Gỡ bỏ nút thắt Cổ chai trong quy trình kinh doanh

Tìm kiếm và Xử lý các điểm tắc nghẽn trong doanh nghiệp.

Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một công ty vận tải. 

Hàng hóa lấy từ nhà máy không có bất kỳ rắc rối nào, nhưng luôn chậm trễ khi lái xe vận chuyển hàng đến trung tâm phân phối.

Mỗi phút xe tải đậu lại và chờ đợi sẽ làm mất một phần lợi nhuận của công ty.

Bạn sẽ làm gì?

Sau một số cuộc điều tra, bạn tìm ra lý do khiến xe tải vận chuyển hàng phải chờ đợi là:

• Bởi vì không có ai thông báo cho nhà kho trước khi xe đến nơi.
• Do đó, xe nâng cần thiết để bốc dỡ hàng hóa trên xe tải đã được dùng vào việc khác, vì thế xe tải phải chờ cho đến khi có xe nâng.

Tại sao nhà kho không được thông báo?

Hóa ra người từng gọi đến nhà kho để thông báo đã nghỉ việc vài tháng trước. Và nhiệm vụ này không được bàn giao lại.

Vì vậy, bạn ủy thác cuộc gọi thông báo này cho một nhân viên khác và yêu cầu nhà kho mua thêm xe nâng – vấn đề của bạn đã được giải quyết.

Nút thắt cổ chai trong ví dụ này được khắc phục khá dễ dàng. Nhưng bạn đã bao giờ phát hiện ra một nút cổ chai trong quy trình kinh doanh của mình?

Đó có thể là một trường hợp khó giải quyết hơn, chủ yếu là vì chúng khó xác định hơn.

Nút thắt cổ chai là gì?

Nút thắt cổ chai trong một quy trình xảy ra – khi một lượng công việc được đổ vào quá nhanh và vượt quá khả năng xử lý của khâu tiếp theo.

Quy trình được ví như một dòng nước. Trước khi nước chảy ra khỏi chai, nó phải đi qua cổ chai. Cổ chai càng rộng, càng nhiều nước đổ ra. Ngược lại, cổ chai hẹp hơn, thì càng ít nước đổ ra.

Có hai loại tắc nghẽn chính:

Tắc nghẽn ngắn hạn:

Đây là những vấn đề tạm thời. Một ví dụ điển hình là khi các thành viên chủ chốt nghỉ ốm hoặc đi nghỉ mát. Không ai khác đủ năng lực để tiếp quản các nhiệm vụ của họ, điều này làm cho công việc bị tồn đọng cho đến khi họ trở lại.

Tắc nghẽn dài hạn:

Đây là những vấn đề xảy ra thường xuyên. Ví dụ, khi quy trình báo cáo cuối tháng của công ty thường xuyên bị chậm.

Bởi vì, người người làm báo cáo phải thực hiện một loạt các nhiệm vụ xử lý dữ liệu tốn thời gian. Thậm chí, anh không thể bắt đầu làm báo cáo cho tới khi nhận được đủ số liệu đầu vào từ các đơn vị khác.

Xác định và xử lý các nút thắt cổ chai này là rất quan trọng.

Chúng có thể gây giảm doanh thu hoặc khiến khách hàng không hài lòng, lãng phí thời gian, sản phẩm / dịch vụ kém chất lượng và gây căng thẳng cho các thành viên trong nhóm.

Làm thế nào bạn xác định được nút thắt cổ chai?

Xác định điểm tắc nghẽn trong sản xuất thường khá dễ dàng. Trên một dây chuyền lắp ráp, bạn sẽ nhìn thấy sản phẩm bị đọng lại tại một điểm nhất định. Tuy nhiên, trong quy trình kinh doanh, rất khó để tìm những điểm tắc nghẽn này.

Hãy bắt đầu với chính bạn.

Có thói quen hoặc tình huống nào thường gây ra căng thẳng trong một ngày làm việc của bạn? Những thất vọng này thực sự có thể là một điểm báo quan trọng cho thấy nút thắt cổ chai đang tồn tại ở đâu đó.

Ví dụ:

Hãy tưởng tượng rằng bạn có trách nhiệm xem xét báo cáo công việc của các thành viên khác mỗi tuần. Sau khi hoàn tất, bạn chuyển báo cáo cho một thành viên khác trong nhóm – người đăng báo cáo này lên mạng nội bộ của công ty.

Tuy nhiên, do khối lượng công việc của mình, các bản báo cáo thường ở trên bàn làm việc của bạn trong nhiều giờ – vì vậy, người đăng báo cáo thường xuyên phải ở lại muộn – để đăng cho kịp tiến độ.

Điều này gây ra nhiều căng thẳng cho bạn và đồng nghiệp. Trong trường hợp này, bạn chính là điểm thắt cổ chai.

Dưới đây là một số dấu hiệu tắc nghẽn khác:

• Thời gian chờ lâu – Ví dụ: công việc của bạn bị trì hoãn vì đang phải chờ đợi một ai đó.
• Phân bổ công việc chưa đúng – Có quá nhiều công việc chồng chất ở một khâu và rất ít ở khâu kia.
• Mức độ căng thẳng cao.

Hai công cụ hữu ích giúp bạn xác định nút thắt cổ chai là:

1. Sơ đồ luồng

Sử dụng sơ đồ luồng giúp bạn xác định được nơi điểm tắc nghẽn xảy ra.

