Nhà quản lý giỏi dẫn dắt bằng sự Gương mẫu.
Là một quản lý mới, có thể bạn đối mặt với một số thách thức như:
- Phát triển các quy trình hiệu quả,
- Thiết lập mục tiêu cho đội của bạn,
- Và đảm bảo các thành viên đang phát huy hết tiềm năng của họ.
Bài viết này, chia sẻ một số chiến lược, giúp bạn quản lý đội nhóm thành công. Cho dù bạn đang quản lý một nhóm nhỏ (hoặc toàn bộ một đội lớn), mối quan tâm chính của bạn có thể là:
- Làm thế nào để thiết lập mục tiêu cho đội của tôi?
- Khi bạn từ “Nhân viên” trở thành “Quản lý”, có thể ảnh hưởng đến tình đồng nghiệp trước đây?
- Làm sao để thúc đẩy người khác và có được sự tôn trọng của họ?
- Các thành viên không thích bạn? Hoặc họ không thích nhau?
Lúc đầu, bạn có thể cảm thấy khó khăn và choáng ngợp… Nhưng với chiến lược đúng đắn, bạn sẽ nhanh chóng vượt qua và trở thành một nhà quản lý giỏi:
Mục lục
1. Xác định đúng vai trò mới của bạn
Trước tiên, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ trách nhiệm, mục tiêu và vai trò mới của mình:
- Đầu tiên, hãy đọc bản mô tả công việc,
- Sau đó, nói chuyện với cấp trên về trách nhiệm chính và mục tiêu của bạn,
- Nhớ ghi lại các kỳ vọng của cấp trên đối với bạn.
Nếu có thể, hãy nói chuyện với người tiền nhiệm:
- Xem trách nhiệm chính là gì?
- Mục tiêu quan trọng nhất?
- So sánh với bản thảo trách nhiệm và mục tiêu của bạn.
Cuối cùng, nói chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn:
- Họ kỳ vọng điều gì?
- Những hướng dẫn họ cần trong công việc?
2. Làm việc với người cố vấn
Khi bạn bắt đầu một vai trò mới, hãy tìm một người cố vấn:
- Người có thể cung cấp phản hồi về hiệu suất của bạn,
- Và huấn luyện các kỹ năng cụ thể mà bạn cần để thành công.
Một người cố vấn có thể cung cấp lời khuyên vô giá và giúp bạn tự tin (yếu tố quan trọng khi trở thành quản lý). Để tìm được một người cố vấn:
- Hãy nhìn vào bên trong tổ chức của bạn, xem nhà lãnh đạo cấp cao nào có thể giúp bạn?
- Ngoài ra, hãy xem trong mạng lưới quan hệ của bạn, có ai không?
Nhớ rằng cố vấn là một mối quan hệ hai chiều, bạn cần phải có một cái gì đó để cung cấp cho cố vấn. Và họ sẽ giúp bạn:
- Cung cấp một cái nhìn mới (tầm nhìn rộng hơn) về lĩnh vực của bạn,
- Giúp bạn tiếp cận và làm quen với công nghệ mới,
- Và giới thiệu bạn với các chuyên gia khác.
3. Xây dựng mối quan hệ tốt
Theo Dale Carnegie, phần quan trọng nhất (trong vai trò quản lý) là khả năng kết nối cá nhân (mối quan hệ chất lượng) với các thành viên trong nhóm của bạn.
Là nhà quản lý, bạn không còn là “BẠN” của mọi người:
- Trách nhiệm đầu tiên của bạn là một nhà LÃNH ĐẠO,
- Và để làm điều đó, bạn cần cân bằng các mối quan hệ.
Hãy cởi mở với các thành viên trong nhóm, bằng cách:
- Chia sẻ kinh nghiệm công việc và cuộc sống cá nhân của bạn,
- Đừng ngại chia sẻ những sai lầm bạn mắc phải, nó giúp mọi người cởi mở với bạn.
Cách này giúp nhân viên hiểu:
- Bạn là ai,
- Tại sao bạn ở đó,
- Và tại sao họ có thể tin tưởng bạn?
Điều quan trọng: Bạn chia sẻ vì bạn muốn có mối quan hệ chất lượng với đội của mình.
Và mấu chốt là tôn trọng sự khác biệt (đôi khi khó chịu) của từng thành viên. Họ có thể:
- Có đặc điểm văn hóa, thậm chí tôn giáo, khác nhau,
- Thuộc các thế hệ khác nhau,
- Hoặc kinh nghiệm và cá tính khác nhau…
Sử dụng sự đa dạng của các thành viên, để khuyến khích họ thảo luận sôi nổi trong các cuộc nói chuyện.
