Huấn luyện nhân viên thông qua sự thay đổi

1. Thay đổi đang diễn ra từng ngày

Thế giới đang thay đổi nhanh chóng, và không có tổ chức nào thành công khi cứ đứng yên một chỗ trong thời gian dài. Sản phẩm mới, dịch vụ mới, và cách thức làm việc mới => có nghĩa là chúng ta cần liên tục học hỏi những kỹ năng mới, và thích ứng với những thay đổi liên tục ở nơi làm việc.
Bởi vì bạn cần thay đổi cách thức quản lý để hỗ trợ những nhân viên bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Với sự hỗ trợ này, bạn có thể chủ động thực hiện những thay đổi dễ dàng và ít khi bị rối hơn.
Nhưng, bất chấp những nỗ lực của các nhà quản lý cấp trung và lãnh đạo cấp cao, hoạt động hỗ trợ có gặp thể khó khăn.

• Nhiều nhà quản lý thấy sự thay đổi đang xảy ra với mình, hơn là cảm thấy rằng họ là một phần giá trị trong tương lai của tổ chức.
• Đặc biệt những nhà quản lý đang được hưởng lợi từ tình trạng hiện tại – sẽ thấy rằng họ có thể bị mất đi những lợi ích đó nếu sự thay đổi xẩy ra.

2. Làm thế nào bạn có thể huấn luyện nhân viên thông qua sự thay đổi

Huấn luyện nhân viên thông qua sự thay đổi cần có thời gian và sự kiên nhẫn:

• Khuyến khích nhân viên nhìn nhận sự thay đổi như một cơ hội chứ không phải là một mối đe dọa.
• Giúp mọi người hiểu và nắm lấy cơ hội thay đổi.
• Xây dựng một đội nhóm mạnh hơn và giao tiếp nhiều hơn, nơi mà mọi người đều nhận thức được vai trò và giá trị của họ trong tổ chức.
• Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển tài năng.
• Ngăn chặn những nhận thức tiêu cực vượt ra khỏi tầm kiểm soát của bạn và lan truyền sang các thành viên khác.

Một số người trải qua một thời gian khó khăn để làm điều này, và huấn luyện có thể giúp họ phát triển sự hiểu biết đầy đủ về những gì đang xảy ra, và tại sao nó xảy ra.

3. Nhận thức tích cực về sự thay đổi

Thay đổi trong một tổ chức có thể là:

• Một sự gia tăng (nhỏ).
• Hoặc một sự chuyển đổi (lớn).

Ví dụ:

• Một sự thay đổi gia tăng: kỳ vọng và mục tiêu hiệu suất để duy trì cạnh tranh, hoặc thay đổi cách xử lý các cuộc gọi bán hàng.
• Một sự thay đổi chuyển hóa: đầu tư vào một doanh nghiệp mới, cơ cấu lại các phòng ban trong tổ chức, hoặc bán đi một phần của doanh nghiệp.

Mức độ mà mọi người cảm thấy bị đe dọa – hoặc kích thích – không phải luôn luôn liên quan tới sự thay đổi.
Nhưng đúng hơn, đó là chỉ là cách họ cảm thấy bị ảnh hưởng.
Ví dụ, nếu tổ chức của bạn đang mở rộng,

• Một số người sẽ ủng hộ sự thay đổi bởi vì họ nhìn thấy cơ hội thăng tiến hoặc vui thích với những công việc mới đa dạng hơn.
• Những người khác có thể không thích ý tưởng làm việc trong một đội lớn hơn, hoặc họ có thể cảm thấy bị đe dọa bởi những người mới gia nhập tổ chức.

Các giai đoạn khác nhau của sự thay đổi cũng sẽ ảnh hưởng đến cách mọi người phản ứng. Ví dụ,

• Một số người sẽ thích ứng tốt trong giai đoạn đầu tiên của sự thay đổi, nhưng điều đó không có nghĩa là họ sẽ chấp nhận nó trong thời gian dài.
• Tương tự như vậy, những người thấy khó thay đổi lúc bắt đầu không có nghĩa là họ sẽ không chịu thích ứng trong các giai đoạn sau.

4. Một ví dụ về huấn luyện thông qua thay đổi

Tại một cuộc họp nhóm, bạn thông báo quyết định mới của giám đốc điều hành cấp cao. Đó là đội của bạn sẽ được cơ cấu lại để đáp ứng mục tiêu kinh doanh của năm tới.
Giả sử rằng thông điệp của bạn được hầu hết các thành viên hiểu vì bạn nêu rất rõ ràng lý do tại sao sự thay đổi là cần thiết. Trong suốt buổi làm việc, bạn nhận thấy có một nhóm nhân viên đang trao đổi qua lại với những phản ứng tiêu cực có thể lây lan cho các nhân viên khác. Thay vì gọi những người này, bạn quyết định nói chuyện riêng với từng người sau cuộc họp. Dưới đây là một kịch bản giả định:

Bạn:	Tôi nhận thấy thông báo của tôi đã thu hút sự chú ý của bạn. Bạn có đồng ý với những giải pháp được đề xuất không?
Nhân viên:	Tôi đã quen với sự thay đổi ở đây. Mỗi năm, đều có điều chỉnh, nhưng nó không có nghĩa gì cả. Cuộc sống vẫn cứ tiếp diễn thôi.
Bạn:	Chúng ta sẽ nói về nó nhiều hơn một chút nhé?
Nhân viên:	Hãy nhìn xem, tôi biết anh đang làm công việc của mình, và anh phải đáp ứng yêu cầu của cấp trên. Nhưng tôi không nghĩ rằng họ biết những người bình thường phải kiếm sống như thế nào và kiếm tiền để mua thức ăn cho gia đình ra sao?
Bạn:	Bạn nghĩ liệu tôi có hiểu được điều này?
Nhân viên:	Có lẽ, nhiều hơn một chút so với họ. Nhưng anh có thực sự nghĩ rằng điều này đem lại sự thay đổi gì đó cho năm tới?
Bạn:	Có chứ. Tôi hiểu những gì anh nói khi mô tả cuộc sống đang diễn ra, nhưng việc tái cơ cấu đội sẽ xảy ra vì những lý do tôi đã giải thích.
Nhân viên:	Vì vậy, với thay đổi này tôi còn lại gì? Anh đã nói về một quá trình, nhưng tôi không rõ về công việc của tôi trong ba tháng tới.
Bạn:	Anh đang cảm thấy như thế nào?
Nhân viên:	Tôi cảm thấy như thể không có gì thay đổi với các quyết định. Tôi không thể thay đổi tổ chức, nhóm, và công việc của tôi – không có gì.
Bạn:	Anh có thể thay đổi nhiều thứ hơn anh nghĩ đấy. Anh sẽ làm gì nếu anh có thể?
Nhân viên:	Vâng, tôi sẽ nói với Chủ tịch công ty tôi cảm thấy như thế nào?
Bạn:	Đó là?
Nhân viên:	Tôi cảm thấy tức giận – và đó là những gì tôi cảm nhận, tôi sẽ tìm việc làm ở nơi khác.
Bạn:	Có phải đó là tất cả những gì anh thấy?
Nhân viên:	Nhiều người cũng thấy vậy.
Bạn:	Vâng, bây giờ, tôi quan tâm đến cảm xúc của anh nhiều hơn. Và mọi việc có thể rất khác với những gì anh nghĩ.
Nhân viên:	Tôi là người có kinh nghiệm nhất trong nhóm, nhưng tôi không cảm thấy rằng tôi là thứ có giá trị ở đây. Nếu có ai đó ra đi, người đó sẽ là tôi.
Bạn:	Tôi hiểu lý do tại sao điều này có vẻ là một mối đe dọa, và chúng ta cần trao đổi kỹ hơn. Tôi có thể nói với bạn rằng không có kế hoạch cố định cho bất cứ ai trong đội. Tthật ra nó là cảm giác của anh về những gì có thể xảy ra, cảm giác đó là sự lo lắng, và cảm giác thì không phải sự thật. Tại sao chúng ta không nói về điều này ở từng giai đoạn của quá trình thay đổi?
Nhân viên:	Đó là điều tôi đang quan tâm.

Có vẻ như cuộc trò chuyện huấn luyện chỉ mới bắt đầu xác định những gì đang thực sự xảy ra, nhưng đó thường là cách huấn luyện viên làm việc:

• Họ không bắt buộc phải biến nó thành các vấn đề nghiêm trọng.
• Ở phần cuối, bạn biết rằng sợ hãi là phản ứng tự nhiên với sự thay đổi, do vậy giao tiếp cởi mở sẽ là một cách tốt hơn để đối phó với nỗi sợ đó.

5. Lưu ý khi huấn luyện nhân viên thông qua thay đổi

Dưới đây là một số khuyến nghị mà bạn có thể tham khảo:

• Đừng nản chí nếu bạn đã đồng ý với sự thay đổi, và nhân viên của bạn chưa thích ứng được
• Hãy dành thời gian tìm hiểu được lý do tại sao mọi người cảm thấy và phản ứng theo cách họ đang làm.Không nên vội vã – một số người có thể không muốn nói về cảm xúc của họ tại nơi làm việc. Những người khác có thể bị bối rối. Là một huấn luyện viên, bạn cần có cách tiếp cận phù hợp với từng cá nhân.
• Hãy chắc chắn rằng người mà bạn đang huấn luyện biết lý do tại sao bạn làm điều này.
• Giải thích lý do tại sao tổ chức cần thay đổi, và những lợi ích của sự thay đổi.
• Giải thích điều này trên quan điểm của mọi thành viên, bao gồm cả những người có nguy cơ bị ảnh hưởng về việc làm.
• Mọi người cần thấy tương lai sẽ trông như thế nào và điều này sẽ ảnh hưởng gì đến họ.
• Sau đó, tập trung vào các mục tiêu của nhân viên với mục tiêu của tổ chức phù hợp sau sự thay đổi như thế nào.

• Hãy nhớ rằng bộ công cụ huấn luyện: câu hỏi, lắng nghe tích cực và tổng hợp giá trị gia tăng.

Hãy:

• Luôn nhìn về tương lai.
• Huấn luyện với sự tin tưởng, lắng nghe và tôn trọng lẫn nhau.
• Thách thức những định kiến và giả định, nhưng hãy hỗ trợ.
• Không phán xét, hãy cởi mở.
• Có thể tiếp cận một cách không chính thức và nên linh hoạt.

Hãy nhớ rằng, một huấn luyện viên không ép buộc người khác thay đổi, mà để họ tự nhận thức và tự thay đổi.

Những điểm chính

Huấn luyện là một công cụ mạnh mẽ để giúp nhân viên hiểu và nắm lấy cơ hội thay đổi trong tổ chức. Nó có thể mất thời gian và đòi hỏi sự kiên nhẫn, nhưng đầu tư cho huấn luyện thường sẽ đem lại kết quả trong dài hạn. Tìm hiểu phản ứng của nhân viên trong mọi giai đoạn của sự thay đổi. Sau đó giải thích những lợi ích của sự thay đổi, đảm bảo sự phù hợp giữa các mục tiêu và nhu cầu của họ với các mục tiêu của tổ chức. Huấn luyện thông qua thay đổi sẽ xây dựng một đội nhóm mạnh mẽ, nơi mọi thành viên biết vai trò và giá trị của họ đối với tổ chức.