Sơ đồ luồng chia nhỏ quy trình bằng cách mô tả chi tiết từng bước trong quy trình bằng một sơ đồ dễ hiểu. Sau khi bạn lập ra một quy trình, bạn sẽ dễ dàng thấy được nơi nào có vấn đề.

Lúc này, nhóm của bạn chỉ cần ngồi xuống và rà soát từng bước trong quy trình.

Ví dụ, trong kịch bản vận tải hàng hóa được đề cập ở trên, một sơ đồ luồng có thể như sau:

• Bước 1 – Hàng hóa được sản xuất tại nhà máy.
• Bước 2 – Hàng hoá được đưa lên xe tải.
• Bước 3 – Nhà kho được thông báo về thời gian đến của xe tải.
• Bước 4 – Nhà kho lên kế hoạch bố trí một xe nâng theo thời gian dự kiến.
• Bước 5 – Xe tải đến kho và bắt đầu dỡ hàng.

Trong trường hợp này, sự chậm trễ xảy ra vì các bước 3 và 4 đã bị thiếu và điều này dẫn đến mất thời gian chờ đợi lâu giữa bước 2 và 5.

Tạo sơ đồ luồng, khi điều tra vấn đề, giúp bạn nhanh chóng nhìn thấy nơi quy trình đang bị tắc nghẽn.

2. Kỹ thuật 5 Whys

Kỹ thuật 5 Why cũng có thể giúp bạn xác định cách loại bỏ nút thắt cổ chai.

• Để bắt đầu, hãy xác định vấn đề bạn muốn giải quyết.
• Sau đó, tự hỏi tại sao vấn đề này lại xảy ra.
• Hãy tự hỏi mình “Tại sao?” Ở mỗi bước, cho đến khi bạn hiểu được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Quay lại ví dụ về xe tải ở trên. Tưởng tượng rằng, ban đầu bạn chưa lý giải được tại sao xe tải lại chậm trễ.

• Vấn đề: Xe tải phải chờ hàng tiếng đồng hồ tại nhà kho.
• Hỏi: Tại sao?
• Trả lời: Bởi vì xe nâng không sẵn sàng dỡ hàng khi đến.
• Hỏi: Tại sao xe nâng không sẵn sàng?
• Trả lời: Bởi vì chỉ có một chiếc xe nâng và nó được sử dụng cho những việc khác. Nhà kho không biết xe tải đang đến, do đó, xe nâng không được lên kế hoạch cho việc dỡ hàng.
• Hỏi: Tại sao nhà kho không biết xe tải đang đến?
• Trả lời: Bởi vì không có ai gọi để thông báo với họ.
• Hỏi: Tại sao không có ai gọi thông báo cho nhà kho?
• Trả lời: Bởi vì thành viên trong nhóm đảm nhận công việc này đã nghỉ việc vài tháng trước và không ai khác được chỉ định để thực hiện cuộc gọi.

Như vậy, bạn xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là do: một thành viên nhóm nghỉ việc. Cách dễ dàng khắc phục là phân công nhiệm vụ này cho người khác.

Bằng cách làm ngược lại và xác định nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể thấy rõ những điều cần phải thay đổi để giải quyết nút thắt cổ chai.

Làm thế nào để gỡ bỏ được nút thắt cổ chai?

Bạn có hai tùy chọn cơ bản để gỡ bỏ nút thắt cổ chai:

1. Tăng hiệu quả xử lý của bước có nút thắt cổ chai.
2. Giảm đầu vào cho bước có nút thắt cổ chai.

Trong ví dụ về vận tải hàng hóa, giải pháp rõ ràng là tăng hiệu quả bằng cách thông báo với nhà kho.

Làm thế nào bạn có thể tăng hiệu quả trong các tình huống khác, nó phụ thuộc rất nhiều vào bản chất của quy trình liên quan, nhưng đây là một số ý tưởng chung:

• Đào tạo và/hoặc tăng năng lực xử lý cho bước bị tắc nghẽn.
• Thay thế hoạt động tại nút thắt cổ chai bằng người có năng lực tốt hơn hoặc bằng công nghệ, máy móc.
• Đảm bảo bất cứ yếu tố đầu vào nào của nút thắt cổ chai không có khuyết tật (sai lỗi). Bởi vì, đó có thể chính là nguyên nhân gây ra nút thắt.
• Một phương án khác là giảm số lượng đầu vào của nút thắt cổ chai.

Mẹo: Để biết thêm làm thế nào tăng hiệu quả cho các quy trình, xem bài viết hướng dẫn ứng dụng Kaizen.

Những điểm chính

Nút thắt cổ chai có thể gây ra những vấn đề lớn trong bất kỳ công ty nào. Xác định nguyên nhân gốc rễ của chúng là rất quan trọng.

Đối với từng tình huống thắt cổ chai, cần xác định ai hoặc điều gì là nút thắt cổ chai. Có phải bạn, hay ai đó, hoặc thậm chí là cả một quy trình đang bị tắc?

Để xác định đúng nguyên nhân gốc rễ của nút thắt cổ chai hãy sử dụng sơ đồ luồng hoặc kỹ thuật 5 whys.

Sau đó, phát triển các giải pháp như cắt giảm đầu vào của bước tắc nghẽn; tăng hiệu quả xử lý của bước tắc nghẽn… Hãy đọc bài viết đòn bẩy để tham khảo thêm ý tưởng.