Blog

Hiệu suất của nhân viên là Sức khỏe của doanh nghiệp

Muốn hiện thực hóa được Tầm nhìn của tổ chức, bạn cần chia nhỏ nó thành các mục tiêu. Vậy điều gì giúp bạn hoàn thành mục tiêu? Là đội ngũ nhân viên. Đúng vậy, chính là Nhân viên của bạn!

Đối với hầu hết các tổ chức, “con người” thực sự là “tài sản quan trọng nhất”. Và cần được theo dõi và chăm sóc kỹ càng.

Hãy tưởng tượng, mỗi ngày bạn uống 5 lít rượu, 5 bao thuốc lá mà không đi khám sức khỏe thì liệu bao lâu sẽ chết?

Không theo dõi và chăm sóc sức khỏe thì hậu quả thật khôn lường. Đối với nhân viên cũng vậy, bạn cần phải theo dõi và chăm sóc họ.

Làm thế nào?

Thực hiện một quy trình quản lý hiệu suất làm việc sẽ giúp bạn “giữ liên lạc” thường xuyên với nhân viên, qua đó để ghi nhận những thành công của họ, loại bỏ các vấn đề đang kìm hãm và giúp nhân viên đạt được mục tiêu nghề nghiệp.

Tiến hành đánh giá hiệu suất nhân viên thường xuyên sẽ giúp bạn:

  • Phát hiện và loại bỏ các rào cản để làm việc hiệu quả.
  • Giải quyết những bất mãn mà nếu không sẽ khiến nhân viên bỏ việc.
  • Tập trung nỗ lực của nhân viên theo đúng hướng.
  • Khuyến khích nhân viên làm việc hướng tới các mục tiêu quan trọng.
  • Giúp họ phát triển các kỹ năng và năng lực cần thiết để đạt được các mục tiêu trong tương lai.
  • Chúc mừng thành công của họ.

Mục lục

Mục đích đánh giá hiệu suất nhân viên

Theo truyền thống, các đánh giá hiệu suất nhân viên không thường xuyên, từ trên xuống, và là các đánh giá chủ quan. Những hình thức đánh giá này thường diễn ra theo kiểu tập trung vào những điều tiêu cực để phê bình nhân viên.

Vì nhận thức nhân viên về hiệu suất của họ thường khác với người quản lý, nên hình thức đánh giá này thường dẫn đến xung đột, hiểu lầm và chống đối. Cả hai bên đều phòng thủ, và toàn bộ quá trình đánh giá trở nên tiêu cực. Kết quả là, đánh giá hiệu suất mang một tiếng xấu, và không cung cấp các kết quả tích cực mà họ cần.

Tuy nhiên, khi được sử dụng đúng cách, các đánh giá hiệu suất có thể giúp xây dựng một mối quan hệ hợp tác cởi mở, tích cực giữa nhân viên và người quản lý. Công tác đánh giá sẽ cung cấp một “diễn đàn” hữu ích để đưa ra phản hồi về những gì tốt hoặc chưa tốt. Đây cũng là thời điểm tạm nghỉ để bạn và nhân viên có thể cùng nhau nhìn lại và tiến tới các mục tiêu hiện có, thảo luận và giải quyết mọi vấn đề liên quan, và ăn mừng những thành tựu đạt được.

Tất nhiên, với tư cách là người quản lý, bạn cần đảm bảo luôn theo sát để cung cấp nguồn lực như đã cam kết và loại bỏ các chướng ngại vật trong quá trình thực hiện công việc. Nếu bạn làm tất cả những điều này, bạn sẽ thấy rằng nhân viên hoạt động tốt hơn, có động lực hơn và tỷ lệ nghỉ việc ít hơn.

Tiến hành đánh giá hiệu suất nhân viên

Nếu đánh giá thành công, người được đánh giá cần cảm thấy rằng họ đã có cơ hội công bằng để đóng góp vào kết quả. Các cuộc đánh giá phải là các cuộc thảo luận hai chiều. Chỉ cần nói với nhân viên những gì họ đang làm tốt và chưa tốt để thúc đẩy họ làm tốt hơn: khi làm việc cùng nhau, bạn thiết lập một phương tiện theo dõi liên tục và đánh giá hiệu suất so với mục tiêu đã thống nhất.

Trước buổi đánh giá hiệu suất nhân viên

Thực hiện những điều sau đây trước khi đánh giá:

Xem lại tài liệu thích hợp: Xem lại mô tả công việc cho người bạn đang đánh giá, cũng như báo cáo mục tiêu của họ từ các đánh giá trước đó. Điều quan trọng là mọi người hiểu rõ về những gì được mong đợi trong vai trò của họ, cả về nhiệm vụ và cả về kiến ​​thức, kỹ năng, khả năng (KSA) mà họ cần phát triển. Khi bạn làm điều này, hãy suy nghĩ xem các tài liệu này có phản ánh công việc mà họ thực sự làm hay không. Nếu có sự khác biệt, bạn phải suy nghĩ lại về mô tả công việc và xem xét liệu các mục tiêu trong quá khứ có còn liên quan đến hiện tại hay không.

