các lãng phí và tập trung vào việc rút ngắn thời gian vận chuyển.

Nhớ rằng,

Mục tiêu rút ngắn thời gian phải được thực hiện với 100% về chất lượng!

Không có ngoại lệ.

Tôi biết có thể bạn đang nghĩ gì…

Nếu muốn chất lượng hơn, thì cần nhiều công sức và nhiều thời gian hơn.

Quan điểm này SAI RỒI!

Đây là cách suy nghĩ cũ

Hãy xem W.E.Deming (người được coi là cha đẻ của quản trị chất lượng) nói gì: “Chất lượng không phải từ kiểm tra, nó đến từ việc cải tiến quy trình.”

Bạn phải tin rằng có một phương pháp để có chất lượng hơn với ít thời gian hơn.

Nó có tồn tại!

Chắc chắn!

Bạn chỉ cần xây dựng một tổ chức tinh gọn, có sử dụng mô hình quản trị tinh gọn. Là được!

Điểm chốt cuối cùng,

Sự khác biệt giữa “Quy trình”“Quy trình tinh gọn” – Đó là trong Quy trình tinh gọn, chúng ta tập trung vào rút ngắn thời gian thực hiện và đảm bảo 100% chất lượng.

Vậy,

Làm thế nào để xây dựng một quy trình tinh gọn?

Thứ nhất, tìm hiểu về mô hình quản trị tinh gọn.

Sau đó,

# Bước 1 – Rà soát quy trình và tập trung loại bỏ 8 loại lãng phí.

  • Vẽ lưu đồ quy trình,
  • Quan sát thực tế,
  • Phân tích các loại lãng phí đang tồn tại trong quy trình.

Đọc thêm về: 8 loại lãng phí doanh nghiệp phải tìm cách loại bỏ.

# Bước 2 – Lập nhóm dự án để cải thiện Chất lượng và rút ngắn Thời gian.

Bạn nên tìm hiểu về các công cụ quản trị tinh gọn như: 5S, U-Cell, Just in time, Kanban…

# Bước 3 – Lượng hóa và theo dõi số liệu.

Sau đó,

Tạo bảng dữ liệu các thông số đo lường hiệu quả – bao gồm các số liệu có thể thu thập và – theo dõi để cải thiện chúng.

# Bước 4 – Triển khai các giải pháp được đề xuất.

Sau khi có dữ liệu,

Tổ chức họp các thành viên dự án, mời những người liên quan, để phát triển các ý tưởng nhằm: loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng, rút ngắn thời gian…

Cuối cùng,

Lựa chọn các ý tưởng khả thi và thực hiện chúng.

Chúc bạn xây dựng quy trình tinh gọn thành công!

Chia sẻ cho Đồng nghiệp, nếu bạn thấy hữu ích!

hướng dẫn okr cho ceo
shares