4. Xác định mục tiêu và truyền đạt
Trước khi tạo ra các thay đổi lớn về hoạt động của đội nhóm, hãy dành thời gian để tìm hiểu hiện trạng. Sau đó, nói chuyện với mọi người về:
- Sự ưu tiên và Mục tiêu của đội tại thời điểm này là gì?
- Nó đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức như thế nào?
- Mục tiêu của các thành viên…
5. Hãy là một hình mẫu tốt
Là nhà quản lý, bạn cần nhận thức rằng:
Các thành viên luôn quan sát bạn!
Vì vậy, nếu bạn muốn định hình hành vi của nhân viên, cải thiện hiệu suất, và xây dựng những thói quen tốt, bạn cần phải đi đầu làm gương. Tức là, bạn phải trở thành hình mẫu, cho những gì bạn muốn đội nhóm trở thành.
Nếu bạn muốn mọi người tin tưởng lẫn nhau, thì trước tiên, chính bạn hãy thể hiện sự tin tưởng với các thành viên.
Bằng cách làm gương và xây dựng năng lực chuyên môn, bạn sẽ có được sự tin tưởng của đội. Từ đó, họ sẽ đi theo sự dẫn dắt của bạn!
6. Phản hồi kịp thời
Tại sao phản hồi quan trọng?
- Nhân viên không thể phát triển, nếu họ không biết, cụ thể là họ phải thay đổi điều gì?
- Nhân viên sẽ không có động lực, nếu bạn không ghi nhận và khen ngợi sự tiến bộ của họ.
Vì vậy:
- Hãy phản hồi thường xuyên,
- Phản hồi càng cụ thể càng tốt,
Điều quan trọng là:
- Cân bằng giữa phản hồi tích cực (những hành vi nhân viên làm tốt) và phản hồi tiêu cực (điều mà nhân viên cần cải thiện).
- Hãy nhất quán và công bằng trong việc phản hồi với các thành viên. Nếu không họ sẽ ganh tị và dẫn đến xung đột.
7. Giao việc
Các nhà quản lý giỏi biết rằng: Mình không thể làm tất cả. Đó là lý do, bạn cần giao việc hiệu quả.
Khi bạn có kỹ năng giao việc tốt:
- Bạn quản lý các nhiệm vụ của đội hiệu quả hơn,
- Đồng thời, phát triển các kỹ năng cho nhân viên và gia tăng sự tự tin của họ.
Để giao việc thành công:
- Hãy chắc chắn rằng bạn bố trí công việc phù hợp với thế mạnh của từng thành viên.
- Khi giao nhiệm vụ, nói với nhân viên về các kết quả cần đạt được và khi nào cần hoàn thành (deadline).
- Đừng trở thành nhà quản lý vi mô (vụn vặt). Hãy tránh ôm đồm và can thiệp quá sâu vào từng bước thực hiện chi tiết của nhân viên.
- Kiểm tra định kỳ, xem xét họ cần sự giúp đỡ hay không?
8. Linh hoạt
Quản lý không thể chỉ dùng 1 phương pháp. Các tình huống khác nhau đòi hỏi bạn phải “đội mũ” khác nhau. Nhà quản lý hiệu quả luôn có trực giác nhạy bén, để nhận ra khi nào cần phải “thay mũ” và thay đổi vai trò. Ví dụ:
- Đôi khi, bạn cần ở vai trò là một nhà lãnh đạo truyền cảm hứng cho đội,
- Vào núc khác, bạn cần trở thành một người hòa giải (xử lý xung đột),
- Thậm chí, có lúc bạn chỉ cần làm một “bù nhìn”, hoặc trở thành một nhà đàm phán…
Những điểm chính
Nếu bạn là một nhà quản lý mới, bạn cần học hỏi kỹ năng quản lý và nâng cao sự tự tin của mình. Để thành công:
- Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ trách nhiệm chính và mục tiêu của bạn.
- Cố gắng tìm một người cố vấn, và cam kết học tập các kỹ năng quan trọng để làm việc hiệu quả hơn.
- Đặt mục tiêu cho đội, và chắc chắn rằng, bạn giao tiếp thường xuyên với các nhân viên của mình để xây dựng mối quan hệ chất lượng.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng bạn không thể làm tất cả mọi thứ một mình. Xác định nhiệm vụ mà bạn có thể giao cho nhân viên, và tìm hiểu các để trở nên linh hoạt trong từng tình huống.