Yêu cầu tự đánh giá: Yêu cầu nhân viên tự đánh giá hiệu suất trước cuộc họp. Điều này có thể được thực hiện ở dạng bài luận, hoặc các câu hỏi trắc nghiệm để nhân viên chọn câu mô tả đúng nhất về hiệu suất của họ. Nếu bạn đang sử dụng một trong các định dạng kiểu câu hỏi này, hãy đảm bảo rằng các tùy chọn bạn trình bày phản ánh các năng lực yêu cầu trong mô tả công việc. Đồng thời, hãy hỏi nhân viên xem có bất kỳ vấn đề nào nổi bật mà bạn cần chuẩn bị trước không? Bằng cách đó, bạn có thể giải quyết đầy đủ và toàn diện các vấn đề này tại buổi đánh giá hiệu suất.

Hoàn thành bản đánh giá của cá nhân mình: Cho dù phương pháp tự đánh giá bạn chọn là gì, hãy hoàn thành nhiệm vụ đánh giá của bạn đối với từng người. Hãy chuẩn bị các dẫn chứng cụ thể để hỗ trợ cho việc phân loại của bạn, đặc biệt là ở những mảng công việc bạn cảm thấy rằng người đó đang hoạt động kém.

Trường hợp cần thiết, soạn thảo kế hoạch cải tiến hiệu suất: Điều này cung cấp những ý tưởng và cách tiếp cận mà bạn có thể rút ra trong cuộc phỏng vấn và bạn có thể tinh chỉnh điều này trong buổi đánh giá hiệu suất. Khi cần giải quyết những vấn đề liên quan đến hiệu suất kém, bạn có thể tham khảo bài viết xử lý nhân viên có hiệu suất kém để có một số ý tưởng thực tế để giải quyết vấn đề trên.

Mẹo:
Khi lên lịch họp đánh giá hiệu suất, đừng hoãn lại. Việc hoãn lại đó cũng giống như nói với người có liên quan rằng “có điều gì đó quan trọng hơn bạn”. Đây là một thông điệp đặc biệt xấu được gửi đi khi bạn thảo luận về điều gì đó mang yếu tố cá nhân như hiệu suất.

Trong buổi đánh giá hiệu suất nhân viên

Cân nhắc thực hiện những điều sau đây trong buổi đánh giá:

Tạo môi trường hỗ trợ: Trước tiên, hãy tìm thời điểm bạn có thể đóng cửa và đảm bảo không bị gián đoạn: điều quan trọng là bạn tập trung vào việc đánh giá. Giải thích mục đích của chương trình, và sau đó bao gồm mọi thứ bạn đã nói: hiệu suất liên quan đến kỳ vọng, mục tiêu đạt được, mục tiêu trong tương lai, bất kỳ vấn đề nào có thể nhận được khi ta đạt được mục tiêu, v.v. Điều này giúp giữ cho mọi thứ khách quan và giảm thiểu khả năng phòng thủ. Và hãy nhớ gắn với các kết quả và vấn đề cụ thể: đừng đưa ra những thứ khái quát.

Đề cập các mặt tích cực đầu tiên: Là người quản lý, bạn muốn nhân viên làm việc theo thế mạnh của họ, để bạn và họ có thể phát huy khả năng tốt nhất có thể. Hãy tập trung vào những điều tích cực, và những điều tiêu cực sẽ dần biến mất. Nếu bạn cứ khăng khăng tập trung vào những việc không tốt sẽ khiến nhân viên mất tinh thần, và buổi đánh giá hiệu suất đáng lẽ đầy tính phát triển lại trở thành một buổi phán xét.

Giải quyết bất kỳ khu vực nào để cải thiện: Khuyến khích nhân viên tự quan sát chính mình về những điểm yếu. Điều này làm giảm tính phòng thủ, và nó tạo ra môi trường tốt cho phần còn lại của cuộc họp. Khi người khác đang nói chuyện, hãy lắng nghe tích cực, và khi thích hợp, hãy lặp lại thông tin để đảm bảo rằng bạn hiểu chính xác những gì đang được nói. Ngoài ra, hãy xem xét so sánh và đối chiếu đánh giá của bạn về kỹ năng của người đó với việc tự đánh giá, và lưu ý thảo luận về bất kỳ sự khác biệt đáng kể nào. Khi bạn cung cấp và nhận phản hồi, hãy chắc chắn tập trung vào tình huống – chứ không phải cá nhân. Và khi có những bất đồng, cho phép người đó mô tả quan điểm của mình và cố gắng đạt được sự đồng thuận trước khi tiếp tục.

Xác định các chướng ngại vật: Có điều gì khiến nhân viên của bạn không phát huy được tối đa hiệu suất? Có lẽ một đồng nghiệp ở một bộ phận khác thường xuyên cung cấp những thông tin cần thiết quá muộn, hoặc có thể thành viên nhóm của bạn đang dành nhiều thời gian hơn cho một quy trình mà có thể được tự động với sự trợ giúp từ CNTT?

Thảo luận các giải pháp: Với các vấn đề được xác định rõ ràng và thống nhất, bây giờ bạn có thể tập trung vào một kế hoạch cải tiến. Đồng ý những gì bạn sẽ làm, và đặt mục tiêu cụ thể để giải quyết vấn đề.

Đặt ra các mục tiêu mới: đánh giá là một cơ hội xem xét cách cải thiện hiệu suất, cũng như lên kế hoạch phát triển trong tương lai. Hãy dành thời gian khám phá những cách thức mà người này có thể đóng góp cho thành công của tổ chức và đặt ra mục tiêu phù hợp. Và đồng ý cách họ có thể phát triển kỹ năng của mình hơn nữa, để họ có thể làm việc hiệu quả hơn trong tương lai. Đây cũng là thời điểm tốt để hỏi từng người về mục tiêu nghề nghiệp của mình., thảo luận cách mà bạn có thể cung cấp các cơ hội hoặc nghề nghiệp có liên quan tới vai trò của họ để giúp họ đạt được các mục tiêu này, trong khi vẫn đang hướng tới mục tiêu của tổ chức.

Tóm tắt: Kết thúc bằng một bản tóm tắt rõ ràng về những gì đã được thảo luận và những gì đã được thống nhất. Lập kế hoạch một cuộc họp khác nếu có nội dung cần theo dõi tiếp. Kết thúc bằng một lưu ý tích cực và đảm bảo rằng đây là khởi đầu của quá trình phản hồi liên tục, thay vì kết thúc cuộc thảo luận cho đến năm sau.

Sau buổi đánh giá hiệu suất nhân viên

  • Lập kế hoạch cho các cuộc họp đánh giá thường xuyên. Hãy suy nghĩ về mức độ thường xuyên bạn nên tiến hành các cuộc họp này. Ví dụ: trong một số tổ chức, có các phiên hàng quý có thể là tốt nhất.
  • Lên lịch cho các hành động đã hứa. Khi bạn đã đồng ý theo dõi các hành động, hãy lên lịch một cách thích hợp hoặc đặt chúng vào To-Do List hoặc Action Program.
  • Hãy nhớ rằng, các cuộc họp này không phải là tùy chọn. Đánh giá hiệu suất đang diễn ra là rất quan trọng nếu bạn muốn thu hút những người giỏi nhất.

Mẹo 1:
Áp dụng nguyên tắc mà không thành viên nhóm nào phải ngạc nhiên bởi điều họ học được trong buổi đánh giá hiệu suất. Là người quản lý, bạn nên đưa ra phản hồi về hành vi tích cực và tiêu cực ngay lập tức, không phải sau buổi đánh giá hiệu suất. Nếu bạn đối phó với các vấn đề ngay lập tức, bạn có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề ngay khi nó chưa phát sinh. Nếu bạn để các vấn đề xảy ra, chúng sẽ trở nên nghiêm trọng và khó giải quyết.

Mẹo 2:
Một số người khuyên bạn nên đưa ra phản hồi dưới dạng “bánh sandwich”, với phản hồi tiêu cực được kẹp giữa các phần phản hồi tích cực. Trong nhiều trường hợp, đây là một gợi ý tuyệt vời, và nó có thể khiến mọi người tràn đầy năng lượng và sự nhiệt tình.

Tuy nhiên, đừng làm thế nếu nhân viên thực sự cần phải thay đổi. Bằng cách cung cấp phản hồi tích cực cuối cùng, bạn có nguy cơ bị mọi người quên phản hồi tiêu cực của mình hoặc nghĩ rằng bằng cách nào đó, có thể bỏ qua nó.

Những điểm chính

Đánh giá hiệu suất không phải là trải nghiệm tiêu cực. Trên thực tế, đây có thể là cơ hội tuyệt vời để bắt đầu các cuộc trò chuyện quan trọng, có ý nghĩa và đang diễn ra với các nhân viên của bạn. Bằng cách tiến hành đánh giá hiệu suất thường xuyên, bạn sẽ thấy rằng bạn có thể làm rất nhiều để cải thiện hiệu suất của nhân viên và sự hài lòng công việc của bạn. Với quy trình đánh giá hiệu suất tốt, bạn có thể củng cố mối liên hệ giữa hiệu suất của mọi người và thành công của họ. Đánh giá hiệu suất là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý hàng ngày.
Hãy nhớ rằng, hiệu suất của nhân viên chính là sức khỏe của công ty, tổ chức của bạn. Nếu sức khỏe không tốt thì chắc chắn…

Hpo Banner